理工大学公文处理暂行办法

1、理工大学公文处理暂行办法（修订）第一章 总 则第一条 为进一步加强公文管理，推进公文处理工作规范化、 制度化，根据国家行政机关公文处理办法 （国发 2000 23 号） 和安徽省行政机关公文处理实施细则 （皖政 2000 48 号），结 合我校实际，制定本办法。第二条 学校公文是在学校管理过程中形成的具有法定效力和 规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规 章制度，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况及交流经验 的重要工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷） 、归档 等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理工作必须坚持实事求是、精简、高效的原则，

2、 做到准确、及时、安全；严格执行保密规定，确保国家秘密的安全。第五条 公文处理工作，实行统一领导、分级管理的原则。学 校及各处级单位应有一位负责同志分管公文处理工作，并有专人具 体负责本单位日常公文处理工作。各单位应充分认识到公文处理工 作的严肃性和重要性，克服自由主义和形式主义，防止文牍主义， 不断提高公文处理的效率和质量。第六条 校办公室是学校公文处理的管理机构，负责全校性公 文处理工作，指导和监督学校各单位公文处理工作。第二章 公文种类第七条 根据国家行政机关公文处理办法和我校公文处理 工作实际，适合我校的常用公文大体有以下几种：（一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。（二）决定

3、用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关 单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（三）指示 用于对下级单位部署工作，提出基本要求，阐明工作活动的指导原则，指出方法与步骤。（四）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。（五）通知 用于批转下级单位的公文， 转发上级和不相隶属机 关的公文，发布规章制度、干部任免事项，传达上级机关的指示， 发布要求下级单位办理或者周知的事项。（六）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流 重要情况。（七）通告 用于公布全校各有关方面应当遵守或周知的事项。（八）报告 用于学校向上级机关汇报工作、 反映情况、 提出建 议，答复上级机关的询问；用于下

4、级单位向学校或有关部门汇报工 作、反映情况、提出建议，答复询问。（九）请示 用于学校向上级机关或下级单位向学校请求指示、 批准。（十）批复 用于答复下级单位的请示事项。（十一）函 用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问 题，请求批准和答复审批事项。（十二）会议纪要 用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 公文格式第八条 公文一般由秘密等级、保密期限、缓急程度、发文机 关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、落款、 成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、 印发份数等部分组成。（一）涉及国家秘密的公文，应在发文机关标识右上角标明密 级和保密期限，分别注明“

5、绝密”、“机密、”“秘密，”密级与保密期限之间 用隔开；紧急公文，应根据紧急程度，在发文机关标识右上角、密 级下方分别注明“特急”、“急。”（二）发文机关标识一般由发文机关全称或规范化的简称加“文 件”二字组成。学校主要有： “中共安徽理工大学委员会文件”、“安徽理 工大学文件”、“安徽理工大学”及“安徽理工大学部处文件”等发。文机关 标识一般用大号字居中套红印在公文首页上端。（三）发文字号包括机关代字、年份、序号。联合发文只标明 主办机关的发文字号，如学校党政联合发文用校党委发文字号，同 时盖校党委和校行政印章。各类发文字号由学校统一发布，不得自 行更改， 具体规定见附件 1：安徽理工大学机

6、关发文字号规定 。发 文字号，用小 3 号仿宋体字，居中排列，年份标全称，用六角括号 括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001 ），不加“第”字；年份和 序号用阿拉伯数字。（四）签发人。凡以学校名义发出的各种公文，以及下级单位 上报学校的公文， 均应标明签发人。 “签发人”字样用小3 号仿宋体字， 之后用全角冒号，签发人姓名用小 3 号楷体字，平行标注于发文字 号右侧。（五）公文标题一般由发文机关、事由、公文种类组成，应准 确、简要地概括公文的主要内容。公文标题中除法规、规章名称等 加书名号外， 一般不用标点符号。 以学校名义向校内行文， “发文机关” 可以省略。公文标题用小 2 号粗宋（中

7、宋）体字，居中排列。（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范 化简称、统称。1. 以校党委名义向校内行文，主送机关应用“纪委，党委各部门， 各党总支、直属党支部，工会、团委” ， 根据实际需要，可抄送行政 各处级单位。2. 以校行政名义向校内行文， 主送机关一般用“各处级单位”或“各 有关处级单位”，“各院系”或“各院系及有关处级单位”等。3. 以校党委、行政名义联合向校内行文，主送机关应用“纪委， 党委各部门，各党总支、直属党支部，工会、团委，行政各处级单 位”。4. 各单位上报学校的文件，应主送“校党委”或“校行政”。（七）正文的字体与排版。公文用字一律从左向右横写、横排；页

