【精品】档案管理德信诚培训PPT

1、1 东莞培训网东莞培训网HttpHttp：/ E-MAIL/ E-MAIL： 2 课堂要求 欢迎阁下参加本次课程，本课程将为您打下一个良好的基欢迎阁下参加本次课程，本课程将为您打下一个良好的基 础，础， 提高您的能力和水平。提高您的能力和水平。 请注意以下的几点：请注意以下的几点： 1、手机、手机 请将您的手机开为振动或关闭。请将您的手机开为振动或关闭。 2、吸烟、吸烟 在课堂内请不要吸烟。在课堂内请不要吸烟。 3、其它、其它 课期间请不要大声喧哗课期间请不要大声喧哗,举手提问；举手提问； 不要随意走动。不要随意走动。 3 档案管理德信诚培训档案管理德信诚培训 4 第一节 档案收集 一、档案收

2、集的内容和要求一、档案收集的内容和要求 什么是档案收集？什么是档案收集？ 档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案 和其他有关文献的活动。是档案馆（室）和其他有关文献的活动。是档案馆（室） 获取和丰富档案资源的主要渠道和手段。获取和丰富档案资源的主要渠道和手段。 5 （一）档案收集的内容（一）档案收集的内容 6 （二）档案收集的要求（二）档案收集的要求 1、科学组织、科学组织 2、信息完整：收集工作的核心要求。、信息完整：收集工作的核心要求。 3、 结构优化：收集工作的重要目标。结构优化：收集工作的重要目标。 4、 标准控制标准控制 7 二、档案室的收集二、

3、档案室的收集 （一）加强对归档制度的宣传（一）加强对归档制度的宣传 归档不仅是一项档案业务工作，也是一项法定义务归档不仅是一项档案业务工作，也是一项法定义务 （二）对文件形成的超前控制（二）对文件形成的超前控制 解决文书处理制度、文件格式规范和书写材料耐久性解决文书处理制度、文件格式规范和书写材料耐久性 等方面存在的问题等方面存在的问题 （三）对文件积累、归档的监督和指导（三）对文件积累、归档的监督和指导 是档案室的一项基本职责是档案室的一项基本职责 （四）全面检查归档的质量（四）全面检查归档的质量 检查归档文件是否齐全完整，反映主要职能活动和重检查归档文件是否齐全完整，反映主要职能活动和重

4、大活动，保管期限划分是否准确大活动，保管期限划分是否准确 （五）加强平时收集工作（五）加强平时收集工作 是对归档制度的一种补充措施是对归档制度的一种补充措施 8 三、档案馆的收集三、档案馆的收集 （一）档案馆的收集范围（一）档案馆的收集范围 接收、保存国家所有的档案以及对国家和社会有保存利用价接收、保存国家所有的档案以及对国家和社会有保存利用价 值的非国有档案。值的非国有档案。 1. 1. 综合国家档案馆收集建国后的档案综合国家档案馆收集建国后的档案 （1 1）一级单位形成的档案；县级档案馆同时接收乡、镇党委和）一级单位形成的档案；县级档案馆同时接收乡、镇党委和 政府工作部门形成的档案；政府工

5、作部门形成的档案； （2 2）一级单位的派出性单位形成的档案；）一级单位的派出性单位形成的档案； （3 3）二级单位形成的档案；有代表性的三级单位形成的档案；）二级单位形成的档案；有代表性的三级单位形成的档案； 在某一时期、某一事件中形成的具有重大影响或重要凭证作用在某一时期、某一事件中形成的具有重大影响或重要凭证作用 的档案；的档案； （4 4）双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为）双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为 主的档案；主的档案； （5 5）经协商同意，收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、）经协商同意，收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、 专业户

6、形成的有进馆价值的档案和本级人事管理权限内著名人专业户形成的有进馆价值的档案和本级人事管理权限内著名人 物形成的档案；物形成的档案； （6 6）撤销单位的档案。）撤销单位的档案。 （7 7）接收重大活动档案、重点建设项目档案、已公开现行文件）接收重大活动档案、重点建设项目档案、已公开现行文件 等。等。 9 2. 综合国家档案馆收集建国前的档案综合国家档案馆收集建国前的档案 （1）中央档案馆：）中央档案馆： （2）中国第一历史档案馆：）中国第一历史档案馆： （3）中国第二历史档案馆：）中国第二历史档案馆： （4）地方各级综合性档案馆：）地方各级综合性档案馆： 3. 专门档案馆接收档案的范围专门档

7、案馆接收档案的范围 收集与本馆专业对口的同类内容或同类载体形态的专门收集与本馆专业对口的同类内容或同类载体形态的专门 档案或复制件，如中国照片档案馆，在全国范围内收档案或复制件，如中国照片档案馆，在全国范围内收 集具有全国意义的照片档案或复制件；城建档案馆则集具有全国意义的照片档案或复制件；城建档案馆则 负责收集城市规划区范围内的基本建设档案。负责收集城市规划区范围内的基本建设档案。 （二）接收要求和手续（二）接收要求和手续 1. 接收要求接收要求 （1）完整性）完整性 （2）规范性）规范性 （3）同时接收相关资料）同时接收相关资料 2. 接收手续：档案交接文据接收手续：档案交接文据 10 档

