水务有限责任公司档案管理制度

1、鄂托克旗水务有限责任公司档案管理制度为了使档案管理工作规范化、标准化、科学化，有效地为集团公司经营发展，科技研究及各项工作提供服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、企业档案管理规定，结合集团公司实际，特制定本制度。第一条 管理职责（一）集团档案室档案管理员工作职责集中统一管理集团全部档案，负责各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、编研、检索及提供及利用工作，确保集团档案的完整与安全。（二）各部门、各公司档案员工作职责负责本部门、本公司档案的日常收集、整理、立卷，并定期向集团档案室移交，接受集团档案室的业务指导，确保本部门、本公司档案的完整与安全。第二条 档案的形

2、成与归档（一）凡是集团设备购置，生产经营，技术改造、科学研究，人事管理，党群工作，公司大事记等活动中有保存价值的文件材料、技术资料，包括电子文档及声像档案，均由各部门、公司按其职责范围收集整理后在次年的三月底以前由部门、分公司档案员统一移交集团档案室。（二）基建工程的规划设计、施工图纸等相关资料，在工程竣工后1个月内由负责该工程的工程公司兼职档案员将资料整理、立卷后移交集团档案室。（三）声像档案、电子文档，应在拍摄、录制、整理后由责任人、单位于次年的三月底以前移交集团档案室。 （四）集团执行、办理的外来文件材料由收文管理人员在次年的三月底以前移交集团档案室。 （五）实物档案由经办部门或相关部门

3、办理后1个月内向集团档案室移交，不得留置在本部门。 （六）所有档案必须是一套真实完整的原件，文字图表清晰，不得用铅笔或圆珠笔书写。 （七）移交档案时由部门或公司兼职档案员填写移交清册一式两份，由集团公司档案管理员和移交单位档案员共同清点核对无误后双方签字确认，各执一份。 第三条 集团档案资料的保管（一）保管档案必须有专门库房和专用柜架，各类档案由档案管理员保管。（二）集团专职档案员每年至少清点一次档案资料，做到帐实相符，对破损或有变质的档案及时采取措施修复和复制，清点期间停止借阅。（三）为了确保档案室安全，档案室内要配备防盗、防水、防鼠、防虫、防光、防潮等设施和设备，档案管理员要定期检查，确保

4、档案完好无损。（四）对集团公司荣誉室所存证照进行监督管理及定期检查。(五) 员工调、离职需经档案管理人员查明是否有借阅未还的档案资料并在调离职人员移交清单上签字，方可离职，档案工作人员工作有变动时必须严格履行交接、盘查手续，清点核对准确后，方可调离。（六）会计档案保管期限规定：会计凭证类，原始凭证 15年、记账凭证15年、汇总凭证15年。会计账簿类，总账 15年、明细账 15年、日记账 15年、辅助账簿 15年。财务报告类，包括各级主管部门汇总财务报告，月、季度财务报告3年包括文字分析，年度财务报告(决算)永久包括文字分析 。其他类，会计移交清册15年，会计档案保管清册永久，会计档案销毁清册

5、永久 ，银行余额调节表 5年，银行对账单 5年 。第四条 集团档案的查阅、借阅和复制（一）一般性档案经档案室管理员同意后可查阅，密级档案必须由分管副总经理签字，综合办公室主任批准后方可查阅。（二）凡来档案室查阅档案、资料的员工，不得在案卷内勾划、涂改、作记号或拆卷抽页。（三）档案室只借档案资料的复印件，并严格办理借阅手续。借阅档案只限在档案室，不能带出，必须带出档案室借阅的（如集团公司的各种证书、证照等），需经部门负责人及综合办公室主任批准。（四）借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损所借档案，未经允许不得复印档案。（五）各部门因工作需要复制一般文件材料，由档案管理员统一复印。关系到密级范围内的

6、档案，需综合办公室主任、分管副总经理批准后方可复印。（六）非本集团员工查阅档案资料，需持有单位介绍信，并在分管副总经理批准查阅的范围内，随同有关部门的接待人员一同阅卷，否则不予接待和承办。第五条 集团档案的保密制度（一）集团专、兼职档案员必须严格遵守公司的保密制度，不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递集团秘密。（二）属于集团秘密的文件、资料、声像档案，必须由部门领导和综合办公室主任批准后由相关业务人员查阅，集团档案管理员不得私自提供查阅。第六条 集团档案的鉴定销毁（一）档案的鉴定工作，必须在分管领导的主持下，由集团档案室和有关业务部门的人员组成鉴

7、定小组，按照有关规定进行。（二）档案鉴定工作要定期进行，一般五年或十年进行一次，每次要写出鉴定报告，注明鉴定意见，由鉴定组织负责人签名，并注明时间。（三）档案的鉴定工作要按照档案的保管期限表和国家有关规定进行，未经鉴定，任何人不得自行销毁档案。（四）经鉴定需要销毁的档案，需登记销毁清册，提出销毁报告，经集团分管领导及综合办公室主任审批后，指定至少二人在指定地点监销。销毁完毕后，参加监销人员要签字并写出销毁情况报告，送分管领导及综合办公室主任审批后与销毁清册等材料一起归档。（五）会计档案销毁程序：保管期满的会计档案，按照以下程序销毁：1.由会计档案管理人员会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；2.财务部经理、财务负责人、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见；3.销毁会计档案时，应当由会计机构派员监销；4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人；5.保管期限满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