文件控制程序

1、浙江吉利动力总成有限公司文件控制程序代码：DDLZC4.1拟制：施小武版本：A/2审核：李程页次：3/16批准：丁云长1 目的确保公司受控文件的批准、发放、保管、借阅、回收、更改、作废等得到有效管理，需求场所能获得适用文件的有效版本。2 适用范围本规定适用于动力总成有限公司的文件管理。3 定义3.1 DCC：Document Control Centre文控中心3.2 受控文件：为控制使用文件的唯一有效版本，并防止被私自复印、转借、发送、携出盖有文控受控章的文件（包含内部文件及外来文件），或CPC会签后发布的文件。受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，在CPC共享的文件要及时更新，以防止其

2、误用。3.3 作废文件：已经失效的文件或过期的文件，保留的作废文件要求有作废标识。3.4 外来文件：外部相关方（客户、认证机构、政府机关等）提供参考的文件资料，由文控中心在所提供文件上编号确认。此类文件在版本变更时不作回收。3.5 文件类别：种类内部文件外来文件管理类 公司自行制定的管理制度如手册、流程、规定、管理办法(工艺文件品质技术文件除外)集团公司以外(客户、供应商、第三方认证机构、政府机构、行业协会、顾问等)提供的可能影响公司的文件或标准；如：体系类：ISO9000、ISO14000 体系标准、ROHS要求等；国家/行业类（除产品类）标准：检验规程，逐批计数抽样检验程序等；法律法规类（

3、除产品类）：收集的适用有效的法律法规等。技术类 公司自行制定有关产品方面规格说明、技术要求及作业指导书如：产品规格书、BOM、产品性能标准、图纸、工艺文件、品质技术文件集团公司以外(客户、供应商、政府机构等)提供的有关公司的各产品等方面技术性文件或标准；如：客户类：产品图纸、工程标准/规范、产品品质要求等供应商类：材料规范等；国家/行业产品类标准：如产品认证类标准等。4 职责4.1 动力总成文控中心文控文员4.1.1 负责公司管理类文件、客户提供产品品质要求方面文件等受控文件及电子档的接收、检查、登记、受控标识、发放、建帐、存档、换版、回收、报废、借阅、丢失处理、增补申请的文件发放、外来品质及

4、管理文件发放工作。4.1.2 负责监督检查及组织各厂部文控文员及其相关人员检查各部门的文件管理制度实施情况。4.1.3 负责因质量管理体系的运行和参考而引入的外来文件的管控。4.2 动力总成技术部文控文员4.2.1 负责公司技术类（除客户提供产品品质要求方面的文件）的受控文件的接收、检查、登记、受控标识、发放、建账、存档、换版、回收、报废、借阅、丢失处理、增补申请的文件发放工作。4.2.2 负责受控正本文件管控，具体按照技术文件管理规定执行。4.2.3 负责外来技术文件的管控。4.3 各分厂技术质量科兼职文控文员4.3.1 负责厂部工艺技术性受控文件的接收、检查、登记、受控标识、发放、建帐、存

5、档、换版、回收、报废、借阅、丢失处理、增补申请的文件发放工作。4.3.2 负责受控正本文件的管控，具体按照技术文件管理规定执行。4.3.3 负责本厂部外来文件的管控。4.4 各分厂部兼职文控文员4.4.1 负责本厂部管理性文件及外来文件受控前的检查工作，并将受控文件最新版本(含文本、电子档等形式)及时提交相应受控文控员进行受控管理。4.4.2 负责本厂部文件的收集、借阅、申领、报废的申请，将公司质量管理体系文件及本厂部文件的建档、使用、受控管理等工作。4.5 文件发布时，文件发行、更改、作废申请单的会签批准职责文件类型会签审核批准质量手册各厂部长副总经理总经理程序文件分厂相关科长、相应职能部门

