电力建设项目档案培训

1、电力建设项目 文件归档与整理 神华国华研究院 王晓君 内容提要： 一、建设项目文件归档依据 二、建设项目文件质量要求 三、项目文件的收集与移交 四、竣工图的编制 五、建设项目文件的整理归档 一、建设项目文件归档依据： o重大建设项目档案验收办法（国档发20062号） o国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规 范 （da/t28-2002） o电力工程竣工图文件编制规定 （dl/t5229-2005） o科学技术档案案卷构成的一般要求 （ gb/t11811-2008） o企业档案整理规范（da/t42-2009） 术语解释： o建设项目文件：建设项目文件：指建设项目在立项、审批、 招投标、勘

2、察、设计、施工、监理及竣工 验收过程中形成的文字、图表、声像等形 式的文件包括项目前期文件、项目竣工 文件和项目竣工验收文件等。 o建设项目档案建设项目档案是工程项目建设、管理 过程中形成的，具有保存价值的各种形式 的历史记录，是经过鉴定、整理并归档的 项目文件，又称工程档案。 o项目前期文件项目前期文件：指工程开工以前在立项、 审批、招投标、勘察、设计以及工程准备 过程中形成的文件 o项目竣工文件项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映 施工（指建筑、安装）过程和项目真实面 貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣 工图、和监理文件组成 o项目施工文件项目施工文件：指项目施工过程中形成的 反映项目建

3、筑、安装情况的文件 术语解释： o项目竣工图项目竣工图：指项目竣工后按照工程实际 情况所绘制的图纸 o项目监理文件项目监理文件：指监理单位对项目工程质 量、进度和建设资金使用等进行控制的文 件 o项目竣工验收文件项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行 中以及项目竣工验收时形成的文件 o项目档案项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项 目文件 术语解释： 二、项目文件质量要求 o齐全性：按归档范围，各项内容齐全； o完整性：每份文件完整，不缺少附件； o有效性：每份文件或图纸，签章准确有效， 文字图面清晰。 o原始性：文件应是直接、自然形成的历史 记录，内容、签字、盖章具有原始性。 项目文件质量要求：

4、 o字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手 续完备 o复印、打印文件及照片的字迹、线条和影 像的清晰及牢固程度，应符合设备标定质 量的要求。 o载体材料：文字纸张幅面为a4，长期存储 的电子文件的介质应为不可擦除型光盘， 录音录像文件应保证载体的有效性。 o字迹材料：使用激光打印机打印、红色印 泥盖章、碳素墨水等耐久字迹；禁止使用 喷墨、针式打印机打印、禁止用复写复印 件；禁止用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝 墨水等不耐久字迹材料书写。 项目文件质量要求： 项目文件编制要求： o分类清楚 o组卷规范 o案卷、卷内文件排列有序 o档号编制科学规范 o编制了项目档案案卷目录和全引目录 项目档案控制措施：

5、 1、在签订项目设计、施工、调试及监理合 同协议时，应设立文件资料方面专门条 款，明确有关方面提交相应项目文件， 所提交文件的整理、归档责任，以及归 档份数、归档要求等。 2、项目文件的收集、整理、归档和项目档 案的移交应与项目的立项准备、建设和 竣工验收同步进行。 三、项目文件收集与移交： o建设单位各机构，负责收集整理项目前期 文件，以及设备、工艺和涉外文件等。 o勘察单位负责收集、积累勘察文件 o设计单位负责收集、积累设计文件 o施工单位负责收集、积累施工文件 o调试单位负责收集、积累调试文件 o监理单位负责收集、积累监理文件 建设单位负责收集的内容： o项目前期阶段：立项审批、招投标、

