文件控制和维护管理程序

1、中咨公路养护检测技术有限公司 程序文件文件编号：CHEMTCH -02-2010第1页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日1. 目的规定公司管理体系组成文件的控制要求并进行控制，确保管理体系的各个场所使 用的文件均为现行有效版本，以保证在公司内沟通意图、统一行动。2. 范围适用于公司管理体系组成的所有文件（包括适当范围内的外来文件）的控制。3. 职责3.1公司总经理批准发布质量手册、总体目标、质量方针和质量目标。3.2质量负责人组织制定和监督文件控制和维护管理程序。3.3档案管理员组织实施和归口管理文件控制和维护管理程序。4. 工作程序4.1 体系文件

2、架构4.1.1 公司管理体系文件架构分为以下层次：1）质量手册（含质量方针和质量目标），规定管理体系的质量方针和组成要求 及其管理要求；2）程序文件和检测方法（包括记录用表格），规定管理要求和检测活动的实施途 径；3）管理类和技术类作业指导书文件（包括记录用表格），有关任务如何实施和记录 的详细描述；4）质量记录、技术记录，阐明所取得的结果或提供所完成活动的客观证据。4.1.2 文件分为受控文件和非受控文件。受控文件加盖“受控”印章，并制定受 控文件总览表，非受控文件只进行编号。4.1.3 受控文件包括质量手册、程序文件、检测方法及其所需附加细则，供 应商提供的说明书和用户手册，设备操作指导书

3、，技术手册、检测样品处置和准备操 作指导书等。中咨公路养护检测技术有限公司 程序文件文件编号：CHEMTC- -02-2010第2页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年 10月20日4.1.4各职能室制定本室受控文件总览表，并交档案管理员一份备案4.1.5所有文件的发布应由档案管理员填写发文登记表。4.2管理体系文件标识4.2.1 第一层次文件编号为:CHEMTGI XXXX-X/XA B C DA本公司名称的字母缩写B文件层次C年份D文件版本号/文件修改号4.2.2 第二层次文件编号为：CHEMTC-n XX-XXXXA B C DA本公司名称的字母缩写B文件层

4、次C文件流水号(如01、02、03)D年份第二层次中表格记录编号为： CHEMT6II XX/XX- X/XA B C DA 本公司名称的字母缩写B文件层次C文件程序流水号/表格记录序号(如01/01 , 02/01 , 03/02 )D文件版本号/文件第N次修改编号4.2.3 第三层次文件编号为：CHEMTC-m XXXX-XXX中咨公路养护检测技术有限公司 程序文件文件编号：CHEMTC- -02-2010第3页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日A本公司名称的字母缩写B文件层次c文件类别代码(用汉语拼音第一个字母的组合表示，)D文件流水号(如00

5、1、002、003)文件类别的代码说明如下：(1) 管理制度：行政管理制度：XZGL(2) 检测/检查实施细则：a. 机电产品：XZJCb. 机电施工：XZJSc. 交安产品：XZACd. 交安施工：XZASe. 通用：XZTYf. 土建材料：XZTJg. 桥梁：XZQLh. 隧道：XZSDi .检查：XZTC(3) 仪器使用规程：a. 通用：YQTYb. 机电：YQJDc. 交安：YQJAd. 桥隧：YQJG(4) 仪器设备期间核查规程：YQQH(5) 仪器设备验证规程：YQZJ模具自查规程：MJZC中咨公路养护检测技术有限公司 程序文件文件编号：CHEMTC- -02-2010第4页共12

6、页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日(7) 工具自查规程：GJZC(8) 其它规定：QTGD4.3文件的制定与审批431质量负责人组织编写和审核质量手册，公司总经理批准。4.3.2质量负责人组织综合部编写和审核管理类程序文件，公司总经理批准。综 合部组织编写管理类作业指导书，质量负责人批准。4.3.3技术负责人组织技术部、各检测部编写和审核技术类程序文件，公司总经 理批准。各检测室组织编写技术类作业指导书以及检测方法和作业指导书所需记录 表，负责人审核、技术负责人批准。4.3.4技术负责人负责审核检测方法确认记录，批准检测方法投入使用。4.4文件的发放4.4

7、.1档案管理员根据文件所涉及的部门或文件审批人的要求决定文件发放范 围及数量，确保所有部门都有相应的文件。发放的所有与质量活动有关的文件均为“受 控文件”，在文件首页或封面加盖文件受控专用章。发放时，填写体系文件发放与 回收登记表并请收文部门或个人签名。4.4.2文件的发放范围手册：公司总经理、技术负责人、质量负责人、综合部负责人、各检测部负责人、 经营部负责人、技术部负责人及关键岗位人员；程序文件：公司总经理、技术负责人、质量负责人、综合部负责人、各检测部负 责人、技术部负责人、经营部负责人、相关人员；作业指导类文件：各检测部负责人、技术部负责人、和相关岗位人员。4.4.3档案管理员保存体系

