法律事务总部业务流程优化方案

1、法律事务总部业务流程优化方案一、业务流程中的几个控制点：1、双人签字制度： 为保证部门工作的质量，凡经我部审查的合同、出具的法律 意见等，必须经经办人员与部门领导共同签署方可对外提供。 部门领导不在期间， 必须坚持双人签字制度， 即必须由两个以上业务人员共同签字并经公司分管领导 批准后方可对外提供。2、业务登记制度： 为科学衡量每人工作量、为业绩考核打好基础，凡各业务人 员经办业务，原则上应在业务秘书处登记备案，业务秘书也应定期向各人统计、 汇总有关数据并上报部门领导。3、书面备案制度 ：凡经我部审查的合同、出具的法律意见等，除口头咨询外， 必须由相关部门以书面形式正式报送， 并经其部门领导签

2、字。 凡经我部以书面形 式出具的各类意见，作为部门档案留存，业务秘书作为部门档案保管的责任人。4、保密制度： 业务经办人员应注意对经办业务中涉及到的公司商业机密、个人 隐私等保密，凡有违反且情节严重者，按公司有关制度处理。二、主要业务流程：1、合同审查：指重大合同在订立、变更或正式解除前均应由我部进行法律风险评估和审 查。部门之间流程：凡加盖公司合同专用章的合同应按照公司合同审查盖章流转程序， 由经 办部门负责人签字后直接报送风险控制办公室，经风险控制办公室评审后， 再由其转到我部业务秘书处。以公司名义对外签署的合同，合同正本一经签 署，应交我部分类保管，我部再定期移交公司档案部门。（该部分需

3、要与风险控制办公室协商确定） 对采用我部公告的标准文本的 合同，我部原则上豁免审查，风险控制办公室可直接将其转至下一合同盖章 流程；但对于修改标准文本中部分条款的合同或未经我部确认、 公告的合同， 不能豁免审查，必须经我部审查后方可转至下一合同盖章流程；我部将定期 公告予以豁免审查的标准合同文本；对于以各种方式规避我部审查的，由经办部门（人）自行承担责任凡不需加盖公司合同专用章而又需要我部审核的分公司、营业部合同， 由所在分公司、营业部负责人签字后直接报送我部，我部审查后将意见直接 反馈至分公司、营业部；该类合同也可通过经纪业务总部转至我部，我部则 将意见直接反馈回经纪业务总部。 部门内部流程

4、：业务秘书登记后根据各人分工及工作量进行分配。业务人员 对合同的法律风险进行审查，并直接和经办人员联系，达成一致且经我部领 导签字后再由业务秘书把修改好的合同转到总裁办，进入盖章程序，或直接 将意见反馈回经纪业务总部、分公司、营业部。2、出具法律意见： 指应公司领导、总部各部门、分公司、营业部要求，我部就公司业务活动中 某一问题的法律风险及可行性出具书面的独立意见。部门之间流程：凡只需我部就公司业务活动中的法律问题出具法律意见的， 应由经办部 门负责人签字后直接向我部报送有关报告、请示、意见征询等；凡要求我部 出具的法律意见还涉及其他部门的， 应分别向有关部门报送有关报告、 请示、 意见征询等

5、，我部原则上不负责转送。为增强法律服务的及时、有效性，我部除在出具法律意见前主动与有关 部门联系、加强事前沟通外，还需要相关部门积极主动地介绍有关情况、提 供背景材料。部门内部流程： 业务秘书登记并向部门领导请示后根据各人分工及工作量进 行分配，或部门领导直接交办。业务人员出具相应意见（采用统一格式）且 经我部领导签字后由业务秘书及时反馈报送部门， 或按报送部门需求及视具 体情况上报公司领导或报送其他部门。3、法律咨询： 指应公司领导、总部各部门、分公司、营业部要求，我部具体业务人员就公 司业务活动中某一问题的法律风险及可行性、 非必需我部审查的合同进行口 头咨询，仅代表个人意见而不作为部门意

6、见向外提供。 部门之间流程：凡只需我部提供法律咨询的，应直接与业务秘书联系，或直 接与业务人员联系。部门内部流程：直接与业务秘书联系的，业务秘书登记后根据各人分工及工 作量进行分配，业务人员再进行解答；直接与业务人员联系的，业务人员在 解答咨询后，应及时在业务秘书处登记。4、法律研究 /业务研究： 指通过对国家立法动态、最新法律法规、公司各种业务领域、创新业务等领 域的分析研究，准确把握国家立法动态及内容、新的立法对公司业务的影响 及公司应做的调整、业务创新涉及的法律障碍及风险规避等。 部门之间流程：凡需要我部提供法律研究 /业务研究的， 应直接与业务秘书联 系，或直接与业务人员联系。部门内部

