五项部门费用支出管理办法

1、精心整理五项部门费用支出管理办法（征求意见稿）第一章总则第一条 为进一步降低非生产性成本，明确公司各经营职能部门业 务招待费、差旅费、办公费、电话费、汽车使用费（以下简称：部门五项 费用）支出标准及监控管理，保证五项费用的开支能严格控制在公司预算 范围内，提高公司整体竞争能力，特制订本实施细则。第二条 本办法适用于各职能部门及关联子分公司，各经营单位可 依据实际情况制定相应的费用标准及管理细则，报财务部备案，经营单位 费用标准原则上不得高于本办法所规定的标准。第二章业务招待费第三条业务招待费是指公司内经理级以上干部及驻外主管级以上 职员和营销系统内有关人员在承担难度较大的业务和重要接待活动中必

2、 要的费用开支。主要指餐费、礼品费、礼金等。第四条 公司对营销中心及各职能部门的业务招待费实行总额控 制，由营销中心及各职能部门在预算内集中管理，自行控制，但原则上不 允许分解指标（驻外分支机构除外）。业务招待费标准参见附表一。,-jI第五条 在公司指定签单招待餐馆就餐的，经有签单权的负责人同 意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转来的无 签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认。第六条 在公司以外消费的，各职能部门应采用事先申报制度。事 先由相关单位填写业务招待费用申请表（见附表二），交相应部门主管审核，200元以下由主管总监审批，200-2000元由主管副总经理审批，超

3、过2000元以上呈总经理审批。除特殊情况或总经理批准外，对采用先开 支后申报的单据，财务有权拒绝报销。第七条 凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品）、礼金的，精心整理由相关部门提出申请，由总经理或其授权人审批后，方可执行。第三章办公费第八条 办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯 器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。第九条 公司办公费用涉及物品由行政中心（电脑及耗材由系统管理员）在预算额度内统一购买、管理，办公用品购置实行定点采购管理。 第十条 行政中心设专人对办公用品进行管理。第 十一条 办公用品采购审批程序：各职能部门部门填写办公用品购置申请表（见附表三）报行政中

4、心审核，并经行政总监审批（2000元以下）或总经理审批（2000元以上）后到定点单位采购。第 十二条 公司行政中心应按月将办公用品领用及费用分配表报财 务部，财务部将费用划转入各职能部门。第十三条 办公用品领用审批程序：一般用品：领用人填写办公用品领用申请表 -部门负责人批准-行 政部门审核文具仓领用电脑消耗材料：领用人填写电脑消耗材料领用及配件维修申请表 -部门负责人批准-行政总监批准-财务审核-文具仓领用第 十四条 严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品，否则，由 此发生的费用，将不予报销。第 十五 条 香港公司等异地分支机构的办公费用，按内部目标考核 方案下达指标，自行制定制度进行限额控

5、制。未经审批擅自采购办公用品 而发生的费用，不予报销。第四章电话费第 十六条 电话费是指公司内各单位和相关人员安装、使用电话所 支出的费用（包括：移动电话费用补贴）。第 十七条 公司管理干部、营销人员及特殊岗位人员移动电话费标精心整理准实行定额定人管理，补贴标准参照公司有关文件执行。第 十八 条 公司内总机、各单位所属直拨电话、传真机电话费用由 行政中心进行管理。将每月通话时间超过15分钟以上电话分解到各相关部门，查明原因，与业务无关的电话，从当事人当月工资中按1.5倍话费标准扣减处罚。第 十九条 营销系统（包括内、出销、及香港公司等外派营销人 员）电话费施行限额控制。具体标准由各部门另行制定

6、，报批后报财务 部备案。第 二十 条 公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电话、传 真、邮寄等费用计入差旅费用。第五章差旅费第 二十一条差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国内长期出差、 境外出差。第 二十二 条员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准 （见附表四）。一、长途交通费总监级以下人员未经主管副总经理或总经理批准，擅自乘坐飞机的费用，按飞机费用总额的60%报销。二、原则上不允许乘坐软卧、客轮豪华仓，夜间行走超过 8个小时方可乘坐硬卧。特殊情况下，经主管副总经理书面批准请，凭票据报销80%否则凭票据只能报销 50%

