第3讲秘书的综合素质.

1、 n 素质人内在的 物质要素和精神要素 的总和。 n秘书综合素质的高低， 决定着其思想、道德、 才能、体能及其发挥 的水平。 秘书综合素质： 德 政治素质、道德观念 作风修养 道德品质、职业道德 才 知识与技能：知识结构、智力结构（观察力 注意力 记忆力 思维 力 想象力）、能力结构（语言文字表达能力 协调能力 管理能力 信 息能力）、基本技能、特殊素质（辅弼 、信息、效率、自我意识、 创造） 经验 “才才“ 即知识即知识 与技能与技能 水平水平 经经 验验 “德德” 即政治素即政治素 质和道德质和道德 品质（含品质（含 职业道职业道 德）德） 秘书素质之核心 政治方向 政治立场 政治纪律 政

2、治观点 政治鉴别力 政治敏锐性 突破旧的传统意识， 在工作中正确地进 行变通和独创 充分认识并且努力 体现自己的劳动是 有效的和创造性的 系统分析统筹兼顾 快节奏高效率工作 3-2 秘书的职 业道德修养 从秘书队伍中的 败类李真腐 败案所引发的反 思与教训讲起 社会社会 公德公德 职业职业 道德道德 家庭家庭 美德美德 对从事一 定职业的人 的特殊道德 要求 3-3 秘书的知识与能力 秘书的知识结构秘书的知识结构; ; 秘书的知识与能力结构秘书的知识与能力结构; ; 秘书的基本技能秘书的基本技能; ; 秘书的特殊素质。秘书的特殊素质。 公务秘书与非公 务秘书的差异； 不同行业、层次、 工种的差

3、异； 秘书环境与个人 情况的差异。 “通才型通才型”知知 识结构特点识结构特点 A.专与博的专与博的 兼容性兼容性(知识知识 体系呈体系呈”T” 字型展开）字型展开）; B.广泛的适广泛的适 应性应性; C.强健强健 的再生性的再生性 目目 标标 原原 则则 整整 体体 原原 则则 动动 态态 原原 则则 B.秘书知识结构秘书知识结构 构建三原则构建三原则 基础基础 层次层次 中间中间 层次层次 高高 层次层次 最最 高高 层层 次次 秘书知识结秘书知识结 构主要内容构主要内容 基础层次：社会科学、人文科基础层次：社会科学、人文科 学、自然科学的诸多学科学、自然科学的诸多学科 n这一层次的核心

4、部分这一层次的核心部分 A.马克思主义理论（三大组成部分；最重要的马克思主义理论（三大组成部分；最重要的 是马克思主义哲学。解决世界观、人生观、方是马克思主义哲学。解决世界观、人生观、方 法论即正确的立场、观点、方法问题）法论即正确的立场、观点、方法问题） B.社会学（以科学方法研究社会生活规律。突社会学（以科学方法研究社会生活规律。突 出研究视点的综合性和整体性）出研究视点的综合性和整体性） C.语言逻辑学（基础工具性学科。提高思维技语言逻辑学（基础工具性学科。提高思维技 巧和语言文字包括外语的运用技能）巧和语言文字包括外语的运用技能） 中间层次即专业基础层次：由若干中间层次即专业基础层次：

5、由若干 与秘书业务有密切关系的学科组成与秘书业务有密切关系的学科组成 n中间层次的核心部分中间层次的核心部分 A.领导科学：一门研究现代领导活动规律和方领导科学：一门研究现代领导活动规律和方 法的新兴交叉学科法的新兴交叉学科 B.管理学：专门研究管理过程及管理手段管理学：专门研究管理过程及管理手段 围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分 A.秘书学的秘书学的”姐妹学科姐妹学科”即公共关系学、组织即公共关系学、组织 行为学、心理学、决策科学等；行为学、心理学、决策科学等；B.若干新兴学若干新兴学 科如系统论、信息论、控制论、运筹学等科如系统论、信息论、控制论、运筹学

