代理机构招标的前期准备与后期实施过程分析

1、代理机构招标的前期准备与后期实施过程分析自2000年国家颁布了中华人民共和国招标投标法及相关法律法规后,我国招标代理机构从无到有,从少到多,招标代理作为工程建设领域中的一项重要改革措施,改变了以往的建设工程管理模式.招标代理机构在招标活动中应充分利用自身的技术和法律法规的要求,做到守法诚信、公开、公平、公正、客户至上,服务第一,积极维护各方的合法权益,进一步完善政府的监督和约束机制,推进工程建设管理方式社会化、专业化的发展,保证建设工程招投标活动及相关文件的合法性,降低工程造价,提高投资收益.作为招标代理机构,在招标活动中接受招标人的委托,如何才能保障为招标人选出最优的中标人,如何提高招标代理

2、活动的成功率,经过近几年的具体工作实践,特别是在招标投标法实施条例颁布后,本人认为应深层次理解条例及其变化条款,抓住以下几个关键环节,对每个环节做到具体详尽、了如指掌,及时解疑,代理机构具有硬功夫,定能招标成功.招标代理活动由招标代理前期工作和招标代理过程两大阶段组成.1、招标代理前期工作应抓住的环节1)区分所代理建设项目应适用的法律法规及流程招标代理机构依据所代理招标项目的地域范围、招标人主体、使用资金性质、招标项目性质的不同,所适用的招标采购的法律法规会不同,招投标的流程也不同,要想选择正确适用的法律法规,就必须掌握相关法律法规、区别它们的不同.就工程建设项目而言,招标投标法和政府采购法中

3、都有.招标投标法主要是规范工程建设项目招标投标活动的法律,包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程有关的重要设备、材料的采购,在条例中称为工程、工程货物、工程服务,以工程来定义工程建设项目,相比原法中的项目更准确更清晰,但范围相对窄了许多.对招标人(或建设方)和使用资金性质,没有统一的规定,所调整的对象就是工程建设项目,由县级以上地方人民政府按职责分工,实施监督.政府采购法主要是规范政府采购活动的法律,采购人主要指各级国家机关、事业单位和团体组织,使用资金的性质必须是财政性资金,它所调整的对象是指依法制定的集中采购目录以内或者采购限额标准以上的工程、货物、服务,包括购买、租赁、委托、雇用等.

4、这里的工程与条例中的工程一致,并规定政府采购工程进行招标的,适用招标投标法且两者对必须公开招标的施工工程限额都是200万元以上,但货物和服务与条例中的不一致,有较大差别,由财政部门依法实施监督.之所以要严格区分适用法律,是因为两者的招标方式、评标办法、程序、时限、评标专家库等都存在差别,如招标投标法只有两种招标方式,即公开和邀请招标,而政府采购法有五种,包含前面这两种;招标投标法规定了两种评标方法,而政府采购法有三种.因此,招标代理机构应选择适用的法律法规,不得混淆,如果招标人不同意或者有异议,代理人应善意提醒及风险提示,避免失败.2)确定代理项目招标条件、招标方式、招标组织形式、招标范围招标

5、代理机构应掌握不同的投资主体、资金来源、项目性质以及相对应的项目管理方式-审批制、核准制、备案制.按照投资体制改革的精神,从落实企业投资自主权出发,对于政府投资建设项目实行审批制;企业投资建设项目引入政府核准的投资项目目录内的项目,政府投资主管部门依法审核项目申请报告;目录以外的企业投资项目,实行备案制.招标代理机构应结合招标项目的实际情况,在招标前检查招标项目必须具备的两个基本条件,即履行项目审批手续和落实资金来源情况是否已完成.凡属于依法必须审批的项目,应查看可行性研究报告批复中关于招标范围、方式、组织方式的批复来确定相关事项.对依法必须进行招标,而批准邀请招标的,应协助招标人确定有关行政

6、监督部门是否接到通报;对招标人向行政监督部门依法申请邀请招标需认定的,核实是否已认定.只有将上述四项内容审核确定无误,并严格执行批复文件,后续工作才能顺利有序地进行.3)掌握依法必须招标项目中国有资金占控股或者主导地位的特殊性首先确定所代理项目是否属于依法必须招标且国有资金占控股或主导地位,控股是指国有资金占公司资本(或股本)总额的50%以上,而占主导地位是指所占比例虽不足50%,但享有的表决权有重大影响或能实际支配公司.其次,应牢记它的三条特殊规定:a.本项目必须公开招标,还应符合邀请招标条件:技术复杂、有特殊要求、受自然环境限制、只有少量潜在投标人或者公开招标费用占项目合同全额的比例过大.