6、勘察、 初步设计等文件 o工程准备阶段：土地征用、开工审批等文 件 o施工阶段：安全、质量、进度、物资、资 金、设备开箱等管理性文件 o竣工验收阶段：竣工验收文件 o生产准备阶段：试生产文件等 项目前期文件包括： o项目评估报告、项目建议书及报批文件 o可行性研究报告及其评估、报批文件 o项目选址意见书及其报批文件 o项目评估(包括借贷承诺评估)及论证文件 o环境预测、调查报告、环境影响报告书和 批复 o设计任务书、计划任务书、报批文件 工程准备阶段文件包括： o招标投标文件招标投标文件 o招标公告、招标修改文件、招标补遗及答 疑文件 o投标书、资质材料、履约类保函、委托授 权书和投标澄清文件

7、、修正文件 o开标议程、开标大会签字表、报价表、评 标纪律、评标人员签字表、评标记录、评 标报告 o中标通知书 工程准备阶段文件包括： 土地征用文件：土地征用文件： o征地、移民文件 o征用土地申请、批准文件、红线图、坐标 图、行政区域图 o征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协 议书、评估书（一户一表调查、土地勘测 面积计算、拆迁房屋评估及非违章建筑证 明、房屋拆迁及其电力设施迁改补偿等材 料） o建设前原始地形、地貌、状况图、照片 o规程、规范、标准、规划、方案、规定 o有关投资、进度、物资、工程量的建议计 划、实施计划和调整计划 o计划、投资、统计、质量、安全管理文件 o概算、预算管理、差

8、价管理文件 o招标文件审查、技术设计审查、技术协议 o施工执照 管理性文件：管理性文件： o合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、补 充协议、合同变更、索赔等涉及法律事务的 文件文件 o环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、 规划等文件， o水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议 文件 o原料、材料、燃料供应等来源协议文件 管理性文件：管理性文件： o工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 o产品检验、包装、工装图、检测记录 o设备、材料采购、招投标文件、合同、出 厂质量合格证明 o设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、 备品备件单 o设备图纸、使用说明书、零部件目录 o设备测绘、验收记录及索赔文件

9、 o设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件 工艺设备文件：工艺设备文件： o询价、报价、投标文件 o合同、合同附件 o谈判协议、议定书 o谈判记录 o谈判过程中外商提交的材料 o出国考察及收集来的有关材料 o国外各设计阶段文件及设计联络文件 涉外文件：涉外文件： o各设计阶段审查议定书 o技术问题来往函电 o国外设备、材料检验、安装手册、操作使 用说明书等随机文件 o国外设备合格证明、装箱单、提单、商业 发票、保险单证明 o设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文 件 o国外设备、材料的防腐、保护措施 o外国技术人员现场提供的文件材料 涉外文件：涉外文件： o技术准备计划试生产管理、技术责任制 o开

10、停车方案设备试车、验收、运转、维护 记录 o试生产产品质量鉴定报告 o安全操作规程、事故分析报告，运行记录 o技术培训材料，产品技术参数、性能、图 纸 o工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运 行检测记录 生产技术准备、试生产文件：生产技术准备、试生产文件： 物资供应和财务管理文件：物资供应和财务管理文件： o财务、器材管理文件 o财务计划及执行、年度计划及执行、年度 投资统计 o工程概算、预算、标底、合同价、决算、 审计及说明。 o主要材料消耗、器材管理 o交付使用的固定资产、流动资产、无形资 产、递延资产清册 o项目竣工验收报告，工程总结（工程设计总 结、工程施工总结、工程监理总结），项目

11、质量评审文件，工程现场声像文件，工程审 计文件、材料、决算报告。 o环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规 划、档案等验收审批文件。 o竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委 员会名册（签字）、验收备案文件。 o项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。 竣工验收文件：竣工验收文件： 勘察单位负责收集移交的文件材料： 设计设计基础文件基础文件：工程地质、水文地质、 勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、 化验、试验报告、重要土、岩样及说明 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及 重要设备安装测量定位、观测记录水文、 气象、地震等其它设计基础资料 设计单位负责收集移交文件材料： o方案设计 o初步设计