8、案交接文据格式档案交接文据格式 11 （三）现行机关档案的接收（三）现行机关档案的接收 现行机关的档案是档案馆馆藏的主要来源。现行机关的档案是档案馆馆藏的主要来源。 1. 接收期限：接收期限：档案形成到档案馆接收进馆之前的时间。档案形成到档案馆接收进馆之前的时间。 20年：属于中央级和省级、设区的市级国家档年：属于中央级和省级、设区的市级国家档 案馆接收范围的档案案馆接收范围的档案 10年：属于县级国家档案馆接收范围的档案年：属于县级国家档案馆接收范围的档案 2. 接收方法接收方法 （1）逐年接收：）逐年接收： （2）定期接收：）定期接收：3年或年或5年，效率较高年，效率较高 12 （四）撤销

9、机关档案的接收（四）撤销机关档案的接收 1. 撤销机关的档案：由撤销机关负责整理和鉴定，并按撤销机关的档案：由撤销机关负责整理和鉴定，并按 照规定全部移交给有关档案馆或由主管机关代管；照规定全部移交给有关档案馆或由主管机关代管； 2. 一个机关撤销后，业务分别划归几个机关：其档案作一个机关撤销后，业务分别划归几个机关：其档案作 为一个整体由其中一个机关代管或向有关档案馆移交；为一个整体由其中一个机关代管或向有关档案馆移交； 3. 一个机关并入另一个机关，或者几个机关合并为一个一个机关并入另一个机关，或者几个机关合并为一个 新的机关：其档案作为一个独立的全宗由合并后的新新的机关：其档案作为一个独

10、立的全宗由合并后的新 机关代管，或向有关档案馆移交；机关代管，或向有关档案馆移交； 4. 一个机关内一部分业务或者一个部门划归另一个机关：一个机关内一部分业务或者一个部门划归另一个机关： 其档案不得从原全宗中抽走并带入接收机关，可以借其档案不得从原全宗中抽走并带入接收机关，可以借 阅或者复制；阅或者复制； 5. 机关撤销或者合并时，尚未处理完毕的文件材料：可机关撤销或者合并时，尚未处理完毕的文件材料：可 以移交新的机关继续办理，并作为新的机关的档案加以移交新的机关继续办理，并作为新的机关的档案加 以整理和保存。以整理和保存。 当机构发生变化时，档案都不能分散，必须全部集中移当机构发生变化时，档

11、案都不能分散，必须全部集中移 交档案馆。交档案馆。 13 （五）重大活动档案的接收（五）重大活动档案的接收 重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的 具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实 物等不同形式的历史记录。物等不同形式的历史记录。 2005年，浙江省人民政府第年，浙江省人民政府第187号令公布的号令公布的浙江省浙江省 重大活动档案管理办法重大活动档案管理办法规定，对本省发生的重大规定，对本省发生的重大 活动所形成的档案，各级国家档案馆应提前接收进活动所形成的档案，各级国家档案馆应提前接收进

12、 馆。馆。 重大活动的组织承办单位或者承担组织、承办主要重大活动的组织承办单位或者承担组织、承办主要 工作的单位，应当自重大活动结束之日起工作的单位，应当自重大活动结束之日起4个月内，个月内， 向同级国家档案馆移交重大活动档案。重大活动中向同级国家档案馆移交重大活动档案。重大活动中 形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、鉴定形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、鉴定 等工作，由接收档案的国家档案馆按照档案整理规等工作，由接收档案的国家档案馆按照档案整理规 则进行。则进行。 14 （六）社会散存档案的征集（六）社会散存档案的征集 社会散存档案是指国家机构、社会组织和个人在历社会散存档案是指国

13、家机构、社会组织和个人在历 史上形成的、对国家和社会有保存价值的、尚在法史上形成的、对国家和社会有保存价值的、尚在法 定档案保管机构之外保存的档案。定档案保管机构之外保存的档案。 所谓征集，是指档案馆按照国家规定征收散存档案、所谓征集，是指档案馆按照国家规定征收散存档案、 散失档案和其他有关文献的活动。散失档案和其他有关文献的活动。 征集的途径：征集的途径： 征集个人保存的历史档案；征集个人保存的历史档案； 向有关机关、企事业单位和社会团体征集档案；向有关机关、企事业单位和社会团体征集档案； 向有关国家和地区征集历史档案；向有关国家和地区征集历史档案； 向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集档

14、案。向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集档案。 征集的方法：接受捐赠、有偿征集、国家收购和征征集的方法：接受捐赠、有偿征集、国家收购和征 购、交换等。购、交换等。 15 第二节第二节 档案整理档案整理 一、档案整理概述一、档案整理概述 档案整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组档案整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组 合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。 目的：便于档案的管理和利用。目的：便于档案的管理和利用。 （一）档案整理的类型（一）档案整理的类型 1. 系统排列和编目系统排列和编目 2. 局部调整局部调整 3. 全过程整理全过程

15、整理 （二）档案整理的内容和步骤（二）档案整理的内容和步骤 系统化系统化 编目编目 系统化是编目的基础，编目是系统化的体现系统化是编目的基础，编目是系统化的体现 16 档案整理工作的主要步骤有：档案整理工作的主要步骤有： 1. 区分全宗。区分全宗。 2. 全宗内档案的分类。全宗内档案的分类。 3. 立卷（组件）。立卷（组件）。 4. 案卷（件）的排列。案卷（件）的排列。 5. 档号编制。档号编制。 6. 案卷目录（归档文件目录）编制。案卷目录（归档文件目录）编制。 17 （三）档案整理的原则（三）档案整理的原则 按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，按照档案的形成规律和特点，保持文