6、科长相关职能部门部长、分厂厂长常务副总经理管理办法分管相应系统的副总经理记录分厂相关科长相应职能部门科长相应职能部门部长当有不同层次的文件一起提交流程发布时，会签和批准的权限按更高层级执行。如：有管理办法和记录一起发布时，会签和批准的权限按管理办法文件的要求执行。另外，文件发布流程的提交人可以视文件的重要程度（如涉及到财务或考核等），将文件会签批准的权限提升一层。如：记录的会签和批准权限低于管理办法，但是若较重要，可以按照管理办法的会签、批准权限执行。4.7 外来文件分发范围及份数审批权限4.7.1 文控中心受控发放的外来文件：管理者代表。4.7.2 技术部受控发放的外来文件：技术部部长。4.

7、7.3 各分厂受控发放的外来文件：各分厂分管质量的厂长。5 工作流程图及流程说明受控文件管理包括文件的发放、更改、丢失处理、申领借阅、作废及外来文件的控制。5.1 受控文件的发放管理流程图及流程说明见本文件第4页1 受控文件发放管理流程图。5.2 受控文件的更改管理流程图及流程说明见本文件第7页2 受控文件更改管理流程图。5.3 受控文件的丢失处理流程图及流程说明见本文件第9页3 受控文件丢失处理流程图。5.4 受控文件的申领借阅流程图及流程说明见本文件第11页4 受控文件申领借阅流程图。5.5 外来文件控制程序图及流程说明见本文件第13页5 外来文件控制程序图。5.6 受控文件的作废处理流程

8、图及流程说明见本文件第15页6 受控文件作废管理流程图。6 支持及引用文件DDLZC4.1.1 管理文件编写规定DDLZC4.1.2 矩阵式流程图制作指导书DDLZC4.1.3 管理文件格式规定DDLZC4.1.6 技术文件管理规定DDLZC4.1.8 技术文件编号规则DDLZC4.1.9 技术管理考核办法7 生成记录（表单）记录代码记录名称归管部门保存年限FDLZC4.1.1-1受控文件记录总览表(内部文件)文控中心永久FDLZC4.1.1-2受控文件记录总览表(外来文件)文控中心永久FDLZC4.1.2文件发放签收记录表（电子）文件发放部门永久FDLZC4.1.3文件收发记录表（纸本）文件

9、发放部门永久FDLZC4.1.4文件丢失、申领、借阅处理单各使用部门3年FDLZC4.1.5丢失文件总览表各使用部门永久FDLZC4.1.6借阅文件登记表各使用部门3年FDLZC4.1.7处理作废文件记录表各使用部门3年FDLZC4.1.8文件目录各使用部门随文件保存FDLZC4.1.9体系文件发行、更改、作废申请单文控中心永久FDLZC4.1.10文件变更履历表文控中心文件有效期加1年浙江吉利动力总成有限公司文件控制程序代码：DDLZC4.1拟制：施小武版本：A/2审核：李程页次： 16/16批准：丁云长5 工作流程图及流程说明5.1 受控文件的发放管理流程图及流程说明见下图：1 受控文件发

10、放管理流程活动编号活动名称责任人输入要点说明输出作业指导文件001提交受控文件厂部文员需受控的文件及受控文件总览表1、需受控文件部门将本部门所需受控的文件及文件目录提交给厂部文控员；2、提交的受控文件包括：文本文件，管理性文件只需提交电子档文件；如受控的外来文件无电子档，则需扫描成电子档，(注:书本式外来文件除外，如:国家标准等)。3、文件是否整洁、清晰及完整。4、识别技术文件还是管理文件4.1 技术文件：提交给技术部文控员依据技术文件管理规定执行。4.2 管理文件：提交给文控中心文控员依据本流程执行。5、文件代码、文件版本、文件格式是否正确。6、需受控的文件会签及发放单位是否确定。7、通知文

