秘书学论文如何加强秘书人员的人际关系与工作素养

1、如何加强秘书人员的人际关系与工作素养 秘 书 学 论 文题 目： 如何加强秘书人员的人际关系与工作素养 学 院： 专 业： 班 级： 学生姓名： 导师姓名： 职称： 起止时间：日至日9目录1、引言22、秘书涵义33、秘书人员33.1秘书人员的称谓33.2、秘书人员的分类33.3、秘书人员的职责43.3.1帮助领导决策43.3.2临时代替领导43.3.3起草重要文件及相关资料43.3.4做好上传下达的沟通工作43.3.5协助领导处理群众来信来访和接待工作。44、秘书人员的人际关系44.1、秘书与领导的关系：54.2、秘书与同事的关系。54.3、秘书与下级的关系。65、秘书的职业素养65.1、培养

2、秘书人员的基本素养,提高业务能力65.2、秘书人员要做到“善谋”还必须谨防几个误区:75.2.1、一是“参政”意识过“度”。75.2.2、抓锻炼增能力。75.3、增强秘书人员职业素养与职业能力。75.3.1、自我意识。85.3.2信息意识。85.3.3、超前意识。85.3.4、创新意识。85.3.5、竞争意识。95.3.6责任意识。96、结论9摘 要现代是一个知识经济时代，社会对各行各业的从业人员的要求也比以前高了许多。人际交往是秘书日常工作中的主要内容，较高的职业道德素养是做好秘书工作的前提。作为一个秘书人员应如何搞好人际关系，如何提高自身的职业素养。这是我们现在必须面对的一个问题。在本论文

3、里我将运用自己所学的知识简单的谈一下自己对这两个问题的认识，希望我的一些简单的观点会对秘书工作的改进起到一定的作用。关键词：秘书工作 人际关系 职业素养 认识 改进1、引言伴随着社会经济和各项事业的高速发展，各种各样的管理活动也对管理工作与管理人员的水平提出了更高的要求，于是秘书工作也应运而生病越来越重要，现在秘书工作已作为公共管理只能，在社会经济发展的过程中起着不可替代的作用。秘书工作职业化已成为社会发展的一大趋势，为了迎接这一趋势我们不但要健全相关的法律制度使秘书工作得以顺利开展，也使秘书工作人员的权利与义务能够明确，使秘书工作规范化制度话，这对于发展中的中国来说非常重要。当今社会中我们要

4、保证国米经济的各个部门高效的工作，就必须加强对秘书人员的培养与选拔，这样才能保持经济社会的健康发展，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。秘书工作具有很强的艺术性，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，要具备广博的科学知识，还要懂得一系列工作方法和工作艺术。 同理如果一个秘书人员具备良好的工做能力，但却没有具备从事秘书工作相应的素质与道德，他/她也很难把秘书工作做好，因此我认为提高秘书工作的为人处事能力几职业道德素养与培养其工作是同等重要的，并且要把两者兼顾起来。一次本文就提高秘书工作人员的人际交往能力与职业素养作一简单的介绍。2、

5、秘书涵义秘书是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员，现代汉语词典(修订本)对“秘书”的定义是：“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”在我国秘书工作也已成为了一种专业性的职业，新中国建立以后，各级党、政、军、群机关和企事业单位都设置了综合办事机构办公厅(室)或秘书处(科、室)，配备了若干秘书工作人员。在我国，秘书是国家工作人员(或称公务员)众多职务中的一种，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员，是以文字、调研、组织、协调等能力为手段，围绕领导意图进行工作的智力劳动者，是领导的耳目、助手和参谋。有的秘书学教材将秘书区分为狭义的和广义的两

6、种：前者指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员；后者指在领导身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办的事情为主要辅助任务的专门人员。后者包括了前者。秘书学所研究的秘书，通常指的是广义的秘书，它既包括一般的秘书，还包括首长的个人秘书以及拥有决策权和指挥权的秘书长、办公厅主任等行政首长在内。3、秘书人员3.1秘书人员的称谓社会上对秘书人员的各种称谓： 打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任 主管，助理、初级秘书、高级秘书等3.2、秘书人员的分类秘书人员按其工作性质一般分为文字秘书、机要秘书、行政秘书、通讯秘书、生活秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科技秘书、外事秘书等。此

