教学培训PPT档案登记与统计技能训练

1、档案管理技能训练 全国高职高专规划教材 第4章档案登记与统计技能训练 第第4章档案登记与统计技能训练章档案登记与统计技能训练 学习任务和目标学习任务和目标 l通过多个档案基础登记表格的填写，提高学生档案登记工通过多个档案基础登记表格的填写，提高学生档案登记工 作能力。作能力。 l通过几个重要统计表格的编制，提高学生编制三大类型档通过几个重要统计表格的编制，提高学生编制三大类型档 案统计表的能力。案统计表的能力。 l在掌握档案登记与统计技能的基础上，进一步提高学生分在掌握档案登记与统计技能的基础上，进一步提高学生分 析档案统计数据、撰写档案数据分析报告的能力。析档案统计数据、撰写档案数据分析报告

2、的能力。 内容概述内容概述 l挡案登记与统计工作是为各级党政领导决策提供优质服务挡案登记与统计工作是为各级党政领导决策提供优质服务 的重要手段，同时也反映着档案工作部门管理水平、服务的重要手段，同时也反映着档案工作部门管理水平、服务 水平。档案登记与统计工作应保证档案和档案工作原始数水平。档案登记与统计工作应保证档案和档案工作原始数 据的真实性，统计源头资料的完整性，统计资料的连续性。据的真实性，统计源头资料的完整性，统计资料的连续性。 本章重点训练基础登记表的填写和重要统计表格的编制技本章重点训练基础登记表的填写和重要统计表格的编制技 能。能。 第第4章档案登记与统计技能训练章档案登记与统计

3、技能训练 4.1 了解档案登记与统记了解档案登记与统记 4.2做好档案登记工作做好档案登记工作 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 4.1了解档案登记与统计了解档案登记与统计 l4.1.1 登记与统计登记与统计 登记：登记：档案管理中所出现的重要事实、行为和数据进行记档案管理中所出现的重要事实、行为和数据进行记 录。分档案状况和档案工作状况登记。录。分档案状况和档案工作状况登记。 统计：统计：以表册、数字形式，对档案和档案工作发展情况进以表册、数字形式，对档案和档案工作发展情况进 行统计调查、分析，提供统计资料，实行统监督。行统计调查、分析，提供统计资料，实行统监督。 实体统计：实体统计：

4、档案馆档案总量、不同种类、不同保管期限、档案馆档案总量、不同种类、不同保管期限、 不同整理状况等统计，以及收藏资料的数量情况。不同整理状况等统计，以及收藏资料的数量情况。 档案事业发展统计：档案事业发展统计：各个环节工作状况统计，档案经费及各个环节工作状况统计，档案经费及 机构建设数量状况，工作人员基本情况统计等。机构建设数量状况，工作人员基本情况统计等。 登记是统计的基础，统计是登记的进一步发展。登记是统计的基础，统计是登记的进一步发展。 4.1了解档案登记与统计了解档案登记与统计 l4.1.2 掌握档案统计的要求掌握档案统计的要求 准确性准确性 及时性及时性 科学性科学性 法治性法治性 4

5、.2做好档案登记工作做好档案登记工作 l4.2.1登记档案状况登记档案状况 1全宗名册全宗名册 2全宗单全宗单 3 . 全宗登记表全宗登记表 4 . 全宗卡片全宗卡片 5. 档案成分和数量变化情况报道表档案成分和数量变化情况报道表 6. 案卷目录登记簿案卷目录登记簿 7. 总登记簿总登记簿 4.2做好档案登记工作做好档案登记工作 l4.2.2登记档案工作状况登记档案工作状况 1工作日志工作日志 2人员进出库房登记表人员进出库房登记表 3 . 档案出入库登记档案出入库登记 4 . 档案清点、检查登记档案清点、检查登记 5. 利用者登记卡利用者登记卡 6. 档案借出登记簿档案借出登记簿 7. 档案

6、复制、摘抄登记档案复制、摘抄登记 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 l4.3.1档案统计体系与类型档案统计体系与类型 1. 档案统计的体系四个层次档案统计的体系四个层次 全国档案工作基本情况统计。纳入国家国民经济和社全国档案工作基本情况统计。纳入国家国民经济和社 会发展计划的统计指标，由国家档案局组织进行，由国家会发展计划的统计指标，由国家档案局组织进行，由国家 统计局指导与监督。统计局指导与监督。 专业系统档案工作情况统计，由专业主管机关组织进专业系统档案工作情况统计，由专业主管机关组织进 行。行。 地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基

7、本情况 统计。由地方档案行政管理机关组织进行。统计。由地方档案行政管理机关组织进行。 档案馆、档案室（包括各种专门档案室）档案工作情档案馆、档案室（包括各种专门档案室）档案工作情 况统计。由各档案馆、档案室自己组织进行。况统计。由各档案馆、档案室自己组织进行。 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 2. 档案统计的类型档案统计的类型 l档案构成统计档案构成统计 l档案利用统计档案利用统计 l档案工作人员情况统计档案工作人员情况统计 l档案馆建设状况统计档案馆建设状况统计 l档案室建立情况统计档案室建立情况统计 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 l4.3.2 档案统计指标及选择原则档案统

