内部控制之销售与收款

1、内部控制之销售与收款 XL 销售与收款 内部控制之销售与收款 确定定价机制和信用方式确定定价机制和信用方式 会计系统控制会计系统控制 收款收款 发货发货 开具销售通知开具销售通知 订立销售合合同订立销售合合同 销售计划管理销售计划管理 客户信用管理客户信用管理 销售业务谈判销售业务谈判 客户服务客户服务 销售环节销售环节 收款收款 环节环节 销 售 业 务 流 程 图销 售 业 务 流 程 图 2页 内部控制之销售与收款 3页 销售收款存漏洞销售收款存漏洞 嗜赌业务员挪用货款上百万嗜赌业务员挪用货款上百万 据媒体报道，33岁的何某1998年大学毕业应聘进了南京某公司当 销售员。何满头脑灵活，工

2、作成绩也还不错，但迷上了赌博，他就 对货款打起了主意。每次收到货款他总要迟几天上报，从中扣除一 些货款供自己使用。2005年3月初，何某收到了某公司的货款，他 暗中将其中的7万余元挪到自己手里。第一次下手，何满也害怕了 好几天。一个月后，他与南京某公司签订购销合同，这一次他只拿 了4万多元。同年6月，他从两家客户的货款中挪用了12万元供自 己开支，从此胆子越来越大了。 为了自己挪用公款方便，何自己登记注册成立了一家名叫“旭浩” 的皮包公司。开始他以旭浩公司的名义与客户谈生意，并以旭浩公 司与客户签合同，将自己的东家提供给客户的各种项目，都挪到旭 浩公司名下。为了拿钱更顺手，他还私刻了自己任职公

3、司的发票专 用章以及客户专用章。据检察院起诉书指控，从2005年到2008年 三年间，何满利用职务之便共与十几家公司签订购销合同，挪用新 型建材公司货款共计234万元。 案例一案例一 内部控制之销售与收款 4页 销售收款存漏洞销售收款存漏洞 嗜赌业务员挪用货款上百万嗜赌业务员挪用货款上百万 由于钱来得太容易，何满花起来也爽，光是赌博他就输 掉了约40万元，他的生活也发生了巨大的变化，几乎天 天都和朋友到饭店吃饭，他开着小轿车招摇过市，一身 名牌服装俨然一副大款的派头。就在何满感到春风得意 的时候，公司财务发现，何满签订的销售合同上的合同 专用章，与客户提供给公司对账的合同专用章不一致， 而且合

4、同上的货款与何满上交的金额差别太大，财务经 向客户核实后发现，公司和客户签订的合同专用章都是 假的，金额也不一致，向领导报告后公司决定报警。 2008年5月5日，公安机关在南京饭店将何满抓获归案， 并从旭浩公司的几个办公地点搜出现金几万元、各种伪 造的客户印章多达24枚。 案例一案例一 内部控制之销售与收款 5页 上述案例来看，公司在上述案例来看，公司在销售实物管理、收款、合同管理与销售实物管理、收款、合同管理与 对账等环节对账等环节都存在较严重的内控缺陷，使得业务员长期挪用货款不都存在较严重的内控缺陷，使得业务员长期挪用货款不 被发现。被发现。 案例分析案例分析 风险分析： 1.销售实物管理

5、环节仓储部门未经授权发货，审批授权机制不健全 2.在合同管理环节,何某以旭浩公司的名义与客户签订xl公司的项目， 内容属存在重大欺骗，且其私自与客户订立合同，xl公司审核 时也未发现，给了他不断地侵吞销售款的机会。 3.在收款环节，企业的收款管理制度不完善，才会让巨额货款的流 失竟无人察觉，结算方式选择不当，直接让客户把货款交到人 员手里的方式才会导致账款不断拖欠，给了何某不断侵吞账款 的机会。 4.对账环节：财务部的对账未及时的发现公司和客户的合同专用章 的不一致 5.在用人考核方面：人员考核机制不完善，应定期进行人员考核， 实行奖惩机制，规避因工作人员不遵守职业道德而带来的风险。 案例一案

6、例一 内部控制之销售与收款 6页 1、不相容职责分离、不相容职责分离 2、销售计划和预算管理、销售计划和预算管理 3、价格管理、价格管理 4、客户档案和信用管理、客户档案和信用管理 5、销售合同管理、销售合同管理 6、发货管理、发货管理 7、账务记录和应收款管理、账务记录和应收款管理 内部控制应该注意的环节内部控制应该注意的环节 内部控制之销售与收款 7页 第一节第一节 总则总则 第一条第一条 为了加强对XL股份公司的销售与收款环节的内部控制，根据中华 人民共和国会计法等相关法律法规，制定本制度。 第二条第二条 本制度所称销售与收款是指XL股份公司在销售过程中的接受客户订 单、核准客户信用、签