7、费用。三、员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿，住宿费按原标准 的70%执行。四、出差期间内报经授权主管批准业务招待费开支或市内的士费支 出报销人员，该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴或市内交通补 贴，一概不予以报销。精心整理五、公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用 报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。六、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和 培训合约确定。七、公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴 标准由公司另行规定，不适用本办法。第 二十三 条国内临时出差实行事先申报制度。经理（含）以下人员当日未往返地区出差实行事

8、前申请制度，依据差 旅费标准和预计出差时间填报出差（长途）申请表（见附表五），原则上省内出差审批人为出差人员的直接上级，省外出差审批人为主管副总经 理，国外出差审批人为总经理。且审批人对差旅费申请标准按以下授权金* L? IJ 7* .* -额范围执行，1000元以下报主管总监审批，1000-5000元报主管副总经理 审批，超过5000元以上报总经理审批。因特殊原因未能事前申请的， 应于回公司后一周内补办申请审批手续。 没有经过批准的出差（长途）申请表，财务部不予借款和报销。驻外商务经理出差审批程序由营销单位制订，报批后报公司财务部备 案。,-jI：第 二十四 条国内长期出差实行过程控制，各职

9、能单位可在公司规定 差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标准和管理办法。报批后报财务部备案。第 二十五 条员工境外（含港、澳地区）出差所发生差旅费统一按出国人员差旅费开支标准（见附表六）执行。一、受境外客商邀请的出国人员，已由邀请单位支付交通费用和住宿费用的，不适用上述标准，但经批准，可按100港元/人*天标准，限额不超过1000港元/次，一次性发放出差补贴。二、属于由国家、省、市外事、外贸部门组团赴国外参展和贸易洽谈精心整理的，按代表团统一规定标准执行，不适用本章规定。三、境外出差计划及费用预算由相关部门或境外出差人员编制后，报 主管副总经理审核，总经理审批。第二十六条出差借款程序

10、：一、各类出差人员需借款者，在填报临时出差申请表同时填报借款 单（注明累计借款额及逾期借款额），参照审批权限报经核准后，转财务 部门复查并办理借款。对借款额及逾期情况注明不符者，财务有权退回当事人更正，重新报批。二、出差后的各类发票、 单据，按业务招待费、差旅费（长途交通费、住宿费）分类填报。差旅费用报销单附于出差（长途）申请表（结算联）及外出放行条后，其中：业务招待费填写费用报销审批单，长途交通费、住宿费填写差旅费报销单，短途交通费、机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总填写在差旅费报销单的其他栏中，并入差旅费报销。三、差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。四、严禁人为将

11、同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管，一经 发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销。第二十七条新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的 各项费用，包括单程路费及行李托运费用（毕业生除外）。特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审批。第六章汽车使用费第 二十八 条汽车使用费是指各单位业务用车向车辆归口管理部门请 用车而发生的各项直接租车费用。第 二十九 条汽车费用由财务部将费用分解到各职能部门，由相应部 门进行控制。第三十条 汽车费用涉及油料按相关规定实行定点加油，由财务部精心整理统一负责结算，未经总监以上主管签批的定点加油站以外的现金加油发 票，财务不予以报

12、销受理。第 三十一条汽车内部租用产生的路桥费、停车费等直接费用，需附于派车单后，由用车单位经办人签字确认后，并同原始票据列入该单位汽车费支出。第 三十二 条公务用车订车流程、费用标准、审批程序，由车辆归口 管理部门拟定相应管理办法执行。第七章费用报销责任界定第三十三条报销人的责任1、报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性、单据的合法性、 完整性负责。厂I 2、各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝 报销。单据的规范要求见附件五。第三十四条职能经理（主任）的责任1、 负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否控制在 标准之内。2、对报销的内容真实性、 完整性，各

