档案资料室管理制

1、档案资料室管理制度（一）总则第一条 为加强对驻地办各类档案的综合管理， 逐步实现档案 工作规范化、系统化和标准化，更好地为驻地办管理各项工作提 供服务，依据国家档案法、云南省公路公路工程竣工文件 编制实用范本及云南龙瑞高速公路建设项目管理办法的有 关部分，结合本项目工作实际情况，特制订本档案管理制度。第二条 工程建设监理 资料 是项目监理组对工程项目实施监 理过程中直接形成的 , 是工程建设过程真实、全面的反映 ;工程建 设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人员 素质和监理工作的质量。本制度对各个施工阶段监理档案、资料 的收集、整理、归档作重点要求第三条 本制度适用于云南云岭高

2、速公路工程咨询有限公司 龙瑞高速公路项目监理驻地办。二）建立切实可行的工程监理档案管理办法第一条 在档案学中，档案、文件材料、资料是三种不同的概 念。档案是在项目监理工作活动中直接形成的原始记录，经过整 理、鉴定、组卷办理了归档手续的具有保存价值的文字、图纸、 图表、声像、电脑光盘等不同载体的历史记录；文件材料是在本云南云岭高速公路工程咨询有限公司龙瑞高速公路项目监理 公司现行工作活动中直接形成的原始记录，处于运转、承办过程 中，还没有转化为档案；资料是指为了工作参考的目的而搜集来 的文献材料，不是本公司工作活动中直接形成的文件材料。档案 必须实行集中统一管理，确保完整、准确、安全，便于开发利

3、用。第二条 档案管理工作是公司管理基础工作的一个重要组成 分，是维护公司合法权益、 经济利益和历史真实面貌的一项工作， 档案应按照文件的种类和形成的时间顺序进行全面的收集和认真 的整理、编制。第三条 要做好档案管理工作， 首先要建立实可行的工程监理 档案管理办法。首先结合工程实际，制定监理计划和监理 实施细则等规范性文件，以及各分部（分项）工程的检查、验 收、签证、报表、质量记录等质量监督制度和工程进度计划、工 程支付、设计变更、工程索赔、标外合同项目审批、安全文明施 工、协调等管理制定，使监理的各项工作规范化、标准化、制度 化。在此基础上，同时建立工程监理文件档案管理办法，指导工 程项目监理

4、的全过程档案管理工作。在工程项目建设的过程中， 总监办配备专职档案人员，充分利用计算机，采用文字、图表、 声音、图像等多种形式和手段，对工程监理进行全方位、全过程 的信息收集、整理、汇总和归档、传递与利用，并注重立足于施 工现场，加强动态信息管理，对施工现场的信息进行详细的分析 和记录，做到以文字为基础，用数据来说明问题。云南云岭高速公路工程咨询有限公司龙瑞高速公路项目监理三）工程监理档案文件分类及其组成根据高速公路建设项目的情况，常用监理文件的分类及其组 成如下：第一条 监理文件类。1. 他只要包括监理合同、 协议、招投标文件、标书、监理大纲、 监理工作的规范、实施细则、报告、来往函件、设计

5、交底、会审 纪要、协调会议纪要、记录、质量事故处理的决定、专家建议文 件等。2 驻地办制定下发的条例、 规定、 规则、办法、计划、 方案、 工作汇报、总结、通知、通报、简报、统计报表、历史沿革、大 事记、信访、录音带、照片、影片等。第二条 监理报表类。它主要包括单位工程项目质量评定表、 工程质量月报、季报、年报工程进度表、施工计划与实际完成计 划表、延长工期申报表、开工与复工申请表、工程试验检测表、 设备及工程报验单、各类工程检查证、工程材料价格申报表、工 程材料调查表、工程项目状况及工程项目施工人员伤亡事故报表、 监管工程师日志、工程巡视记录表、索赔申请书、支付月报、工 程申报表、工程决算报

6、表等。第三条 监理证书类。有工程计量证书、验收证书、监理单位 资质证书、监理工程师岗位证书、竣工证书等。第四条 声像、机读文件类。包括工程建设监理活动中形成的 照片、录像带、计算机软件、光盘。云南云岭高速公路工程咨询有限公司龙瑞高速公路项目监理第五条 工程交竣工验收资料文件四）工程监理文件资料的收集与整理第一条 监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序” 的要求。在整个工程项目建设过程中，施工阶段是项目文件材料 形成、积累的关键阶段，在这期间形成的监理抽检资料其数量在 整个监理项目档案中占了相当大的比重，是项目档案的重要组成 部分。依据制定的工程监理档案管理办法，监理在施工抽检工程 中及时

7、填写抽检资料，按规定独立完成 20%抽检频率，并及时按 类别归档，为文件资料的整理垫定基础。第二条 监理抽检资料实行按分项、 分部、单位工程项目分类、 立卷制度。归档的文件材料应完整、准确地反映项目监理在各项 活动中的真实过程，必须是定稿后由公司（或部门）负责人签发 的原件。请示类文件应有批复，保证档案的完整性。第三条 各专业监理工程师应按照驻地办要求随着工程项目 的进展负责收集、整理本专业的监理资料，并进行认真检查，不 得接受经涂改的报审资料，并于每月编制月报之后次月 5 日前将 资料交与总监办档案管员存放保管。驻地办档案员及时对各专业 的监理资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查验收各