7、订销售合同、发运商品、开具发票并收取相关款 项等一系列行为。 第三条第三条 销售与收款业务的下列职责应当分离：销售订单职能与货物保管职 能相分离；销售订单职能与开具发票、记账职能相分离 货物保管职能与 开具发票、记账职能相分离；开具发票、记账职能与收款职能相分离。 案例二案例二 内部控制之销售与收款 案例二案例二 8页 第二节第二节 分工及授权分工及授权 第四条第四条 XL股份公司的产品由营销公司负责销售环节，公司财务部负责财务 核算与账款收回。 第五条第五条 销售公司负责产品的销售定价制度、折扣政策的制定并执行；股份公 司物流部负责产品发货与运输；销售公司财务部财务部负责发票的开具、计入 相

8、关科目并通过内部往来转由股份公司财务部进行销售实现的相关会计 核算。 第六条第六条 XL股份公司销售实现的会计核算业务由财务部统一办理，收回销售收 入存入公司总部开设的银行账户并由财务部统一管理，并负责对应收账 款情况进行统计、总结、分析。 第七条第七条 XL公司的产品销售收入催收工作由营销公司业务部门负责并实施，并 负责对催收情况进行统计、总结、分析。负责该项业务的销售人员直接 负责应收账款的催收。 内部控制之销售与收款 9页 第三节第三节 实施与执行实施与执行 第八条第八条 销售公司的销售人员根据授权接受客户订单后，编制一式多样的销售 通知单，作为销售公司财务部门财务部门、物流部、股份公司

9、财务部进行业务处 理的依据，销售通知单传递到下一环节，须经过销售部门主管的审批。 第九条第九条 发票的开具：销售公司财务部财务部根据货物到达时间及时开具发票，并与 销售通知单、到货凭证进行核对，若有不符及时上报，由销售公司与物 流部协调解决，发票开具后及时传递给股份公司财务部。 第十条第十条 销售公司负责对销售价格、折扣等政策的制定执行。政策改变后需及 时以书面形式将内容、执行时间通知股份公司财务部。 第十一条第十一条 物流部根据审批的销售通知发货单发货。发货时必须经过严格检验， 不得擅自发货和随意替换货物，确保与销售通知单的一致，在运输过程 中须确保货物安全和及时到达。发、运货凭证经审核后传

10、递给股份公司 财务部。 第十二条第十二条 物流部应使用连续编号的发、运货凭证，定期对货物进行盘点并根 据盘点情况入账。盘点结果与会计记录进行比较核对，若发现差异，应 当及时分析原因提出处理意见，出具清查报告。并将其结果集处理办法 向企业的董事会及相关机构报告 第十三条第十三条 股份公司财务部应当将销售通知单、发、运货凭证、发票进行核对 并且以入账进行会计核算。每月编制客户收款单，传递给销售公司进行 货款催收，定期与销售公司复核应收账款，保持一致性。财务部对以入 账的销售、发运货、发票等凭证承担保存职能。 案例二案例二 内部控制之销售与收款 10页 第十四条第十四条 股份公司财务部负责制定应收账

11、款信用政策，根据上一年的销售额和应收 账款的回款情况及公司市场开发政策分区域和经销商制定。对应收账款超出信用 额度，财务部有权通知销售公司进行催收，并以书面形式通知物流部停止对该区 域或经销商供货，物流部须待财务部以书面形式通知禁令解除后，方可依据销售 通知单继续发货。信用额度的判定以月末发票还是出库。 第十五条第十五条 股份公司财务部每月对应收账款进行分析、评价。分析结果上报股份公司并 传递给销售公司。对逾期一年以上的要求给销售公司清理，有继续业务往来的单 位，结清欠款或通过提供担保、抵押等方可发生新业务。必要时，应通过法律程 序解决，销售公司负责收集与诉讼有关的证据并办理起诉事宜。情况特殊

12、者，需 经股份公司主管副总特批方可办理。 第十六条第十六条 股份公司财务部对逾期3年的应收账款及现行会计制度规定的其他原因确实 无法收回的应收账款，应组织清理并查明原因，报公司董事会审查批准后，转作 坏账损失并注销相关的应收账款明细账。 第十七条第十七条 销售退回必须经销售主管审批后方可执行。退回产品经质检部门和物流部验 收、清点并开具退货接收单后方可入库。股份公司财务部根据销售退回单进行账 务处理。物流部对正常销售产品和销售退回产品分别保管，定期统计数量上报股 份公司并根据部门意见处理。已注销的应收账款应做好账销案存，落实责任人随 时跟踪，一旦发现对有偿债能力应立即追索；对于已核销又收回的应

13、收账款应冲 销当期坏账准备（或管理费用）。 案例二案例二 内部控制之销售与收款 11页 第四节第四节 监督检查监督检查 第十八条第十八条 本公司的销售与收款环节由内部审计人员行使监督检查权。 第十九条第十九条 销售与收款环节的监督检查内容包括： （一）财务部对凭证是否妥善保管，尤其是空白发票的管理，信用政 策的变动是否经过审批，应收账款的管理是否及时。 （二）物流部是否按销售通知单发货，销售退回的凭证是否健全、审 批是否越权，处理退回产品是否合理。 （三）销售公司是否按经审核的价目表进行销售，价格变动和销售折 扣是否几个审批。监督检查对应收账款的催收管理工作是否到位。 第二十条第二十条 内部审