8、计指标及选择原则 1.档案统计指标档案统计指标 绝对数绝对数 相对数相对数 平均数平均数 2.统计指标的选择原则统计指标的选择原则 客观性客观性 统一性统一性 稳定性稳定性 可比性可比性 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 l4.3.3 编制统计报表编制统计报表 1. 统计表的构成统计表的构成 总标题总标题概括统计表中全部资料的内概括统计表中全部资料的内 容，是表的名称。容，是表的名称。 横行标题横行标题表示各组的名称，它说明表示各组的名称，它说明 统计表要说明的对象，是横行的名称。统计表要说明的对象，是横行的名称。 纵栏标题纵栏标题表示汇总项目即统计指标表示汇总项目即统计指标 的名称。的

9、名称。 数字资料数字资料是各组、各汇总项目的数是各组、各汇总项目的数 值值 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 l2. 统计表的内容统计表的内容 主词主词是说明总体的，它可以是各个总是说明总体的，它可以是各个总 体单位的名称、总体各个分组名称。行式体单位的名称、总体各个分组名称。行式 上表现为横行标题。上表现为横行标题。 宾词宾词是说明总体的指标名称和数值的。是说明总体的指标名称和数值的。 形式上表现为纵栏标题和指标数值。形式上表现为纵栏标题和指标数值。 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 l3. 统计表的类型统计表的类型 按主词的结构，统计表可分为：按主词的结构，统计表可分为： 简单

10、表：简单表：主词未经任何分组的统计表。主词未经任何分组的统计表。 分组表：分组表：主词只按一个标志进行分组的统主词只按一个标志进行分组的统 计表。计表。 复合表：复合表：主词按两个或两个以上标志进行主词按两个或两个以上标志进行 分组的统计表。分组的统计表。 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 l4. 统计表的制作规则统计表的制作规则 统计表一般为横长方形，上下两端封闭且为粗线，左统计表一般为横长方形，上下两端封闭且为粗线，左 右两端开口。右两端开口。 统计表栏目多时要编号，一般主词部分按甲、乙、丙；统计表栏目多时要编号，一般主词部分按甲、乙、丙； 宾词部分按宾词部分按(1)(2)等次序编号

11、。等次序编号。 统计表总标题应简明扼要，符合表的内容。统计表总标题应简明扼要，符合表的内容。 主词与宾词位置可互换。各栏排列次序应以时间先后、主词与宾词位置可互换。各栏排列次序应以时间先后、 数量大小、空间位置等自然顺序编排。数量大小、空间位置等自然顺序编排。 计量单位一般写在表的右上方或总栏标题下方。计量单位一般写在表的右上方或总栏标题下方。 表内资料需要说明解释部分，写在表的下方。表内资料需要说明解释部分，写在表的下方。 填写数字资料不留空格，即在空格处划上斜线。填写数字资料不留空格，即在空格处划上斜线。 统计表经审核后，制表人和填报单位应签名并盖章，统计表经审核后，制表人和填报单位应签名

12、并盖章， 以示负责。以示负责。 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 l5.编制编制简单表简单表 简单表即所反映的对象未经任何分组。简单表即所反映的对象未经任何分组。 它只是单位的排列，具有一览表的性质。它只是单位的排列，具有一览表的性质。 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 l6. 编制编制分组表分组表 分组表即其主词按照某一标志进行分分组表即其主词按照某一标志进行分 组的档案统计表。它可用来揭示挡案工作组的档案统计表。它可用来揭示挡案工作 现象总体及其各组情况。现象总体及其各组情况。 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 l7.编制编制复合表复合表 即其主词按两个或两个以上的标志进

13、即其主词按两个或两个以上的标志进 行复合分组的档案统计表。它可以用来对行复合分组的档案统计表。它可以用来对 档案工作现象进行比较复杂的分析、研究。档案工作现象进行比较复杂的分析、研究。 4.3编制档案统计报表编制档案统计报表 l4.3.4 分析档案统计资料分析档案统计资料最后一个步骤最后一个步骤 对经过整理的大量调查资料进行分析研究。对经过整理的大量调查资料进行分析研究。 通过对统计数字的分析，可以进一步掌握不通过对统计数字的分析，可以进一步掌握不 同时期内档案工作业务活动所达到的水平以及发同时期内档案工作业务活动所达到的水平以及发 展变化的程度，发现和总结出带有典型性的经验展变化的程度，发现和总结出带有典型性的经验 教训，以便进一步提高档案工作的管理水平。教训，以便进一步提高档案工作的管理水平。 在统计分析中，可以采用的具体方法多种多样，在统计分析中，可以采用的具体方法多种多样， 如对比分析、相关分析、因果分析、静态分析、如对比分析、相关分析、因果分析、静态分析、 动态分析、专题分析、综合分析、系统分析等。动态分析、专题分析、综合分析、系统分析等。 a.a.案卷目录 b.分类目录