6、等 最高层次即专业知识层次：秘书知识结最高层次即专业知识层次：秘书知识结 构金字塔的顶端，起决定性主导作用构金字塔的顶端，起决定性主导作用 这一层次的核心这一层次的核心两部分两部分 A.秘书学；秘书学； B.秘书所在部门的专业知识。秘书所在部门的专业知识。 围绕这一核心展开的外围和边缘部围绕这一核心展开的外围和边缘部 分分秘书学若干分支学科，如文书学、秘书学若干分支学科，如文书学、 档案学、信访学、调研学、协调学、会议档案学、信访学、调研学、协调学、会议 组织学、公文写作学、后勤学、办公自动组织学、公文写作学、后勤学、办公自动 化原理。（具体深入，更具操作性）化原理。（具体深入，更具操作性）

7、3-3-2 3-3-2 秘书的智力与能力结秘书的智力与能力结 构构 智力与能力智力与能力 : 既有联系又有区别既有联系又有区别 智力 人们赖以吸人们赖以吸 取外界知识取外界知识 的能力的能力 能力 即通常所说即通常所说 人的人的“才能才能” “本领本领”等等 良好的智力良好的智力从事秘书工作从事秘书工作 的基本条件的基本条件 智力构成五要素智力构成五要素 a.观察力；观察力； b.注意力；注意力； c.记忆力；记忆力； d.思维力；思维力； e.想象力想象力 提高观察力的措施提高观察力的措施 培养观察兴趣培养观察兴趣 形成观察习惯形成观察习惯 多方接触多方接触 开阔视野开阔视野 态度客观态度客

8、观 操作细密操作细密 秘书肩负信息秘书肩负信息 搜集和反馈的搜集和反馈的 职责，应成为职责，应成为 目光敏锐的观目光敏锐的观 察家，眼观六察家，眼观六 路、耳听八方路、耳听八方 注意稳定注意稳定 专心致志专心致志 绝无旁骛绝无旁骛 注意分配注意分配 头绪繁多头绪繁多 必须兼顾必须兼顾 注意转移注意转移 紧随领导紧随领导 适时调整适时调整 提高的措施：提高的措施：加强工作责任感；加强工作责任感； 增强自控能力。增强自控能力。 秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工 深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料；深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料

9、； 秘书工作的特殊性要求秘书秘书工作的特殊性要求秘书: : 注意记忆的敏捷性（注意记忆的敏捷性（“快快”） 注意记忆的正确性（注意记忆的正确性（“准准”） c.记忆力：保持识记和个人经验再现记忆力：保持识记和个人经验再现 的心理过程。是智力活动的的心理过程。是智力活动的“储存器储存器” 加强的技巧 ：增强信心，稳定情绪； 活跃思维，勤于用脑（忌懒惰！）（忌懒惰！） 及时、反复，发挥联想； 借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。 d.思维力思维力对客观事物间接和概对客观事物间接和概 括的反映能力括的反映能力 是智力活动的核心是智力活动的核心 较强的思维力对于较强的思维力对于 秘书至关重要：熟秘书至

10、关重要：熟 练运用分析综合等练运用分析综合等 思维工具，正确地思维工具，正确地 对事物进行抽象概对事物进行抽象概 括，准确地作出判括，准确地作出判 断预测，恰如其分断预测，恰如其分 地提出意见建议，地提出意见建议， 当好参谋助手。当好参谋助手。 思维力强弱集中表现思维力强弱集中表现 在在 其思维的广度和深度其思维的广度和深度 上上 广度广度 思考幅度大思考幅度大 思维面开阔思维面开阔 见微知著见微知著 洞察背景洞察背景 范围不狭窄范围不狭窄 思路有层次思路有层次 深度深度 思考程度深刻思考程度深刻 从现象看本质从现象看本质 追寻来龙去脉追寻来龙去脉 探索内在规律探索内在规律 有效提高思维力的四

11、条途径有效提高思维力的四条途径 n积极参加社会实践，积极参加社会实践， 不断丰富感性知识；不断丰富感性知识； n着力加强思维训练，着力加强思维训练， 掌握各种思维方法；掌握各种思维方法； n提倡独立思考，提倡独立思考， 力求多谋善断；力求多谋善断； n学习掌握思维科学知识，学习掌握思维科学知识， 保持发散式思维与收敛式思维保持发散式思维与收敛式思维 之间的必要之间的必要“张力张力”。 B.秘书的能力结构秘书的能力结构 总体要求总体要求“一专多能、一专多能、 全面发展全面发展” 语言文字语言文字 表达能力表达能力 协调协调 能力能力 管理管理 能力能力 信息处信息处 理能力理能力 最重要的四种能