8、文件发放与回收登记表。4.5文件的更改4.5.1文件需要更改时，由文件制定单位提出，更改提出人或文件更改单位的负 责人填写文件更改申请表，说明更改原因及更改意见，由原审批人审批，若因某中咨公路养护检测技术有限公司 程序文件文件编号：CHEMTCH -02-2010第5页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日种特殊原因需由其他人员进行审批时，需调阅相关背景资料以供参考。4.5.2更改后的文件经原审批人审批后，由档案管理员按发放范围发放修改后的 文件，同时回收相应的作废文件，在体系文件发放与回收登记表上作相应记录。体系文件发放与回收登记表由档案管理员保存。4

9、.5.3文件更改采用的方式（换页成整份换版）、更改生效时间，应在文件修订 页上注明。4.5.4文件手写修改的程序和权限同4.5.1 ，手写修改时清晰地标注修改之处、 修改和批准人的签名及日期，手写修改的文件应尽可能快地正式发布。4.6文件的换版、作废和销毁4.6.1文件经三次更改，或更改内容较多，或已有大幅度改动时，应颁布新版本, 原版文件作废，并按该文件规定的发放范围及时换发新版本。4.6.2作废的文件（或文件的作废页）由档案管理员及时从使用场所收回后，在作 废文件上加盖“作废”印章。无保留价值的作废文件由综合部审核，经质量负责人或 技术负责人批准后统一销毁，并填写文件作废销毁登记表销毁文件

10、应有见证人签 字确认。4.6.3为法律或积累知识目的而保留的任何作废文件，由档案管理员加盖“作废 “ “留用”标识，负责保存，隔离存放。4.6.4对非受控文件的持有者不作更改通知，也不发放文件更改后的新版本4.7文件的领用4.7.1当因文件丢失、严重破损或其他情况 （如提供给客户、供应商、认证机构 等）而需申请领用时，由申请者填写文件资料补发申请表，经综合部审核，质量 负责人或技术负责人批准后方可领用。4.7.2领用者凭审批后的文件资料补发申请表到综合部领用，综合部做好发 放和回收记录，按本程序4.4条款和4.5条款的有关条款执行。4.7.3因破损而重新领用的新文件时，在原发放号后加“一X”，

11、并收回相应旧中咨公路养护检测技术有限公司 程序文件文件编号：CHEMTCH -02-2010第6页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日文件；丢失补发的文件应给予新的分发号，并在受控文件总览表中注明已丢失文 件的发放号失效。4.8文件管理4.8.1文件经拟制、审核、批准后，批准的原版文件由档案管理员保存，并按文 件发放范围和数量复制发放，执行本程序 4.4条款的规定。4.8.2文件的借阅：内部人员需要借阅有关文件时需填写文件资料借阅登记 表，根据借阅文件的类型，保密文件经技术负责人或质量负责人批准后，方可向档 案管理员办理借阅手续。4.8.3文件的保密：

12、文件持有者和保管者未经批准，不得将文件私自外借、复印 和向外传达，离岗时应将文件交回档案管理员。4.8.4外部文件的更新：由档案管理员负责对标准、规范、规程的跟踪，在每年 年初制定标准、规范、规程查新跟踪计划，在计划中应明确每个季度准备查新的 标准、规范、规程的内容，然后按照计划定期跟踪，如发现有标准、规范、规程更新 版本，应报公司技术负责人确认，然后由档案管理员购置，填写标准、规范、规程 查新跟踪实施记录，并予以保管，被替代标准加盖“作废”标识章。4.8.5记录的管理与登记：记录包括检测/检查报告、原始记录、体系运行中产 生的记录等。记录归档需填写归档资料登记表，详见记录管理程序。4.8.6

13、非受控文件的管理：非质量体系受控文件由档案管理员统一编号后保存， 各部门需填写文件资料借阅登记表后方可借阅。4.8.7档案管理员负责公司文件的保管，各职能室负责本室文件的保管，应保证 文件保存在干燥通风和安全的地方。4.8.8档案管理员每年12月对文件保管情况进行全面检查，内部文件对应于受 控文件总览表，外部文件对应于技术规范和标准目录及收文登记表，当内、 外文件发生变化，应及时将其发放给文件使用部门，并更新明细清单或在清单中备注 清楚。中咨公路养护检测技术有限公司 程序文件文件编号：CHEMTCH -02-2010第7页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年 10

14、月20日4.8.9文件持有者应对其进行妥善保管，不得损坏、随意涂抹，不准私自外借， 应确保文件的清晰、整洁、完好，易于识别。4.8.10内部审核时，内审组长组织对文件的符合性、适宜性和适用性进行审查， 提出修订需求和建议。4.8.11管理评审前，质量负责人组织对文件的符合性、适宜性和适用性进行审 查，提出修订需求和建议。4.8.12审查结果表明，文件需要修订和更新，执行本程序4.5条款的规定。4.8.13所有文件均应有适当的保存期，就文件的性质和重要程度而定，一般分 为310年。4.9外来文件的控制4.9.1直接可用的外部文件，由综合部负责人或其它各部门负责人审核，技术负 责人或质量负责人批准