16、件之间的历史联系， 充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用。充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用。 1. 1. 保持文件之间的历史联系保持文件之间的历史联系 文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中所形成文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中所形成 的内在联系。的内在联系。 （1 1）文件在来源上的联系。）文件在来源上的联系。 （2 2）文件在时间上的联系。）文件在时间上的联系。 （3 3）文件在内容上的联系。）文件在内容上的联系。 （4 4）文件在形式上的联系。）文件在形式上的联系。 2. 充分利用原有的整理基础充分利用原有的整理基础 原有整理结果基本可用原有整理结果

17、基本可用: 原有整理状况明显不合理原有整理状况明显不合理: 原有整理结果基本不可用原有整理结果基本不可用: 3. 便于档案的保管和利用便于档案的保管和利用 是档案整理工作的出发点和根本目的。在整理档案时，如是档案整理工作的出发点和根本目的。在整理档案时，如 果保持文件联系与便于保管利用发生了矛盾，应首先考果保持文件联系与便于保管利用发生了矛盾，应首先考 虑档案保管和利用的方便。虑档案保管和利用的方便。 18 二、全宗二、全宗 （一）全宗的概念（一）全宗的概念 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有 有机联系的档案整体。有机联系的档案整体。 按照

18、全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则 和核心理论。和核心理论。 全宗的基本含义有以下几方面：全宗的基本含义有以下几方面： 1. 全宗是一个有机整体。同一全宗的档案不能分散。全宗是一个有机整体。同一全宗的档案不能分散。 2. 全宗是在一定的历史活动中形成的。全宗是在一定的历史活动中形成的。 3. 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。具有相全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。具有相 对的稳定性。对的稳定性。 19 （二）立档单位及其构成条件（二）立档单位及其构成条件 立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位立档单位，又称全宗构成者，是指形成全

19、宗的单位 或个人。或个人。 一个独立从事活动的机关或组织就是一个立档单位，一个独立从事活动的机关或组织就是一个立档单位， 其形成的全部档案就构成一个全宗。其形成的全部档案就构成一个全宗。 立档单位的构成条件：立档单位的构成条件： 1. 可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行 文；文； 2. 是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算；是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算； 3. 设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。 20 （三）立档单位变化对全宗划分的影响（三）立档单位变化对全宗划分

20、的影响 1. 政权更迭的全宗处理政权更迭的全宗处理 2. 立档单位职能发生根本性变化的全宗处理立档单位职能发生根本性变化的全宗处理 （1）新设立一个机关。新成立的机关符合立档单位的构成条件，）新设立一个机关。新成立的机关符合立档单位的构成条件， 就构成新的独立全宗。就构成新的独立全宗。 （2）撤销一个独立的机关。一个独立的机关（立档单位）被撤销，）撤销一个独立的机关。一个独立的机关（立档单位）被撤销， 其全宗终止。其全宗终止。 （3）几个立档单位合并或兼并。合并前各单位形成的档案应分别）几个立档单位合并或兼并。合并前各单位形成的档案应分别 构成各自的全宗，到合并时终止；合并后的新单位所形成的档

21、构成各自的全宗，到合并时终止；合并后的新单位所形成的档 案构成一个新的全宗。如果一个立档单位兼并另外几个单位，案构成一个新的全宗。如果一个立档单位兼并另外几个单位， 则被兼并的几个单位原先的档案分别构成各自的全宗，到兼并则被兼并的几个单位原先的档案分别构成各自的全宗，到兼并 时终止；兼并单位在兼并后形成的档案则同属一个全宗。时终止；兼并单位在兼并后形成的档案则同属一个全宗。 （4）立档单位分立。一个单位被分立成两个或两个以上的立档单）立档单位分立。一个单位被分立成两个或两个以上的立档单 位，分立前形成的档案构成一个全宗，到分立时终止；分立后位，分立前形成的档案构成一个全宗，到分立时终止；分立后

22、 各立档单位形成的档案分别开始构成不同的全宗。各立档单位形成的档案分别开始构成不同的全宗。 （5）内设机构独立或并入。独立前形成的档案仍为原立档单位全）内设机构独立或并入。独立前形成的档案仍为原立档单位全 宗的一部分，不得分散，独立后形成的档案构成新的全宗；如宗的一部分，不得分散，独立后形成的档案构成新的全宗；如 果一个立档单位的内设机构并入新的立档单位，并入前形成的果一个立档单位的内设机构并入新的立档单位，并入前形成的 档案仍作为原立档单位全宗的一部分，并入后形成的档案作为档案仍作为原立档单位全宗的一部分，并入后形成的档案作为 新立档单位全宗的组成部分。新立档单位全宗的组成部分。 21 3.

