2021职业学院档案资料管理办法.doc

1、2021职业学院档案资料管理办法为使我校档案、资料管理标准化，规范化，充分发挥档案资料在教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据_档案法、高等学校档案管理办法及学校的相关要求，特制定本办法。一、目标任务档案资料的收集与管理工作是学校的重要基础工作之一。学校在教育教学中形成的有保存价值的文字、图表、图片、声像等不同载体的文件材料,是学校办学的宝贵历史记录。学校档案按照统一管理，分级负责的原则，对学校在招生、教学、科研、管理中形成的文书档案由学校综合档案室统一管理。不准分散保存，确保档案完整、准确、安全，更好地为教育教学服务。二、管理机构及职责1学校成立档案管理工作领导小组，由院长任组长，院办主任

2、为副组长，成员由院办及相关职能部门的负责人组成。在院办下设学校综合档案室，配备专职档案管理人员。各系（部）、处设一名兼职档案管理员,负责部门的文档资料收集、整理、移交，学校各单位应当在每学期期末（第十九周）前移交档案，学校综合档案室在第二十周完成整理归档工作。2综合档案室的主要职责：（1）对学校各系（部）处形成的文件材料，教育教学活动中产生的文字、声像、图片的收集、整理、立卷、归档。（2）编制年度档案工作统计表，对不同保管期的档案进行鉴定；对无保存价值、保管期限已到的档案,报档案管理工作领导小组批准后进行清理销毁。（3）严格执行保密制度，维护档案的真实性、历史性、完整性与安全。（4）及时办理上

3、级业务主管部门及领导交办的有关档案业务工作。（5）档案专（兼）职人员要认真学习贯彻执行_档案法、高等学校档案管理办法及上级的相关规定，不断提高档案的科学管理水平，做好档案管理工作。三、立卷归档流程。1、形成与积累。学校各职能部门和教学单位均为立卷单位，分工归口立卷。每个职能部门应根据本部门历年文件材料形成的规律，预计新的一年可能产生的内容，参照附件，编制案卷目录。各兼职档案人员在平时要严格按文书处理制度做好资料的收集工作，根据案卷目录分别归卷。2、立卷。立卷的原则：按内容、时间、重要程度和材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校各方面真实面貌和部门

4、的主要职能活动，便于查找利用为原则。各部门兼职档案员按文档卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整，检查是否收集齐全完整、案卷之间材料归卷是否统一、各案卷中材料保存价值是否有差异。案卷材料数量一般不超过200页，对同一问题材料数量多的，宜酌情适当分卷，内容单一、文件数量少者可组薄卷。3、卷内材料。卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列；档案材料纸张一律用A4纸，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面；对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补和裱糊，对较大的表格，要适当地折

5、叠；拆除文件材料上的金属物；按顺序排页号，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在非装订线一侧的下角；拟定正确的案卷题名。案卷题名一般不超过_字，一般包括责任者、时间、文件主要内容、文种和保存期限等；各卷均要填写卷内目录及备考表；装订要求底边和左边要齐整，无倒页，无漏订。4、验收归档。学校各职能部门收集、整理的档案材料按学期移交，各级档案材料于每学期期末（第十九周）之前完成交接验收工作。移交档案时，移交双方必须当面检查验收，检查文件材料是否齐全完整，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交；移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。四、分类方法及收集的内容。学校收集档案资料的内容按高等学校档案实体分类法的要求并结合我校的实际进行收集。（见附表）五、档案的借阅。凡因工作需要必须查阅学校档案，均应按规定办理手续，填写档案借阅登记簿。对借出