15、后方可使用。文件的发放和管理按照本程序4.4条款和4.7条款执行。4.9.2新采用的检测方法或变更和修改的检测方法须进行方法确认，由技术负责 人审核批准后才能用于对客户的检测服务。4.9.3采用的外来文件应按受控文件管理，在检测/检查工作结束后应随同检测报 告一起归档或按要求交回委托方。4.10计算机系统中文件的控制公司保存在计算机系统中的文件按数据控制程序规定执行。5.相关文件5.1记录管理程序CHEMTC-n13-20105.2数据控制程序CHEMTC-n30 - 20106.相关记录6.1体系文件发放与回收登记表CHEMTC-ii02/01-1/06.2技术规范和标准目录CHEMTC-n

16、02/02-1/0中咨公路养护检测技术有限公司 程序文件文件编号：CHEMTCH -02-2010第8页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年 10月20日6.3发文登记表CHEMTC-n-02/03-1/06.4收文登记表CHEMTC-n-02/04-1/06.5文件更改申请表CHEMTC-n-02/05-1/06.6文件作废销毁登记表CHEMTC-n-02/06-1/06.7文件资料补发申请表CHEMTC-n-02/07-1/06.8文件修订页CHEMTC-n-02/08-1/06.9文件资料借阅登记表CHEMTC-n-02/09-1/06.10受控文件总览表C

17、HEMTC-n-02/10-1/06.11归档资料登记表CHEMTC-n-02/11-1/06.12标准、规范、规程查新跟踪计划CHEMTC -H- 02/12-1/06.13标准、规范、规程查新跟踪实施记录CHEMTC -H- 02/13-1/0中咨公路养护检测技术有限公司 程序文件文件编号：CHEMTCH -02-2010 第9页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日中咨公路养护检测技术有限公司 程序文件文件编号：CHEMTCH -02-2010第10页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日爱人者，人恒爱之；敬

18、人者，人恒敬之；宽以济猛，猛以济宽，政是以和。将军额上能跑马，宰相肚里能撑船。最高贵的复仇是宽容。有时宽容引起的道德震动比惩罚更强烈。君子贤而能容罢，知而能容愚，博而能容浅，粹而能容杂。宽容就是忘却，人人都有痛苦，都有伤疤，动辄去揭，便添新创，旧痕新伤难愈合，忘记昨日的是非，忘记别人先前对自己的指责和谩骂，时间是良好的止痛剂，学会忘却，生活才有阳光，才有欢乐。不要轻易放弃感情，谁都会心疼；不要冲动下做决定，会后悔一生。也许只一句分手，就再也不见；也许只一次主动，就能挽回遗憾。世界上没有不争吵的感情，只有不肯包容的心灵；生活中没有不会生气的人，只有不知原谅的心。感情不是游戏，谁也伤不起；人心不是

19、钢铁，谁也疼不起。好缘分，凭的就是真心真意；真感情，要的就是不离不弃。爱你的人，舍不得伤你；伤你的人，并不爱你。你在别人心里重不重要，自己可以感觉到。所谓华丽的转身，都有旁人看不懂的情深。人在旅途，肯陪你一程的人很多，能陪你一生的人却很少。谁在默默的等待，谁又从未走远，谁能为你一直都在？这世上，别指望人人都对你好，对你好的人一辈子也不会遇到几个。人心只有一颗，能放在心上的人毕竟不多；感情就那么一块，心里一直装着你其实是难得。动了真情，情才会最难割；付出真心，心才会最难舍。你在谁面前最蠢，就是最爱谁。其实恋爱就这么简单，会让你智商下降，完全变了性格，越来越不果断。所以啊，不管你有多聪明，多有手段

20、，多富有攻击性，真的爱上人时，就一点也用不上。这件事情告诉我们。谁在你面前很聪明，很有手段，谁就真的不爱你呀。遇到你之前，我以为爱是惊天动地，爱是轰轰烈烈抵死缠绵；我以为爱是荡气回肠，爱是热血沸腾幸福满满。中咨公路养护检测技术有限公司 程序文件文件编号：CHEMTCH -02-2010 第11页共12页文件控制和维护管理程序第1版第0次修订颁布日期：2010年10月20日爱人者，人恒爱之；敬人者，人恒敬之；宽以济猛，猛以济宽，政是以和。将军额上能跑马，宰相肚里能撑船。最高贵的复仇是宽容。有时宽容引起的道德震动比惩罚更强烈。君子贤而能容罢，知而能容愚，博而能容浅，粹而能容杂。宽容就是忘却，人人都有痛苦，都有伤疤，动辄去揭，便添新创，旧痕新伤难愈合，忘记昨日的是非，忘记别人先前对自己的指责和谩骂，时间是良好的止痛