7、流程：直接与业务秘书联系的，业务秘书登记并向部门领导请示后 根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办；业务人员完成研究 报告后直接报送部门领导， 经部门领导审核通过后业务人员方能通知业务秘 书根据需求方要求进行下一步处理。 直接与业务人员联系或业务人员自主研 究的，业务人员应及时在业务秘书处登记，并按上述流程进行。5、诉讼仲裁管理： 指我部对公司的诉讼仲裁实行统一管理，随时掌握公司诉讼仲裁的整体情 况。部门之间流程：凡发生或可能发生以公司、分公司、营业部为原告、被告或第三人的诉讼仲裁事项时，相关部门、分公司、营业部应及时向我部报送有 关报告。部门内部流程：我部在收到有关部门的相关材料后

8、，业务秘书登记并向部门领导请示后根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。业务人员根据案件的复杂程度，从便于解决纠纷的角度出发，决定部门自己代理或由相关部门自行聘请律师代理，出具相应意见（采用统一格式）且经我部领导签字后由业务秘书及时反馈报送部门， 或按报送部门需求及视具体情况上 报公司领导或报送其他部门。6、聘请律师管理： 指我部对公司的聘请律师实行统一管理。部门之间流程：凡需要以公司名义聘请律师或涉案标的超过人民币 100 万元的部门或分 公司、营业部，应事前报经我部审批，相关部门、分公司、营业部应直接向 我部报送有关报告和相关文件。凡需要以分公司、 营业部名义聘请律师且涉案标的不

9、超过人民币 100 万 元（含 100 万元）的部门或分公司、营业部，可自行决定律师的聘请，但应 在聘请有关律师后及时报我部备案。 部门内部流程：我部在收到有关部门的相关材料后，业务秘书登记并向部门 领导请示后根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。业务人 员根据具体案件情况及拟聘律师的情况， 及时作出是否同意或调整的指导性 意见，经部门领导签字后由业务秘书及时反馈报送部门，或按报送部门需求 及视诉讼标的上报公司领导或报送其他部门。7、涉及公安、检察、法院查询等有关事项的办理： 公安部门、检察院、法院等到公司办理查询、冻结等有关事项时，在接待部 门不明时，我部负责对外接待，并按公安部

10、门、检察院、法院等的要求带其 到相关部门或代为办理有关事项。负责接待公安部门、检察院、法院等的部门，应按法律法规要求办理相关事 宜；对没有把握或不能确定的事项，应及时与我部沟通，由我部提供法律支 持。8、部门资料库的建设： 指内部图书资料库和内部网络数据库的建设，主要包括建立法律专业书库， 收集法学类、 证券类、境外法律及证券法、 金融等方面的工具书及理论书籍，对新出现的法律法规、证券市场中的案例、及有价值的研究文章亦及时收集摘录。同时，进一步完善内部网络数据库法律园地 ，将其作为无纸化办 公工具。部门内部流程：业务秘书是部门内部图书资料库和网络数据库建设的责任 人，负责以上两库的日常维护和管

11、理；部门其他人员应积极配合业务秘书工 作，主动配合更新有关内容，及时把研究报告、交流心得、培训资料等交给 业务秘书保存或挂在网上。附： 1、部门现有业务流程2、部门现行存在的问题及在业务流程中的反映法律事务总部9月 30 日附件一：一、合同审查:法律事务总部现有业务流程部门之间流程：凡加盖公司合同专用章的合同应按照公司合同审查盖章流转程序，由经办部门负责人签字后直接报送风险控制办公室，经风险控制办公室评审后， 再由其转到我部业务秘书处。以公司名义对外签署的合同，合同正本一经签 署，应交我部分类保管，我部再定期移交公司档案部门。凡不需加盖公司合同专用章而又需要我部审核的分公司、营业部合同， 由所

12、在分公司、营业部负责人签字后直接报送我部，我部审查后将意见直接 反馈至分公司、营业部；该类合同也可通过经纪业务总部转至我部，我部则 将意见直接反馈回经纪业务总部。部门内部流程：业务秘书登记后根据各人分工及工作量进行分配。业务人员 对合同的法律风险进行审查，并直接和经办人员联系，达成一致且经我部领 导签字后再由业务秘书把修改好的合同转到总裁办，进入盖章程序，或直接 将意见反馈回经纪业务总部、分公司、营业部。二、出具法律意见：部门之间流程：凡只需我部就公司业务活动中的法律问题出具法律意见的， 应由经办部门负责人签字后直接向我部报送有关报告、请示、意见征询等； 凡要求我部出具的法律意见还涉及其他部门

