理解电子数据PPT学习教案

1、会计学1理解电子数据理解电子数据Page 2文档的用途文档的要素重要要素的取值范围数据表的用途数据表的字段重要字段的取值文档录入审核批准传递不同数据表间的逻辑关系风险控制控制活动是否有效执行在数据中的反映第1页/共65页Page 3重点掌握简单了解简单了解第2页/共65页sysidsysnameWA工资系统FA固定资产系统CA成本管理系统IA存货核算系统AR应收系统AP应付系统FD资金管理系统PU采购管理系统GL总账第3页/共65页Page 5第4页/共65页Page 6第5页/共65页Page 7第6页/共65页Page 8第7页/共65页Page 9第8页/共65页Page 10会计分录4

2、条凭证头凭证头第9页/共65页Page 11灰色的可以不要采集第10页/共65页Page 12矢量值的三种表示方法第11页/共65页凭证号日期类型摘要科目借方金额贷方金额审核人制单人12004-9-4记1011000刘张12004-9-4记1021000刘张22004-9-4记1024200刘王22004-9-4记504200刘王22004-9-4记110014000刘王12004-9-5记1012000刘王12004-9-5记1022000刘王12004-9-5现收12004-9-5现收凭证头和会计分录在同一张表中第12页/共65页源凭证号摘要科目借方金额贷方金额11011000110210

3、002102420025042002110014000310120003102200044源凭证号日期类型审核人制单人12004-9-4记刘张22004-9-4记刘王32004-9-5记刘王42004-9-5现收凭证头作为凭证主表会计分录作为凭证子表一对多第13页/共65页编号日期类型摘要科目借方金额贷方金额审核人制单人12004-9-4记1011000刘张12004-9-4记1021000刘张编号日期类型摘要科目发生金额借贷方向审核人制单人12004-9-4记1011000借刘张12004-9-4记1021000贷刘张借贷金额式方向金额式第14页/共65页证号编号日期摘要借方科目贷方科目借方

4、金额贷方金额112004-9-4aaa1011021000010000122004-9-4bb1022075000050000132004-9-4ccc1101027000070000212004-9-4ddd1021022000020000编号日期类型摘要科目发生金额审核人制单人12004-9-4记1011000刘张12004-9-4记102-1000刘张凭证表中发生金额的另两种存储形式凭证表中发生金额的另两种存储形式正负金额式与红字凭证易混少用借贷金额式一行记录两笔分录第15页/共65页余额方向余额方向 余额余额 借方金额借方金额 贷方金额贷方金额 金额字段几种转换方金额字段几种转换方式式

5、正负金额正负金额 在在EXCEL表中使用的转换公式表中使用的转换公式:=IF(C3=借借,D3,0) =IF(C3=“贷贷”,D3,0) =IF(C3=借借,D3,0-D3)第16页/共65页Page 18交易交易信息信息账户账户状态状态信息信息记账凭证中的科目记账凭证中的科目、借贷金额等要素、借贷金额等要素计算得的余额方向、计算得的余额方向、余额、月计、累计等余额、月计、累计等交易文件交易文件-凭证表凭证表与凭证信息共用一个表与凭证信息共用一个表账户主文件账户主文件-余额表余额表账簿账簿的的存储存储gl_accvouchgl_accsum第17页/共65页Page 19第18页/共65页科目

6、代码借方余额贷方余额10110001025000002014200050460000科目代码期初余额余额方向1011000借102500000借20142000贷50460000贷科目代码期初余额10110001025000002014200050460000借贷余额式方向余额式正负余额式第19页/共65页Page 21第20页/共65页Page 22n账套参数年表：各个账套的账套参数数据集中统一存储的表。一个账套一条记录，有核算单位名、账套码、会计主管、核算币种、科目代码级次等字段。第21页/共65页Page 23第22页/共65页Page 24n采集数据时，对年初余额的获取，可直接采集该表