8、码居中设置；每行 28 字 左右，行间距磅值一般为 24 。正文内容用小 3 号仿宋体字。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件标注于 正文之后、 成文日期之前，具体为正文下空 1 行、左空 2 字，用小 3 号仿宋体字，按顺序用阿拉伯数注明名称和件数 （如“附件：1.”； 附件名称后不加标点符号。（九）落款。公文标题中如已含有发文机关，正文后不再标注； 如不含有发文机关，应以该机关全称或规范化简称、统称落款。（十）成文日期， 一般以领导签发日期为准； 由有关会议讨论决 定的，以会议决定日期为准，用汉字标出年月日；“零”写为。”（十一）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应加盖

9、印 章。由几个单位联合发文，一般应联合盖章，也可只盖主办部门的 印章。（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项） ，应加圆括号。附注标注成文日期左下、主题词上方，用小 3 号仿宋体字。（十三）公文打印时，如正文恰满一页，需在下页落款时，必 须在下页第一行打上“（此页无正文） ”字样。（十四）版记。公文一般应有版记。1. 主题词。 凡以学校名义发出的上行文与平行文， 均应按安徽省 人民政府皖政 200048 号文件的要求标注主题词。 “主题词”字样用3 号黑体字，词目用 3 号宋体字。2. 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关或下级单位，应当标注全称或规范化简称、统称。抄送机关用

10、小3号仿宋体字，依上级、平级、下级机关次序排列，用逗号或顿号隔 开，在最后一个抄送机关后标句号；如主送机关移至主题词之下， 标识方法同抄送机关。3. 制文单位、印发日期和印制份数， 用小 3号仿宋体字， 列于抄 送栏之下，左侧注明印制（翻印）单位全称或规范化简称，右侧用 阿拉伯数字注明印制（翻印）日期，右下角注明印制份数。4. 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一 行。（十五）以学校名义发文，一律用冠以“中共安徽理工大学委员 会文件”、“安徽理工大学文件”或“安徽理工大学”字样的正式公文纸。公 文用纸以国际标准 A4型(210mm X297mm )为准，张贴的公文纸张 大小，根

11、据实际需要确定。(十六)公文中各组成部分的标识规则，除本办法已作规定外， 参照国家行政机关公文格式国家标准执行。第四章 行文规则第九条 行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定。 一般不 得越级行文，必须越级行文时，应同时抄报越过的直接上级机关。第十条 校党委、 行政可以向上、 向下行文， 也可以与有关单位 和兄弟院校之间平行发文。经学校同意， 各职能部门可以就其职权和业务范围内事项向校内 行文；对外行文只限于业务对口单位工作联系。各院系一般不向校外行文，对外行文只限于业务联系。 各单位公文内容如涉及其他部门的， 主办单位应主动与有关部门 协商会签，否则不得行文。第十一条 “请示、”“报告，”

12、应当主送一个单位，不得多头主送； 确有需要， 可抄送其他机关或有关单位， 但不得抄送其下级机关。 “请 示”应一文一事；“报告”不得夹杂请示事项。除领导直接交办的事项 外，“请示”不得直接送领导个人。校内“请示、”“报告”的具体规定见附件 2：安徽理工大学校内请示、报告制度 。第十二条 上行公文必须按规定或要求的份数报送。 其中，上报 中共安徽省委、安徽省人民政府的公文一般为 10 份，上报中共安徽 省委教育工委、安徽省教育厅的公文一般为 3 份，下级单位报送学 校的公文一般为 2 份。凡以学校名义发出的公文，校办公室存档 2 份。第五章 公文办理第十三条 公文办理包括收文办理和发文办理。第十

13、四条 收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承 办、催办等。（一）签收。校党委、行政或党委书记、校长的收文，由校办公 室拆封、签收，亲收件一律交亲收人拆封，亲启人如认为需要单位 存查或处理的，可以交校办公室按收文签批手续办理。学校、各单 位负责人参加上级机关召开会议带回的文件，应先送校办公室或本 单位文书工作人员登记，按公文处理程序办理。（二）登记。公文签收后，由校办公室逐件拆封核查，根据有关 规定分类登记。登记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的 文件漏办。（三）审核。下级单位上报学校的公文，校办公室应进行审核。 审核的重点是：是否符合行文规则、内容是否符合国家政策和法规、 文种使用