13、的，应分别向有关部门报送有关报告、请示、意见征询等，我部原则上不负责转送。部门内部流程：业务秘书登记并向部门领导请示后根据各人分工及工作量进 行分配，或部门领导直接交办。业务人员出具相应意见（采用统一格式）且 经我部领导签字后由业务秘书及时反馈报送部门，或按报送部门需求及视具 体情况上报公司领导或报送其他部门。三、法律咨询：部门之间流程：凡只需我部提供法律咨询的，应直接与业务秘书联系，或直 接与业务人员联系。部门内部流程：直接与业务秘书联系的，业务秘书登记后根据各人分工及工 作量进行分配，业务人员再进行解答；直接与业务人员联系的，业务人员在 解答咨询后，应及时在业务秘书处登记。四、法律研究 /

14、业务研究：部门之间流程：凡需要我部提供法律研究 /业务研究的， 应直接与业务秘书联 系，或直接与业务人员联系。部门内部流程：直接与业务秘书联系的，业务秘书登记并向部门领导请示后 根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办；业务人员完成研究 报告后直接报送部门领导， 经部门领导审核通过后业务人员方能通知业务秘 书根据需求方要求进行下一步处理。 直接与业务人员联系或业务人员自主研 究的，业务人员应及时在业务秘书处登记，并按上述流程进行。五、诉讼仲裁管理：部门之间流程：凡发生或可能发生以公司、分公司、营业部为原告、被告或 第三人的诉讼仲裁事项时，相关部门、分公司、营业部应及时向我部报送有 关报

15、告。部门内部流程：我部在收到有关部门的相关材料后，业务秘书登记并向部门 领导请示后根据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。业务人 员根据案件的复杂程度，从便于解决纠纷的角度出发，决定部门自己代理或 由相关部门自行聘请律师代理，出具相应意见（采用统一格式）且经我部领 导签字后由业务秘书及时反馈报送部门， 或按报送部门需求及视具体情况上 报公司领导或报送其他部门。六、聘请律师管理： 部门之间流程：凡需要以公司名义聘请律师的部门，应事前报经我部审批， 相关部门应直接向我部报送有关报告和相关文件。部门内部流程：我部在收到有关部门的相关材料后，业务秘书登记并向部门 领导请示后根据各人分工及工作

16、量进行分配，或部门领导直接交办。业务人 员根据具体案件情况及拟聘律师的情况，及时作出是否同意或调整的指导性 意见，经部门领导签字后由业务秘书及时反馈报送部门，或按报送部门需求 及视诉讼标的上报公司领导或报送其他部门。七、涉及公安、检察、法院查询等有关事项的办理：公安部门、检察院、法院等到公司办理查询、冻结等有关事项时，在接待部 门不明时，我部负责对外接待，并按公安部门、检察院、法院等的要求带其 到相关部门或代为办理有关事项。八、部门资料库的建设：部门内部流程：业务秘书是部门内部图书资料库和网络数据库建设的责任 人，负责以上两库的日常维护和管理；部门其他人员应积极配合业务秘书工 作，主动配合更新

17、有关内容，及时把研究报告、交流心得、培训资料等交给 业务秘书保存或挂在网上。附件二： 法律事务总部现行业务流程中存在的问题 根据公司要求，我部对照部门现有业务流程，以提高效率、风险控制、资 源共享和权责分明等四个问题为切入点， 认真查找并分析了部门工作中遇到的问 题及在现行业务流程中的表现形式。现将有关问题归纳如下：一、法律服务工作事前沟通不够 我部在日常工作中，发现有的部门或分支机构需要我部出具法律意见或审查合同时， 只在需要我部签署意见时报送有关材料， 且有时材料只和需审批的内 容有关，对事情的来龙去脉或语焉不详或干脆就没有必要的解释说明， 这很容易 产生以下几种后果：1、效率降低。我部人

18、员为保证出具意见的质量，不得不和经办人员多次沟 通，公文数次往返，降低了办公效率。2、出具的法律意见有时不能完全适用。 由于我部人员看到的材料可能只反映了部分情况，我部人员根据这些材 料出具的意见就很可能不能完全反映实际状况， 对业务的指导性和风险 的规避方面也就有待加强。由于种种原因使得我部意见不能被完全采纳。如合同审查时，有时经办 人员拿来的合同对方已盖章， 我部再提意见经办人员会觉得难以和对方 协商解决。3、法律审核走过场。有时经办人员声称项目紧急，没给出合理的时间让我 部审核，甚至就坐等催办，再加上缺少必要的事前沟通，容易导致法律 审核流于形式。为增强法律服务的及时、有效性，我部除在出具法律意见前主动与有关部 门联系、加强事前沟通外， 还需要相关部门积极主动地介绍有关情况、 提供背景 材料。二、合同审查流程有可完善之处 在现行的合同审查流程中，需公司盖章的合同都是先报风险控制办公室， 经其评审后再由