23、 立档单位其他变化情况的全宗处理立档单位其他变化情况的全宗处理 立档单位的名称变更和地址变迁，但基本职能立档单位的名称变更和地址变迁，但基本职能 不发生改变的，不影响全宗的划分；不发生改变的，不影响全宗的划分； 立档单位的领导关系改变和工作范围的扩大与立档单位的领导关系改变和工作范围的扩大与 缩小，但基本职能不发生改变的，不影响全宗缩小，但基本职能不发生改变的，不影响全宗 的划分；的划分； 立档单位内设机构的增减，短期停止活动，以立档单位内设机构的增减，短期停止活动，以 后又恢复等，其全宗应继续延续；后又恢复等，其全宗应继续延续； 临时性机构，一般不构成新的全宗。临时性机构，一般不构成新的全宗

24、。 22 （四）全宗的补充形式（四）全宗的补充形式 1. 联合全宗联合全宗 是指由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区是指由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区 分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。 前后存在的两个立档单位，继承关系密切，其形成的前后存在的两个立档单位，继承关系密切，其形成的 文件已经混杂在一起，无法区分；文件已经混杂在一起，无法区分； 合署办公的机关，即合署办公的机关，即“一个单位、两块牌子一个单位、两块牌子”，彼此，彼此 形成的文件实为形成的文件实为“一个整体一个整体”，无法分开。，无法分开。 2. 汇集全宗，也称全宗汇集汇集

25、全宗，也称全宗汇集 是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系 的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。 3. 档案汇集档案汇集 是指将全宗不明的、零散的档案，按照一定的方法组织是指将全宗不明的、零散的档案，按照一定的方法组织 起来的档案集合体。起来的档案集合体。 23 （五）判定档案所属全宗（五）判定档案所属全宗 关键是确定档案的形成者。关键是确定档案的形成者。 1. 立档单位的发文立档单位的发文 2. 立档单位的收文立档单位的收文 3. 立档单位的内部文件立档单位的内部文件 24 三、全宗内档

26、案的分类三、全宗内档案的分类 （一）分类的基本要求（一）分类的基本要求 全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案， 按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层 次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类 方法的选择、分类方案的制定、档案归类和案卷排方法的选择、分类方案的制定、档案归类和案卷排 列等内容。列等内容。 分类应遵循的基本要求：分类应遵循的基本要求： 1. 客观性客观性 2. 逻辑性逻辑性 3. 可操作性可操作性 25 （二）分类方法（二）分类方

27、法 档案分类法，也称档案分类法，也称“分类标准分类标准”、“分类原则分类原则”或或 “分类特征分类特征”。全宗内档案分类的方法有按来源。全宗内档案分类的方法有按来源 分类、按时间分类、按内容分类和按形式分类等。分类、按时间分类、按内容分类和按形式分类等。 1. 年度分类法年度分类法 根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的 类别的方法。类别的方法。 2. 组织机构分类法组织机构分类法 根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分 类，即按照立档单位内部组织机构将全宗内档案分类，即按照立档单位内部组织

28、机构将全宗内档案分 成不同的类别。成不同的类别。 3. 问题分类法问题分类法 也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将 全宗内档案分成不同的类别。全宗内档案分成不同的类别。 26 4. 门类分类法门类分类法 按照全宗内档案的性质特点和载体形式将其分按照全宗内档案的性质特点和载体形式将其分 成不同的类别，文书档案、科技档案、专门档成不同的类别，文书档案、科技档案、专门档 案、会计档案、特殊载体档案等不同的门类。案、会计档案、特殊载体档案等不同的门类。 5. 职能分类法职能分类法 是问题分类法的一种，按照档案内容所涉及的是问题分类法的一种，按照档

29、案内容所涉及的 职能分工将其分成不同的类别。职能分工将其分成不同的类别。 全宗内档案的分类往往采用复式分类法。如年全宗内档案的分类往往采用复式分类法。如年 度度组织机构分类法、组织机构组织机构分类法、组织机构年度分类法、年度分类法、 年度年度问题分类法、问题问题分类法、问题年度分类法等。年度分类法等。 27 （三）分类（三）分类 方案的编方案的编 制制 1.1.机关全宗机关全宗 分类方案分类方案 的编制：的编制： 分类对象：分类对象： 本单位形成本单位形成 的全部档案的全部档案 分类方法：分类方法： 28 2. 2. 企业全企业全 宗分类方宗分类方 案的编制：案的编制： 工业企业档工业企业档

30、案分类试行案分类试行 规则规则规定：规定： 工业企业档工业企业档 案分类设置案分类设置 十个一级类十个一级类 目。目。 29 四、档号和目录的编制四、档号和目录的编制 （一）档号编制原则（一）档号编制原则 档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程 中，以字符形式赋予档案的一组代码。是存取中，以字符形式赋予档案的一组代码。是存取 档案的标记，并具有统计监督作用。档案的标记，并具有统计监督作用。 档号的编制原则：档号的编制原则： 1. 唯一性原则唯一性原则 2. 合理性原则合理性原则 3. 稳定性原则稳定性原则 4. 扩充性原则扩充性原则 5. 简单性原则简

31、单性原则 30 （二）档号的结构（二）档号的结构 1、全宗号、全宗号-案卷目录号案卷目录号-案卷号案卷号-件、页（张）件、页（张） 号号 适用于档案馆（室）对文书档案的编号适用于档案馆（室）对文书档案的编号 31 2 2、全宗号全宗号 - 类别号类别号 - 案卷号案卷号 - 件、页（张）号件、页（张）号 - -nn - - - - 适用于档案馆（室）对各类档案的编号适用于档案馆（室）对各类档案的编号 32 33 归档文件整理规则归档文件整理规则颁布实施后，又出现了颁布实施后，又出现了 两种新的档号结构：两种新的档号结构： 全宗号全宗号-年度年度-机构（问题）代号机构（问题）代号-保管期限保管期

