行政接待管理制度.doc

1、行政接待管理制度 12101 贝发 2013 12 号签发人： 行政接待管理制度 第一条目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，规范行政接待管理事 务，使内部管理有据可依，使来访和参观有章可循，以便塑造公司良好外部形 象，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管 理”的原则，特制订本制度。 第二条适用范围 本制度适用于南昌贝欧特医疗科技股份有限公司各部门行政接待管理工 作。第三条职责分工 （一）、总经理办公会 负责审核和批准公司接待与参观管理。 （二）总经理或主管副总经理 负责特殊接待情况和特殊接待费用的事前和事后审核。 （三）行政运营部 1、负责公司规定的行政

2、接待管理； 2、负责安排协调参观工作； 3、负责本部门接待费用报销管理和其他部门费用报销审核工作。 （四）相关部门负责人 1、负责本部门的接待管理； 2、负责部门的参观管理； 3、负责本部门接待费用报销管理。 第四条对外接待部门及接待范围 1、公司行政运营部为公司负责接待的职能部门。 2、遇到重大接待工作和活动，可由总经理办公会协调若干部门共同做好此 项工 作，有关部门要积极主动配合。 3、本制度规定的接待范围主要是公司及所属各部门经营管理活动所必需的 接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 第五条一般接待管理 一、一般接待范围 适用于办公区域前台对一般性来访人员的登记与接待管理

3、。 （一）一般接待程序 1、来访人员进入工作场所前台要求来访时，由前台文员进行常规的临时性 接待，同时按来访人要求与公司内被访者联系。 2、被访者接受来访要求后，前台文员或被访者安排具体接待时间与地点。 3、前台文员要求来访人员填写来访接待登记表见附件一，前台文员登 记访客身份证； 4、来访人员按要求填写完毕后，引见访客证进入公司接待区或会议室； 5、前台文员将来访接待登记表按时间妥善存档，并提供事后单据的查 找和内容查证。 二、来宾接待管理 （一）接待来宾的范围 1、地方政府、主管部门或单位到公司视察、检查指导工作的领导及其他人 员； 2、兄弟单位、合作单位、供应商、采购商到公司商洽业务或协

4、同办公的人 员； 3、参加上级单位在公司召开的有关会议的会议代表； 4、来公司进行技术合作、交流的人员； 5、领导安排的其他来宾和需要接待的人员。 （二）来宾接待程序 1、公务接待工作实行统一管理，统一安排，统一标准，对口负责，分级接 待，除公司领导指定由行政运管部负责的公务接待任务外，其他公务接待以对 口业务部门为主，行政运管部给予配合； 2、公司副总以上领导的公务接待，由总经理管理办公室统一安排。公司业 务部门需要行政运营部安排接待时，必须事先填写接待费用审批表（一式 两份，见附件二），经公司主管领导审批后，报行政运管部安排接待（包括食 宿、 会议地点、车辆等）。 3、接待费用审批表在业务

5、接待最终获批后交行政运营部存档，接待 费用审批表一份申请部门自行保存，用于业务招待费的报销； 4、由总经经理办公会负责接待的费用归总经理办公会负责，由业务部门招 待发生的费用业务部门自行负责，具体招待费报销流程参见本制度第十二条。 第六条接待职责分工 1、接待 B 级别以上客人，由主要相关部门或总经理助理提出接待方案， 经 公司主管领导审批后，由总经理办具体组织实施； 2、其他人员的接待，由部门提出接待方案，经主管领导审批，与行政运管 部联系后，由部门组织实施，行政运管部配合； 第七条接待原则 遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使 来宾“高兴而来、满意而去”。 1、对等原则：对来宾无

6、论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不 亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 2、对口原则：各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以协调， “谁出面接待谁结帐”。 3、保密原则：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保 密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，巧 妙回避不宜回答的问题。 4、节约原则：招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于 宾客人数，坚决杜绝高消费，避免不必要支出； 5、服务原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人 感到热情、周到，并充分利用公司资源，宣传公司及产品，提升公

7、司知名度及 、/、人、- 美誉度； 6、优先原则：重大接待活动优先安排。 第八条、接待标准 1、根据来宾类别及活动的重要性，接待分为 A 、 B 、C 三级 2、宴请 1）宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会、工作进餐。 2）举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 3）注意有违来宾人员其风俗之菜肴等事宜。 4）各类宴请中酒水、饮料和水果等费用，不得超过其全部费用的20% ； 根据相 关规定和实际需要严格控制陪餐人数。 5）接待用餐标准（含烟酒水费用） 招待重要官员、关系户（A级）一一150元/人餐以上 较重要官员、关系户（B级）一一100150元/ 人餐 主管部门一般干部、供应

8、商、经销商（C级）一一50100元从餐 外单位来人、常客（通常指工作进餐）（C级）一一1050元/人餐 5）住宿安排与标准 第九条接待内容和程序 1 、接待来宾： 1 ）接受任务弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和 使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 2）布置接待提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费 用预算，并报请上级批准。 3）迎接安排根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好 伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 4）看望、商议日程来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和 问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关

9、部门。 5）安排有关领导会见按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望， 接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。会见时、会谈时，身份一般对等。 6）组织活动实施按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况， 参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 7）送别根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目， 话别送行，派人派车送至车站或机场。 8）小结每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进 后续工作。 第十条接待涉及部门相应职责及要求 1、申请部门：提前 3 天填报接待申请单，交由行政运营部协调安排， 派专人根据来客具体到达时间负责迎接。 2、按行政接待流程办理。 3、行政运营部：负责全程接待事宜，并做好相应计划与准备。 1）行政运营部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