14、计人员对监督检查过程中发现的销售与收款内部控制中的 薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面 检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和 完善。 案例二案例二 内部控制之销售与收款 案例二案例二 12 页 XL股份公司股份公司 岗位设置和职权分工岗位设置和职权分工 总公司：总公司：XL股股 份公司份公司 分公司：营分公司：营 销公司销公司 财务部财务部 物流部物流部 财财 务务 部部 销销 售售 部部 业业 务务 部部 产品的发产品的发 货与运输、货与运输、 盘点存货盘点存货 销售产品销销售产品销 售价格、折售价格、折 扣等政策的扣等政策的 制定执行制定执

15、行 开 发 票 并开 发 票 并 计 入 相 关计 入 相 关 科目科目 应收账款的应收账款的 催收工作并催收工作并 对催收情况对催收情况 统计、总结、统计、总结、 分析分析 核算销售实现核算销售实现 和应收账款的和应收账款的 收回收回 内部控制之销售与收款 13页 公司实现销售业务流程（公司实现销售业务流程（内控条列第内控条列第4、5、6、8、9、10、11、12、17条规定条规定） 销售公司销售公司 XL股份公司股份公司 销售部销售部 财务部财务部财务部财务部物流部物流部 销售人员销售人员销售主管销售主管记账会计记账会计会计主管会计主管 出纳出纳制单会计制单会计 销售合同销售合同 销售发票

16、销售发票 通知单通知单 销售发票销售发票 销售发票销售发票 （发票联（发票联 抵扣联）抵扣联） 销售发票销售发票 （记账联）（记账联） 记账凭证记账凭证 发、运货发、运货 凭证凭证 发货发货 通知单通知单 内部控制之销售与收款 14页 应收收款的管理规定应收收款的管理规定（内部控制第（内部控制第4、6、7、13、14、15、16条规定）条规定） 分公司业务部分公司业务部 总公司财务部总公司财务部 营销公司营销公司 XL股份公司股份公司 负责该项业务的负责该项业务的 销售人员销售人员 负责账款收回，将收回负责账款收回，将收回 的账款存入公司总部开的账款存入公司总部开 设的银行账户；负责对设的银行

17、账户；负责对 应收账款情况进行统计、应收账款情况进行统计、 总结、分析总结、分析 负责产品销售收入催负责产品销售收入催 收的实施工作，并负收的实施工作，并负 责对催收情况进行统责对催收情况进行统 计、总结、分析计、总结、分析 负责该项业务的销售负责该项业务的销售 人员直接负责应收账人员直接负责应收账 款的催收款的催收 内部控制之销售与收款 控制目标 1、登记入账的销货业务确认已经发货给真实顾客（存、登记入账的销货业务确认已经发货给真实顾客（存 在或发生）在或发生） 2、所有销货业务均已登记入账（完整性）、所有销货业务均已登记入账（完整性） 3、登记入账的销货数量确系已发货的数量，并正确开、登记

18、入账的销货数量确系已发货的数量，并正确开 具收款账单并、登记入账（估价与分摊）具收款账单并、登记入账（估价与分摊） 4、销货业务的分类恰当（分类）、销货业务的分类恰当（分类） 5、销货业务的记录及时（及时性）、销货业务的记录及时（及时性） 6、销货业务已经正确地记入明细账，并经正确汇总、销货业务已经正确地记入明细账，并经正确汇总 （过账和汇总（过账和汇总） 7、做好应收账款的统计和催收工作，确保应收账款的、做好应收账款的统计和催收工作，确保应收账款的 安全管理安全管理 15 内部控制之销售与收款 16页 风险分析及控制措施建议 1、定价阶段、定价阶段：营销公司直接负责产品定价及折扣政策。：营销

19、公司直接负责产品定价及折扣政策。 风险：销售价格未经适当审批，直接由营销公司定价的行为可能风险：销售价格未经适当审批，直接由营销公司定价的行为可能 造成舞弊，造成销售受损，损害企业经济利益或企业形象。造成舞弊，造成销售受损，损害企业经济利益或企业形象。 内控措施建议：产品基础价格以及销售折让和销售折扣等政策的内控措施建议：产品基础价格以及销售折让和销售折扣等政策的 制定应按一定程序报总公司审批。制定应按一定程序报总公司审批。 2、订立销售合同阶段、订立销售合同阶段：条列中未明确规定和有关合同订立的控制制：条列中未明确规定和有关合同订立的控制制 度。度。 风险：未对订立合同有关细节进行规定，可能造成合同内容如案风险：未对订立合同有关细节进行规定，可能造成合同内容如案 例一所讲存在重大疏漏和欺骗，导致侵害企业的合法权益。例一所讲存在重大疏漏和欺骗，导致侵害企业的合法权益。 内控措施建议：应明确规定合同双方的权利和义务，审批人员必内控措施建议：应明确规定合同双方的权利和义务，审批人员必 须对销售合同草案进行严格的审批。（以避免案例须对销售合同草案进行严格的审批。（以避免案例1一样私刻合同专一样私刻合同专 用章等情况的出现）用章等情况的出现） 内部控制之销售与收款 17 3、