采购资料归档及物资信息管理规定

1、佛山市金汇海投资有限公司佛山市金汇海投资有限公司 foshan jin hui hai investment co., ltd. 采购部资料归档及物资信息管理规定采购部资料归档及物资信息管理规定 目录目录 1 目目 的的.1 2 范范 围围.1 3 职职 责责.1 4 程程 序序.1 4.1 采购文件资料归档.1 4.2 物资信息管理.3 4.3 资料保密管理.3 5 相关文件相关文件.4 采购资料归档及物资信息管理规定 版次：a/0 页次： 1 /4 物资采购资料归档及物资信息管理规定 1 目目 的的 对公司物资采购工作中所形成的文件、资料进行规范化管理，利 用物资资源信息为公司采购、投标工

2、作服务。 2 范范 围围 适用于公司物资采购文件资料的归档管理及物资信息管理。 3 职职 责责 a）计划员负责采购申请、采购计划的收集、归档、管理； b）采购工程师/采购经理负责采购合同、合作协议、合同签订过 程文件、合同执行过程文件的收集、归纳； c）信息管理员负责采购文件及资料的归档、管理，信息采编。 4 程程 序序 4.1 采购文件资料归档采购文件资料归档 4.1.1 文件资料归档过程 采购资料归档及物资信息管理规定 版次：a/0 页次： 2 /4 a）计划员收集采购申请、采购计划，以工程项目为单位归档， 制作合同台帐； b）采购工程师/采购经理收集采购合同(合作协议）及签订过程 文件、

3、执行过程文件，按 4.1.2.所列顺序整理，交信息管理员； c）信息管理员检查资料的完整性，采编有关信息后交资料室。 4.1.2 归档资料范围 a）采购申请、采购计划过程：采购申请单、商务/技术附件（如 采购申请附件为电子版，需存档一份有效文字版） ，采购计划； b）合同签订过程文件资料： 询比价（含密封报价、合作协议）合同：合同审批表、合同（含 技术协议） 、采购情况说明、比价情况汇总、报价资料； 招标合同：合同审批表、合同（含技术协议） 、招标领导小组定 标审批表、综合评审表、商务评审表（含商务比较表） 、技术评审表 （含技术评分汇总表、技术参数比较表） 、开标价格记录表、投标报 价（含多

4、次报价） 、澄清文件、招标申请书、招标工作计划、招标书 审批表、招标开标会记录表、招标书、投标书、及其它说明文件。 c）合同执行过程文件：验收报告、问题投诉、问题解决过程及 结果等； d）供方信息：供方资质文件、评审记录、情况反馈、价格表 （电子文档、价格手册等） 、产品样本等； 采购资料归档及物资信息管理规定 版次：a/0 页次： 3 /4 4.1.3 归档时间 a）合同及合同签订过程文件应在合同签订后即时归档； b）合同执行过程文件：收到验收报告后 2 个工作日内，问题投 诉解决后 2 个工作日内； c）供方情况反馈：采购实施过程中发现供方异常状况，相关人 员应在 2 个工作日内提供详细报

5、告； 4.1.4 借阅 a）按公司档案归档范围移交公司档案室的资料借阅按公司档案 借阅的有关规定执行； b）留存物资部的资料本部门员工按涉密权限实行登记借阅；借 阅期不超过 5 个工作日，其它部门员工通过工作联系单形式进行借阅。 借阅期不超过 3 个工作日。 4.1.5 其它说明 a）传真件应复印后归档； b）合同及中标单位投标书交 2 份（部门留存 1 份） ，其余资料交 1 份。 c）物资采购部转交资料室归档的资料按公司资料归档制度执行。 d）采购工程师及采购经理应履行资料归档的工作职责，物资采 采购资料归档及物资信息管理规定 版次：a/0 页次： 4 /4 购部将这部分工作纳入工作质量考

6、核范围进行考核。 4.2 物资信息管理物资信息管理 4.2.1 物资采购部负责物资采购的质量、价格、供应商资质、市 场供求商情等采购基础工作的管理； 4.2.2 采购工程师/采购经理应充分利用 internet 网、报刊、 会展、学术交流、专业文摘及多媒体等信息渠道，熟悉公司需求产品 的技术参数、质量标准、价格、供方的资质及信誉等方面的商情，为 重大项目投标提供信息。 4.2.3 信息管理员负责建立和管理物资供应信息数据库，提供查 询服务。 4.3 资料保密管理资料保密管理 4.3.1 对物资采购资料的涉密权限规定如下： 涉密岗位权限 序 号 涉密范围部 长 部长助理 计划员 采购经理 采购工程师 国际商务助理 信息 工程师 监 造 主 管 核 算 1 合同文件及资料(含合 作协议书） 2 合同台帐 3 采购通知单 4 采购招标文件 采购资料归档及物资信息管理规定 版次：a/0 页次： 5 /4 5 供方投标文件 6 对外投标报价汇总表 单 7 分承包方档案 8 资金计划表 9 项目采购汇总表 10 各类工作计划 11 员工业绩考核表 12 公司管理制度 13 公司会议资料 14 公司文件 说明： “”表示可