用好关键链和项目延期说再见

1、 用好关键链，和项目延期说再见 关键链法通过消除那些导致拖延的“安全时间”，合理设置“缓冲”，并考虑到资源有限这一项目活动中最常见的制约因素，确实能够有效提高项目按期完成的概率，是一种行之有效的进度计划管控手段。高屹，北京绿洲源管理顾问有限公司高级培训师，项目管理者联盟高级顾问，国内多家培训机构合作讲师。我们在上一期文章关键路径法为什么不好用中，分析了导致很多现实中的项目在使用了关键路径法后依然发生延期的原因。在排除了进度计划过于理想、发生风险意外等各种来自项目外部的影响因素后，把延误的根本原因锁定在了“拖延”这一源自执行者自身的内部因素上。拖延源自放松拖延确实是一种源自人性的、大多数人都难以

2、避免的弱点。在现实生活中，不少人都有过类似的经历：一件事情，即便是非常重要的事情，只要在时间上的要求不是非常紧迫，人们往往就会采取“能拖一会儿是一会儿”的态度，甚至到了不能再拖延的极限情况下，才不得不开始执行。而这种因拖延而导致的“不得不开始执行”，其结果通常只有两个：不能按约定的时间完成，或即使完成了，质量也大打折扣。这种被西方学者称为“学生症候群”(学生在完成老师安排的作业时，总习惯拖延到最后一分钟才开始写，结果不是不能按时交作业，就是质量很差)的拖延症，一定程度上确实影响了具体工作活动的执行。俗话说，江山易改，本性难移，针对这种由人性特点导致的拖延，有没有什么好的解决办法呢?答案是：有!

3、拖延心理的产生虽然源自天性，但这种拖延的习惯也是在一定特殊的环境下才会产生的，这个特定的环境就是放松。当工期要求不紧张的时候，当某项活动可以晚点儿开始的时候，人就会感觉放松，但是一旦处在放松的环境中，拖延的想法就可能滋生，那些可以晚点儿开始的工作，就一定会被推迟启动了。以色列物理学家、企业管理大师艾利高德拉特(eliyahu goldratt)博士经过潜心研究，提出了“关键链”理论。所谓关键链，是在传统关键路径的基础上，将“浮动时间”变为“缓冲”，并充分考虑资源有限这一最常见的制约因素，能够有效应对“拖延症”和多任务并行造成的项目工期延误的一种有效方法。关键路径法的应用特点在说明如何使用“关键

4、链”之前，还是先回顾一下关键路径法的应用特点。人们在对每项活动的具体时间消耗进行估算时，都会夸大时间需求。当然，这种“夸大”与品德无关，完全是出于“保护”的心理，多要的时间是为了应对各种意外、风险。然而，当人们知道活动时间里存在足够的保护时间后，在心理上就会产生放松的感觉：着什么急啊，反正也晚不了!等这些保护时间因为拖延而被白白消耗后，剩下的工作时间里就真的没有保护了。一旦执行中出现意外(这种意外几乎是不可避免的，即所谓“墨菲定律”：一切可能发生的麻烦都必然会发生)，工期必然延误，并且这种延误会不断积累，结果就是安全时间不起作用，项目最终严重延期。我们在关键路径法中了解到，一个项目中，路径历时

5、最长的那条关键路径决定了项目的总工期，而且这条路径上的任何活动一旦发生延误，就意味着项目总工期将推迟。所以关键路径是一个项目能否按时完成的最核心制约因素。关键链法的作用原理关键链法的核心思想，就是首先找到这个制约因素关键路径，接下来要挖掘这个制约因素的潜能，即所谓“挤水分”。“安全时间”就是项目活动中的“水分”，它们看似充足，却往往毫无用处!消除导致拖延的“安全时间”为了解决无效的安全时间问题，关键链法对每项活动的持续时间进行了大胆的压缩将所谓的“安全时间”剔除。去掉了每项活动的安全时间，产生的第一个影响就是每个项目执行者身上的压力增大了!虽然压力会让人感觉不舒服，但与此同时，压力也是抑制人们

6、身上“拖延症”的最佳良药。当然，仅仅解决拖延是不够的，因为各种意外、风险不会随着“拖延症”而自动消失。所以，“安全时间”并不是完全被抛弃了，而是将那些分散在各项活动中的零散“安全时间”统一管理，变成“缓冲时间”。那些由关键路径活动的“安全时间”构成的叫“项目缓冲”，被放置在关键路径的最后。这个“项目缓冲”就是我们挖掘出来的潜能。当众多关键活动在执行中出现了延误的时候，比如遇到了意外风险，就从这个“项目缓冲”中向延误的活动释放一定的时间，以满足活动需要;那些非关键路径活动的“安全时间”构成的叫“接驳缓冲”，被放置在非关键路径与关键路径相衔接的位置。当非关键活动在执行中出现了延误的时候，为了确保这

7、个延误不影响到关键路径活动的正常执行，就从这个“接驳缓冲”中向延误的活动释放一定的时间，目的是让关键路径这个决定项目工期的制约因素得到保护。与关键路径法中的“安全时间”相比，不管是“项目缓冲”还是“接驳缓冲”，都真正发挥了蓄水池的作用，在遇到意外风险时，能够起到缓解时间压力的作用，而不是被白白浪费掉。解决资源制约问题关键链法除了能够有效遏制人们在执行项目活动时对时间的拖延，还可以有效解决由于资源紧缺导致非关键路径出现异常延误，不但耗尽了“接驳缓冲”还会影响关键路径的问题。以图1为例，图中有x的步骤是需要专家x执行的步骤。因为专家x资源有限，是多个步骤争夺的资源，以致他负荷过重，造成延误。而延误

8、由一条非关键路径传给下一条，连各“接驳缓冲”也消化不了，最终让关键路径失去保护，项目工期变得不可控。怎样解决这个资源制约问题呢?我们知道，因为专家x产能的短缺，不可能同时执行两项活动。因此，在逻辑上可以并行的那些活动，不得不因为专家x分身乏术而改为串行执行，也就是完成一项活动后，再完成另一项活动。这样一来，各个项目活动之间的逻辑依赖关系就会因为有限的资源制约而发生改变。当这种资源制约是客观存在的，是刚性的情况下，最初的关键路径也将发生改变。为了区别于单纯考虑时间制约因素而确定的那条“历时最长的一系列活动构成的路径”关键路径，我们把资源有限当作重要制约因素的情况下，重新确定的那条新的关键路径，称为“关键链”。在上面的例子中由于关键链已经成了最核心的制约因素，就必须更改相关受资源制约的接驳缓冲的位置。图2是调整后的结果。为了看起来更直观，我们把图2做一个调整，如图3所示。调整后，各个项目活动与最初图1中的逻辑关系发生了很大的改变，但是这种改变是基于有限的专家x资源最合理的使用方式做出的，所以关于活动6、13、11、4、2各个活动之间的顺序问题，就算用不同的次序编排专家x的运作，实际区别也并不大，即使有区别也不会超过项目的不确定因素。完全可以靠“项目缓冲”来吸收掉，最终保证工期不受到影响。关键链理论的