12、力 秘书的基本技能秘书的基本技能 “ “秘书技能秘书技能”概念：秘书人员从事概念：秘书人员从事 秘书工作时需要掌握的技术本领亦即动手能力秘书工作时需要掌握的技术本领亦即动手能力 关于秘书技能要求问题的复杂性：情况千差关于秘书技能要求问题的复杂性：情况千差 万别；技能与知识、能力、素质难以截然分万别；技能与知识、能力、素质难以截然分 清；时代发展不断提出新要求清；时代发展不断提出新要求 关于秘书技能标准：原国家劳动部制定的初 级和中、高级秘书技能标准；日本国对秘书 技能的审定、要求标准；我国民间企业对秘 书技能的需求特点与要求 当前和今后一个时期内现代化初、中当前和今后一个时期内现代化初、中 级

13、秘书人员需着重掌握的三种技能级秘书人员需着重掌握的三种技能 l电脑应用电脑应用 l“双语言双语言” l速记与快读速记与快读 秘书的基本技能 其其 他他 业业 务务 技技 能能 秘书的基本技能秘书的基本技能 公共关系能力公共关系能力 业务信件程式业务信件程式 邮政手段使用邮政手段使用 会计业务常会计业务常 识识 及其办理技及其办理技 能能 旅行出差出国事务旅行出差出国事务 电信手段使用电信手段使用 涉外业务实务涉外业务实务 内外礼仪事项内外礼仪事项 其他必备技能如摄影摄其他必备技能如摄影摄 像、驾驶、文娱、欣赏像、驾驶、文娱、欣赏 发挥智谋助发挥智谋助 手作用方面手作用方面 发挥事务助发挥事务助

14、 手作用方面手作用方面 数学应用与数学应用与 网络技术网络技术 才思敏捷才思敏捷 快速成文快速成文 鉴别力强鉴别力强 信息准确信息准确 模拟风格模拟风格 参谋代劳参谋代劳 坚定灵活坚定灵活 谏诤建言谏诤建言 准确判断准确判断 挡驾得体挡驾得体 无私奉献无私奉献 拒腐维廉拒腐维廉 适度揽过适度揽过 维护领导维护领导 数数 学学 的的 应应 用用 互互 联联 网网 的的 应应 用用 高级秘书的特殊技能高级秘书的特殊技能 （三）扎实的业务素质 业务素质是能力的标志，也是其他素质的一种反映，又是各类 素质综合发挥作用的重要条件。对于秘书人员来讲，业务素质 主要包括以下几方面： 、认识事物的能力。 这种

15、能力是指人们在实践经验基础上， 对客观事物的本质和规律能够正确地了解和 把握。秘书人员工作综合性强，接触面宽， 经常会遇到各种事物和问题，如何去认识和 解决需要较强的认识和识别能力。具体讲， 需要培养以下几种能力： 观察感知能力 观察的客观性和观察的敏锐性，准确地掌 握住观察的目的、对象与重点、并及时将观 察加以升华，形成合乎实际的理性认识，对 秘书人员十分重要。秘书只有具备较强的观 察感知能力，时时、事事、处处做有心人， 善于观察，善于发现容易忽略的“死角”， 扑捉政治经济生活中一切有价值的信息，才 能变被动服务为主动服务。 辨别是非能力 秘书人员工作于领导身边，又介于领导和群 众之间，在提

16、供信息、综合协调、接待来访、 洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非， 处理得当。所谓辨别是非能力就是用辨证唯 物主义认识论来观察分析事物，把握事物的 本质，从而作出正确的判断。这种能力由秘 书本身的政策水平、思维能力以及综合知识、 社会阅历等因素决定。 分析综合能力 分析综合，就是要善于透过现象看本质，从 个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。 秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用， 很大程度上取决与分析综合能力的强弱 。因 此，秘书要自觉以科学的理论来指导自己的 工作，提高思维能力，善于从多种思路、多 种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反 三，触类旁通。 随机应变能力 秘书承担大量事物