13、项附件是否合法性、 完整性负责。3、职能经理（主任）的报销由部门负责人审核，部门负责人承担上述1、2款责任。第三十五条财务审核人员的责任1、负责审查单据的合法性、 真实性，报销内容是否符合集团有关标准。2、审查报销项目审批手续的完整性。第三十六条部门负责人的责任部门负责人对报销项目的真实性、必要性负责。第八章 费用报销审批程序第三十七条费用审批、报销流程精心整理1、标准内费用审批、报销流程报销人T职能经理（主任）7财务审核T主管副总经理审批T报销2、超标准的费用审批、报销流程报销人-职能经理（主任）-财务审核-主管副总经理审核-财务部负责 人审批-报销3、超预算开支、预算外开支、专项费用必须先

14、经申请预算经批准后才 能报销。预算申请流程为：（1）1万元以内（含1万元）部门申请主管副总经理审核财务部负责人审批（财务部费用由总经理 或其授权人审批）（2）1万元以上部门申请主管副总经理审核财务部负责人批转总经理审批第三十八条报销时间的规定所有费用应于发生之日起十日内报销（出差人员自返回公司之日起计 算），驻外商务代表费用固定每月报帐一次，上个月的费用必须在下个月 底之前报销。每迟报一天按报销额的 1%扣罚。第九章核算及考核管理第 三十九 条财务部门对各部门五项费用开支情况作好登记，按季 度编制部门五项费用汇总表，并通报各部门。第四十条跨不同费用考核单位发生的共同费用报销，费用责任 双方需书

15、面注明各自相应承担金额，否则，财务一并列入报销经办人及 其部门费用核算项目。第 四十一 条各职能部门总监以上管理干部个人发生的五项费用支出情况，由财务部另行登记汇总，按季度报总经理备案。第 四十二 条部门五项费用应严格按照本公司预算及目标管理方案的 要求进行控制和考核第十章处罚规定第 四十三 条报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销， 对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额 5-20%的罚款。第 四十四 条职能经理（主任）在资料不全、原始凭证不充分、项目 不真实的情况下签名准予报销的，对职能经理（主任）予以违规报销金额 3%-15%的罚款。第 四十五 条财务

16、审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行 本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员并 处违规报销金额 3%-15%的罚款。第 四十六 条除公司统一组织活动外，禁止公司内各单位之间相互请 客及送礼，列支费用。一经查核，该费用直接转由经办部门负责人工资内 扣除。第 四十七 条如果违反上述开支标准或手续不齐全，报帐时列入其他 项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理。第 四十八 条借款逾期满三十天，当事人未能及时提供经总监以上主 管核准的有效书面情况说明，并办理延期手续者，财务有权在当事人借款 逾期当月工资中扣回欠款。第 四十九 条部门负责人对报销人和职能经理（主任

17、）因违规造成的 损失承担连带责任。第 五十条 因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者 无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含：各级审批人）应承担不 低于流失款总额 50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损 失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。第五十一条报销审批程序中各相关审核、 复核人员必须严格按照规 定的标准和程序执行，在未进入财务审核程序之前，由相关部门最后审精心整理核人员承担责任。第九章附则第 五十二 条本细则由财务部制订并解释，修订亦同。第 五十三 条各报销人员提供的报销凭证、发票、单据的填报要求及 标准见各类单据指引（见附件）。第 五十四 条本细则自公司总经

18、理审批之日起生效，以前公司的相关 制度与本细则相抵触的，以本办法为准。永信家具制造有限公司 年月日发：送抄报：印发份数：份其中存档 1份附件一业务应酬费标准一览表单位：元/人陪同 级别就餐地点国内国外备注主管45国外部分以临陪餐人数原则上不经理60时预算形式报超就餐人数的50%总监90总经理审批且最多不超过四人副总经理实报实销说明：（1）本标准为业务接待支出的最高限额，若为一般性接待应从俭;（2）就餐标准为部门负责人控制开支的参考标准;精心整理(3) 业务经营单位费用按完成营业额、产值比例结合预算进行控制，职能部门按年度预算总额控制。附件二国内差旅费标准一览表单位：元/人天出差人 员级别出差

