公函格式文档

1、 12.1公函的格式公函的格式1 12.2. 常用办公文件的格式常用办公文件的格式2 本节（课）教学目标 ： 1 1掌握掌握常用公函的格式与制作方法常用公函的格式与制作方法 2 2掌握掌握办公文件的格式与制作方法办公文件的格式与制作方法 （1） 公文、函可以从不同角度分类：公文、函可以从不同角度分类： 按性质分。按性质分。可以分为公函和便函两种。 公函公函用于机关单位正式的公务活动往来； 便函便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文， 没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号， 只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即 可。 按发文目的分按发文目的分。函可以分为发函

2、和复函两种。 发函发函即主动提出了公事事项所发出的函。 复函复函则是为回复对方所发出的函。 标题标题 公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文 种构成。另一种是由事由和文种构成。 主送机关主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规 范化简称，其后用冒号。 正文正文 其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 开头开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、 根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将 有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般 首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的 缘由。

3、 主体主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内 容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复 问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言 把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答 复事项的针对性和明确性。 结尾结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或 请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。 结语结语 通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。 如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复” 等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样

4、，使 用“此致”、“敬礼”。 结尾落款结尾落款 一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。 函的写作，首先首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平 行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压 人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行 文的针对性，答复的明确性。 其次其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像 对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。 1 1设置版面设置版面 页面设置是公函排版中首先要做的工作，不论哪个印刷软件，都会提 供这一功能。 在Word 中进行页面设

5、置更加简单。只要选择菜单栏中的“文 件”“页面设置”命令（图12-1），就可以调出“页面设置”对话 框（图12-2），对页面进行设计。 图12-1 “文件”菜单 图12-2 “页面设置”对话框 （1）设置纸张大小 设计纸张大小的目的就是要满足印刷的要求，因此最好将版式尺寸 大小设置为与成品尺寸相同。当然，如果你的文档不用于印刷。那 么可以自由地根据实际需要定义纸张的大小。 目前流行的出版物成品大小有如下几种。 标准16开：185mm260mm 国际大16开：210mm297mm 国际大18开：185mm230mm 标准32开：130mm185mm 大32开：140mm203mm （2 2）设置

6、版心）设置版心 页边距的设计实际上就是设计版心。所谓版心就是指出版物正文所在 的页面范围，它通过定义纸张大小后在对页边距进行设定后得到（图 12-3和12-4）。版心位于页面的正中位置。 图12-3 “页面设置”对话框 图12-4 显示效果 一般的公函标题设置为二号黑体，内文字体设为4号仿宋， 行间距为1.5倍。 下面我们就以案例为实例，给大家讲解公函的排版。下面我们就以案例为实例，给大家讲解公函的排版。 具体操作如下具体操作如下： 1 1设置页面和版心设置页面和版心 第1步：点击下拉菜单“文件”“页面设置”选择 “纸张”设定纸张大小为A4幅面（图12-5和12-6）； 图12-5页面设置 图

7、12-6 “纸张”设置 第2步：选取“页边距”如下图； 图图12-7 页边距页边距 2 2设置字体、字号和行间距设置字体、字号和行间距 第1步；将标题设置为二号黑体（图12-8）； 第2步：把内文字体设为4号仿宋（如下图）； 第3步：设置行间距，调整版面行列位置。点击“格式”“段 落”（图12-9和12-10）； 图图12-9 格式菜单格式菜单 图图12-10 段落对话框段落对话框 最后排版效果如图 公文格式是指公文各组成部分的写作要求和标 识规则，还包括用纸、装订和文字排列要求。 公文用纸、排版与印装公文用纸、排版与印装 公文用纸幅面及版面尺寸：公文用纸一般采用 国际标准A4型（210mm2

8、97mm），左侧装订。 张贴的公文用纸大小，根据实际确定。 公文用纸天头（上白边）为：37mm1 mm。 公文用纸订口（左白边）为：28mm1 mm。 版心尺寸为：156mm225 mm（不含页码）。 公文格式简图如下： 置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称 眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统 称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 之所以这样划分，是为了叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特 点，具有其相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位置相对固 定。掌握了眉首所含各要素位置，就可以设计文件的“红头”部分。 主体的特点是位置经常变

9、动，依公文内容的长短而定。由于公文实质 性的内容均在此部分，所以称之为“主体”。 版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按规定公文要双面 印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记 还有一个放在正文后还是放在附件之后的问题。因此，版记有必要作 为一个单独部分加以叙述。 1 1公文的版面设置公文的版面设置 （1 1）正文版式规格）正文版式规格 公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通 用的少数民族文字（按其习惯书写排版）。 公文用纸幅面尺寸 公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为： 210mm297mm，尺寸的允许偏差见GB/

10、T 148。 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28 mm1mm 版心尺寸为：156 mm225mm（不含页码） 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 （2 2）眉首版式规格）眉首版式规格 公文份数序号公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号 秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限：用3号黑体字，顶格标识在版心右上角，第 1行，两字之间空1字，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1 行，秘密等级和保密期限之间用”隔开。 紧急程度紧急程度：用3号黑体字，顶格标识在版心右上角 。 第1行，两字之间空1字；用3号黑体

11、字，顶格标识在版心右上角 第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 发文机关标识：发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成； 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机 关标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识使用小标宋体 字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一 般应小于22 mm15mm(高宽)。 （3 3）公文排版的版面格式）公文排版的版面格式 公文的基本版式要求如下图 2 2公文版式的字体、字号和行距公文版式的字体、字号和行距 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为 红） 发文字号的字体：3号或4号仿宋体

12、标题的字体：宋体、黑体，2字号。 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 未作特殊说明，公文中的颜色均为黑色。公文在一般情况下，除了发 文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑 色。 主送机关的字体： 3号或4号仿宋体 公文用纸幅面及版面尺寸：国际标准公文用纸幅面及版面尺寸：国际标准A4A4型（型（210mm210mm297mm297mm），左侧），左侧 装订。装订。 公文用纸天头（上白边）为：公文用纸天头（上白边）为：37mm37mm1 mm1 mm。 公文用纸订口（左白边）为：公文用纸订口（左白边）为：28mm28mm1 mm1 mm。 版心尺寸为：版心尺寸为：156mm156mm225 mm225 mm（不含页码）。（不含页码）。 具体操作如下：具体操作如下： 1 1设置页面和版心设置页面和版心 第1步：点击下拉菜单“文件”“页面设置”选择“纸张”设定纸张 大小为A4幅面； 第2步：选取“页边距” 2 2设置字体、字号和行间距设置字体、字号和行间距 第1步： 设定公文的字体和字号 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为 红） 发文字号的字体：3号或4号仿宋体 标题的字体：宋体、黑体，2字号。 主送机关的字体： 3号或4号仿宋体 正文的字体：常用3号或4号仿宋体 第2步：设定字距和行距（图12-11和12-12）每