化妆品文件和记录管理制度1.doc

1、化妆品文件和记录管理制度1 文件名称文件和记录管理制度文件编号COP-01 版/次A/0 文件类别程序文件生效日期2021901 页数 5 编制质量管理小组审核黎利媚批准于欣龙 建立必要的、系统的、有效的文件管理制度并保证执行。 适用于公司内部管理体系所有文件包括管理手册、程序文件、作业规范指导类文件、记录以及适当范围内的外来文件。 3.1总经理：负责管理手册与程序文件的批准。 3.2质量负责人管理者代表：负责组织编写管理手册、程序文件及其审核。 3.3各职能部门：负责人组织编写和制定相关质量计划、技术标准、设备文件、工艺文件、检验/操作规程、审核报告、管理文件、质量记录。质量负责人负责审批。

2、 3.4质管部：负责体系文件的归口管理，并负责文件的发放、回收、归档或组织修改。 4.1.1公司质量管理体系文件的控制由质管部负责，包括质量管理体系文件、技术性文件及与质量管理体 系相关的外来文件等。以文件和资料的受控程度来分,可分为“受控和“非受控两类，受控文件 须加盖红色“受控文件。 4.2.1质量管理体系文件：质量手册、程序文件、作业指导书和记录表格等。 4.2.2技术性文件：配方、工艺文件、各类标准和原料、包材资料等。 4.2.3外来文件：与质量管理体系有关的法律、法规、国内标准、国际标准、技术文件等。 4.2.1管理手册、程序文件。 4.2.2质量计划、技术标准、设备文件、工艺文件、

3、检验/操作规程、审核报告。 4.2.3与体系有关的其它管理文件和资料。 4.4文件的编制、审核、批准。 1管理手册和程序文件由质量负责人组织文件编写小组编写。 2质量计划、技术标准、设备文件、工艺文件、检验/操作规程、审核报告、管理文件由各职能部门负责人组织编写。 3质量记录的制定或编写由产生质量记录的文件编写部门负责。 4文件编写后编写人转相关部门会签看法并确定该文件发放范围，必需保证使用本文件部门均可获得。 1管理手册、程序文件由质量负责人审核，总经理批准； 2质量计划、技术标准、设备文件、工艺文件、检验/操作规程、审核报告、管理文件等三级文件由权责厂长审核，管理者代表批准。 3质量记录随

4、对应的文件获批准而生效。 4.5.1所有文件都作分类编号。外来文件通常保留其原有编号 4.5.2文件的编号规则如下： (a)管理手册编号：JS-16 二个阿拉伯数字，代表管理手册之编写年号 英文字母代表杰臣化妆品 (b)程序文件编号：COP-01 两位阿拉伯数字，代表文件顺序号，从“01开始COP 代表公司程序文件 (c)三级文件编号 JSWI-001 三位阿拉伯数字，代表文件顺序号，从“001开始 代表公司三级质量文件 (d)质量记录编号 QC-4001 001 代表排序号 4 代表4级文件，表单 代表质量记录 4.6.1第一次编制的定为AA/0版，在原有内容基础上少量修订的版本“修改状态依

5、次为1、2、3、4当达到5次修订 时，整版修改为B版，以此类推。当发生重大修订时，整版升为B 版，以此类推。 47 文件的发放 管理性文件批准后，由质管部依照相关规定进行分发。文件分发时，各领用人必需在文件发放回收登记表中签名，并注明领取数量和日期，认真核对文件内容、数量，确认是否正确，保证文件的完整性及有效性。所有正本储存于质管部，关于发放到各部门的副本加盖“受控章，发放到各部门。 4.7.2文件使用者假设发现文件少页、损坏或丢失时，经申请，使用部门负责人批准后交质管部补办。 4.7.3文件对外的发放：本公司与质量管理体系有关的受控文件因必需要向外发放时，由质管部登记，并由负责对外联系人员签发。 1 文件之实施，必需要相关人员完全了解才干彻底执行，故宣导教育非常重要。 2