11、控中心文控文员即将发行的文件，依据文控文员的要求将文件以合适的形式存放于CPC中文件管理区相应的位置。8、在CPC上填写体系文件发行、更改、作废申请单（对于分厂，即为分厂管理类文件发布流程，以下同）体系文件发行、更改、作废申请单（电子）技术文件管理规定002文控初审文控中心文控文员/1 检查文件内容：格式、会签及发放单位、审批人是否符合要求，文件间引用是否有效；是否提交受控文件总览表。2 CPC流程是否填写正确，是否有错、漏、多签/发的情况。3 有要求文控员签字/标识的需要文控员签名/标识确定。/003文件会签批准相关部门领导受控文件会签批准权限见4.6/004文件发布厂部文员/文件提交人执行

12、文件发布目标及发布工作流公司文件发布目标：浙江吉利动力总成有限公司（若文件的职责只涉及职能部门或者只涉及分厂的，为避免造成理解的歧义，可以仅发布到职能部门或者分厂）；/005文件归档文控中心文控文员/文件归档由CPC系统自动执行，文件归档存放于文档工作区体系文件发行、更改、作废申请单（电子）/006修订文件目录文控中心文控文员经批准发放的文件根据发放文件的名称、代码更新受控文件总览表（内部文件）。受控文件记录总览表（内部文件）/007共享文件文控中心文控文员新的受控文控1 视文件的类别将其放在CPC文档管理的相应文件夹中，为各厂部开展提供依据。2 共享权限为动力总成所有有CPC的员工均能阅读此

13、文件。3 对于没有CPC的员工，由其主管对文件的执行进行宣传监督，必要时进行培训。4 有些管理文件确实需要打印为文本档的，由厂部的文控员负责打印和受控管理。/5.2 受控文件的更改管理流程图及流程说明见下图：2 受控文件更改管理流程活动编号活动名称责任人输入要点说明输出作业指导文件001提出更改文件申请文控中心文控员/各相关部门文件更改申请1 当管理文件或记录的使用者发现文件规定的职责、范围或内容在使用中发生变更不能指导工作时（不包括刊误的内容），将问题反馈给相应的职能部门和体系科，职能部门经评审之后，填写相应文件的文件变更履历表（记录不需要填写此表），然后填写CPC流程中的体系文件发行、更改

14、、作废申请单，将文件变更履历表和修改之后的文件一同上传至流程中。2 当管理文件或记录的使用者发现文件中有刊误的内容时，以CPC、电话等形式反馈给文控中心文控员在共享文件夹中对文件进行更改。3 技术文件的更改参考技术文件管理规定。体系文件发行、更改、作废申请单、文件变更履历表技术文件管理规定管理文件编写规定002处理申请单文控中心文控员文件申领申请1 检查文件内容：1.1 流程填写是否正确。1.2 文件中文件编码、文件版本是否正确。2 文件检查确认无误后方可提交。/003会签各相关部门会签人员同文件发行的会签人员/004审批相关主管/会签批准权限见4.6申请单/005文件发布文控中心文控员体系文

15、件发行、更改、作废申请单文件发布目标同受控文件发放管理流程/006登记并保持记录文控中心文控员/登记记录并归档更改的文件，将文件变更履历表文件变更履历文件夹中。受控文件记录总览表（内部文件）、文件变更履历表/5.3 受控文件的丢失处理流程图及流程说明见下图：3 受控文件丢失处理流程图活动编号活动名称责任人输入要点说明输出作业指导文件001发现文件丢失厂部文控文员/受控文件文本档/002提出丢失文件申领厂部文控文员文件申领申请厂部、文控中心文控员就丢失的文件分别提出丢失文件申领申请。文件丢失、申领、借阅处理单/003处理申请单文控中心文控员/1. 文控中心文控员按表单要求对丢失文件的进行处理控制

16、，并丢失文件信息登记在丢失文件总览表上，丢失信息包括文件名称、编号、版本、丢失部门等。2. 依据文件的性质，由文控文员查明文件丢失的原因，必要时追究丢失文件的责任。丢失文件总览表/004审批单据体系科长文件丢失、申领、借阅处理单文控中心文控文员将文件丢失、申领、借阅处理单报体系科长审批。审核后的处理单/005重新发放文件文控中心文控员/相关主管审批后通过CPC流程发放电子档文件，同时宣布原丢失文件作废。/006登录记录并归档补发的文件厂部文控文员/厂部文控员登记记录并归档补发的文件文件目录/007登记并保持记录文控中心文控员补发受控文件补发文件，形成发放记录文件发放签收登记表/5.4 受控文件