32、限-件号件号 （-） 全宗号全宗号-保管期限保管期限-年度年度-机构（问题）代号机构（问题）代号-件号件号 （-） 34 （三）档号的编制方法（三）档号的编制方法 档号采用数字型和数字与字母混合型两种形式。档号采用数字型和数字与字母混合型两种形式。 (1)全宗号全宗号 全宗号的格式是：全宗号的格式是： 全宗号用四位代码标识。第一位用汉语拼音字母全宗号用四位代码标识。第一位用汉语拼音字母 标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属 类全宗的顺序号。类全宗的顺序号。 35 2. 案卷目录号：以三位阿拉伯数字标识，根据全宗内档案卷目录号：以三位阿拉伯数字标识

33、，根据全宗内档 案整理状况设置。案整理状况设置。 3. 类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的 代码标识。一般不超过三级。代码标识。一般不超过三级。 4. 项目号：是档案所反映的项目代号。使用产品、工程、项目号：是档案所反映的项目代号。使用产品、工程、 课题、设备等档案的代字和代号。课题、设备等档案的代字和代号。 5. 案卷号：用三位阿拉伯数字标识，同一目录或类别内案卷号：用三位阿拉伯数字标识，同一目录或类别内 的案卷按排列次序流水编号。的案卷按排列次序流水编号。 6. 件号：用阿拉伯数字标识。件号：用阿拉伯数字标识。 不装订的案卷，卷内文

34、件必须单件装订编号，每个案不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案 卷的卷内文件按排列次序流水编号。卷的卷内文件按排列次序流水编号。 按照按照归档文件整理规则归档文件整理规则整理的档案，同一个类目整理的档案，同一个类目 下的文件按排列次序流水编号。下的文件按排列次序流水编号。 7. 页（张）号：页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文页（张）号：页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文 件各页（张）按排列次序流水编号。件各页（张）按排列次序流水编号。 36 第三节档案鉴定第三节档案鉴定 一、档案鉴定概述一、档案鉴定概述 （一）档案鉴定的内容（一）档案鉴定的内容 档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程档案

35、鉴定是判定档案真伪和价值的过程 37 （二）档案价值鉴定的原则（二）档案价值鉴定的原则 档案价值鉴定，必须从国家和人民的整体利益出档案价值鉴定，必须从国家和人民的整体利益出 发，用全面的、历史的、发展的观点，判定档发，用全面的、历史的、发展的观点，判定档 案的价值。案的价值。 1. 从国家和人民的整体利益出发：从国家和人民的整体利益出发： 2. 全面的观点：全面的观点： 分析内容特征、文件的来源、形成时间等因素分析内容特征、文件的来源、形成时间等因素 分析档案材料的整体作用和个别价值分析档案材料的整体作用和个别价值 社会对档案的需求社会对档案的需求 3. 历史的观点：历史的观点： 4. 发展的

36、观点：发展的观点： 38 （三）档案价值鉴定的标准（三）档案价值鉴定的标准 1. 自身属性标准：指以档案自身所拥有的主要属性作为自身属性标准：指以档案自身所拥有的主要属性作为 价值鉴定的标准，包括：价值鉴定的标准，包括： 职能标准：不同级别的机关，永久档案所占比例不同。职能标准：不同级别的机关，永久档案所占比例不同。 来源标准：来源标准： 本机关形成的文件材料应是保存的重点。本机关形成的文件材料应是保存的重点。 内容标准：强调档案内容的重要性、独一性和时效性。内容标准：强调档案内容的重要性、独一性和时效性。 形式特征标准：形式特征标准： 2. 社会需求标准：包括社会需求方向、社会需求面和社社会

37、需求标准：包括社会需求方向、社会需求面和社 会需求时间等方面。会需求时间等方面。 3. 相对价值标准：指被鉴定的档案与其他档案和保管费相对价值标准：指被鉴定的档案与其他档案和保管费 用之间相比较而存在的价值。用之间相比较而存在的价值。 39 二、档案保管期限表二、档案保管期限表 就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明 其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价 值和确定档案保管期限的依据和标准。值和确定档案保管期限的依据和标准。 （一）档案保管期限表的类型（一）档案保管期限表的类型 1.