7、经审批、核准认定可邀请招标.b.本项目在资格预审时,应专门组建符合条例中的评标委员会及其成员要求的资格审查委员会.c.本项目在定标时应确定排名第一的中标候选人.在后续工作中严格按此特殊性执行,可避免异议或投诉.以上所述,虽说招标代理工作仍未展开,属于前期工作,但至关重要,它为招标代理工作构建了大的框架,奠定了基础,起到事前防范风险的作用,为招标代理活动的成功迈出了关键的第一步.2、招标代理过程中应抓住的关键环节1)发布招标公告、资格预审公告编制招标公告、资格预审公告时,应做到内容真实、表达准确、完整不漏项,公告一经发出将构成招标活动的要约邀请,并不得随意修改.同时,应重视联合体投标的问题,编制

8、的招标公告或资格预审招标公告及投标邀请书必须载明是否接受联合体投标,并不得随意变更,如不载明,则会给招标人带来默许接受联合体投标的风险,或发生投标人提出异议而带来麻烦.依法必须招标项目的公告,应在国家指定媒介三报一网发布,各省市也做出了相应的规定,如山西省的规定:依法必须招标项目,应在山西招投标网山西日报发布招标公告.在发布时,还需注意以下内容:a.在报纸上发布,必须将公告的内容如实在网络上发布,时间要统一;网络是必有的媒介.b.如在多家媒介发布同一项目的公告,那么内容必须一致.这是招投标活动的一项常规工作,如公告内容不规范、发布的媒介不规范或者不在指定媒介发布,会给招标人造成规避招标或招标失

9、败的风险,因此代理公司应照法规执行,做好每一细节工作.2)使用招标范本编制资格预审文件和招标文件.为了规范施工招标资格预审文件、招标文件编制活动,提高编制质量,国家各部委联合编制了标准文件范本,随后各行业也编制了标准施工招标文件.2008年5月1日仅对政府投资项目实行试行,在2012年的条例中,调整为依法必须进行招标的项目,在编制文件时,必须使用标准文件,作为一种强制性要求,不但保证了编制文件的质量要求,而且提高了工作效率,作为代理机构应充分重视使用标准文件,特别是应不加修改地引用标准文件中申请人须知资格审查办法投标人须知评标办法等条款的应用,极大地避免了法律风险.3)资格预审结果必须履行的相

10、关程序a.招标代理机构应以书面形式通知所有参与资格预审单位的资格预审申请结果,并要求予以回复,以表明受招标人委托履行了告知义务.应特别注意:通知应以每一个资格预审单位的申请结果为一个独立通知,既不能以公开的方式予以公告,也不能将通过的或不通过的或多个资审申请单位的结果以一个通知告知,否则会造成透露已获招标文件的潜在投标人的名称、数量,可能影响公平竞争,致使违法等.b.如果通过资格预审的申请人少于3个,则应重新组织招标.作为招标代理机构应分析原因、吸取教训,应审查资格预审公告的范围、出售资格预审文件的期限是否符合法规要求,资格预审文件所规定的资格要求、审查标准是否太高,是否含有限制和排斥潜在投标

11、人的条件,还是技术复杂、受自然条件限制或项目确实太小,企业无兴趣.如前面几个方面都符合法规,确实因为标的太小,那么可根据允许邀请招标的条件,由招标人向有关行政监督部门提出申请,认定可否采用邀请招标.c.申请人在收到资格预审结果书面通知3日内,如提出异议,招标代理机构应在出售招标文件之前处理完此异议及投诉,以免在投标阶段牵扯到资审阶段的问题;如超过3日提出异议或投诉则不受理.此点在资格预审文件应具体规定重点提示.4)编制出高质量的招标文件编制原则:招标文件的编制首先要使用标准文件,必须符合我国现有招标法律的规定,本着公开、公平、公正的原则,不得带有歧视性和倾向性,要针对本项目的具体情况,提出建设