12、及其报批文件 o技术设计 o施工图设计 o竣工图设计 o技术秘密材料、专利文件 o工程设计计算书 o关键技术试验 o设计评价、鉴定及审批 施工单位负责收集移交的文件材料： o建筑施工文件 o开工报告、工程技术要求、技术交底、图 纸会审纪要 o施工组织设计、方案及报批文件、施工计 划、施工技术及安全措施、施工工艺文件 o原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验 单 o建筑材料试验报告 o设计变更、工程更改洽商单、材料代用核 定审批手续、技术核定单、业务联系单、 备忘录等 o施工定位（水准点、导线点、基准线、控 制点等）测量、复核记录、地质勘探 施工单位整理移交的文件材料： 施工单位整理移交的文件材料

13、： o土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、 桩基工程记录、地基验销记录 o施工日记、大事记 o隐蔽工程验收记录 o各类工程记录及测试、沉降、位移、变形 监测记录、事故处理报告 o工程质量检查、评定 o技术总结、施工预、决算 o交工验收记录证明 o竣工报告、竣工验收报告 o声像材料 施工单位整理移交的文件材料： o设备及管线安装施工文件 o开工报告、工程技术要求、技术交底、图 纸会审纪要 o施工组织设计、方案及其报批文件、施工 计划、技术措施文件 o原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验 单 施工单位整理移交的文件材料： o建筑材料试验报告 o设计变更通知、工程更改洽商单、材料、 零部件、设备代

14、用审批手续、技术核定单、 业务联系单、备忘录等 o焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记 录 施工单位整理移交的文件材料： o隐蔽工程检查验收记录 o强度、密闭性试验报告 o设备、网络调试记录 o施工安装记录、安装质量检查、评定、事 故处理报告 o系统调试、调试记录 施工单位整理移交的文件材料： 施工单位整理移交的文件材料： o管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记 录 o管线标高、位置、坡度测量记录 o中间交工验收记录证明、工程质量评定 o竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算 施工单位整理移交的文件材料： o电气、仪表安装施工文件 o开工报告、工程技术要求、技术交底、图 纸会审纪要 o施工组织设

15、计、施工及其报批文件、施工 计划、技术措施文件 o原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验 单 o建筑材料试验报告 o设计变更通知、工程更改洽商单、材料、 零部件、设备代用审批手续、技术核定单、 业务联系单、备忘录等 施工单位整理移交的文件材料： 施工单位整理移交的文件材料： o系统测试、整定记录 o绝缘、接地电阻等性能测试、校核 o材料设备明细表及检验记录、施工安装记 录、质量检查评定、事故处理报告 o操作、联动试验 o电气装置交接记录 o中间交工验收记录、工程质量评定 o竣工报告、竣工验收报告 o声像材料 监理单位负责收集移交的文件材料： o施工监理文件、资料 o监理合同协议、监理大纲、监理规

16、划、细 则及批复 o施工及设备器材供应单位资质审核、设备、 材料报审 o施工组织设计、施工方案、施工计划、技 术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、 及付款报审 监理单位负责收集移交的文件材料： o开（停、复、返）工令、许可证、中间验 收证明书 o设计变更、材料、零部件、设备代用审批 o监理通知、协调会审纪要、监理工程师指 令、指示、来往函件 o工程材料监理检查、复检、实验记录、报 告 监理单位负责收集移交的文件材料： o监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录 o各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等 检查、抽查记录 o施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全 事故报告 o工程进度

17、计划、实施、分析统计文件 o变更价格审查、支付审批、索赔处理文件单元工程 检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认 证、评估 o主要材料及工程投资计划、完成报表 监理单位负责收集移交的文件材料： o设备采购、监造工作监理资料 o设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划 o市场调查、考察报告 o设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试 验报告、分包单位资格报审表 o原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 o开动、复工报审表、暂停令 o会议纪要、来往文件 o监理工程师通知单、监理工作联系单 o监理日志、监理月报 监理单位负责收集移交的文件材料： o质量事故处理文件、设备制造索赔文件 o设备