14、是否得当等。（四）拟办与批办。 一般例行公文， 由校办公室主任拟办、 批办； 重要公文由校办公室主任拟办，有关校领导批办。需要两个以上单 位协助办理的，应明确主办部门。（五）承办。承办单位接到交办的公文，应当逐件登记，注明领 导同志批示内容、公文运转过程和处理结果，抓紧时间办理。有关 单位接到上级或其他单位来文，需学校阅办的，应及时送校办公室 按收文手续办理。（六）催办。具体规定见附件 3：安徽理工大学公文催办制度 。（七）阅文。阅文范围是上级机关发来的电报 （包括机要、 传真）， 校办公室机要科必须做到随到、随登、随批、随送，并根据领导的 阅批范围，送有关领导阅文。领导阅批后的文件不直接交承

15、办部门， 退校办公室机要科统一登记后，由校办公室机要科送承办部门或组 织传阅。需有关部门传阅的文件，由校办公室承送有关部门或通知 有关部门负责人到机要科阅文。送至部门的文件，部门负责人要及 时阅文并退还校办公室机要科，不得横向传阅。第十五条 发文办理包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮 印、用印、分发等。（一）草拟1. 以校党、 政名义制发的综合性报告、 全校性工作规划和工作总结等，由校办公室或校办公室会同有关部门拟稿；凡各单位需要以 校党、政名义行文或以校党、政名义批转本单位文件的，应代拟文 稿，并对其政策性、技术性的内容负责，由本单位领导签署后送校 办公室审核、行文；各单位业务范围内的文稿

16、，由各单位拟稿。2. 草拟公文要符合国家的法律法规和党的方针政策及有关规定， 做到内容客观、观点明确、条理清楚、层次分明、文字精炼、标点 正确，篇幅力求简短。3. 公文结构层次序数， 第一层为“一、，”第二层为“（一）”，第三层为 “1.”，第四层为“（1）”。4. 公文中的数字， 除成文日期、 部分结构层次序数和在词、 词组、 惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉 字外，应当使用阿拉伯数字。5. 草拟公文， 必须按规定用蓝黑或黑水笔填写 安徽理工大学发 文签批单。（二）审核1. 审核分工。 凡以安徽理工大学党委、 行政名义制发的文件均由 校办公室负责审核；不以校党、政名

17、义制发，但需征得校党委或行 政同意、并涉及有关规定和制度的文件，须经校办公室校核；职能 部门代学校起草的校党政文件，由该部门负责初校，校办公室负责 最后校核；凡未经校办公室审核径送校领导的文件，校领导不予签 发，校办公室不予编号、用印；职能部门及群团组织自行审核以其 名义制发的文稿。审核人须在安徽理工大学发文签批单的相应 位置签名。2. 审核内容。是否确需行文；文种选择是否准确、恰当；内容是 否符合党的方针政策和国家有关规定；内容涉及有关单位和部门的， 是否已协商一致；提出的要求和措施是否明确具体，切实可行；文 件格式是否符合要求；文字表达是否通顺、简洁；有无错别字及漏 段、漏行、漏字或多字；

18、标点符号是否正确等。（三）签发。以学校党委名义制发的文件，党委书记签发；以学 校行政名义发出的文件，校长签发；学校党、政联合发文，党委书记和校长共同签发。经党政主要领导授权，其他校领导也可签发。（四）复核。将签发后的文稿与原稿核对，重点核对审核、签发手续是否完备、附件材料是否齐全、格式是否规范等。凡属向上级 组织报送的文件、材料，除按上述规定认真校对外，付印前，校办 公室应再次校对。（五）登记。 以校党政名义制发的公文， 由校办公室秘书科登记 编号、标引主题词；各单位制发的公文，自行登记、编号。（六）缮印。凡未经校对的文件、材料一律不得付印。校办公室 负责以校党委、行政及校办公室名义制发文件的

19、缮印；各单位负责 以其名义制发文件的缮印。缮印必须保证质量，做到字迹清楚，版 面整洁，装订规整，庄重大方。（七）用印。用印前，要检查签发人与印章权限是否相符；发文 机关标识与印章名称是否一致。用印要求：上不压正文，下骑年盖 月；印模位置端正。（八）分发。校办公室负责分发以“校发”、“校政”编号制发的公文； 其他以学校名义制发的公文，由主办单位负责分发。分发公文应登 记。第十六条 为提高公文处理质量，学校实行退文制度。具体规定见附件 4：安徽理工大学退文制度 。第六章 公文管理第十七条 学校公文在归档前由校办公室机要科统一管理，归 档后由学校档案馆管理。第十八条 上级机关的公文，除绝密级和不准翻

