汽车厂工艺技术档案管理规定

1、zdgj-010-2009 q/zt浙江众泰汽车制造有限公司企业标准 zdgj-010-2009工艺技术档案管理规定 2009-03-20发布2009-03-20实施 浙江众泰汽车制造有限公司发布前 言为完善和规范工艺技术档案管理工作，使档案管理工作走上科学化、规范化和制度化，更好地为工作、生产服务，特制定本管理标准。本标准由浙江众泰汽车制造有限公司提出。本标准由工艺技术部负责归口管理。本标准起草单位：工艺技术部。本标准主要起草人：张庆如、王刚。本标准审核人：章磊。本标准批准人：吴卫东。本标准首次发布日期：2009年3月20日。工艺技术档案管理规定1 范围本标准规定了浙江众泰汽车制造有限公司工

2、艺技术部文件资料接收、发放、更改、作废、归档、借阅及保密的管理方法。本标准适用于浙江众泰汽车制造有限公司工艺技术部管理文件、技术文件及图纸、资料的管理。2 职责2.1 浙江众泰汽车制造有限公司工艺技术部是工艺文件资料的主管部门；2.2 工艺技术部各专业室按工艺文件的完整性规定提供文件、资料，办理各自文件资料的归档手续，并对其有效性负责。3 内容3.1 工艺技术部文件资料的收发管理3.1.1 文件资料的接收、发送、登记与存档由资料员统一负责；3.1.2 外部门文件送达工艺技术部，由资料员负责在收文登记表上登记，再送经理。按经理的批示复制发放或传阅后存档。若是电子文档，资料员应单独登记，并按要求发

3、送与存档；3.1.3 工艺文件编制完成后，设计人员负责完成各签署栏的签字与修改工作，并将工艺文件原稿（不盖章）及工艺文件和图样发放单交资料员。资料员按工艺文件和图样发放规定的要求发放及存档；3.1.4 资料员将文件在规定时间（一般不超过半天）送往文件的使用部门；急用文件在右上角加签“急”字样，由资料员以最短时间紧急办理；3.1.5 需回览的文件，由资料员在文件上附回览签字单，送阅览人传阅，阅览人阅完文件后在回览签字单上签字后传给未阅览人，最后阅览人签字后将文件交资料员。3.2 文件编号3.2.1 工艺文件由编制人员按工艺文件编号方法规定编号；3.2.2 管理文件如联络单、纪要、通知等由资料员统

4、一编号，编号方法按工艺技术部管理文件编号方法规定编号。3.3 归档3.3.1 归档范围3.3.1.1 综合管理类，主要包括管理制度、人力资源、合理化建议及其它；3.3.1.2 运营管理类，主要包括计划、总结、汇报、制度、流程、记录、情报、计量管理及其它；3.3.1.3 生产技术类，主要包括结构审查记录、工艺方案、工艺总结、工艺文件、工艺图样、验证记录、协议、工艺设计变更及其它。3.3.2 归档要求3.3.2.1 各种资料成文后，随时入档，资料员分类保管；3.3.2.2 文件按分类建电子保管账，每次归档文件设计人都必须向资料员发送电子版进行电子归档；3.3.2.3 归档的文件资料员必须进行登记。

5、受控文件统一填写受控文件目录，资料员对受控文件目录的准确性和及时性负责。非受控文件可用文件发放记录、文件回收记录进行登记；3.3.2.4 对原文件的外单位回复内容，除按正常收文程序办理外，存档时与原文件放置在一起；3.3.2.5 归档文件要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，存档文件禁用字迹不牢固的书写工具，且归档文件必须是原件；3.3.2.6 文件保存期限，工艺文件、标准、制度保存十年，一般文件保存五年。3.3.3 存档文件的保管3.3.3.1 资料员应对归档文件进行分类编号、编目、排架保管，保证档案齐全、完整、安全，并利于检索；3.3.3.2 档案的存放