18、验收、交接文件、支付证书和设备制 造结算审核文件 o设备采购、监造工作总结 o监理工作声像材料 四、竣工图的编制 o竣工图编制依据 o竣工图编制方法 依据： 电力工程竣工图文件编制规定 dl/t5229-2005 （1）竣工图编制工作由项目建设单位负责组织 与协调。 （2）竣工图由建设单位委托、施工图设计单位 负责编制。合同内容包括竣工图编制要求、编 制范围、交付时间、份数、费用等事宜。 （3）竣工图以施工图为基础，依据设计、施工、 监理、调试、建设单位审核签认的“设计变更 单”、“工程联络单”、设计更改有关文件以 及现场施工验收记录和调试记录等资料编制竣 工图这些资料由建设单位组织提交。 竣

19、工图编制方法： （4）未发生修改的施工图，在施工蓝图上加盖竣工 图章，竣工图章用红色印泥，盖在图标栏上方空 白处。 （5）发生修改的施工图，应重新绘制竣工图，图 标仍按施工图图标，但“设计阶段”栏为“竣工 图阶段”，由设计人、校核人和批准人签署。图 纸编号按原施工图图号，设计阶段代字“s”改为 “z”。若有新增图纸，其编号在该册图纸的最后 一个编号依次顺延。 竣工图编制要求： （6）应编制竣工图总说明及竣工图分册的编 制说明。总说明及分册说明也应像卷册图 纸一样予以编号，编号方法同卷册图纸的 编号，但其中设计阶段代字用“z”表示， 总说明的设计专业代字用“a”表示。 （7）应按卷册编制竣工图图

20、纸目录，在竣工 图编制范围内的图纸，无论修改与否，均 应在图纸目录中列出。 竣工图编制要求： 竣工图章： 竣工图章样式： 档案行业、建设行业、电力行业分别 有三种不同的竣工章样式，由于专项验收、 优质工程、鲁班奖等检查验收的组织及所 聘专家来自不同的行业，所以参照的标准 不同，建议请示上级领导，根据本项目的 情况加盖竣工图章。但应以国家规定为主 要参考依据。 竣工图套数 o项目竣工图一般为纸质二套，或按合同条 件的规定提交； o竣工图应移交电子版，采用不可擦除光盘 归档，套数按合同规定执行； o在大中城市规划区范围内的重点建设项 目应根据城市建设档案归属与流向暂 行办法第五条的规定，另编制一份

21、与城 市建设、规划及其管理有关的主要建筑物 及综合管线竣工图。 竣工图的审核： o竣工图编制单位对竣工图的内容是否与 “设计变更通知单”、“工程联系单”和 设计更改的有关文件，以及施工验收记录、 调试记录等相符合进行审核。审核后经校 核人和批准人审定后在图标上签署。 o移交验收时，建设单位应组织各专业人员， 对接收的竣工图进行复核，并签署审核结 果，确保竣工图与实际相符。 竣工图范围及内容深度： o竣工图应编制一、二、三级图和部分重要 的四级图，不包括五级图，具体内容参见 电力工程竣工图文件编制规定 （dl/t5229-2005）附录b。 o竣工图应准确、清楚、完整、规范，并附 上必要的修改说

22、明，文字说明应简练。 五、项目文件的整理归档 o项目文件整理原则 o项目文件编制要求 o项目文件组卷方法 o案卷的分类、排列、编号、编制目录等 项目文件整理原则： 依据依据： 科学技术档案案卷构成的一般要求 （gb/t 11822-2008） 原则原则： 保持案卷内科技文件的有机联系和 案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。 项目文件编制要求： 1、项目施工及调试完成后，施工单位、监理 单位应根据工程实际情况、行业规定、标准 以及合同规定的要求，编制项目竣工文件。 2、竣工文件由施工单位负责编制，监理单位 负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、 测量文件、原始记录及质量评定文件、材料 （构