20、印的以外，经学校领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。翻印的密级件办理结束后，应及时收回、销毁。第十九条 校外单位人员需要查阅学校公文案卷，必须持有介 绍信并办理批准手续。校内人员因工作需要，必须查阅密级公文案 卷的，需经校办公室主任批准。第二十条 公文办理完毕后，校办公室机要科应按照公文管理 规定立卷、归档、清退或销毁。个人不得私自保存应当归档、清退 或销毁的公文。1.归档。（1）学校印发的公文办理结束后，应将 2 份公文正本连同签 批单和附件整理、立卷。上级机关的公文办理结束后，应当及时整 理、立卷。应于每年 3 月底前，将上年的公文案卷集中向校档案馆 移交

21、归档。（ 2 ）归档范围内的公文， 应当根据其相互联系、 特征和保存价 值分类立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的 主要工作情况，便于保管和利用；电报、传真及其复印件随同文件 一起立卷，按要求移交校档案馆管理。2.清退。按规定或要求应当清退的公文， 校办公室机要科应及时 按程序清退。工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的文 件按照有关规定移交、清退。3. 销毁。学校对不具备归档和存查价值的公文， 经过鉴别和校办 公室主任批准后，校办公室机要科可以定期销毁。销毁密级为“秘密” 以上的文件，要履行审批、登记等手续，并由两人监销，确保不丢 失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。各单

22、位对不具备归档和存查 价值的公文，一律集中销毁。第二十一条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行 。 密 码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。第七章 附 则第二十二条 本办法如有与上级有关规定不一致之处， 按上级有 关规定执行；本办法未规定而上级机关有具体规定的，按上级有关 规定执行。第二十三条 本办法自发文之日起实行， 原安徽理工大学公文 处理暂行办法（校政 20022 号）同时废止。第二十四条 本办法由校办公室负责解释。附件 1：号号号发文字号为：号号号号号号号号号号号 号 号 号 号号号安徽理工大学发文字号规定一、校党委、行政发文字号中共安徽理工大学委员会校发安徽理工大学

23、校政安徽理工大学校函二、党群部门以学校党委名义发文字号发文机关标识为“中共安徽理工大学委员会文件” ， 中共安徽理工大学纪律检查委员会校纪检纪委办公室校纪办党委党校校党校党委组织部校党组党委宣传部校党宣党委统战部校党统党委学工部校党学党委保卫部校党保工会校工会团委校团委三、行政单位以学校行政名义发文字号发文机关标识为“安徽理工大学文件”，发文字号为 校办公室校办监察处校监察审计处校审计学生工作处校学工毕业生就业指导委员会办公室校就业教务处校教务招生委员会办公室校招生J,号号号号号号号号号号号号号号号号号号号号号高教研究所校教研 教学评估办公室校评估 科技产业处校科技 人事处校人事 职称办公室校

24、职称 人才交流中心校人才 财务处校财务 研究生处校研究生 学科建设办公室校学科 学位办公室校学位 保卫处校保卫 武装部校武装 后勤与国有资产管理处校国资 基建处校基建 工程造价办公室校造价 外事办公室校外事 实验室与仪器设备管理处校实验 离退休人员管理处校离退 图书馆校图书 成人教育学院校成教 后勤集团校后勤四、学校专门委员会发文字号号号号号号号发文机关标识为“XXX委员会文件”发文字号为: 校务委员会校校务委 精神文明建设指导委员会校文指委 保密委员会校保密委 治安综合治理委员会校综治委 学位委员会校学位委 学术委员会校学术委 体育运动委员会校体育委爱国卫生委员会校爱卫委 号计划生育委员会校

25、计生委 号教材编审委员会校教编委 号图书工作委员会校图工委 号奖贷评审委员会校奖贷委 号毕业生就业指导委员会校就业委 号教职工住房管理委员会校房管委 号福利工作委员会校福利委 号审计工作委员会 学生宿舍管理委员会 教学工作委员会 防火委员会 招生工作委员会 学生工作委员会 关心下一代工作委员会校审计委号校宿管委号校教学委号校防火委号校招生委号校学生委号校关工委号五、部处发文字号发文机关标识为“安徽理工大学部处文件”，发文字号为：校办公室办公室号组织部组织号党校办公室党校办号宣传部宣传号统战部统战号纪委办公室纪办号监察处监察号审计处审计 号学生工作处（部）学工 号毕业生就业指导委员会办公室就业