12、性的意见,使投标人对其所参与投标项目有宏观上的认识和了解,避免产生歧义、争议,导致流标.招标文件是具有法律效力的文件,其编写是否规范、科学、严谨,是否符合本项目的实际情况,直接影响着整个招标工作的成效,同时也是保障工期、质量标准的重要依据.根据多年的工作经验,要编制出高质量的招标文件,应尽量避免以下常见问题,确保招投标工作的成功:a.招标文件技术要求的倾向性,如设备采购中,常以原使用的设备、以性价或以现场使用条件为借口等,而掩盖其实质,为照顾某些关系户而考虑,限制了其他有实力的投标人.b.招标文件技术要求的不科学性,如设备采购中,往往出现设备使用条件不明确,重要参数不全面,产品档次不明确,有的

13、甚至前后技术要求矛盾,这样势必造成供货厂家产品规格、档次差别大,为了竞争而降低价格、降低产品备用系数及性能,结果给评标带来困难,给日后正常使用埋下隐患.c.招标文件分包界定不清或分包不合理,造成工程实施时产生纠纷.d.对规模小、质量要求一般的工程而要求使用高资质的施工队伍承包,无形中提高了企业取费标准、造价增加.e.在商务方面,将交货时间、付款条件方面提出了过于苛刻的条件,不仅限制了投标人,而且失去了竞争力,提高了造价,而没有得到最好的设备.f.评分标准的制定中,有的迎合特定的投标人,而过分加重某指标的分值.g.使用清单招标的,招标文件中有的仅有综合单价,而未要求对综合单价进行分析,造成合同实

14、施阶段涉及到工程变更而产生计价不准、没有准确依据,甚至发生纠纷.h.不得任意提高履约保证金,超出法规界限,造成竞争不够激烈或流标.i.根据工程项目的实际情况,合理选择适用的评标办法.j.招标文件编制完,要经行业专家审核把关,起到事半功倍的作用.5)处理好资格预审文件和招标文件澄清修改的时限虽说编出高质量的招标文件,最大限度地避免了漏洞和修改,但招标是一个系统性的工程,涉及到方方面面及其变化,随着时间的推进,总是避免不了或多或少的变化,会引起资格预审文件和招标文件的澄清或修改条例对可能影响到两者编制的澄清和修改时限要求做出规定,分别为提交文件截止时间至少3日或15日之前,用书面形式通知所有潜在投

15、标人;否则会顺延递交文件截止时间.改变了原来的刚性要求,具有机动性.作为代理机构既要透彻理解可能影响的深刻含义,又要机动处理时限的要求;既要保证或尽可能少顺延开标时间,又要保证资审和评标结果公布后不发生异议或投诉.那么要做到以下几点:a.澄清和修改的文件内容,是否可能较大地影响到编制时间,如认为不影响,理由是否充分,否则应顺延开标时间.b.应与每个潜在投标人充分沟通,说明引起澄清或修改的原因,获得他们的理解,同时也是他们能力范围内能解决的问题,不可顺延.c.澄清和修改内容,要以书面形式通知到所有潜在投标人,并让对方以书面形式回复已收到且其影响不需顺延递交文件的截止时间.6)处理好异议答复.a.

16、投标人或利害关系人,对开标有异议的,应在现场提出,招标人应及时答复;对不在现场过后提出异议的不予受理.b.潜在投标人或者其他利害关系人对资格预审文件或招标文件有异议的,首先应暂停招标投标活动,招标代理机构或招标人,应分析原因,当天答复,积极组织人员.因为答复不一定保证提出异议人满意,而不答复直接后果是暂停招投标活动,也就意味着开标、评标推迟.尽力而为,毕竟有时能挽回损失,况且有异议不一定确实存在问题,或许只是他人的不理解.最迟在收到异议的第3天应答复,未答复的不得启动招投标活动.3、结语招标投标活动的程序要求非常严格,期间包含了诸多环节,每个环节又含许多细节,而细节决定成败,代理机构在各个环节发挥着重要的组织和协调工作,应降