7、，也可以采集余额表（每月一条记录），仅使用一月份的期初数。第23页/共65页Page 25n按不同凭证类型分别连续编号。第24页/共65页会计科目表会计科目表 科目余额表科目余额表凭证库凭证库 科目编码科目编码科目名称科目名称科目编码科目编码余额方向余额方向 期初余额期初余额 科目编码科目编码凭证日期凭证日期 凭证号凭证号 摘要摘要 借方金额借方金额 贷方金额贷方金额 最小字段数（最小字段数（存在性存在性）科目科目编码编码起连起连接各接各表作表作用用 帐帐套套三三基基本本表表第25页/共65页会计科目表会计科目表 科目余额表科目余额表凭证库凭证库 科目编码科目编码科目名称科目名称科目编码科目编

8、码余额方向余额方向 期初余额期初余额 科目编码科目编码凭证日期凭证日期 凭证号凭证号 摘要摘要 借方金额借方金额 贷方金额贷方金额 A抽取一科目编码一科目编码 B提取年初数年初数C提取该该科目编科目编码及其码及其明细科明细科目的所目的所有发生有发生记录记录D生成生成该科目编码该科目编码的帐簿的帐簿 E重复完成整个完成整个帐套生成帐套生成帐套重建过程帐套重建过程第26页/共65页科目代码科目代码科目名称科目名称101现金现金102银行存款银行存款103零余额帐用款额度105应收票据106应收账款108预付账款科目代码科目代码借方年初余借方年初余贷方年初余贷方年初余10285563.1501081

9、297249.710日期日期凭证凭证科目代码科目代码摘要摘要借方发生借方发生贷方发生贷方发生2006-2-28001101补助发放02974072006-2-28003102退学费019302006-3-31020102利息收入33.0402006-6-30004102帐户管理费用01102006-7-31008102支取电费037472006-8-31006102局拨训练经费30000002006-9-30001102发放9月工资0175456.32006-10-31009102取备用金040002006-12-31032102年底现金交存1005.670会计科目表科目余额表凭证库第27页/

10、共65页会计科目表会计科目表 科目余额表科目余额表完整性完整性 重复性重复性 完整性完整性重复性重复性平衡性平衡性 科目余额表和凭证库中有的科目编码在会计科目表必须有，科目余额表和凭证库中有的科目编码在会计科目表必须有，否则科目余额表和凭证库的有关记录就会在生成帐簿中丢失，造成无该科目的帐簿，总借贷不平衡。否则科目余额表和凭证库的有关记录就会在生成帐簿中丢失，造成无该科目的帐簿，总借贷不平衡。 科目编码不可重复，科目编码不可重复，如果一科目编码重复几次则重复生成该帐簿几次，使总借贷错误。如果一科目编码重复几次则重复生成该帐簿几次，使总借贷错误。 科目编码不要求完整，科目编码不要求完整，当年初无

11、余额时可以没有该科目，当为初建帐时甚至可以没有科目余额表。当年初无余额时可以没有该科目，当为初建帐时甚至可以没有科目余额表。科目编码一般要求不重复，科目编码一般要求不重复，如果重复，则只有一个起作用，极易产生错误。如果重复，则只有一个起作用，极易产生错误。 一级科目的借贷方总和必须相等，上级科一级科目的借贷方总和必须相等，上级科目与其下一级的科目余额之和必须相等。目与其下一级的科目余额之和必须相等。 NULL性性 期初余额要求不能为无效值期初余额要求不能为无效值(NULL)，空白处必须输入空白处必须输入“0”，否则导入，否则导入AO系统会产生系统会产生NULL无效值问题。无效值问题。 科目表和