26、号教务处招生委员会办公室招生 号教务 号高教研究所高教 号教学评估办公室 科技产业处 人事处 职称办公室 人才交流中心 财务处 研究生处 学科建设办公室 学位办公室 保卫处（部） 武装部 后勤与国有资产管理处 基建处 工程造价办公室 外事办公室 实验室与仪器设备管理处 离退休人员管理处 图书馆 后勤集团评估 科技 人事职称人才 财务 研究生学科学位保卫武装国资基建造价外事实验 离退图书 后勤号号号号号号号号号号号号号号号号号号号六、党总支发文字号发文机关标识“安徽理工大学部处文件”，发文字号为：资源与环境工程系党总支资环发号资源开发与管理工程系党总支资管发号土木工程系党总支土木发号机械工程系党

27、总支机械发号电气工程系党总支电气发号材料科学与工程系党总支材料发号化学工程系党总支化工发号经济管理与社会科学系党总支经管发号数理系党总支数理发号医学院党总支医学发号外语系党总支外语发号计算机科学与技术系党总支计算机发号职业技术学院党总支职院发号机关党总支机关发号后勤集团党总支后勤发号研究生党总支研究生发号七、教学行政单位发文字号发文机关标识“安徽理工大学部处文件”，发文字号为：资源与环境工程系资环政号资源开发与管理工程系资管政号土木工程系土木政号机械工程系机械政号电气工程系电气政号材料科学与工程系材料政号化学工程系化工政号医学院医学政号经济管理与社会科学系经管政号外语系外语政号数理系数理政号计

28、算机科学与技术系计算机政号职业技术学院职院政号成人教育学院成教政号体育部体育政号八、群团组织发文字号发文机关标识为“XXX委员会文件”发文字号为：中国教育工会安徽理工大学委员会工会号共青团安徽理工大学委员会团委号附件 2：安徽理工大学校内请示、报告制度一、范围1. 各单位需要向学校请求指示或批准的事项；2. 向学校汇报工作、反映问题及答复学校党委、行政询问；3. 工作中遇到的重大问题、重要情况或突发事件；4. 工作涉及到两个以上部门，需要协调解决的问题；5. 超出本单位职权范围的需要解决的问题。二、程序1. 校内各类请示、报告，应报送校办公室机要科登记，由校办公 室负责人签批后呈送有关校领导阅

29、示；除特殊情况外，不得直接送 校领导；确需送给校领导的，由校办公室转送；转送时不得同时呈 送几位校领导。按规定应由主管职能部门审核的请示事项，不得越 过主管职能部门直接向校领导请示。2. 校内请示、报告经校有关领导签批后，退校办公室机要科。校 办公室机要科向原请示、报告单位转达校领导批示意见，并根据校 领导批示精神，如需有关单位办理的，转至有关单位，督促该单位 办理和反馈办理结果。请示、报告办理完毕后，留存校办公室机要 科备查。3. 涉及重大问题、 重要事项的， 由校办公室及时请示学校主要领 导，提请学校有关会议讨论决定。三、期限（自收文之日起算，不含周末、法定公共假日、校领导 出差时间）1.

30、 一般请示， 3 日内答复。2. 重大问题、重要事项提请学校有关会议讨论决定的， 7 10 日 内答复。3. 超过两周未答复的请示，可视为同意。四、其他1. 发生重大事件和重要情况，各单位应予当日内报告校办公室； 对突发性事件，一旦发现，要随时报告，并报校领导。2. 对校领导交办的事项， 各单位应及时办理。 紧急事项要随交随 办，限期办结。一般事项自领导交办之日起 3 日内、重大事项 7 日 内向校办公室报告办理结果。对不能按期办结的事项，应在限期内 向校办公室说明原因并报告下一步办理计划和措施。3. 各单位的请示、报告，应以正式文件形式行文，用“安徽理工 大学部处文件”纸印制，单位负责人签发。附件 3：安徽理工大学公文催办制度 公文催办是指对公文办理情况进行催促、检查的工作，是落实 上级文件精神，落实学校部署和校领导批示，提高办事效率的重要 途径。一、公文催办范围1. 需要