制度流程文件管理办法

1、制度流程文件管理办法批 准XXX审 核XXX编 制XXX文件编号TG-MP-R001版次2.0实施日期2020.11.11. 目的1.1 明确制度流程文件的制定、修订流程，使流程文件迅速、正确流通，确保各部门使用适当有效最新的流程文件。2. 范围2.1 适用于集团公司所有的管理流程、管理制度等控制文件。2.2 生产中心管理体系文件的管理不列入范围，管理体系四阶文件由生产中心按管理体系的要求进行管理。3. 职责3.1各部门负责所属职责范围相关的制度、流程文件的起草制定。 3.2生产中心总经办主任负责生产中心制度、流程文件的审核。 3.3 总裁办负责集团公司所有制度、流程文件的审核工作。 3.4

2、总裁负责集团公司所有制度、流程文件的批准。4. 定义 无5. 作业内容5.1 作业流程图（见附件一）5.2 文件的制定、修订5.2.1 制定、修订5.2.1.1 当权责部门文件需要制定、修订时，按照“5.6”规定的标准格式编写文件。5.2.2 会稿5.2.2.1 文件申请发文前，拟稿部门应先与相关部门会稿，并会稿修订后再发给总裁办审核并发 文。5.2.2.2 OA上发文文件用协同工作发稿汇审，机密文件纸版发文，用文件会签表请相关部门 会签意见。5.2.2.3 各部门提出的修改建议，如果没有采纳，拟稿部门需及时回复建议部门。5.3 发文报批5.3.1 总裁办接到发文文件，需对文件版面及内容检查，

3、填写发文审批单，附发文文件报批。5.3.2 总裁办每天需检查发文签批情况，如有滞留需提醒签批人员，如有退回，退回意见需及时转 发拟稿部门。5.4 审核5.4.1 生产中心制度流程文件，需先由总经办审核后，再交总裁办审批。5.4.2 营销中心、人事行政中心、财务中心的制度流程文件，直接交由总裁办进行审核。5.5 批准5.5.1 制度流程文件由总裁最后批准后，方可发布生效。5.6 排版/编号/版次5.6.1 总裁办行政专员依据下列标准对文件进行排版校正；5.6.1.1 文件表头：文件表头标识在文件首页正上方。标题：文件名称批 准审 核编 制文件编号版次实施日期5.6.1.2 文件页脚：页脚的右边标

4、识为“第X页，共X页”。5.6.1.3 文件名称为 “宋体 三号字 加粗”； 正文、页眉、页脚、以及其他文字均为“宋体 五号字”。5.6.1.4 页面设置为：上、下、左、右页边距各为2厘米；5.6.1.5 正文行距为：根据页面排版要求，一般设置为最小值16磅。5.6.2 凡属公司表单，统一格式如下：5.6.2.1 文件首：所有表单均应于左上角加印集团LOGO(规格2cm*0.5cm)，右上角表单编 号，生产中心由总经办编号，其他由总裁办编号。5.6.2.2 字体：标题字体宋体三号加粗，表格正文常规为宋体五号，版面内容多可调为五号 以下，但字迹需清晰可识。5.6.3 文件编号的标准如下：5.6.

5、3.1 流程/办法文件编号：FT-MP-Y/S/R/C 文件流水编号（从001、002、003、.) 发文归属识别（Y/S/R/C分别代表营销中心/生产中心/人事行政中心/财务中心) 管理文件缩写 公司名称缩写 举例：制度流程文件管理办法是人事行政中心发布的第一个文件，文件编号为：FM-MP-R0015.6.3.2 表单编号： FT-FR- Y/S/R/C部门 文件流水编号（从001、002、003、. ) 发文级别归属识别（Y/S/R/C+部门第一个字母缩写) 表单文件缩写 公司名称缩写 举例：文件会签表是总裁办的第一个表单，表单编号为：FM-FR-RZ01，库存表是销管部的第三个表单，表单

6、编号为：FM-FR-YX035.6.4 版次： 第一版为“1.0”,第一次修改“1.1”, 第二次修改“1.2”,以此类推“1.31.41.51.9” 修改到“1.9”版次后升版为“2.0”, 如流程改动较大，不用逐级升版可以直接升级2.0。以此类推“2.12.22.32.42.52.9” 修改到“2.9”版次后升版为“3.0”。5.7 正式发行、回收：5.7.1 正式发行：5.7.1.1 文件签批后，总裁办发行至相关部门并监督执行。纸质文件发文均须加盖“受控文 件”章，文件的相关信息需于文件一览表、文件发放、回收控制表中记录。5.7.1.2 发放时接收部门需在文件发放、回收控制表中签收，OA

7、上文件点击即有签收记录。5.7.2 文件回收：5.7.2.1 文件已过时，或已不适用于现行的工作时，可由权责部门申请修改或作废，即由权 责部门填写文件作废申请表，经部门主管、分管领导确认后交总裁办主任签字审批，由总裁办直接回收旧文件。OA上发文的流程文件作废由信息部协助在协同工作模块中删除发文给相关部门的传阅件。5.7.2.2 总裁办回收文件时，需查阅文件发放、回收控制表，根据记录将各原发放部门 的旧文件收回处置，并在文件发放、回收控制表中签字回收；5.8 文件保管、存档、销毁：5.8.1 文件原稿一律由总裁办保存（生产中心由总经办保存），分发的文件由各部门自行保存，若有需要原件申请人须填档案

8、借/查阅审批表，注明复印要求，向总裁办申请（生产中心向总经办申请）。5.8.2 各单位不得保留旧版，但行政部门对旧版的原件须予以保存（仅保存前一版一份），并加盖“文 件作废”章，注明作废日期，以做区别，避免误用；其他的则予以销毁。6. 相关文件6.1 产生文件6.1.1 无6.2 引用文件6.2.1 收发文管理制度7. 相关表单7.1 产生表单7.1.1 文件会签表7.1.2 发文审批单7.1.3 文件发放、回收控制表7.1.4 文件作废申请表7.1.5 文件一览表7.2 引用表单7.2.1 档案借/查阅审批表附件一、作业流程图负责部门作业流程相关文件/表单备注权责单位 文件制定/修订相关部门文件会签文件会签表OA协同工作会签权责单位文件修订总经办、总裁办检查发文审批单1、生产中心由总经办负责、2、营销中心、人事行政中心、财务中心由总裁办负责总裁办NYY审核发文审批单总裁批准NNY发文审批单总裁办排版/编号文件一览表总裁办、总经办正式发行/回收文件一览表/文件发放回收控制表/文件发放签收表/文件作废申请表1、生产中心由总经办负责、2、营销中心、人事行政中心、财务中心