办公基础知识

1、现代化办公本章要点随着时代不断地发展，手工办公方式与迅速增长的办公业务量之间的矛盾变得日益尖锐起来。人们逐渐意识到，改变传统的办公模式，将办公业务的处理、流转、 管理过程电子化、信息化，从而实现办公自动化，已经势在必行。 无论是政府机关，还是企业与机构，实现现代化的办公条件，才 能借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产 率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。在本章中，我们 将简要介绍一些有关办公自动化的基础知识、现代化办公设备、 办公软件以及对办公人员的职业要求等内容。第1章 现代化办公 现代办公自动化基础知识（一）办公自动化（Office Automation ）简称OA是

2、办公信息处理的自动化。它 利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成， 达到充分利用信息，提高工作效率 和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年代末80年 代初在我国提出，至今已有近二十年的发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现， 办公自动化 的内涵也在不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真 机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的 是用电脑进行文书存储、排版及输出工作，用电脑进行人事、财 务等管理。 第1章 现代化办公 现代办公自动化基础知识 （二） 现代的办公自动化系统的观点认为，办公实际上是人

3、与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处 理，活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。传统的办公自 动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现 信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，难 以对非文本如：声频、视频、图形、OLE对象、扫描图象等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件系 统没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。第1章 现代化办公 现代办公自动化基础知识（三） 因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、 交换、组织、传递和监控功

4、能，提供协同工作的环境。从这个意 义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物的神经系统。 目前，较成熟的基于客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系 统，较先进的Intranet/lnternet（ WEB方式的办公自动化系统，都是企业的数字神经系统的重要组成部分。第1章 现代化办公 办公自动化的功能特点办公自动化是信息革命的产物，也是社会信息化的重要技术保证，具有如下特点：办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科办公自动化是一个人机信息系统办公自动化将办公信息实现了一体化处理办公自动化的目标是为了提高办公效率和质量第1章现代化办公 第1章现代化办公 办公自动化的发展趋势办公

5、自动化的实现，不仅仅是取代秘书的部分工作，它更是将引起办公制度、工作方式、办公流程、传统 习惯、工作环境和决策进程等方面的深刻变革，使办公行为科学化、规范化和标准化。各国的经验表明：国家经济现代化必须依 赖各级管理水平的提高和办公的自动化。因此，办公自动化必将对我国整个社会生活产生深刻的影响。目前，我国的办公自动化系统正朝着集成化、网络化、多媒体和智能化的国际水平发展。第1章 现代化办公 现代办公设备一一信息处理设备为了具备和完善办公自动化系统的功能，除了进行办公人员的相应知识培训外，还必须配备相应的办公硬件设备和软 件资源。在现代办公管理的业务中，如文字编辑、信息处理、信 息传输、信息检索等

6、都离不开信息处理设备、信息传输设备以及 办公应用的机电类设备。当你来到某公司的办公大厅时，首先映入眼帘的是桌子上的台式电脑和笔记本电脑，还有扫描仪、 绘图仪、打印机等信息处理设备，如图1-2所示。这些设备都是现代化办公中必不可少的组成部分。其中，计算机又是办公自动化的一名主角，在办公自动化系统中，处于核心地位。第1章现代化办公 第1章 现代化办公计算机的种类很多，根据其规模大小，可以分为巨型机、大型机、中小型机、微型机和便 携机等。根据用途又可以分为专用计算机和通用计算机。目前，v/a办公室 最常用的是多媒体通用微型计算机，如图1-3所示。第1章现代化办公扫描仪是计算机的输入设备，能够将图片、

7、照片、文档等输入到计算机中，这样就可以运用专门的软件对这些输入 介质进行处理、存储以及通过输出设备进行输出。被广泛应用在需要对图像进行处理和制作方面，如图1-4所示，为我们的办公和学习带来了方便。绘图仪是一种优秀的输出设备，与打印机不同，打印机是用来打印文字和简单的图形，要想精确地绘图， 如绘制工程中的各种图纸，就不能用打印机，只能用专业的绘图 设备绘图仪，如图1-5所示。第1章 现代化办公打印机是办公自动化系统的主要输出设备之一。打印机分为击打式和非击打式两大系列产品。击打式以针式点阵打印机为主， 非击打式 则包括激光、喷墨及热升华打印机等，如图1-6所示。 随着网络技术的发展和普及，传统打

8、印机也插上网络的翅膀得到更加 充分的发挥。“网络打印”这个概念早在 6年前就已经提出，虽 然在业界并没有一个明确的定义，但从它的名字上来说，网络打印机至少应该能够实现在网络上打印。 也就是说把这台打印机放 在网络上，接上网线，安装相应的软件就能实现打印，而不用直 接连在任何一台电脑主机上。 网络打印机与共享打印机相比， 具 有更高速、高效，无需网络等待，不易丢失数据等特点。第1章现代化办公此外，公司会议室还配有投影仪、数码相机、数码摄像机、麦克风等先进办公设备。每当开会时，可以通过投 影仪，在屏幕上观看公司的计划方案。 如果需要将会议内容拍摄 或录制成节目，可以使用数码相机或摄像机做现场拍摄和

9、录制，如图1-7、1-8、1-9所示。 第1章 现代化办公 现代办公设备信息传输设备随着办公自动化技术的发展，各个机关、公司、企业、学校都建立了的局域网。各 个局域网用户之间可以进行大量的信息交换，形成一个信息网， 这样就可以提高工作效率。 其中用于通信的设备有局域网、因特网、传真机、智能IP电话机等。局部区域网络(LocalArea Network )通常简称为局域网，缩写为 LAN局域网是结构 复杂程度最低的计算机网络。 局域网仅是在同一地点上经过网络 设备互连在一起的一组计算机。局域网通常距离很近，它是目前应用最广泛的一类网络。通常将具有如下特征的网络称为局域 网，如图1-10所示。第1