38、 通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表）通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表） 2. 专门档案保管期限表专门档案保管期限表 3. 同系统机关档案保管期限表同系统机关档案保管期限表 4. 同类型机关档案保管期限表同类型机关档案保管期限表 5. 机关档案保管期限表机关档案保管期限表 各种类型的档案保管期限表不能缩短标准档案保管各种类型的档案保管期限表不能缩短标准档案保管 期限表所规定的保管期限，但可延长保管期限。期限表所规定的保管期限，但可延长保管期限。 40 （二）档案保管期限表的结构（二）档案保管期限表的结构 档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注档案保管期限表通常由顺序

39、号、条款、保管期限、附注 以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最 基本的项目。基本的项目。 1. 顺序号。采用层累制结构编号，每类目下流水编号。顺序号。采用层累制结构编号，每类目下流水编号。 2. 条款。是一组类型相同的档案文件的名称。概括档案条款。是一组类型相同的档案文件的名称。概括档案 文件的来源、内容和形式。文件的来源、内容和形式。 3. 保管期限。保管期限是根据档案的保存价值确定的保保管期限。保管期限是根据档案的保存价值确定的保 存年限，列于每一个条款的后面。存年限，列于每一个条款的后面。 4. 附注。对条款及其保管期限所作的必要注

40、解和说明。附注。对条款及其保管期限所作的必要注解和说明。 5. 总说明。指出保管期限表的适用范围、制定依据、结总说明。指出保管期限表的适用范围、制定依据、结 构、批准施行时间、保管期限的计算方法等。构、批准施行时间、保管期限的计算方法等。 （三）档案保管期限的划分（三）档案保管期限的划分 档案保管期限是指对档案划定的存留年限。档案保管期限是指对档案划定的存留年限。 41 三、档案鉴定的组织和方法三、档案鉴定的组织和方法 （一）档案鉴定的组织（一）档案鉴定的组织 档案馆：鉴定委员会。成员：馆长、馆内业务专家及被档案馆：鉴定委员会。成员：馆长、馆内业务专家及被 鉴定档案有关的单位代表。鉴定档案有关

41、的单位代表。 档案室：鉴定小组。成员：机关分管负责人任组长，档档案室：鉴定小组。成员：机关分管负责人任组长，档 案部门和有关业务部门的人员。案部门和有关业务部门的人员。 任务：编制和审查档案保管期限表；组织和指导鉴定工任务：编制和审查档案保管期限表；组织和指导鉴定工 作；讨论审查作；讨论审查“档案鉴定报告档案鉴定报告”和和“档案销毁清册档案销毁清册”； 对档案的存毁作出决定，报有关领导批准。对档案的存毁作出决定，报有关领导批准。 （二）档案鉴定的方法（二）档案鉴定的方法 档案鉴定的基本方法是直接鉴定法，以案卷为基本单位，档案鉴定的基本方法是直接鉴定法，以案卷为基本单位， 逐卷逐件逐页地审查档案

42、材料。逐卷逐件逐页地审查档案材料。 42 （三）档案销毁（三）档案销毁 档案销毁是指经过鉴定对失去保存价值的档案作毁灭性档案销毁是指经过鉴定对失去保存价值的档案作毁灭性 处置的过程。销毁档案须由鉴定小组提出意见，登记处置的过程。销毁档案须由鉴定小组提出意见，登记 造册。经分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，造册。经分管负责人批准后，由二人在指定地点监销， 并在销毁清册上签字。并在销毁清册上签字。 1. 销毁清册：登录被销毁档案的顺序号、案卷或文件题销毁清册：登录被销毁档案的顺序号、案卷或文件题 名、起止日期、号码（案卷目录号、案卷号或文件编名、起止日期、号码（案卷目录号、案卷号或文件编 号

43、）、数量、备注等，并由责任人审批签名。号）、数量、备注等，并由责任人审批签名。 档案销毁清册一式两份或三份，一份留存，一份送有关档案销毁清册一式两份或三份，一份留存，一份送有关 领导审批，一份报档案行政管理部门备案领导审批，一份报档案行政管理部门备案 2. 销毁方式：销毁方式： 国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计 部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当 由同级审计部门派员参加监销。由同级审计部门派员参加监销。 43 第四节第四节 档案保管与保护档案保管与保护 一、档案保管的内容和要求

44、一、档案保管的内容和要求 （一）档案保管的内容（一）档案保管的内容 1. 档案库房管理：档案库房管理： 2. 档案流动过程中的保护：档案流动过程中的保护： 3. 保护档案的专门措施：保护档案的专门措施： （二）档案保管的基本要求（二）档案保管的基本要求 1. 以防为主，防治结合以防为主，防治结合 2. 加强重点，照顾一般加强重点，照顾一般 44 二、档案保管的基本条件二、档案保管的基本条件 档案保管工作基本的物质条件：档案库房、档案装具、档案保管工作基本的物质条件：档案库房、档案装具、 档案保管设备和档案的包装材料。档案保管设备和档案的包装材料。 （一）档案馆（室）建筑（一）档案馆（室）建筑

45、1. 档案馆建设规模和构成档案馆建设规模和构成 2. 档案馆的选址档案馆的选址 3. 档案馆的建筑设计档案馆的建筑设计 4. 档案室用房档案室用房 档案室用房由档案库房、档案阅览用房和档案人员办档案室用房由档案库房、档案阅览用房和档案人员办 公用房组成。在选择档案室用房时应符合以下要求：公用房组成。在选择档案室用房时应符合以下要求： 档案室用房应相对集中，便于管理；档案库房应远离档案室用房应相对集中，便于管理；档案库房应远离 水源、火源和污染源，一般不宜选择在地下室或顶水源、火源和污染源，一般不宜选择在地下室或顶 层，如设在地下室或顶层，必须采取防潮、防水、层，如设在地下室或顶层，必须采取防潮

