采购作业管理办法

1、采购作业管理办法1. 目的为了规范企业采购行为，加强对采购的监督管理，努力降低采购成本，提高企业经济效益， 特制定本办法。2. 适用范围公司所有采购的实施3. 职责与权限3.1 总经办采购员执行本程序，负责寻找供商、谈判、询议价货比三家，制定采购计划以及 后续的采购实施、跟踪和统计报表、反馈。3.2 使用部门、仓库负责对供商产品的验收，以及提供产品物料表（BOM）。3.3 企管部负责对供商及合同的复审、谈判、稽核，对“采购订单”审核签名确认。4. 定义4.1 生产物料：指生产过程中所必须的、直接构成生产成本且随制造产品一起出售的物料总称，也指BOM表所含有的物料，由生产中心申购。4.2 委外加

2、工：指委托外协供应商按本公司的产品图纸 / 技术标准对零部件进行加工制造的 活动，由生产中心申请。4.3 非生产性物料：指相关维修、设备、总务后勤等物料采购，由企管部门申购。5. 工作程序5.1 采购技术资料5.1.1 所有采购的生产物料在批量采购前，总经办 - 采购人员可到部门按“文件控制程序” 领取产品图纸和相关技术标准，经加盖受控印章后转交供应商。5.1.2 若采购物料为供应商自行开发， 总经办 - 采购人员必须要求供应商提供相关技术资料，由企管部会同生产技术部门进行评审会签备案，作为进货检验的依据。5.1.3 在供应商批量供货期间，因某种原因导致生产物料技术标准的变更，按“采购合同”执

3、行。5.2 采购流程5.2.1 申购作业由总经办 -采购人员依据生产需求及物料库存需求情况填写“物料申购单” 其它部门需请购物料或辅助材料时， 由需求部门填写 “物料申购单” 至部门最高主管审核后 转交采购人员核对无误后办理采购。 委外加工同“采购作业流程” 进行，经总经理审批后交采购人员按“外包外协加工管理规范”执行。522询价作业：采购在填写“采购订单”前，对已使用过之原物料行情有变动时应先进行询价作业，询价应以原来供应本公司且有能力、有信誉、有经验之合格供应厂商作为优先询价对象。5.2.3比价作业:名称：管理文件文件编号：UNI-CM-010核准：版本：A第2页共3页制定日期：2010年

4、8月1日东莞宇宙实业有限公司A采购人员进行新物料、半成品、成品等采购作业时，需进行比价，选择以品质、价格、交期等条件符合本公司要求之厂商。B采购案件如有特别之要求，得以议价方式进行采购，同时须填写“询价、议价、比价表”报企管部审核。5.2.4订购作业：总经办-采购人员收到需求部门的“物料申购单”后进行汇总并填写“采购订单”，写明需采购之产品品名、规格、数量、单价、包装方式、交货时间与地点等。按公司统一合同格式填写。必要时附上相关工程图面、规格书等，呈至部门最高主管核准后，方可发给供应厂商。5.3采购管制：5.3.1交期管理根据客户之交期需于“采购订单”上指定厂商所交货之日期，或以客户订单交期变

5、更为依据，以电话或传真跟催，以确保交期。5.3.2交期管制A采购以供应厂商议妥之交期日为标准，填写“采购物料追踪表”；B若材料经检验不合格需判退者，则由采购再跟供应厂商另议交期。5.3.3交期变动之管制采购与供应厂商确定交期后，若供应商之不可抗拒之天灾或其它因素导致无法按期交货时，采购得与生产中心或申购部门及供应商三者间共同协商应对对策，重新议定交期并确保管制或即时另行采购。534价格管理承办采购人员依据所订之原物料半成品、成品规格、交期、数量及其它交易条件；依据过去记录或供应商所提供之资料，经询、比、议价后，报企管部审核签字认可再报总经理批示方后可向厂商提出采购。5.3.5购案取消任何采购案

6、件之取消，均应由物料部-仓库或需求部门以书面“内部联络单”形式通知采购人员停止采购，承办采购人员于收到通知后，视购案之实际进展状况通知有关单位取消该购案，并与有关之供应商协商解决办法。5.4. 验收及入库5.4.1. 任何物料采购必须遵守入库原则，采购物料入厂后，仓库依供应商的送货单填写“送检单”通知使用部门报检，按来料检验程序进行检验和验收，并出具检验报告，验收合 格则按物料仓库管理规范中规定入库，不合格则按不合格品控制程序中规定处理。5.4.2. 供应商交货时，每批来料必须附带符合产品规定要求的质检报告与送货单据，若为原材料须附上材质检验报告。5.5. 供应商业绩统计5.5.1采购根据每次

7、的采购供货时间的准确性，产品规格、数量的符合性，以及产品质量状况，将每次的供货情况登记在“供应商日常供货业绩记录表”中。5.5.3供应商日常供货业绩将作为供应商考评项目，进行年度供应商评比配分。供应商的物 料交付状况统计于“供应商交付绩效统计表”中，对供应商的绩效评估与处理方法按供应商控制程序执行。名称：管理文件文件编号：UNI-CM-010核准：版本：A第3页共3页制定日期：2010年8月1日东莞宇宙实业有限公司6. 单据传递6.1 “采购订购单”可采用电话通知、传真、电子邮件等方式，发放后须在“采购订单”页 面上加盖“传真已发送”印章且签署订单下达日期。6.2任何一笔下达的“采购订单”均须

8、加盖公司采购印章或总经理签名方为有效。6.3 “物料申购单”一式三份：第一联申请部门存查，第二联交总经办-采购，第三联交仓库做为收货凭证。6.4 入库验收单一式三份：第一联仓库存根联，第二联财会联，第三联客户联（报销联） , 仓库在入库单上注明月结 / 即结等支付方式 . 第二联由仓库交给采购员对帐后再交财务部.7合同保修制度71 除了零星采购，采购应当签订公司统一规范的“采购合同”，注明保修条款，维护公司权益。72 合同原件统一归企管部保存管理。8. 报销规定8.1 除办公用品和食堂采购由企管部后勤采购外 , 所有物料匀由总经办采购人员统一归口采 购, 其它部门人员未经采购请求协助或未经总经

9、理特批擅自采购的, 仓库拒绝办理入库手续。8.2 财会部门凭经签定审核合格的”物料申购单”、 “订购单”、“入库验收单” 、“送货单”、 “财务部门规定的发票收据”入账结算。8.3 任何没有批准请购之物料仓库不办理入库手续。 9采购管理制度91 廉洁制度 ：所有采购人员必须做到：a 热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，最大限度降低采购成本；b 加强学习，提高认识，增强法治观念；c 廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手；d 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督；e 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失；f 努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关

10、的新材料、新工艺、新设备及市场信息。92 相关采购工作程序之人员失责造成公司损失，对照“奖惩制度”执行。附表: 1、“合格供方名录”6、“入库验收单”2、“采购物资分类明细表”7、“纠正和预防措施处理单”3、“供方评定记录表”8、“供方年度业绩评定表”4、“采购报表”9、“采购订购单”5、“物料申购单”10、“采购合同标本”11、“采购流程图示”附各表单：1、“合格供方名录”供方编号供方名称供方产品规格型号单价责任人联系内容地址2、“采购物资分类明细表”行业类别产品名称供方名称联系人联系内容责任人联系内容地址3、“供方评定记录表”供方评定记录表编号：供方名称产品名称电话/传真联系人地址邮编质量保证能力（包括体系、设备、人员、检测能力）：品管部：进货检验结果（包括样品检测及小试检测）：资材/仓库：信誉及售后服务：技术/工务：评定结