23、，配件）质量保证书及复试文件、测试 （调试）及随工检查记录、建筑及安装工程 总量表、工程说明、设计变更、重要工程质 量事故报告等。 3、根据归档范围及建设项目实际情况，进一 步收集所缺少的重要文件，文件数量未满 足合同或协议规定份数的，应按要求补齐。 4、对施工文件、施工图及设备技术文件的准 确性和更改情况进行核实，并按要求修改 成补充标注到相应的文件上。 项目竣工文件编制要求： 5、与施工图有关的设计变更单、现场洽商单 和材料变更单，建设单位应按专业集中、 整理，并提交给设计院编制竣工图。 6 、凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等） 形成的，需要永久和长期保存的文件，应 附一份复印件。 项目

24、竣工文件编制要求： 组卷方法： 1、管理性文件按问题、时间或项目依据性、 基础性等组卷。 2、勘察设计材料和项目设计文件按项目或专 业组卷。 3、施工文件按单项工程、单位工程或装置、 阶段、结构、专业组卷。 4、检查验收记录、质量评定及原材料试验文 件，按单项工程、单位工程组卷。 5、竣工图按建筑、结构，水电、暖通、电梯、 消防，环保等顺序按卷册组卷； 6、设备文件按专业、台件或系统等组卷； 7、监理文件按文种、专业、时间组卷。监理 月报、日志、会议纪要、简报的卷内文件 按时间顺序排列； 8、设计变更单、工程洽商单、材料代用单、 有变更的工程联系单按专业集中组卷； 9、原材料报验按专业集中组卷

25、； 10、焊接记录按专业集中组卷。 组卷方法： 分类： 依据： 火电企业档案分类规则及分类表 卷内文件整理： o对照归档范围，认真核对，确保符合齐全、 完整、准确的要求； o区分不作为科技档案归档的文件。如文书文 件、普发性文件、重份文件、事务性文件等； o查漏补缺，对破损文件进行修补； o对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； o去除金属物； o超出卷盒幅面的科技文件应叠装，按照a4或 16k大小粘贴折叠（图纸折叠方法见gb/t 10609.3）。 o文字：按重要程度、时间、内在联系排列； o图纸：按图号顺序排列； o图文混排：文字材料在前，图样在后，如果 文字只起补充说明作用的，图样在前，文字

26、 在后 ；译文在前，原文在后；正文在前，附 件在后；转发文在前，被转发文在后；正本 在前，底稿在后；批复在前，请示在后；结 果在前，过程在后。 卷内文件排列： 文件页号的编写： o案卷内项目文件，以件为单位编写页号； o已有页号的文件可不再重新编写页号； o卷内目录、卷内备考表不编写页号。 案卷封面、案卷目录、归档文件目录、 卷内目录和备考表： o所有表单用激光打印机打印； o各表单样式，按科学技术档案案卷构成的 一般要求gb/t11822-2008编制。 案卷封面： o案卷题名：简明、准确地揭示卷内文件的内 容。 o立卷单位：填写负责组卷单位准确全称。 o起止日期：卷内文件的起止时间，年度用

27、四 位标注。 o保管期限：对照保管期限表，填写永久、长 期、短期。 o密级：填写卷内科技文件的最高密级。 o档号：档案的编号，如“全宗号-目录号（项 目代号）-分类号-案卷号” 案卷目录： o序号：填写登录案卷的顺序号。 o档号、案卷题名、保管期限填写方法同案 卷封面。 o总页数：填写案卷内全部文件的页数之和。 o备注：根据需要填写案卷的密级、互见号 或存放位置等信息。 卷内目录：卷内目录： 排列在卷内文件首页之前，内容填写： 档号：填写案卷档号。 序号：依次标注卷内文件排列顺序。 文件编号：填写文件文号、编号、图号、代字、 代号等。 责任者：填写文件形成者或主要责任者，合同 填写合同各方，可用规范简称。 卷内目录： o文件题名：填写文件全称。没有题名或通 用文种题名的，由立卷人根据文件内容拟 写题名，并用中括号“”括上 o日期：填写文件形成的时间，多个时间的 采用最