行政工作统筹管理

1、如何当好 企业的管家 导言：导言：Yes or No 行政管理就是吃力不讨好的没完没了的杂事 行政管理很难做出亮点，但却很容易挨批 谁都可以对行政团队颐指气使，我们就是个受气 包 行政工作可要可不要，并不是最重要的职能部门 行政管理工作的价值及介绍行政管理工作的价值及介绍 目录目录 行政人员的角色定位与发展行政人员的角色定位与发展 行政管理工作的关键点行政管理工作的关键点 行政团队的管理行政团队的管理 Part 1 Part 2 Part 3 Part 4 行政管理工作的价值和介绍行政管理工作的价值和介绍 Part 1 Part 2 Part 3 Part 4 行政的定义：一定的社会组织在 其

2、活动过程中所进行的各种组织、 控制、协调、监督等活动的总称。 多、快、好、省！ 行政总监 行政经理 安 全 保 密 主管 人 事 行 政 主管 办 公 事 务 主管 安 全 专 员 办 公 文 员 秘 书 后 勤 总 务 主管 行 政 专 员 后 勤 专 员 宿 管 专 员 食 堂 管 理 专 员 保 洁 人 员 绿 化 人 员 接 待 专 员 公 关 专 员 司 机 前 台 接 待 主管 公 关 事 务 主管 车辆 主管 行政工作全景图 供 应 商 管 理 行政管理制度 秘书管理 办公室 办公设备 电话 采购 车辆管理 卫生 安全 保险 办公室搬迁 员工宿舍 固定资产 邮局 电话局 选址 搬

3、家 维修商 装饰店 装修扩建 建筑商 装修队 消防局 公安局 饭店 餐饮 旅游公司 印刷公司 员 工 管 理 社 区 关 系 场 址 布 局 实施科学管理 提供优质服务 其他 行政费用 管理 会议/活动 管理 公关接待 管理 设备/设施 管理 辅助高管辅助高管 人事管理 制度/文书 档案管理 行政管理的特点行政管理的特点 政策性时间性 综合性 内容繁杂 联系广泛 被动性与 突发性 行政人员的角色定位与发展行政人员的角色定位与发展 Part 1 Part 2 Part 3 Part 4 能力素质要求 角色定位 发展通道 行政人员素质要求行政人员素质要求 选材与评价标准选材与评价标准 专业技能专业

4、技能 企业全景企业全景 各种常识各种常识 服务意识服务意识 洞察能力洞察能力 人际沟通人际沟通 协调能力协调能力 指挥能力指挥能力 忍耐能力忍耐能力 了断能力了断能力 行政人员行政人员 丰富知识丰富知识 沟通协调沟通协调 解决能力解决能力 行政人员所具备的能力 办事能力 沟通能力 学习能力 行政人员的素质要求 个人条件 个性要求 人品要求 行政管理工作的角色定位行政管理工作的角色定位 突发事件处理救火队 后勤部长企业管家 无名英雄幕僚 全方位沟通、协调润滑剂 “门难进，脸难看，事难办”的官府衙门?服务 有人情味婆妈 杜拉拉的成长之路杜拉拉的成长之路 (分)行政助理 (分)行政主管 (总)行政专

5、员 人事行政经理 人力资源总监 行政管理工作的关键点行政管理工作的关键点 Part 1 Part 2 Part 3 Part 4 制度/文书档案管理 公关/接待管理 会议/活动管理 设备/设施管理 行政费用管理 意外预防 制度制度/ /文书档案管理文书档案管理 部门部门/岗位职责岗位职责 费用管理、报销流程、权限规定费用管理、报销流程、权限规定 着装规定、名牌着装规定、名牌/名片规定、行为名片规定、行为/礼仪规范礼仪规范 吸烟（室）、茶水间管理吸烟（室）、茶水间管理 公章、印章、证照管理公章、印章、证照管理 电话管理电话管理 邮件、网络管理邮件、网络管理 车辆管理车辆管理 接待管理接待管理 设

6、备、设施、固定资产管理设备、设施、固定资产管理 物业、场地、保洁管理物业、场地、保洁管理 采购管理采购管理 消防、安全、保卫消防、安全、保卫 突发事件应急预案突发事件应急预案 制度建设制度建设 什么是文书管理？什么是文书管理？ 监督企业收发、归档文件的管理； 文书管理的原则？文书管理的原则？ 及时准确、精简实效、安全保密； 收文范围收文范围 凡是公司收进的一切以文字作为表达工 具的关于商务的材料，收拾收文。 收文管理收文管理 1.收文范围 2.收文程序 3.相关工作 文书管理文书管理 公关接待管理公关接待管理 宣传手段 礼仪周全 费用合理 人员得当 总结反馈 礼？礼？ 礼貌礼貌 礼节礼节 礼数