10、章 现代化办公 第1章 现代化办公因特网是一个信息资源网，由大量主机通过连接在单一、 无缝的通信系统上而形成的一个全球范围的信息资源网，接入因特网的主机既可以是信息资源及服务的提供者，也可以是信息资源及服务的消费者。因特网代表着全球范围内一组无限增长的信 息资源，是人类所拥有的最大的知识宝库之一。随着因特网规模的扩大，网络和主机数量的增多，它所提供的信息资源及服务也 将更加丰富，其用户视图如图1-11所示。 第1章现代化办公 传真机作为一种信息传递工具，以其方便、快捷、准确和通 讯费用低等优势，成为企事业单位必不可少的通信工具，如图 1-12所示。 智能IP电话机，采用大规模集成电路设计、功

11、耗低、抗干扰性能好。可用于拨打市话、国内国际长途电话、特 服号码等，操作方便快捷。内置电话电脑管理器功能，可以通过 话机按键将各种IP电话卡及各种电话记帐卡预存于电话机内。拨打时免拨卡号密码，且智能选择最优通话方式。 适合企事业单 位、家庭、宾馆等场所使用，如图 1-13所示。 第1章现代化 办公 现代办公设备办公应用机电类设备对于办公来说，最常用的机电设备就是复印机、刻录机、一 体机以及碎纸机。其中复印机的使用范围最广泛，当公司需要制作合同或者布置一项活动时，就需要使用复印机将制作好的文稿 复印出来，分发给各级部门进行贯彻，如图1-14、1-15、1-16、1-17所示。 第1章 现代化办公

12、 办公软件软件是计算机的灵魂，没有软件的计算机就如同没有磁带的录音机和没有录 像带的录像机一样，与废铁没什么差别。使用不同的计算机软件， 计算机可以完成许多不同的工作， 它使计算机具有非凡的灵活性 和通用性。也正是这一原因，决定了计算机的任何动作都离不开 由人安排的指令。人们针对某一需要而为计算机编制的指令序列 称为程序。程序连同有关的说明资料称为软件。配上软件的计算机才成为完整的计算机系统。一般把软件分为两大类：系统软件 和应用软件。 第1章 现代化办公系统软件一般由计算机设计者提供的计算机程序，用于计算机的管理、控制、维护、运行，方便用户使用计算机。不同的应用软件，虽 然能够完成不同的工作

13、，但他们都需要一些共同的基础操作，例如都要使用输入设备传送数据，从输出设备取出数据，向外存写数据，从外存读数据，对数据的常规管理等等。这些基础工作也 要由一系列指令来完成。人们把这些指令集中组织在一起，形成专门的软件，用来支持应用软件的运行，这种软件称为系统软件。 代表性的系统软件有：操作系统数据库管理系统编译软件 第1章现代化办公 应用软件应用软件是专门为某一应用目的而编制的软件，常见的软件包括：文字处理软件 信息管理软件 辅助设计软件 实时控制软件除此之外，办公中的常用软件还有 Excel、PowerPoint、Photoshop、Flash 等。常见的应 用软件见表1-1所示。 第1章

14、现代化办公 工具软件一般来说，工具软件是指除操作系统、大型商业应用软件之外的一些 软件。大多数工具软件是共享软件、免费软件、自由软件或者软 件厂商开发的小型的商业软件。他们一般个头较小，功能相对单一，但却是我们解决一些特定问题的有利工具。就像是我们日常生活中装 文档加载中 v/strong 广告还剩 秒人过四十，已然不惑。我们听过别人的歌，也唱过自己的曲，但谁也逃不过岁月的审视，逃不过现实的残酷。如若，把心中的杂念抛开，苟且的日子里，其实也能无比诗意。借一些时光，寻一处宁静，听听花开，看看花落，翻一本爱读的书，悟一段哲人的赠言，原来，日升月落，一切还是那么美。洗不净的浮沉，留给雨天；悟不透的凡

15、事，交给时间。很多时候，人生的遗憾，不是因为没有实现，而是沉于悲伤，错过了打开心结的时机。有人说工作忙、应酬多，哪有那么多的闲情逸致啊？记得鲁迅有句话：时间就像海绵里的水，只要挤总是有的。不明花语，却逢花季。一路行走，在渐行渐远的时光中，命运会给你一次次洗牌，但玩牌的始终是你自己。坦白的说，我们遇到困扰，经常会放大自己的苦，虐待自己，然后落个遍体鳞伤，可怜兮兮地向世界宣告：自己没救了！可是，那又怎样？因为，大多数人关心的都是自己。一个人在成年后，最畅快的事，莫过于经过一番努力后，重新认识自己，改变自己。学会了独自、沉默，不轻易诉说。因为，更多的时候，诉说毫无意义。伤心也好，开心也好，过去了，都是曾经。每个人都要追寻活下去的理由，心怀美好，期待美好，这个世界，就没有那么糟糕。或许，你也会有这样的情节，两个人坐在一起，杂乱无章的聊天，突然你感到无聊，你渴望安静，你想一个人咀嚼内心的悲与喜。透过窗格，发着呆，走着神，搜索不到要附和的词。那一刻，你明白了，这世间不缺一起品茗的人，缺的是一个与你同步的灵魂。没有了期望的懂，还是把故事留给自己吧！每个人都是一座孤岛，颠沛流离，浪迹天涯。有时候，你以为找到了知己，其实，你们根本就是两个世界的人。花，只有