46、、防水、 隔热等措施；档案库房必须专用，与办公室或生活隔热等措施；档案库房必须专用，与办公室或生活 区分开；档案库房的载荷符合规定要求。区分开；档案库房的载荷符合规定要求。 45 （二）其他保管条件（二）其他保管条件 1. 档案装具档案装具 档案架、档案箱、档案柜、密集架档案架、档案箱、档案柜、密集架 2. 档案保管设备档案保管设备 空调机、去湿机、通风机、温湿度测量仪、防盗和空调机、去湿机、通风机、温湿度测量仪、防盗和 防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍 摄设备、监控设备、消毒设备、信息化设备以及摄设备、监控设备、消毒设备、信息化设备以及 档

47、案专用运输设备等。档案专用运输设备等。 3. 档案包装材料档案包装材料 卷皮、卷盒，要求采用无酸材料制成卷皮、卷盒，要求采用无酸材料制成 46 三、档案库房管理三、档案库房管理 （一）档案装具的排列编号（一）档案装具的排列编号 1. 合理布局合理布局 架（柜）间的主要通道宽度不小于架（柜）间的主要通道宽度不小于1米，架（柜）之米，架（柜）之 间的间隔不小于间的间隔不小于0. 8米，架（柜）与墙壁的间距不米，架（柜）与墙壁的间距不 小于小于0. 1米，装具与天花板的间隔不小于米，装具与天花板的间隔不小于0. 6米。米。 2. 避光通风避光通风 装具的排列与有窗户的墙面垂直。没有窗户的库房，装具的

48、排列与有窗户的墙面垂直。没有窗户的库房， 装具的排列应与通风管道开口方向相对应。装具的排列应与通风管道开口方向相对应。 3. 整齐有序整齐有序 档案装具的编号一般以库房为单位进行，编号方法是，档案装具的编号一般以库房为单位进行，编号方法是， 自库房门口起从左至右、从外向里编架（柜）号，自库房门口起从左至右、从外向里编架（柜）号， 每个架（柜）的格（节）也应编号，方法是从上向每个架（柜）的格（节）也应编号，方法是从上向 下编顺序号。下编顺序号。 47 （二）档案存放（二）档案存放 1. 档案的排列存放档案的排列存放 档案馆：以全宗为单位排列。一个全宗的档案尽量档案馆：以全宗为单位排列。一个全宗的

49、档案尽量 集中存放，照片、音像、磁盘、光盘等特殊载体档集中存放，照片、音像、磁盘、光盘等特殊载体档 案，可以分开存放在专门的库房。案，可以分开存放在专门的库房。 档案室：一般根据档案的种类实行分类排列，将同档案室：一般根据档案的种类实行分类排列，将同 一类别的档案集中存放在一起。一类别的档案集中存放在一起。 2. 档案存放位置索引档案存放位置索引 档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反 映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。 指明档案存放位置的索引指明档案存放位置的索引 指明库房内装具所存放档案的索引指

50、明库房内装具所存放档案的索引 （三）档案管理的应急处置（三）档案管理的应急处置 1. 档案管理的应急处置预案档案管理的应急处置预案 2. 档案管理的应急处置措施档案管理的应急处置措施 48 49 四、档案保护四、档案保护 档案保护是指防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修档案保护是指防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修 复受损档案的活动，它的任务是最大限度地延长档案复受损档案的活动，它的任务是最大限度地延长档案 的寿命。的寿命。 （一）库房温、湿度的控制（一）库房温、湿度的控制 密闭密闭 通风通风 （二）库房的（二）库房的“八防八防”措施措施 库房的库房的“八防八防”: 防火防火 防水防水 防潮

51、防潮 防霉防霉 防虫防虫 防光防光 防尘防尘 防盗防盗 50 （三）档案修复（三）档案修复 档案修复是指档案修复是指 使受损或退变使受损或退变 的档案恢复或的档案恢复或 接近原有特征，接近原有特征， 或对其进行加或对其进行加 固的过程，是固的过程，是 一项抢救性的一项抢救性的 保护措施。保护措施。 51 五、全宗卷五、全宗卷 （一）全宗卷的编制原则和内容（一）全宗卷的编制原则和内容 全宗卷是管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗全宗卷是管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗 历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。是档案历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。是档案 管理活动中形成的管理活

52、动中形成的“档案档案” 。 1. 档案收集方面的材料：档案收集方面的材料： 2. 档案整理方面的材料：档案整理方面的材料： 3. 档案鉴定方面的材料：档案鉴定方面的材料： 4. 档案保管方面的材料：档案保管方面的材料： 5. 档案统计方面的材料：档案统计方面的材料： 6. 档案利用方面的材料：档案利用方面的材料： 7. 档案管理新技术应用方面的材料：档案管理新技术应用方面的材料： 52 （二）全宗卷的整理（二）全宗卷的整理 卷内文件材料按问题卷内文件材料按问题 时间排列。时间排列。 排列顺序为：全宗指南排列顺序为：全宗指南大事记大事记收集收集 整理整理 鉴定鉴定保管保管 统计统计利用利用 现代

53、化管理方面现代化管理方面 的材料的材料 （三）全宗卷的管理（三）全宗卷的管理 档案馆：全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编档案馆：全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编 制全宗卷目录。制全宗卷目录。 档案室：置于每个全宗排列的卷首。全宗向档案档案室：置于每个全宗排列的卷首。全宗向档案 馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。 53 第五节第五节 档案检索档案检索 一、档案检索概述一、档案检索概述 （一）档案检索的内容（一）档案检索的内容 54 （二）档案检索效率（二）档案检索效率 检索效率是指通过检索满足利用者利用需求的全面性和检索效率是指通过检索满足利用

