采购失败常见原因分析报告_1

1、采购失败常见原因分析报告采购项目失败常见原因分析一、采购人主观的因素（一)提出的供应商资格条件过于苛刻。1.采购人提出过于苛刻或有针对性的资格条件排斥了其他潜在供应商，造成有效投标供应商不足。如某个精密空调招标项目，采购人要求“投标人必须有同样精密空调项目业绩，且该项目必须取得具备国家计量认可检测机构出具的检测报告”，在采购信息预告期间已经有不少供应商提出异议，但采购人拒绝修改，最后造成只有一家供应商符合资格条件, 导致有效投标人不足三家而废标。2.采购人由于不了解供应商市场情况而提出不合理资格条件，提出过高的注册资金、资质或资格要求，或附加不必要的认证围要求等。如有个采购项目预算仅30万元，

2、采购人竟要求供应商的注册资金达500万元；又如二级以上资质就能承担的项目要求必须具一级资质的供应商才可投标，诸如此类的限制容易导致参与竞争的供应商不足造成项目失败。（二)提出的采购需求不合理1.倾向性的技术指标。采购人如果在拟定需求时有“私心”，在制定技术规格的时候就总会有“针对性”，规定某些特定技术指标，把一些不是“理想”的、不熟悉的货物排斥在外。由于有了带倾向或歧视性的技术指标，许多潜在的供应商没有兴趣参加，导致采购围狭小、缺乏竞争力，造成采购失败。如某个中央空调项目的技术需求书竟然提出了近40个带号的指标要求，这意味着投标人只要不响应某一个带号指标就会被当作无效投标处理。有的采购方案，采

3、购人就是按某厂家产品进行设计，基本排除其他厂家参与竞争的可能。2.不合理的商务条款。由于倾向性或歧视性的技术指标容易引起供应商质疑，有的采购人则改用设定不合理的商务条款令非意向中的供应商“知难而退”。例如设定不合理的付款方式，有的不设合同预付款、有的扣押质保金数额大或退还期长；或要求售后服务响应时间过于迅速，造成地域性限制；或设定非常严苛的验收方式，超出常规。这些商务条款往往降低了供应商的参与欲望。二、市场客观条件因素（一)项目非常规或过于繁杂零碎。非常规的项目因参与供应商少容易导致采购失败。如在教学仪器、医疗设备、专用交通工具等项目，都曾遇到由于技术高端专业生产厂家少导致采购失败。有的采购项

4、目容繁杂零碎，如某医疗单位采购劳保用品项目，从衣服、帽子、手套、胶鞋到锅碗瓢盆一应俱全并要特殊 定制，且每种数量又少，市场上基本找不到同时经营这些产品的供应商。 （二)采购预算过低。现在有不少项目采购预算过低，导致参与投标的供应商少。造成预算过低主要原因是物价或服务成本上涨、采购人编制预算时没有进行市场调研、或是采购人提高了采购标准等。三、供应商方面的因素由于供应商失误导致投标无效，造成有效投标人不足3家，是项目失败的一大原因。供应商的失误主要有以下两类：（一)制作投标文件的失误。供应商制作投标文件时不重视细节，或有不规做法导致无效投标。常见的错误有以下几种：1.提供的供应商资质证明文件有缺漏

5、或不符合要求，如缺某项资质文件；没有提供已年检的资质、资格文件；没有提供代理证书或厂家授权书等。2.投标文件响应容与招标文件严重偏离或没有实质性响应招标文件，如对带号的技术指标或商务条款，没有全部响应。3.重要文件没有按招标文件要求进行签署、盖章。包括投标函、法定代表人授权书、制造厂商授权书、联合投标协议等，漏签名或盖章的情况时有出现。4.报价的失误。如超过最高限价、报价严重漏项、开标一览表的填写重大错误等等。（二)开评标期间的失误。由于供应商操作不当导致无效投标，常见有以下错误：1.未在截止投标时间前送达投标文件。2.投标时投标保证金未能到帐，或保证金金额不足。3.投标文件没有按要求密封。4

