关于水运工程档案管理的分析

1、关于水运工程档案管理的分析 摘要：本文作者阐述了水运工程档案管理特点，分析了水运工程档案管理中存在的问题，介绍了加强工程档案管理的措施。 关键词：水运工程；档案管理；分析 中图分类号：g271 文献标识码：a 文章编号： 水运工程档案是建设工程质量状况的综合反映, 是进行工程后续建设的重要参考资料, 是工程质量管理的重要环节, 是提高工程质量的有效手段。水运工程建设期间的档案管理质量直接关系到工程档案鉴定、保管、检索、开发利用以及档案信息化和管理现代化, 做好建设期间工程档案管理对水运工程管理具有十分重要的意义。 水运是交通运输事业（铁路、公路、水运、民航、管道等5大块）的重要组成部分，水运工

2、程档案是在水运工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是对工程进行检查、维护、管理、使用的依据和凭证，是全面反映工程建设竣工情况的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对工程质量起着监督和验证作用，其质量对工程质量和工程使用有着直接和深远的影响。 1 水运工程档案管理特点 1.1 工程档案来源分散，涉及领域广泛。形成周期长，同时内容繁杂、数量庞大。工程项目的完成要经过项目建议、可行性研究、勘察、设计、建设准备、施工、竣工验收等多个阶段，不仅涉及研究、决策、设计、建设、监理、施工、监督环保等多个部门和企业，还涉及多

3、个专业、多种技术领域是多种技术、工艺的综合运用。 1.2 工程档案记录形式的多样性。工程内容繁多、形式多样，也造成了记录形式的多样性。各种批文、说明、报告、往来公函等资料以铅字印刷为主;工程内容、型式、施工工艺、施工进度、竣工结算等资料以图纸、表格为主；为保证原始记录的隐蔽记录、材料检测记录等资料以手写为主。随着科技发展，为了形象表达工程效果，音像视频材料也成为工程档案记录的一种。 1.3 档案成果的系统性。水运工程本身是一个复杂的系统工程, 一个水运建设项目会包括不同功能的单项工程, 其设计、施工、监理等资料不仅复杂而且内容繁多, 各单项工程之间既相对独立又相互联系, 所以, 水运工程档案也

4、必然是由若干单项工程档案有机地组合在一起的, 形成一个配套齐全的完整的档案体系, 哪一个单项工程的档案都不可淡化和缺少。 1.4 工程档案的实用性。水运工程档案是从工程建设前期开始到工程竣工验收交付使用全过程的真实、完整记录。所以, 水运工程档案在建设时期, 是施工单位施工的工作依据, 也是监理单位对工程建设质量控制、进度控制、投资控制的依据; 在竣工验收时, 是行政主管部门和工程质量监督部门验收的依据; 在工程竣工投入使用后, 是运行管理部门调度运用和维修养护工程的依据; 在发生争议时, 是双方责任认定或举证的重要凭据。因此, 工程档案是水运建设和管理工作中最实用, 最具保存价值的历史性资料

5、之一。 2 当前水运工程档案管理存在的问题 2.1 档案管理意识淡薄，管理制度不够完善。水运工程档案形成贯穿于日常的文件收集和数据记录、新建工程的前期准备、工程运行管理质量评定、工程竣工后的管理和维护等，是日常业务和工程项目的重要依据，也是水运工程完工后运行管理体系中的一个很重要的方面。但是，作为相关的领导和工程管理人员，在思想上普遍对档案管理的重要性认识不足、重视程度不够。在管理工作人员少、工作繁杂的情况下，工程档案的收集、整理工作往往被忽视，缺乏相应的制度来规范日常系统的管理。 2.2 工作人员缺乏验收资料的实践经验，致使验收资料整理不够全面水运工程是系统工程，这一因素决定了建设工程档案的

6、复杂性、科学性和系统性，它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。档案人员对工程档案缺少管理经验，不知所收集上来的资料是否齐全，只是被动地从工程项目负责人员那接收移交过来，往往是有多少接多少，往往存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象。没有把工程项目同工程技术资料的归档有机的结合起来，直接影响了档案的齐全完整。 2.3 档案管理体制和制度不健全。目前，部分重点工程建设单位在档案管理体制上存在一定问题，没有制订应有的档案管理规章制度，有些参建单位虽然有制度规章，但也不健全。 3 加强工程档案管理的措施 3.1 加强对工程档案管理的投入。水运工程档案管理是直接

7、关系到工程的安全运行及发挥效益,是水运工程运行中不可忽视的重要环节。是企业领导应加强对档案管理人、财、物的投入，加强对档案工作尤其是档案基础建设的领导，强化单位主要负责人的档案管理现代化意识，树立责任感，把档案管理基础建设放在应有的位置。 3.2 建立和完善档案管理制度，落实岗位责任制。企业应建立完善工程档案管理制度，强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度，并制定相应的措施，使档案部门可以进行有效地监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，年终要有总结，严格考核奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立

8、项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。 3.3 提高档案管理人员的业务素质和工作能力。针对工程档案管理人员业务水平不高的实际，必须以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。 3.4 重视收集归档，不断提高工程档案管理效率。工程档案整理的时间长，为便于管理，减少不必要的重复工作，已经收集整理完成的组卷应妥善保管、及时归档。充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大

9、的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，能有效地实现工程档案的动态管理从而节省大量的人力物力。 3.5 大力开发、利用计算机在水运工程档案管理中的作用。随着对计算机的广泛认知 使计算机在档案管理中的应用打下了基础, 也提出了迫切要求。目前, 计算机在设计档案管理中, 主要进行电子存档和查阅。电子存档要求,每项工程完成后,其原始数据、计算结果, 这些内容经设计人员整理后,传到网上, 由档案管理人员统一归档, 并刻光盘上保存。查阅功能主要指设计人员可能通过网络查阅设计图纸、图书资料目录, 个人借阅情况等。随着社会的发展, 计算机在档案管理中的作用也将进一步深入、广泛。 4 结束语 近年来，随着水运工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水运工程档案仍存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。为此科学地进行档案管理，大力开发水运工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向各部门和社会提供利用，是实现水运工程档案自身价值和档案工作的根本目的。 参考文献： 1 于亮.谈工程档案管理的问题及对策j. 经营管理者. 2011，(04). 2 孙美玲.试论水利工程档案的管理j. 黑龙江科技信息, 2