采购与付款流程

1、1 采购与付款业务流程1.1 采购业务流程1请购。业务部门或仓库管理部门提出采购申请，请购权的分配方式会随 着企业经营性质发生变化，企业本着提高效率的原则安排请购活动。（1）原材料或低值易品请购。由生产或使用部门根据生产计划、生产订单 及通知单提出请购单。仓管收到请购单后与库存核对，确定实际需采购数量。（2）日常物料或劳务请购。由使用部门直接提出，由本部门主管和财务资 金预算主管人员审批，由采购部门采购。（3）例外事项的请购。不定期发生设备或价值较大资产的采购，经过特别 授权指定专门人员提出采购申请。请购中要编制采购申请单，一式三份，本部门一份，一份财务部门，作为编 制采购资金预算的依据，另一

2、份传递给采购部门， 作为编制采购实物预算的依据。 采购申请单传递中要审核批准。2采购实施。采购部门首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。然后 安排竞标投标事项， 确定供应商。 再一步与供应商签订采购合同。 最后由采购人 员编制采购订单， 确认采购业务。 同时采购人员将商品分批运回企业， 并监督运 输过程。3验收。验收部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量 等考察，形成验收单，验收单一式三份，验收部门一份，仓管部门一份，作为入 库和保管的依据，会计部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。4会计处理。采购人员将请购单、采购订单、采购合同和有关凭证及时传递给会计人员，验收部门、仓库部门

3、和使用部门将验收单、入库单交转会计部门,会计人员编制记账凭证，复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总1.2 付款业务流程付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。采购 部门提出付款申请，会计部门从两条线处理该业务，一是出纳人员的付款流程， 二是会计人员的核算流程。1付款流程。（1）相关人员审核供应商发票； （ 2）出纳人员根据审核后的 供应商发票支付款项，在付款凭证后附付款支票、采购订单、验收入库单、供应 商发票；（3）出纳人员编制付款记账凭证，并进行审核； （4）根据记账凭证编制 记账凭证汇总表，并据以登记银行存款日记账。同时与采购部门共享原始凭证， 采购部门登记

4、采购明细账。2会计核算流程。（1）会计人员根据采购部门申请确定科学、合理、有效 率的结算方式；（2）根据结算方式确定采购业务形成的负债； （3）根据出纳人员 付款情况编制记账凭证， 并传递给相关部门审核； （4）会计主管依据审核后的记 账凭证编制汇总表， 并据以登记总账和明细账。 （5）定期与采购付款有关的总账 和明细账核对；定期将应付账款明细账和供应商提供的发票核对。2采购与付款业务中的不相容职务及部门职责2.1不相容职务企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括:（一）请购与审批；（二）询价与确定供应商；（三）采购合同的订立与审核；（四）采购、验收与相关会计记录；（五）付款的申请、审批与执行。

5、2.2 采购与付款部门职责1采购部门。主要负责建立、实施本企业和供应商、市场主体的采购契约 关系，编制和处理请购单，签署采购订单或合同，执行企业的采购流程，并对采 购活动过程进行控制和监督。 主管人员或审核授权人员还要负责审核采购发票的 内容是否完整、合法。2财务部门。负责对采购活动资金运动过程进行控制，确认、计量采购业 务活动的会计信息， 进行采购资金的结算和使用控制。 主要控制活动包括负责制 定采购资金预算和使用规范； 传递采购资金运动的结算单据和凭证； 通过设置专 门管理采购业务的会计岗位对采购活动进行会计核算。3使用部门。考察本部门物料和劳务的短缺情况，提出采购申请，按规定 格式编制请

6、购单据。 评价供应商劳务或物料质量和服务等信息， 监督采购实施过 程。使用部门要指定专门人员为申请购买人员， 负责编制申请购买的文字材料及 相关业务的处理。4仓库管理部门。负责采购商品的暂时接收、贮存和保管，实现采购商品 在仓库内的安全。 负责制定仓库管理制度， 对接近商品的人员进行控制。 根据商 品的库存情况审核使用部门的请购单。仓库自身需要商品的请购。5验收部门。按照合同的标准负责对购进商品及劳务的数量、规格、质量 等属性进行检查。评价供应商的产品质量，协助采购部门进行供应商选择决策。按照使用部门的要求制定验收标准， 并将信息传达给采购部门； 制定有关验收程序和验收人员管理制度。3 采购与