19、地点住宿费 凭票报 销伙食费 定额补 助市内交 通定额补 助长途交通 凭票报销一类地区1804040除汽车、火车硬卧职员二类地区1503030夕卜，乘坐飞机须经主三类地区1203020管副总以上人员事一类地区2005040先同意；以及因特殊经理二类地区1704040性客户接待，或者随三类地区1403020行携带贵重物品，需市外周边2015乘坐的士或接待用地区餐的，报经部门总监经理以下当日往 返以上人员核准，且不 再核发该区域范围东莞市范1020围内内交通补贴，伙食费 补贴。当日未往总监返的所有30060营销单位及各子分地区公司报销标准由经副总经理及 以上人员当日未往 返的所有地区实报实 销实报

20、实 销营单位制订，报财务部备案说明：1. 一类地区：北京、上海、深圳、珠海等沿海特区开放城市；2. 二类地区：汕头、厦门、海口、青岛、天津等沿海开放城市，以及 各省会直辖市；3. 三类地区：除上述一、二类地区外的，当日不能往返的城市或地区;4. 市内周边地区：50公里以内的地区；5. 一般主管到一、二类地区出差，外派常驻人员出差，从广州有直达 火车且路程时间不超过 24小时的，应乘火车；6. 外派常驻人员统一安排住房是指公司已在当地购买商住楼，或统一 租用生活用房以及租用的办公楼部分用于住房等。7、飞机乘坐标准。除总经理可乘商务舱以上标准外，其他人员只能乘坐 普通经济舱，特殊情况由总经理特批。

21、附件三出国人员差旅费标准一览表单位：元（港币）/天人出国人员 级别住宿费 凭票报销出差 定额补助长途交通费凭票 报销主管600250车船票实报实销；飞机票仅限于普通舱机票经理800350总监1000500副总经理及以 上人员实报实销4 1 s. I”,800说明：1、出差补助包括：膳食补助、交通补助、日常杂费补助；除来回长途 交通费及中转机票以外，其余一切交通费原则上不予报销，特殊情况须经 主管副总经理审核、总经理审批后方可报销。2、公司派往境外学习、 实习和培训且有固定住所者， 每人每天给予300 港币的出差补助。3、 当天往返的港澳出差，按 150元/次予以定额补贴；3、飞机乘坐标准。除总

22、经理可乘商务舱以上标准外，其他人员只能乘 坐普通经济舱，特殊情况由总经理特批。4、多人一同出差，应安排二人间或三人间住宿，住宿费报销标准相应降20%附件四异地驻外商务机构费用报销标准一览表费用项目内容报销标准备注长途交通总部一一区域飞机经济舱（限经理以上）按实际报销区域内火车硬卧、汽车、船办公费传真、邮递、打字、复印1500元/年（管辖两 个商务处以上的为1800元/年）凭票限额报 销邮政、电话费商务处邮政、电话费500元/月（管辖两个 商务处以上的为 700 元/月）凭票限额报 销住房补贴住房租金、水电费、管理费按公司统一制订的 标准和管理办法定额报销文员工资工资试用期：900元/月凭本人收

23、据 报销转正后：1100元/月北京、上海文员可增加200元/月备注香港公司参照本规定，另行编制报批附件五办公电话费执行标准单位：元冈位 职务业务特性基本标准（兀/人）涉外业务涉外公务非对外外贸内销采购财务行政其它经理职员300200300100100301001002005050部门划分标准（元/月）部门国内营外贸采购部财务部行政供应标准销中心中心中心金额40001500800300300300备注业务人员移动话费标准，另行规定附件六办公费执行标准单位：元冈位 职务业务特性基本标准（兀/人）单据处理文案公务其它购销财务仓库人事行政职 部门划分标准（元/月）部门 标准国内营 销中心外贸采购部财务部行政 中心供应 中心金额400250300300:250200备注部门标准包括部门职能工作范围应承担公司公共部分附件七：报销单据规范指引一、报销单的填写要求各项资金及费用的报销单的填写由各归口部门负责填写，差旅费报销单和费用支出报销单的各项要素必须填写齐全，严格按文件的审批 流程进行审批。二、报销单据的粘贴要求各种单