7、外，在有的机关、单位，根据各自工作的需要，还设有新闻秘书、医学秘书、外文(翻译)秘书、教学秘书等。3.3、秘书人员的职责3.3.1帮助领导决策信息是决策的基础，要保证决策正确，就必须收集和掌握大量信息。收集的内容包括党中央、国务院以及本单位的上级主管机关所发的与本单位业务有关的方针、政策、法令、计划、决定、批示；下属单位的工作进展情况，包括成绩、经验、问题以及对基本情况的统计；还要收集与本单位的业务工作有关的外界情况。3.3.2临时代替领导秘书机构或秘书工作人员在领导机关制定决策的过程中，可以在以下几个方面发挥作用：一是协助有关职能部门提出决策的几种可行性方案，供领导选择；二是向领导汇报各种可

8、行性方案及其依据，并比较各种方案的优劣；三是在领导班子确定决策方案后，秘书要把决定记录在案，并形成文字材料；四是以会议或文件形式把决策下达给有关单位，责成认真执行；五是协助领导检查决策的执行情况，做好住处反馈工作。秘书工作人员和秘书机构要把决策执行过程中的情况、成绩、经验，特别是工作中发生的错误和出现的新问题，及时反馈给领导，以便领导采取措施或制定新的决策。3.3.3起草重要文件及相关资料3.3.4做好上传下达的沟通工作不论是本机关起草的文件，或是其他机关送来的文件，除了当时发挥作用外，有的还在相当长时间内起着重要作用。因此，秘书工作人员和秘书工作机构要做好文书立卷存档工作。 3.3.5协助领

9、导处理群众来信来访和接待工作。处理群众来信来访和接待工作，是党委联系群众的一条重要渠道。秘书工作人员通过协助领导处理群众的来信来访和接待工作可以了解群众的思想情况、愿望要求和批评建议，同时也要从群众的来信来访中检查党的方针政策的执行情况、领导机关决策的贯彻情况以及基层工作中出现的新问题，及时向领导反映，帮助领导改进工作。 4、秘书人员的人际关系秘书处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量和数量，所以有的学者提出秘书学就是人际关系学，并不是耸人听闻。台湾资深秘书石咏琦所在的秘书协会曾对境内外工作两年以上的秘书作过一项问卷调查，得出的结论是：“无论办公室大小，人员多少，秘书所作的工作如何繁琐、技

10、能如何熟练，到头来决胜因素的取舍，往往系之乎人际关系是否良好。”及自身的丰富体验，石咏琦反复表达了这样的理念：“秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一。”要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系社会对秘书人员有一种期望：善于处事、谦虚友好等。秘书需要跟形形色色的人打交道，特别是秘书要处理好各种人际关系是很难的。那么秘书要如何才能够更好的处理好与周边的人的人际关系呢？4.1、秘书与领导的关系：秘书与领导的人际关系。秘书与领导的交际是最为复杂最为微妙得一种。秘书与领导，是下级与上级关系，又是同志关系，工作上组织上是从属。秘书要按领导的意图、指示办事，不能代替领导，不

11、能越位。秘书是参谋辅助人员，秘书所有的工作都是为领导服务的。秘书和领导是智能上的互补关系，生活上的友爱关系。领导对秘书应平等、坦诚相待。当秘书，不符合原则的事，坚决不能办，这是维护领导的威信。秘书与领导的同级关系要摆正。横向关系比较难处理。同级之间，或者在一个班子中，难免有一些矛盾，特别是出现不团结因素时，秘书往往是夹在中间，很难办。这就需要多做团结工作，不传话、不扩大是非，尽量减少矛盾。有时为了工作，为了团结，还要顾全大局，忍辱负重。在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结与威信，不论是在思想感情上，还是行为活动上都不能产生倾斜度；不能表现出靠近谁，疏远谁，听

12、从谁，不听从谁的行为；不能当甲领导的面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导；当领导之间产生分歧时，更不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者冷眼旁观，只能被动地双面劝慰、弥合、消除，本着工作的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做。要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。 4.2、秘书与同事的关系。秘书要学会妥善的处理好与同事之间的关系。秘书在办公室与同事之间相处是办公室人际关系的重要部分，应该遵守两个基本原则：真诚和人际相互作用。真诚是人际交往的最基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。秘书人员要和同事关系融洽应该从哪些方面做起呢？首先秘书要以

