武汉市海外旅游有限责任公司会计档案管理制度

1、武汉市海外旅游有限责任公司会计档案管理制度（试行）第一章总则第一条 为了加强档案管理，根据中华人民共和国会 计法和中华人民共和国档案法规定，结合公司内部实 际，制定本制度。第二条本制度适用公司财务部会计档案管理。第三条本制度由公司办公室行使监察权负责监督。第二章会计档案管理要求第三条会计档案组成一、会计档案包括：（一）会计凭证：包括原始凭证、 记账凭证、汇总凭证、 其他会计凭证；（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿；（三）会计报表：包括年度决算表、半年报表、季报表、 月报表以及附表、附注和会计情况说明书；（四）财务预算执行情况表、 成本控制表、 销售明细表；（五）会计事务所出

2、具的审计报告、对银行会计报表、 对税务报表及税务资料；（六）其它会计资料： 银行对账单、 发票或收据存根联、 各种经济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资 料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁 清册。第四条 会计档案管理责任人 财务部为本公司会计档案主管部门， 负责本公司会计档 案工作。财务部应安排专人负责会计资料收集、整理、装订 和管理，并设置专门会计档案室，指定专人保管。1、会计档案专员要求：有会计证；2、会计档案管理主管：财务部经理。3、会计档案室要求：会计档案室专用并一级保护。第五条 会计档案整理： 会计档案由档案管理责任人按照归档要求， 负责整理立 卷或装订成

3、册，对同一年度会计档案先按会计凭证、会计账 簿、会计报表和其他会计资料四大类别进行归类；对每一类 中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分 别进行整理、立卷、装订成册。一、会计凭证整理（一）每月中旬之前应将上月各种会计凭证分类按编 号顺序分本进行装订成册，每本厚度适中。（二）每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件 齐全，并统一将左上角订成三角形，每本凭证订牢不松。（三）每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册 凭证背脊对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰，结绳并加贴 封纸，盖妥装订人员骑缝印章。（四）装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒 上各栏内容。二、会计账簿整理（一）在会计年度

4、终了后的次年 1 个月内，对各种账 册进行整理、装订。整理账簿时应检查所有账页是否已并入 相应账户内， 各种账页是否按科目编号顺序和日期先后排列 整齐，账面有否颠倒、夹错、漏页，账页与账页之间的余额 是否衔接，每张账页是否填有科目代号和科目名称，更改是 否划红线盖名章， 空页、 空格是否按规定写明 “空页” 字样， 年终封账是否划上红线， 年末余额是否按规定结转下年并在 摘要栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号是否连续不 断。（二）账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏； 账页多的科目应单独分册装订， 账页少的科目可与其他科目 账页合并装订；多科目账页合并装订时，同一科目的账页应 集中在一

5、本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。（三）电脑账应在每个会计年度终了 1 个月内分类打 印纸质备份装订成册，并加盖名章。三、会计报表整理、装订（一）在办完年终决算次月，应对各种报表打印纸质 备份进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺， 名章是否盖全。（二）各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表 应单独装订成册。（三）分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填 明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，封底结绳时 要加贴封纸，盖妥装订人员骑缝印章。四、其他会计资料的整理：按照档案法规定，做好 其他会计资料的积累、收集、分类、整理和保管工作，根据 其他会计资料的不同类型，分别按照上述会

6、计凭证、账簿、 报表装订要求进行整理、装订，并及时归档。第六条 会计档案移交与保管：一、公司当年会计档案在会计年度终了，由财务部负责 保管五年。期满之后，各种会计档案编造清册，在期满之后 一个月内移交公司档案室，不得自行封包保存。财务部将会 计档案移交给档案室时，应造具一式两份移交清册，连同实物移交档案室。档案室应根据移交清册逐件验收，对不符合规定的应退还会计核算部重新整理装订。验收后将移交清册一份留存，一份盖章验收后退还财务部保存。二、档案管理员对已归档的会计档案，应根据档案管理 要求和档案密级（档案密级见附件）进行分类、编号、登记 和存放，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档 案的

7、完整无缺，并严格执行安全保密制度。第七条会计档案保存要求：一、防止档案损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、 防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。第八条 会计档案保管年限按档案法、会计法 规定年限执行。第九条会计档案查阅由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定：一、公司内部人员需调阅会计档案，必须填写“会计档 案查阅申请单”，先由本部门经理签字后，再由财务部经理 同意并陪同方可调阅；其中，机密级以上档案经财务总监或 总经理签字同意后，方可调阅。申请单一式两联，一联查阅结束归还档案后退还查档 人；一联由档案管理员编号后留存装订。二、审计、财税部门因

8、审计和查账事项需调阅会计档案时，应出具审计或查账公文，由财务部接待并填写“会计档 案查阅申请单”，经财务总监同意后，由财务部经理陪同方可查阅；其中，机密级以上档案的调阅，须经财务总监批 准。三、公安、检察、法院、工商等部门因审理相关案件需 调阅会计档案时，应出具正式公文或介绍信，经财务总监同意后填写“会计档案查阅申请单”，由财务部经理陪同方可查阅。查阅取证时可以抄录、照相或复印，但不得将档案 +H- +带疋。四、外单位人员调阅档案，需经财务总监同意后填写 “会 计档案查阅申请单”再由财务部经理陪同查阅，查阅完毕， 应立即归还档案室。五、查阅档案时，严禁拆散原卷并不得把档案原件抽走、 涂改、勾划

9、或损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏 内注明查阅日期和事由。六、档案管理员对查阅完毕归还档案应检查其完整性。七、会计档案保管应建立“查阅档案登记薄”，对内部 和外部查阅情况做好记录，以备查用。第十条 会计档案鉴定和销毁一、会计档案鉴定。每年年初应由财务部内对上年度会计档案进行综合鉴定。 对债权债务未结清的档案应将其涉案 资料复制抽出，以作债权债务清了案结。二、会计档案销毁。经鉴定后需要销毁会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并造具“会计档案销毁清 册”，经财务部经理、办公室主任及相关稽核人员实行审核 报经财务总监同意后按法定程序销毁。三、撤消、合并时，会计档案应随同单位全部档案移

10、交指定单位，并按规定办理交接手续。四、会计档案销毁时，办公室、财务部应派专人到现场填制监销清单并监督整个销毁过程。第三章电算化档案管理要求第十一条电算化会计档案包括纸质备份档案和磁盘档案，内容是所有会计文件、会计凭证、会计账簿、会计报表 等书面形式的会计核算纸质资料。第十二条纸质备份档案管理一、会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管二、打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计纸 质备份档案按会计档案管理办法规定保管期限和管理办 法管理。三、机器打印输出纸质备份会计档案发生缺损时，必须 补充打印，操作人员在打印输出账页上签字盖章，会计主管 签字盖章认可。四、任何人不得伪造、变更、涂改、毁坏、撕撤凭证、 账册、报表等纸质备份档案。第四章 罚 则第十三条 应归档而未归档或归档不及时， 造成损失的 由责任人全额赔偿。第十四条 归档未按规定办理相关手续，对责任人罚款50 元 / 次。第十五条