7、礼数 仪？仪？ 仪式仪式 仪表仪表 仪貌仪貌 敬人原则敬人原则 自律原则自律原则 适度原则适度原则 真诚原则真诚原则 会议会议/ /活动管理活动管理 准备充分准备充分 精简高效精简高效 厉行节约厉行节约组织严密组织严密 大型会议大型会议/活动准备流程活动准备流程 日程安排内容准备发言人核实费用请示 场地落实场地谈判起草文稿核实出席人 安排接送宾馆住宿礼品准备资料准备 名单清单请柬制作会议记录记录整理 一般会议管理一般会议管理 会议准备工作核对单会议准备工作核对单 1 1、了解会议的目的、了解会议的目的2 2、是否一定要开会、是否一定要开会 3 3、确定会议的形式、确定会议的形式4 4、安排会议

8、的议程、安排会议的议程 5 5、决定会议的时间、决定会议的时间6 6、确定会议的主持人、确定会议的主持人 7 7、决定会议的地点、决定会议的地点8 8、研究会场如何布置、研究会场如何布置 9 9、确定出席人数、确定出席人数1010、安排出席者座位、安排出席者座位 1111、是否准备会议名签、是否准备会议名签1212、是否安排交通工具、是否安排交通工具 1313、是否安排与会者住宿、是否安排与会者住宿1414、是否发出了会议通知、是否发出了会议通知 1515、确定视听教材、确定视听教材1616、确定辅助教材、确定辅助教材 1717、准备会场周边位置图、准备会场周边位置图1818、是否要求与会者准

9、备资料、是否要求与会者准备资料 1919、确定自己人的相关资料、确定自己人的相关资料2020、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 设备设备/ /设施管理设施管理 办公室管理 物业关系管理 绿化、保洁 办公设备 车辆 固定资产 安保、消防设施 行政费用管理行政费用管理 合理原则：行政经费管理要合理安排资金、及时供应、保 证部门需要。 节约原则：减少纯消耗性支出，以降低行政管理成本。 监督原则：对经费活动的合法性、合理性和有效性进行监 督。 意外预防意外预防 建议应急处理机制建议应急处理机制 与与110、119建立必要的紧急联系渠道建立必要的紧急联系渠道 公司紧

10、急疏散图、紧急疏散口管理公司紧急疏散图、紧急疏散口管理 员工的日常教育员工的日常教育 地震地震/自然灾害演习训练自然灾害演习训练 刑事犯罪演习训练刑事犯罪演习训练 火灾演习训练（火警预警系统、灭火器材置放、火灾演习训练（火警预警系统、灭火器材置放、 定期检查、工厂钢梁的防火涂层检查定期检查、工厂钢梁的防火涂层检查） 行政团队的内部管理行政团队的内部管理 Part 1 Part 2 Part 3 Part 4 时间管理 沟通 激励 团队启示 创新管理 行政团队的时间管理行政团队的时间管理 第一招：时间预算表（每日工作计划） 第二招：优先级（第二象限工作法） 第三招：没定期限就不叫工作（SMART

11、） 第四招：工作检查表（规范习惯） 第五招：善用小工具（工作日志、备忘录、提示、定时器、各种记录） 第六招：花钱买时间（外包、授权） 第七招：第一次就把事情做对（舍弃完美主义） 第八招：立即行动，拒绝拖延 沟通的基础 以以“服务服务”理念解决冲突问题理解理念解决冲突问题理解 投诉是天经地义的！投诉是天经地义的！ 分析投诉的目的分析投诉的目的 不当面理论不当面理论 倾听倾听询问缘由、表示理解询问缘由、表示理解 换位思考换位思考 来者是对事，不是对你的来者是对事，不是对你的道歉道歉（不是认错，而是在乎）（不是认错，而是在乎） 视为帮助视为帮助感谢感谢 事后检讨事后检讨寻求改进寻求改进 反馈（解释）

12、反馈（解释）感谢感谢 员工员工VsVs老板的目标老板的目标 员工：员工： 1、以较少的投入换取较大的回、以较少的投入换取较大的回 报（利益）报（利益） 2、拿到同样多时，能够少支付、拿到同样多时，能够少支付 就会少支付（能偷懒就偷懒）就会少支付（能偷懒就偷懒） 3、在同等支付的情况下，什么、在同等支付的情况下，什么 得到的多就做什么得到的多就做什么 老板：老板： 1、以较少的支付换取较大的回、以较少的支付换取较大的回 报报 2、在得到同样多回报的情况下，、在得到同样多回报的情况下， 能少支付就少支付能少支付就少支付 3、在同等支付下，希望从员工、在同等支付下，希望从员工 那里得到更多回报那里得到更多回报 激发行动力激发行动力 激发行动力的步骤激发行动力的步骤 把行动和快乐连 在一起，不断增 加快乐 把不行动和痛苦 连在一起，不断 加强痛苦 量变引起质变 激发行动力的激发行动力的5 5大问大问 自问自问 v 我为什么还没有采取行动？我为什么还没有采取行动？ v 不行动有什么好处？不行动有什么好处？ v 长期不行动有什么坏处？长期不行动有什么坏处？ v 假如现在就行动，假如现在就行动， 长期有什么好处？长期有什么好处？ v 我什么时候开始行动？我什么时候开始行动？ 团队角色的启示团队角色的启示 启示一：每种角色都很重要启示一：每种角色都很重要 启示二：一个人不可能完美