6、场所要有防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防鼠等安全措施；3.3.3.3 产品档案一经归档，即不允许随便改动，却因技术上的要求需更改时，必须严格按更改流程进行更改。3.3.4 档案的借阅3.3.4.1 工艺技术部内部人员可在工作时间内按规定随时查阅存档文件；外部门人员，须经工艺技术部经理同意后，由资料员陪同进行文件资料的查阅；3.3.4.2 档案一般不外借。如工作需要必须借阅时需经工艺技术部经理批准后办理借阅手续。借阅的资料由资料员负责取出，借阅者不得自行进入档案库翻阅档案。借用档案时，在资料员处填写文件借阅申请单后方可带走使用。借阅程序为：a）绝密档案需提出书面申请，应经制造公司总经理批准；b

7、）机密档案需提出书面申请，应经制造公司技术副总批准；c）秘密档案需提出书面申请，应经工艺技术部经理批准；d）其它归档文件办理借阅手续后即可。借阅文件的时间一般不超过3天，在未经制造公司总经理批准，严禁将文件带出厂区。3.3.4.3 借阅档案的单位或个人，要做到妥善保管，不得拆散、抽取、复制、涂改、损坏和转借，对丢失和泄密者，视情节严重程度处理。技术人员在调离工作前，应将本人借阅的档案和在工作中形成的技术文件材料进行整理，向资料员及有关部门退还或移交，否则不予办理调离手续。3.3.5 资料员对文件（含非纸质文件）定期检查、整理，确认其完好性。3.4 文件的更改3.4.1 工艺文件的更改按工艺文件

8、更改办法进行，由编制人持批准后的工艺文件更改通知单对所有在用文件和资料室文件进行更改，并将工艺文件更改通知单原稿交资料室存档；3.4.2 管理、标准文件，需更改或作废时，由更改人持文件变更单，经工艺技术部经理签字后，由资料员陪同更改。3.5 文件的销毁3.5.1 对于作废文件，编制人或相关人员填写文件资料销毁审批单报经理批准后，由资料员对文件进行销毁。在保证不引起泄密或混乱的情况下（如划删除线），纸张反面可再次使用。否则作粉碎或焚烧处理；3.5.2 对于超过保存期限的文件，经过工艺技术部经理确认，由资料员填写文件资料销毁审批单报公司技术副总批准后，对文件进行销毁；3.5.3 由专业人员提出，个

9、别作废或超过保存期限的文件，还有利用价值的，由资料员填写保留资料申请单，经经理审批后，在该文件封面上加盖“保留资料”章，并保留在资料室，对于该部分文件，资料员单独建账以备查用；3.5.4 文件销毁时，由工艺技术部经理随机指派2人监督，并在文件资料销毁审批单上签字。3.6 文件的保密管理3.6.1 工艺技术部密级文件按其重要程度分为：绝密、机密、秘密三级；绝密文档：因不当泄漏，导致公司遭受巨大损失，影响公司发展战略的文档。机密文档：因不当泄漏，导致公司遭受较大损失的文档。秘密文档：一般不会造成损失，但又不宜随意传播的文档。3.6.2 凡属密级资料，由资料室确认密级并盖章，并统一保管，其它部门不得

10、私自存放和保管密级资料；3.6.3 查阅、使用绝密文档需提出书面申请，报公司总经理或技术副总批准；查阅、使用机密文档，须经相应负责人许可，方可借阅或复制。秘密文件按指定的范围发放（此规定适用于文字、光盘及其它电子载体的文档）；3.6.4 各部门应当认真执行保密制度，完善保密措施，明确职责，确保档案机密的绝对安全。对泄露档案机密的，应按有关规定视情予以处理；3.6.5 因资产与产权变动而转让档案的，应依据公司有关规定做好保密工作，确保公司机密安全。以下红色的为简历模板不需要的可以编辑删掉，谢谢x x x 个 人 简 历基本信息姓 名：xxxx婚姻状况：未婚照片出 生：1987-06-24政治面貌

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