8、专 业的监理资料，并分类、分专业建立档案盒，按规定编目、整理， 做到存放有序、整齐，如将不同类资料放在同一盒内，应在脊背 处标明。第四条 要收集齐全工程照片，包括：施工前的原貌；各施工云南云岭高速公路工程咨询有限公司龙瑞高速公路项目监理 阶段有代表性的照片，尤其是隐蔽工程、质量事故的照片；采用 新的施工技术和新的建筑材料的照片；竣工后新貌。每张照片都 要有简要的文字材料，能准确说明照片内容，如照片类型、位置、 拍照时间、作者、底片编号等。第五条 对隐蔽工程、特种工程，原则上要求报送声像材料， 录音材料包括领导的重要讲话、 重要会议的录音等； 录像材料（包 括影片）要能反映工程建设的全过程，如原

9、貌、奠基、施工过程、 竣工验收等内容。录音带、录像带、影片均要附有注明工程项目 名称及录音、录像、影片内容的文字材料。第六条 驻地办信息资料员分管档案，其主要职：1. 执行国家档案工作的方针、政策和法规，规划各部门档案 管理工作。2. 负责收集、整理、分类、保管、统计部门各类档案及有关 资料。3. 配合公司档案主管部门， 把需要归档（具有一定保存价值） 文件材料进行归档。4. 积极与各部门一同进行对公司及项目档案、资料等管理办 法的研究。5. 开展档案的利用工作。负责编辑档案参考资料，编制检索 工具。积极开发档案信息资源，逐步达到档案信息资源共享。6. 进行档案的鉴定工作。对已超过保管期限的档

10、案提出存毁 意见，经上级领导审批后进行处理。云南云岭高速公路工程咨询有限公司龙瑞高速公路项目监理五）工程监理文件资料的归档保管与管理第一条 凡已办理完毕的来文、 已发送的文件， 驻地办综合部 及时派专职人员收集、分类、编号、归档，卷内文件材料应按时 间顺序排列 ; 并进入计算机中的文件库， 以便检索和查阅。 文件资 料的调阅、借用必须履行借阅手续，并在规定期限内退还。其原 件一律不借出，必要时经批准可复制。次年初对上年归档工程文 件进行正式立卷、建档、归档。监理工程项目竣工移交后，按监 理委托合同规定将经整理的工程文件移交业主单位。在此之前， 驻地办对案卷的组合合理性、卷内排列、题名、外观的总

11、体严格 审查，仔细核对卷内题名与卷内文件是否已概括卷内文件的内容、 页次是否有错误、备考表是否签字、装订是否规范牢固等。不合 格的进行返工处理，直到符合要求后完整的上交业主。第二条 驻地办应将符合要求的档案整理整理规档并交到公 司的档案室。档案室对已超过保管期限的档案进行鉴定，报请公 司领导做出处理决定。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销 毁任何档案。对销毁的档案应编制销毁清册永久保存。第三条 各类档案都是公司及驻地办的重要财富， 由档案室集 中统一管理，严格按照审批程序借阅，任何部门或个人都不得视 档案为私有。监理档案文件及资料未经允许不得外借其它单位人 员传阅及使用。全体监理人员都有保护

12、档案的义务。各类档案移 交时，必须经档案人员清点检查，办好交接手续。第四条 档案室按便于保管、 方便利用为原则， 对档案进行分云南云岭高速公路工程咨询有限公司龙瑞高速公路项目监理 类、编号和排列。第五条 档案室应研究和改进档案的保护，对已破损、虫蛀、 霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。第六条 文件处理做到“四及时”即：及时登记、及时传阅、 及时催（承）办、 及时归卷；“四不”即：文件材料不积压、不 错漏、不遗失、不外传。第七条 各类档案按其内容、 价值确定保管期限为永久、 长期 和短期三种。五） 工程监理文件资料的总体要求 要做好档案管理工作，首先要使监理的“质量、进度、投资、 安全”控

13、制工作和信息与合同管理工作以及协调工作等规范化、 标准化、 制度化 ; 然后，在实践中不断完善建立一套具有很强的实 用性和可操作性的工程文件档案管理办法，使驻地办的工程监理 文件档案做到真实、完整、规范、科学、查阅方便的基本要求。（1）云南省公路公路工程竣工文件编制实用范本 对监理竣 工文件的编制基本原则、方法步骤、标准要求、资料整理、图表 编制、组卷归档、验收移交等做出了明确和系统的阐述，驻地办 的档案资料管理必须以此为标准。（2）高速公路建设工程监理档案管理工作涉及到整个建设工 程的方方面面，在日常工作中，要注意对资料的复核，同时检查 资料是否符合规范要求，发现问题及时督促有关单位进行整改。云南云岭高速公路工程咨询有限公司龙瑞高速公路项目监理（3）对一些需连续产生的监理信息，在归档过程中应对该类 信息建立相关的统