7、付款关键控制点及控制活动3.1 请购请购活动控制首先明确请购权的归属， 并予以制度化， 按采购商品性质和特 点确定归口管理部门， 给予相应的请购权， 明确相关人员职责， 并将请购程序化。1请购实物预算的编制与审批。财务、使用及仓库管理部门应该通过预算 和资料分析确认需求， 编制采购商品的有关实物和资金预算， 明确采购商品的种 类、数量、购买时间等。实物预算编制过程中要根据采购商品的市场需求状况、 企业自身的生产情况和规模经济分析确定有关经济采购批量、 库存成本和采购价 格区间等计算表，形成最初的采购预算单。采购预算方案控制的主要内容有： 编制所需物料的数量信息和质量标准、 规 格；确定物料采购

8、过程中的业务分工， 主要是进行限制接近控制， 防止实物采购 过程中的实物损失风险； 对企业的产能进行估计， 说明采购计划的可行性； 分析 企业是否还能通过购买物料扩大生产规模，以实现经营活动的规模经济效益。根据采购物料性质和类型划分各级管理部门的审批权限， 并保持请购权与审 批权的职务分离。事关全局的物料或劳务采购，审批权在总经理层，零星的、金 额较小的物料采购由使用部门主管批准。 审批内容包括：采购预算和企业的生产、 销售计划以及实际经营情况是否一致； 采购预算的内容是否足够全面具体； 采购 预算方案是否具有可行性；采购权责分配是否合理。2采购资金预算的编制。财务部门和请购部门共同完成采购资

9、金预算的编 制。主要包括采购资金需要量的确定、 采购资金来源的确定、 采购资金使用监控和采购资金收付控制3采购计划的编制。根据采购预算由采购部门组织，会同财务、仓库及使 用部门编制详细的采购计划， 对采购细节进行说明， 如采购合同基本要求、 商品 质量特征和品质、采购包装、售后服务、运输方式及成本、验收标准和入库方式 等。3.2 采购1采购商品实物控制。对采购过程中的重要物料，企业监督部门随时检查 采购人员的业务执行情况， 并核对供货商的发货单和实际到货情况， 防止货物在 运输途中的丢失和损坏，在必要的情况下要对在途物资进行保险。2供应商的评价与选择。企业应当建立供应商评价制度，由企业的采购部

10、 门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评 价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经 营状况等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。企业应当对紧急、 小额零星采购的范围、 供应商的选择作出明确规定。 同一 企业（或企业集团） 下属的分支机构应当尽量避免多头对同一供应商。 对单价高、 数量多的物资采购，企业应当制定严格的比质比价采购制度。3采购方式的确定。企业应当根据商品或劳务等的性质及其供应情况确定 采购方式。 一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购或合同订货等方式， 小额 零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。企业应

11、当对例外紧急需求、 小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。企业应当成立由企业管理层，以及来自采购、请购、生产、财会、内审、法 律等部门的负责人组成的采购价格委员会， 明确采购价格形成机制。 大宗商品或 劳务采购等必须采用招投标方式确定采购价格， 并明确招投标的范围、 标准、实 施程序和评标规则。 其他商品或劳务的采购， 应当根据市场行情制定最高采购限 价，不得以高于采购限价的价格采购。 以低于最高采购限价进行采购的应以适当 方式予以奖励。 企业应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。 委托中介机 构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。3.3 验收及保管1验收过程控制。验收工作独立于

12、请购、采购和会计部门的工作。验收中 将发货单与订单核对， 并点清商品数量； 按采购合同标准对采购商品进行质量检 验，如外形、新旧程度和规格等，需要测试的设备等，需有专业技术人员进行调 试，并出具质量验收意见，发现问题及时上报，并由采购部门与供应商联系。验 收后，验收部门编制一式多联并预先编号的验收单， 并将商品交给仓库或使用部 门，移交时要求对方在验收单副联上签收。2收货控制。收货人与验收人及采购人职务应当分离。收货人检查货物后 编制收货凭证， 连同供应商单据作为附件一起传递。 商品入库时要编制入库商品 清单。3仓库保管。仓库管理部门要将已经检验和未检验的商品进行分离存放。 对仓库保管中的实物资产， 要对接近商品人员进行授权审批控制， 任何未经授权 的人员不准接近采购商品，有效防止采购商品的滥用和丢失。3.4 付款控制付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。不相 容职务包括：记录和支付，往来账管理和资金账户管理、审核和执行、审核和记录等。1付款申请。采购部门应该严格审核请购申请资料、验收入库材料、供应 商出具的税费和其他的付款材料， 然后才能将采购付款通知书传递给会计和出纳 人员。2采购及付款资料的审查。出纳和会计人员执行采购及付款业务处理时要 严格审查采购合同、发票、运输结算交易所、验收费用票据、验收入库报告、入 库单等资料的内