17、性工作，常会出现一些意 想不到的情况，这就要求秘书人员要有遇事 不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要 符合原则，又要机动灵活。 、语言文字运用能力 语言文字运用能力包括口头表达能力和 文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联 系的枢纽，信息交汇的中心，使秘书与语言 文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而 熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方 面： 阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字 材料，因此必须善于阅读。一是要回精读， 如对重要文件或经典著作逐句逐字研究，从 字里行间领会其微言大义；二是要能够快读 和泛读，如善于大致浏览，领会精神实质， 提炼浓缩，摘要主旨。 视听能力。就是要听话并理解

18、别人的话。秘 书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发 言，并用清晰简明精练的语言加以复述。 言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。秘书人 员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰， 口吃清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。 写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基 本功。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握 各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写 出观点正确、内容充实、结构严谨、表达流畅、格 式规范、文笔精练的各类应用文。 技能操作能力。科技的发展和办公自动化 的普及对秘书提出更高的要求。它要求秘书 人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能 力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技

19、术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、 微缩技术等现代办公手段，能够熟练掌握现 代办公设备的使用方法。 另外，最好会掌握 两种以上的语言以及速记速读的技能。 、组织协调社交能力。 主要包括管理能力、协调能力、社交 能力和办事能力。 管理能力。秘书要为领导出主意、当参 谋、搞好工作服务，就要具有较强的管理能 力。秘书要充分利用自己接触全面工作机会 较多的有利条件，自觉锻炼自己立足全局、 综合分析的能力。判断秘书人员管理能力的 强弱，在于看他是否能够满足领导工作的客 观需要，在对领导交办的事情的处理上，是 否能够灵活、果断、雷厉风行、协调得力。 协调能力。搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。 秘书

20、人员的协调能力是指在领导的交办下，积极主 动地沟通信息，调节关系，统一步调，促进机关工 作灵活运行，提高工作效率。一是对上协调，树立 全局意识。要站得高，看得远，想得深。二是横向 协调，树立商量意识。凡是由秘书部门主办的事情， 在酝酿、处理、决策之前，都要注意及时与有关部 门协商沟通。三是对下协调，要树立服务意识。在 协调中要谦虚谨慎，摆正位置，搞好服务，出好主 意。 社交能力。现代秘书人员经常跟随领导参加 一些社会活动或外出联系工作。因而应具有 较强的社会活动能力，善于待人接物，真正 成为承上启下、协调左右、联系内外的行家。 提高这种素质，需要秘书人员不断锻炼自己 的社交能力，掌握公关的技能

21、，谙熟人际交 往的知识。 办事能力。秘书人员要埋头苦干、忠诚老实， 但绝不是要机械被动。秘书人员所从事的管 理事务，都要有秘书人员独立思考，独立完 成。秘书虽不必是“专才”，但一定是能文 能武、遇事不慌，繁简巨细都能应付的“通 才”，具有独立办事能力和组织管理能力。 （四）健康的心理素质 秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的 一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人 员必须具备多方面的心理素质。秘书心理素质的好 坏，集中表现在秘书的角色意识上，角色意识对于 秘书的工作具有指导意义。秘书的角色意识是指秘 书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言 为核心的心理活动，对所从事的职业的认识

22、和评价。 秘书必须具备如下五个角色意识： 、辅弼意识 辅弼意识主要是指秘书人员应该认识到对领导 的辅弼功能，自觉地、心甘情愿地当好领导的参谋 助手，演好领导的配角。秘书活动无论从工作方法 还是工作内容看，都表现出辅弼管理的特性。秘书 人员只有具备了辅弼意识，才能在领导的管理决策 过程中，沿着领导工作的方向和目标，根据领导的 决策意图，随时选择有效的方法和途径，为领导管 理决策提供智力和体力服务，充分发挥秘书人员的 参谋助手作用。 、信息意识 对于现代的领导来说，即使掌握准确的信息， 是进行科学决策和管理的前提和基础。所谓秘书的 信息意识，就是指秘书对信息作用的认识和高潮获 取信息的努力程度。秘书具有了信息意识，应能随