国际采购部工作流程订货与货物跟进办法资料整理要求

1、 国际采购部工作流程全文目录一查货inquiry1二订货(purchase order)1三付款1四货物跟进2五运输方式确认2六货物验收2七、国际采购资料的整理要求3一查货inquiry客服电子版/书面查货单图片，供应厂商，型号，规格，数量，项目用途采购主管在书面查货单上签字采购员当日做电子版询货单Inquiry:图片，型号，规格，数量，价格，交货期，Email厂家 2日内取得厂商回复如有现货，必须要求厂商保留现货7天将厂家回复结果口头并QQ回复客服，等待客服确认紧追客服确认结果。二订货(purchase order)客服电子版/书面订货单图片，供应厂商，型号，规格，数量，项目用途 在书面订货

2、单上签字当日做电子版采购单purchase order: 图片，型号，规格，数量，价格，交货期，Email给厂家打印出厂家形式发票proforma invoice，核对并请款。三付款1采购员完整填写请款单各项内容依次找本部门主管，客服人员，经理签字后交给财务室审核财务室审核无误后，必须杜总签字后交给出纳付款特别状况打 给杜总说明请款内容，同意后，可先付款后杜总补签字。流程时间约为2天。 *核对厂商的银行信息，如有变更，必须更新厂商的相关资料签名并写上更新日期，并复印一份交出纳留底。 *请款单上，必须写上厂商编号此编号采购部与财务室留底相同2付款后将付款凭证扫描Email给厂家，请厂家安排生产或

3、发货将贴有请款单和杜总签字的采购单复印两份 一份采购部存档一份交给客服部正本采购单则交还出纳 3付款后，必须要填好书面和电子版的每月付款明细表(全款或尾款必须注明) 四货物跟进至少2 次与厂商邮件确认货物进度，并及时更新跟进表，并email发至杜总、客服。 1现货：付款当日必须向厂商取得货物包装信息，我司确认运输方式后，通知厂商。2天内取得运单号。2有一定交期的货物：随时将货物信息反馈给客服 在交货前5天联系厂商，确认正确交期 款未付或有尾款必须支付时，按付款流程执行付款后2天内与厂商取得货物包装信息，我司确认运输方式后，通知厂商。2天内取得运单号。 五运输方式确认快递计算体积：长*宽*高(c

4、m)/5000=重量空运计算体积：长*宽*高(cm)/6000=重量 取最大值为标准计算运费包装后重量10公斤时，比较JW和DHL价格，确认。包装后重量20公斤时，比较JW、DHL和香港PETER空运公司价格，确认。包装后重量40公斤时，比较香港PETER空运公司和北京展茂价格，确认。*注意必须比较全程费用，包括送至北京。运输发票的取得必须事先确认，以便与财务核实。原则上所有付款均必须有发票。*运输方式决定发送地点不同，故每次必须告知客人发送地点。 *运费必须货到付款时，采购员得到运输公司大概金额通知时，务必即时告知财务请款六货物验收货到我司后，填写收货登记本到货时间、发货厂家、产品名称、用途

5、、重量、数量、运输方式和运单号采购员验收货物信息，数量，有无残损 制作电子版验收单厂家、名称、型号、图片、数量、订单和到货时间、用途QQ发送给制作部仓管， 通知制作部负责人派人取货至展厅。 通知客服人员货已到，正在验收中 用黑色记号笔在货物包装外写清楚厂家、名称、数量、用途、什么时间到公司，打印验收单交给制作部取货人员 跟进仓管验收数量、质量 取得最终签名验收结果：1验收合格：最终验收单QQ给客服部2验收不合格：和厂家联系，并将验收单备案，作为对供应商绩效考核的一部分，一直追踪厂家直到验收问题解决。七、国际采购资料的整理要求一供应商资料的整理1，合同资料文件夹：按照产品分类整理：产品国家目录索

6、引放在厂商文档第一页，侧边粘贴编号、厂商的名称。文件资料内容：供应商客户资料档案表；厂商与我司的协议折扣，独家代理合约期限，银行信，采购单杜总签名确认、形式发票、付款单。2，邮件：每日中英文翻译打印给杜总查阅并且归档，月末做好封面，装订归档。文件夹：按照产品分类整理：产品国家将来往较多的厂商邮件：放置档案盒里单独排列 到档案柜上，上面标注国家和厂商名字以及其经营的产品。来往较少的厂商邮件：放置文件袋中。FOXMAIL邮件中每个厂商必须独立建文件夹，3天必须整理一次，将最新往来邮件放入其中，以备快速查核。二物流公司资料整理1，做好公司索引在档案夹第一页，每个公司编号。第二页为公司具体资料公司名称，网站，联系人，联系方式，提供服务，费用计算公式，最低起运量，最低费用，运输方式：能提供全程进口运输服务的公司：DHL,TNT,中港物流。只提供从国外到香港运输服务的公司：JWFEDEX只能提供从香