13、诚待人：以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入人群；其次要信守承诺：说到做到，做事卖力，讲求效率；全神贯注也是一个重要方面：集中注意力，积极参与集体活动组织；还有要勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上；尊重对方；赞美他人：不吝于给予赞美和鼓励，表达对他人的欣赏；时时感恩承担责任：勇于为自己的过失承担责任，不找接口推脱；绝不居功更不抢功；不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网路的过程！作为秘书还要做好领导和同事间的沟通工作。秘书在同事和领导之间起着居中协调和沟通意见的作用，这项工作极其艰苦。传达领导意见的时候，要注意态度语气，不要引起同事的反感；反映同事意见的时候，要分析，防止激化矛盾

14、。 4.3、秘书与下级的关系。由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常会代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性，从而影响了工作的效率和工作的质量。所以秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们中间树立良好的形象。要信任，凡属下级职权

15、范围内的事情，要充分信任他们，放手大胆地让他们工作，对下属最忌半信半疑，让他干总还不放心，这样会影响下级积极性的有效发挥。对下级要尊重。尊重是一种巨大的力量，上级与下级，领导者与被领导者只是分工的不同，在人格上一律平等，没有高低贵贱之分。有些领导者由于修养比较差，加上性格方面的原因，遇上不合自己心意的下级常常会说出一些有伤下级自尊心的话，在这种情况下，即使领导者是正确的，也不会产生好的效果。5、秘书的职业素养5.1、培养秘书人员的基本素养,提高业务能力秘书人员工作的全面性,活动的宽广性及其角色的多变性,除了应具备一般管理干部的素质之外, 还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要

16、求, 其中尤以“德”、“谋”、“书”为最基本素养和业务能力。重德。“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不上主席台。经常熬夜,但白天还得正常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别

17、是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。5.2、秘书人员要做到“善谋”还必须谨防几个误区:5.2.1、一是“参政”意识过“度”。把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前。二是轻易抛出“夹生”想法(观点),强加于领导,于公于已都不利。三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要

18、求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。擅书。何谓秘书?古书云:“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”(即办理文书),以“书”为主,寄情于“书”。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意“四抓”:一抓学习练内功。在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文

19、稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“通才”、“全才”。5.2.2、抓锻炼增能力。尽可能地安排秘书人员,深入调查研究,吃透“下情”,广泛涉猎第一手资料,既能填充他们的“资料库”,增强写作能力;又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。四抓管理促效率。这方面,主要要建立健全各项规章制度,实现管理的规范化、制度化和科学化,尤其要突出抓好目标管理,对秘书人员每次承担的文稿,都要按照

20、难易程度、完成时限进行量化,半年小结,年终考核,按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务,分多、质量高多安排,分少、质量劣少安排或另改其它工作,并根据总积分评定秘书优劣,实施奖罚。5.3、增强秘书人员职业素养与职业能力。适应发展需要。改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识等,而且还要具有并增强自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、竞争意识、责任意识等六种现代意识,以适应市场经济和国

21、内外形势发展的需要。 5.3.1、自我意识。秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图5.3.2信息意识

22、。当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。5.3.3、超前意识。超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受,它受秘书人员自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有

23、、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。秘书人员科学、准确的超前意识,可以对领导决策发挥积极的推动作用;反之,则有可能影响领导决策的正确性。而参与意识和效率观念则是秘书人员树立超前意识的前提。一是秘书人员必须具备强烈的责任感和使命感,积极主动地参与领导的工作,不仅仅满足于为领导服务、对领导负责,而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分,从而克服“不在其位,不谋其政”的消极观念;二是秘书人员要有强烈的时间观念和效率观念,事事走在领导面前,成为领导的马前卒,这样才能掌握最新信息,并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估,为领导决策提供参考。正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识,将在领导决策中发挥重要作用。5.3.4、创新意识。过去对秘书人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提处理的初步意见,一方面,秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员,自然起不到“参与政务”作用,影响了工作的积极性;另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中,影响了对全