54、者利用需求的全面性和 准确性程度。它是衡量档案检索系统性能以及每一个准确性程度。它是衡量档案检索系统性能以及每一个 检索过程质量的最基本的指标。检索过程质量的最基本的指标。 1. 查全率查全率 查全率查全率=检索出的有关档案数检索出的有关档案数/全部有关档案数全部有关档案数100% 漏检率漏检率=未检索出的有关档案数未检索出的有关档案数/全部有关档案数全部有关档案数100% 2. 查准率查准率 查准率查准率=检索出的有关档案检索出的有关档案/检索出的全部档案检索出的全部档案100% 误检率误检率=检索出的不相关档案检索出的不相关档案/检索出的全部档案检索出的全部档案100% *查全率与查准率之

55、间存在着一种互逆关系。查全率与查准率之间存在着一种互逆关系。 55 二、档案著录二、档案著录 档案著录是对档案内容和形式特征等进行分档案著录是对档案内容和形式特征等进行分 析、选择和记录的过程。析、选择和记录的过程。 内容特征：档案的主题，表现为档案的主内容特征：档案的主题，表现为档案的主 题词、分类号、摘要等题词、分类号、摘要等 形式特征：档案的外在表现因素，如题名、形式特征：档案的外在表现因素，如题名、 责任者、形成时间、文种、载体、档号等责任者、形成时间、文种、载体、档号等 56 （一）著录项目（一）著录项目 1. 题名与责任说明项。包括正题名、并列题名、副题名题名与责任说明项。包括正题

56、名、并列题名、副题名 及说明题名文字、文件编号、责任者、附件等著录单及说明题名文字、文件编号、责任者、附件等著录单 元（小项）。元（小项）。 2. 稿本与文种项。包括稿本、文种两个小项。稿本与文种项。包括稿本、文种两个小项。 3. 密级与保管期限项。包括密级和保管期限两个小项。密级与保管期限项。包括密级和保管期限两个小项。 4. 时间项。时间项。 5. 载体形态项。包括载体类型、数量及单位、规格等三载体形态项。包括载体类型、数量及单位、规格等三 个小项。个小项。 6. 附注与提要项。包括附注和提要两个小项。附注与提要项。包括附注和提要两个小项。 7. 排检与编号项。包括分类号、档案馆代号、档号

57、、电排检与编号项。包括分类号、档案馆代号、档号、电 子文档号、缩微号、主题词或关键词等小项。子文档号、缩微号、主题词或关键词等小项。 著录项目分为必要项目和选择项目。其中必要项目包括著录项目分为必要项目和选择项目。其中必要项目包括 正题名、责任者、时间项、分类号、档号、电子文档正题名、责任者、时间项、分类号、档号、电子文档 号、缩微号、主题词或关键词。其余为选择项目。号、缩微号、主题词或关键词。其余为选择项目。 57 （二）标识符（二）标识符 标识符是一种规范化的人工语言，用于表示不同的著录标识符是一种规范化的人工语言，用于表示不同的著录 项目和著录内容。项目和著录内容。 1. 著录用标识符著

58、录用标识符 2. 著录用标识符的使用规则著录用标识符的使用规则。 （三）著录条目格式（三）著录条目格式 1. 段落符号式条目格式段落符号式条目格式 段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。 2. 表格式条目格式表格式条目格式 58 （四）必要项目著录细则（四）必要项目著录细则 1. 正题名正题名 2. 责任者责任者 3. 时间项时间项 4. 分类号分类号 5. 档号档号 6. 电子文档号电子文档号 7. 缩微号缩微号 8. 主题词或关键词主题词或关键词 59 三、档案标引三、档案标引 档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识档案标引是指对

59、档案内容进行主题分析，赋予检索标识 的过程。包括：的过程。包括： 分类标引：赋予分类号的过程分类标引：赋予分类号的过程 主题标引：赋予主题词的过程主题标引：赋予主题词的过程 （一）分类标引（一）分类标引 1. 研读分类法研读分类法 2. 档案主题分析档案主题分析 3. 判定类别判定类别 4. 标引分类号标引分类号 5. 审校审校 *档案分类标引规则档案分类标引规则 和和中国档案分类法中国档案分类法 （二）主题标引（二）主题标引 1. 审读档案审读档案 2. 主题分析和主题概主题分析和主题概 念的选定念的选定 3. 选词标引选词标引 *档案主题标引规档案主题标引规 则则、中国档案中国档案 主题词

60、表主题词表 60 四、档案检索工具四、档案检索工具 检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文 字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。 （一）档案检索工具的种类（一）档案检索工具的种类 1. 按体例分按体例分 （1）目录。目录是由揭示档案特征的条目汇集而成并）目录。目录是由揭示档案特征的条目汇集而成并 按照一定次序编排的档案检索工具。如案卷目录、分按照一定次序编排的档案检索工具。如案卷目录、分 类目录、主题目录、专题目录等。类目录、主题目录、专题目录等。 （2）索引。索引是指明档案或目录的某种特征，