12、余额表检查条件及分析科目表和余额表检查条件及分析连续性连续性 最底级明细科目编码一般不断号最底级明细科目编码一般不断号第28页/共65页凭证库凭证库 完整性完整性重复性重复性平衡性平衡性底级性底级性NULL性性 科目编码不要求完整，科目编码不要求完整，当一科目本年无发生时则没有该科目，当一科目有下级科目时也没有该科目，因记帐时记到最底级科目。当一科目本年无发生时则没有该科目，当一科目有下级科目时也没有该科目，因记帐时记到最底级科目。 科目编码可以重复，科目编码可以重复，重复次数表示该科目本年发生笔数重复次数表示该科目本年发生笔数 所有记录的借贷方总和必须相等，所有记录的借贷方总和必须相等，同一

13、凭证借贷方之和必须相等同一凭证借贷方之和必须相等 所有科目记帐都必须记到最底级科目。因最底级科目编码包含其上级科目编码的所有信息，上级科目能根据其位数在下级科目编码中找到本年发生额。所有科目记帐都必须记到最底级科目。因最底级科目编码包含其上级科目编码的所有信息，上级科目能根据其位数在下级科目编码中找到本年发生额。否则，其明细科目就无法获得本年发生数。否则，其明细科目就无法获得本年发生数。借方金额和贷方金额都要求不能为无效值（借方金额和贷方金额都要求不能为无效值（NULL），），空白处必须输入空白处必须输入“0”，否则导入，否则导入AO系统会产生系统会产生NULL无效值问题。无效值问题。 凭证库

14、检查条件及分析凭证库检查条件及分析第29页/共65页会计科目表会计科目表 科目余额表科目余额表凭证库凭证库 完整性完整性 重复性重复性 完整性完整性重复性重复性平衡性平衡性 完整性完整性重复性重复性平衡性平衡性底级性底级性NULL性性 科目余额表和凭证库中有的科目编码在会计科目表必须有 科目编码不可重复 科目编码不要求完整，当年初无余额时可以没有该科目 科目编码要求不重复 一级科目的借贷方总和必须相等，上级科目与其下一级的科目余额之和必须相等 NULL性性 期初余额要求不能为无效值（NULL） 科目编码不要求完整科目编码可以重复，重复次数表示该科目本年发生笔数 所有记录的借贷方总和必须相等，同

15、一凭证借贷方之和必须相等 所有科目记帐都必须记到最底级科目 借方金额和贷方金额都要求不能为无效值（NULL） 帐套三基本表检查条件汇总帐套三基本表检查条件汇总连续性连续性 最底级明细科目编码一般不断号第30页/共65页Page 32第31页/共65页Page 33nn8、如果记账中断，下次起动时，自动恢复备份第32页/共65页Page 34n6、将本月标记为已结账，并将当前会计期间设为下一会计期间。第33页/共65页Page 35日常日常自动自动凭证凭证发生某笔业务时，如行政账采发生某笔业务时，如行政账采购资产记固定资产、基金凭证购资产记固定资产、基金凭证结账时，结账时，如如企业账将所有收企业

16、账将所有收支科目自动转入本年利润科目支科目自动转入本年利润科目从源凭证中取数从源凭证中取数或常数或常数从账簿中取数从账簿中取数或常数或常数自动自动凭证凭证结转结转自动自动凭证凭证第34页/共65页Page 36物理物理层层操作平台、存储数据的媒体操作平台、存储数据的媒体应用软件，如用友会计系统应用软件，如用友会计系统无权不能接近电脑无权不能接近电脑用户仅能使用用户仅能使用被授权的功能被授权的功能人员人员权限权限应用应用层层操作操作系统系统层层操作系统，如操作系统，如WINDOSXP无权不能打开电脑无权不能打开电脑第35页/共65页Page 37第36页/共65页Page 38第37页/共65页Page 39第38页/共65页Page 40第39页/共65页Page 41第40页/共65页Page 42第41页/共65页Page 43n固定资产登记簿：各类固定资产的汇总情况。按固定资产的类别和使用保管的车间、部门核算。fa_Total第42页/共65页Pa