6、.评标期间，没有按评委会的要求提交经授权代表签字的澄清、说明、补正或改变了投标文件的实质性容。四、采购代理机构方面的因素（一)采购文件编制不当。采购文件意思表述不清或不明确，或前后有矛盾，令供应商无法响应或错误响应而造成采购失败。如有的采购文件漏写必要的服务项目或需报价容不明确，最后造成投标报价漏项或价差大，无法比较。如有的项目技术和商务条款粗糙或过于简略，导致供应商在阅读采购文件时误解，放弃投标。 （二)评标环节的失误。 评委会评审工作至关重要，如果评委会在初审时没有按采购文件要求对每个供应商逐项审查，把关不严，就会产生两个风险：一是本应废标的项目没有废标；二是不合格的供应商中标，引发供应商

7、有效质疑。采购代理机构工作人员作为评标工作的组织者，虽然不参与具体评标工作，但如果业务不精、政策法规不熟，在评标组织过程出现操作不当或是非判断不清，会造成本该成功的项目失败，或本该失败的项目“成功”。由此可见，采购人、供应商、评委会、采购代理机构任何一方的失误，都可能造成采购项目失败。对策及工作思路为了提高采购项目一次性成功率，我们进行深入调研，提出以下对策。（一)制定通用类项目的采购需求模板。根据国家的有关政策和各行业的管理规定，在广泛征询供应商和评审专家意见的基础上，制定通用类项目的采购需求模板，重点是设置合理的投标供应商资格条件、技术参数及商务条款。目前，我中心已建立了电梯、空调、厨房设

8、备、物业管理、审计服务等项目的采购需求模板，可提供给采购人参考，利于他们掌握相关规定和行业标准、惯例，提高工作效率。我中心对一些存疑的、倾向性明显的或提出苛刻条件的用户需求，则在采购活动开始前，通过采购信息预告方式公开征询广大供应商意见，及时将意见反馈给采购人予以修正。（二)严谨采购文件的制作。严谨、规、公平、合理的采购文件是项目采购成功的基础。采购文件的制作是否规，条理是否清晰，逻辑是否严密，评审办法是否合理科学，直接影响到供应商对采购项目的理解及投标的积极性。首先，项目经办人事前要做好与采购人的沟通交流，了解采购人采购目的和用意，明确采购容、服务要求、付款方式等事项，可以收到事半功倍的效果

9、；其次，保证采购项目的合法性，必须符合国家或行业的相关规定和规，特别是对一些复杂项目和专业性项目尤为重要，这需要经办人及时把握政策；最后，文件制作必须准确严谨，经办人在制作文件时要用心、细致和考虑周全。另外，由于政府采购工作涉及的围广，其政策性、技术性、专业性强，政府采购工作人员必须不断提高业务水平和自身素质，才能进一步提升采购文件的制作质量。 （三)做好开标前准备工作。 开标前的准备工作主要包括接受供应商报名、组织踏勘现场及答疑会、接受供应商询问等容。项目经办人要及时掌握项目的报名情况，对报名人数较少或非常规的项目，经办人可以邀请以前参加过投标的同类供应商参与，或通过其他途径收集资料寻找潜在

10、供应商鼓励其参加投标。同时要帮助供应商树立良好心态，参加就有机会，不参加机会就没有，不能患得患失，要做到赢得轻松，输得自在。项目经办人应同时将报名供应商较少的原因及时与采购人沟通，如属预算偏低的，提醒采购人做好市场调查，制定切实可行的采购预算，如属项目有倾向性的，提醒采购人修改需求减少倾向性。对含施工的项目，如电梯、中央空调、厨房设备等项目，应当组织踏勘现场。根据以往经验，供应商往往在踏勘现场后能提出不少疑问，这些疑问常常是采购人当时考虑欠妥的地方。对重大项目或技术复杂的项目，应当安排招标答疑会，以便广泛听取供应商的疑问及征集合理建议。对收集到的问题，经办人应尽快转达给采购人并促使其给出合理有

11、效的答复。如发现原采购文件有误的，应及时修正或补充，并落实通知到所有已报名的供应商。（四)实行供应商告知制度。在政府采购活动中，供应商虽是重要的当事人之一，但却是事实上的“弱者”。为避免供应商投标无效，我中心整理了供应商投标失误的案例，将需要投标人重视的投标要点告知，主动为每一位投标人释疑解难，减少投标失误。（五)规评审操作环节。评审是采购的关键环节。现实中，供应商对采购项目的质疑投诉常常产生于项目评审环节，如果评审环节出现问题，很容易导致项目最终失败。我中心要求工作人员做好以下事项：一是帮助评委尽快了解熟悉采购项目。在评审前，除采购人代表介绍项目要点外，采购文件编制人还可以提点评委圈划采购文