来安县招标采购项目档案归档资料收集整理规范（试行）

1、来安县招标采购项目档案归档资料收集整理规范（试行）为进一步加强招标采购项目档案管理工作，统一招标采购项目档案收集、整理标准，提高档案整理质量，根据来安县招标采购管理局来安县招标采购项目档案管理办法（试行）制定本规范。本规范自发布之日起执行。一、档案资料的收集、整理和立卷（一）招标采购项目档案资料是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声像资料等，可分为项目开标前文件资料、项目开标文件资料、项目评审文件资料、项目中标（成交）文件资料、履约文件资料和其它有关文件资料。（二）招标采购人(以下简称招标人)、招标采购代理机构(以下简称代理机构)和业务室人员，对招标采购各环节形成的档案资料要及

2、时收集，并妥善保存。（三）招标采购代理机构必须向招标采购方和投标方索要招标采购活动中过程中的文字材料、图纸、图表及声象资料的全部电子档文件。1、招标采购项目完成后，代理机构应及时完成档案资料原件的整理、装订和立卷，报送至县招标局业务审核后移交。代理机构应在每个项目中标通知书发放后7个工作日内将立卷整理好的项目档案移交完毕。2、代理机构应将项目留存档案妥善保管，档案保管情况纳入年终考核内容。3、为方便日后电子档案的建立和电子信息化档案的管理，有条件的代理机构在立卷整理项目档案的同时一并整理出项目档案的全部电子档资料刻成光盘随存档案卷一并移交。4、招标人自行招标的项目档案资料由招标局相关业务室按照

3、来安县招标采购项目档案管理办法的分工负责收集整理移交，由中心档案管理人员整理、立卷、装订、归档。（四）招标采购项目档案按“卷”管理，当一个招标采购项目资料过多时，可将资料按顺序分册装订，一个项目单独设一个案卷号。投标人投标文件正本及其他不可装订的档案资料自然成册存档。（五）除各投标文件资料外的招标采购项目档案资料，按照形成的时间顺序排放，装订成册（下称“项目资料汇总”），并按文字页编排页码，前置档案卷内目录，并加装封面。二、档案卷内目录、案卷目录和卷内备考表的填写（一）招标采购项目基本文件资料全部列入卷内目录（附件1），如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。（二）卷内目录采用表格形式,表

4、格栏目设置包括：件号、题名、具备状况、起止页码、备注（附件1）。各栏目具体填写要求：件号：按照题名以流水号顺编；题名：依据招标采购过程中实际发生的主题命名；具备状况：根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”；起止页码：填写每份文件所在的分册号和起止页码;备注：填写需要附加说明的事项，例如，同一题名的文件资料份数为2份以上时，需在相应的备注栏内填写实际份数。三、封面设置（一）项目资料汇总封面设置包括：项目资料汇总、项目名称、项目编号、招标采购方式、代理单位全称、开标时间。项目名称填写“招标采购对象名称+招标（采购）”，例如，计算机采购；代理单位全称填写“市代理机构”，例如

5、, 滁州天翰工程咨询有限责任公司。四、档案资料装订和封面包装（一）将大小不一的文件材料用折叠的办法整理成a4纸面大小，左、下侧分别对齐，采用左侧、棉线三孔一线装订（线头应在后面）或用两个不锈钢钉装订成册。（二）封面、封底用粘贴的方法固定在资料册上，将装订线封装在里面。附件：1.卷内文件目录模板； 2.档案案卷目录封面模板；3.案卷目录模板；4.归档资料整理移交流程图。附件1-1：建设工程字体：宋体、加粗字号：小一字体：仿宋字号：小四字体：宋体字号：小四卷内文件目录件号题 名具备状况起止页号备注1项目受理呈批表2招标申请表3入场交易申请表4建设单位资金落实表5建设工程项目立项批文（复印件）6建设

6、工程规划许可证复印件7建设规划用地许可证复印证8施工图审查批准书复印件9建设单位法人证书复印件10代理机构抽签表11招标公告审查备案呈批表12招标公告13招标文件审查备案呈批表14招标文件15工程量清单及备案后的控制价16补遗答疑公告审查备案呈批表17招标文件补遗答疑资料18开标专家抽取表19开标会参会人员签到表20开标会投标人签到表21开标会专家签到表22开标记录表23开标现场监督记录表24开标现场质疑投诉记录表25评标报告26评标专家情况记录表27开标结果公示审查备案呈批表28开标结果公示29中标通知书30合同31第一、二、三名中标候选人的投标文件正本32需要存档的其他材料与本项目有关的文

7、件、领导批示等投诉登记表投诉调查资料投诉处理资料其他审查备案室审核人（签字）： 监督检查室审核人（签字）：注：具备状况：根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”。备注：填写需要附加说明的事项，例如，投标文件资料有5份，需在相应的备注栏填写“5份”。附件1-2：字体：宋体、加粗字号：小一政府采购字体：宋体字号：小四字体：仿宋字号：小四卷内文件目录件号题 名存在状况具备状况备注1项目受理呈批表2入场交易申请表3资金落实情况表4代理机构抽签表5招标公告审查备案呈批表6招标公告7招标文件审查备案呈批表8招标文件9补遗答疑公告审查备案呈批表10招标文补遗答疑资料11开标专家抽取表

8、12开标会参会人员签到表13开标会投标人签到表14开标会专家签到表15开标记录表16评标报告17开标结果公示审查备案呈批表18开标结果公示19中标通知书20采购合同21第一、二、三名中标候选人的投标文件正本22需要存档的其他材料与本项目有关的文件、领导批示等投诉登记表投诉调查资料投诉处理资料其他审查备案室审核人（签字）： 监督检查室审核人（签字）：注：具备状况：根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”。备注：填写需要附加说明的事项，例如，投标文件资料有5份，需在相应的备注栏填写“5份”。附件3来安县招标采购管理局招标采购项目档案案卷题名： 项目名称： 项目编号： 招标采购方式： 代理机构全称： 年 月 日附件4-1 代理公司代理的项目归档资料整理移交流程图招标代理机构将审核签字后的档案移交档案室办理移交手续招标代理机构将立卷整理好的档案交送业务室分别审核签字中标通知书发放7日内招标代理机构负责收集整理立卷