公寓项目物业制度和档案建立管理

1、公寓项目物业制度和档案建立管理公寓项目物业制度和档案的建立与管理第一节管理规章制度一、规章制度的建立健全规范的管理规章制度是我们实施科学管理、提供优质服务的依据。我公司在不断总 结经验的基础上，全面导入IS09001质量保证体系，已建立起了一套在许多物业得到成功 应用的物业管理规章制度和一套完整科学的质量保证体系文件，结合希格玛公寓的实际情 况，我们将按照本物业的运作要求和业务流程，进一步修改和完善。归纳为以下三大部分： （-）公共制度本部分主要是为了保证本物业得到有效的配合而制定的，也是确保物业管理水平的一个 非常重要的因素，我们将与业主委员会一起拟订：物业服务合同业主文明守则物业使用引导手

2、册（二）内部运作制度根据本项目人员配备、岗位设置的情况，按公司要求制左规章制度，规范管理行为，并 按照公司IS09001质量保证体系，结合项目实际情况，建立健全相关的作业程序和操作规 程。此部分为项目内部管理的依据。1、岗位职责项目部经理职责 值班经理岗位职责客服主管岗位客服人员岗位职责工程主管岗位职责电工岗位职责保安经理岗位职责中控值班人员岗位职责交换站值班岗位职责保安员岗位职责综合维修工岗位职责保洁主管岗位职责保洁员岗位职责绿化工岗位职责2、内部运作制度员工守则交接班管理制度员工行为规范材料采购、入库、出库管理规泄员工培训管理规泄文件档案资料管理制度绩效考评办法例会制度日检、月检、周检管理

3、规泄库房管理制度3、部门规章制度客服服务中心客户接待操作规程客户服务查询程序客户申请服务项目的操作规程客户档案管理规章制度保修处理操作规程工程工作标准和操作规程维修通知单工作规程水管爆裂的应急处理方法电工维修安全操作规程生活水消毒设备操作规程电机日常运行和维护工作规程生活水箱设备定期保养方法故障停电的处理规程弱电专业运行保养规程照明系统故障处理规程弱电&业紧急故障处理规程综合布线系统的维修规程消防报警系统的维修规程综合维修巡视规程电梯应急处理规程综合维修操作方法天然气设备巡视保养规程电梯运行维护操作规程天然气设备紧急事故处理规程特约服务管理细则工程规章制度/笛理制度共用设施设备维护管理规定事故

4、处理制度交接班制度工程设备设施安全防火制度钥匙管理制度水泵房管理制度值班制度电梯机房管理制度工程档案管理制度综合维修专业巡视检查制度设备设施标识的管理制度电梯维修保养安全制度日检、巡视制度电动工具安全操作制度保安工作标准和操作规程门岗交接班操作规程物品出入小区管理规程巡逻岗操作规程证件管理操作规程紧急突发事件处置规左钥匙管理操作规従客户失窃、受扰的处理规程保安规泄制度/管理制度档案管理制度晚间值班规定保安器材管理制度重点防范部位安全保卫制度保安部巡查制度保安员着装规宦消防安全工作标准和操作规程中控室运行规程消防设施巡检规程监控系统操作规程消防报警及联动系统保养规程火灾紧急行动操作规程消火栓保养

5、规程楼宇消防规章管理规定消防中控室管理制度机房防火规定消防设备、设施、器材的管理规左电气设备防火规定公共场所防火规定办公室防火规定库房防火规定保洁工作标准和操作规程公共区域走廊清洁操作规程卫生间淸洁操作规程电梯轿厢淸洁操作规程异常事故的处理操作规程日常用工具使用操作规程保洁设备的使用及保养操作规程行政管理部门及员工考核与奖惩员工工作考核及奖惩制度部门工作考评办法第二节物业管理档案的建立物业档案资料既是一个物业不可缺少的组成部分，也是物业信息的重要来源。在物业管 理工作中，物业档案资料也是物业管理的基础，起着重要的凭证和参考作用。(-)物业管理信息的内容在本物业管理中，我们拟按资料性质分为原始资

6、料、常规管理资料两大类：1、原始资料水土地使用证等权属证书*规划许可证、建筑许可证等各类项目批准证书水建筑图、施工图、施工预算、施工组织设计等图纸文件*竣工图水设备技术淸单（劣称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具及备件等） 水设备技术手册、使用说明及质量保证书水设备安装调试记录（各设备系统的试压、试漏检查记录，电梯、电气、通风、供水、 消防等系统）水上建施工记录（地基处理记录、结构安装校正记录、预应力构件施工记录等）水建（构）筑监测记录构（建）筑的沉降、变形、防震、结构焊*缝探伤检查记录*隐蔽工程的验收记录水工程事故发生及处理记录水图纸会审记录、设计变更洽商和技术核左单*项目的重要技

7、术决定和文件水验收汁划和验收会议纪要、验收记录、返修记录、验收总结报告2、常规处理资料水各部门工作（操作）规范，管理制度水各部门工作记录*大、中、小修记录*项目分包合同等资料水与客户方来往信函、投诉及处理资料水物业管理委托合同*法律法规及政府有关文件（二）物业管理档案的建立根据物业管理信息的内容，考虑到在实际工作中工作的连贯性和特殊性，便于各查阅、 参考。拟按档案资料的类型进行对档案资料进行建立、分类、排列：1、事务管理类可以分成上级来文、外来文、计划总结、各班组工作记录、项目分包合同等资料、与客 户方来往信函、投诉及处理资料、物业管理委托合同、内部管理制度、项目主要活动记录等。 管理合同作为

8、永久档案给予保留，其余按年度进行排列。2、工程管理类建立工程图纸档案、设备档案、设备保养维修记录、设备运行记录等。工程图纸档案、 设备档案等物业原始资料作为永久档案给予保留。设备保养维修记录、设备运行记录等按年 度排列。三、物业档案资料的管理（-）档案资料的收集档案资料的收集工作尽可能及时、完善、不遗漏。达到下列要求：1、物业接管时全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地緑化等物业基本情况。2、维修更新时将维修更新后的物业变动情况注记在案。（二）建立标准化的图、档、卡、册、表建立标准化的图、档、卡、册、表，分类妥善保管。1、图包括房屋平而图、主线路图、管道走向图、排污管道图等。2、档在管理活动中形成的各类文字材料。包括：业主档案、重要设备档案等，其中业 主档案需要重点保存，绝密管理。3、卡是指根据管理工作需要而制作的设备保养卡、维修记录卡等。4、册是指为了提高管理效率而建立的工作手册等。5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括：房屋接管验收记