17、的申领借阅流程图及流程说明见下图：4 受控文件申领借阅流程活动编号活动名称责任人输入要点说明输出作业指导文件001提出文件的申领借阅需求文件借阅申请人/1 借阅部门内部的文件或者跨部门借阅文件不需要作借阅的申请，但需做借阅登记；2 技术文件的借阅依据技术文件管理规定执行。3 借阅文控中心文件必须依照本流程作借阅申请作业。/技术文件管理规定执行002申请文件申领/借阅部门文控员文件申领借阅申请填写文件丢失、申领、借阅处理单进行审批。文件丢失、申领、借阅处理单/003审核申请单据体系科长文件丢失、申领、借阅处理单按要求进行审核审核后的处理单/004批准申请单据质量部部长文件丢失、申领、借阅处理单按

18、要求进行批准批准后的处理单/005借出借阅的文件文控中心文控员/按处理单要求借出借阅的文件，适用时，在CPC流程中以文件发放签收登记表的形式发放文件。文件发放签收登记表/006登记并保持记录文控中心文控员/文控中心文控员登记借出借阅的文件借阅文件登记表/007催收文件文控中心文控员/1 定期查检借阅文件登记表，依照归还日期进行催收文件；2 对于逾期一周不还者进行处置。/008续借登记文控中心文控员/若需要进行续借，办理续借登记手续。文件续借只允许续借一次，续借时间不得超过一个月。/009归还文件文件借阅人/根据借阅文件登记表上的限定归还日期，如果不需要续借，按归还日期归还文件。/010登记/归

19、档文件文控中心文控员/文控员需对返还的文件进行检查，确保文件符合原样，如有损坏现象需追究责任。/5.5 外来文件的管理流程图及流程说明见下图： 5 外来文件管理流程图活动编号活动名称责任人输入要点说明输出作业指导文件001接收外来文件文控中心文控员/厂部文控员外来文件1 外来文件包括公司策划和运行质量管理体系引入用于参考的文件。2 受控外来文件时，文控员需对外来文件进行编号，编号之后记录于受控文件记录总览表（外来文件）中。3 外来文件收集及接收职责：文控中心文员负责质量管理体系策划和运行而引入的外来文件，技术部文控员负责技术类外来文件，各厂部文控员负责本厂部的外来文件。相关人员应定期（如每年一

20、次）对外来文件/标准的版本有效性进行确认。4 编号规则为: W+受控部门识别码+年月日+流水号 ，共十二位数； 受控部门识别码：DCC表示文控中心；ET表示发动机技术部文控；TT表示变速器技术部文控；流水号用二位数字表示.如:2010年9月12日文控中心收到一份外来文件，其编号应为:WDCC10091201.受控文件记录总览表（外来文件）/002发放外来文件文控中心文控员/厂部文控员/文控中心文员依据外来文件的性质及内容确定文件发放的范围1、 文本文档的发放，复印（适用时）之后发放，文件接收人在文件收发记录表中签字确认；2、 将电子档文件在CPC上填写文件发放签收登记表单进行发放； /003登记并保持记录文控中心文控员/厂部文控员影印好的参考文件1 需妥善保存文件丢失、申领、借阅处理单、文件发放签收登记表和文件收发记录表；2 发放的外来文件不需要执行文件的回收，继新文件发放的同时旧文件作废，自行销毁。文件发放签收登记表或文件收发记录表/004接收文件各相关部门/各厂部收到外来文件后，应对文件妥善管理，以确保文件便于本部门人员查阅和使用。/5.6 受控文件的作废处理流程图及流程说明见下图：6 受控文件作废管理流程图活动编