高效会议技巧

1、高效会议技巧高效会议技巧 张宝钰张宝钰 人与人之间最需要做的是沟通的工作人与人之间最需要做的是沟通的工作 现代职场的沟通方式现代职场的沟通方式 会议：沟通的一种形式会议：沟通的一种形式 关于会议的第一个问题关于会议的第一个问题 对大多数企业而言，会议 究竟起到多大的作用？ 让数据来说话让数据来说话 v经济学人智库（经济学人智库（economist intelligence unit）一）一 项对全球项对全球187个企业的研究，这些企业的总市值至个企业的研究，这些企业的总市值至 少达少达10亿美元。亿美元。 v但这项关于会议价值的研究结果并未令人欣慰！但这项关于会议价值的研究结果并未令人欣慰！

2、只有只有5%的受访人说，他们公司有严格的程序，使的受访人说，他们公司有严格的程序，使 他们把注意力集中在具有高潜在价值的事情上。他们把注意力集中在具有高潜在价值的事情上。 让数据来说话让数据来说话 v一般而言，会议议程基本上是为了应付当前一般而言，会议议程基本上是为了应付当前 的危机而临时凑合起来。有一家公司甚至在的危机而临时凑合起来。有一家公司甚至在 高管人员会议上根据谁先提起其最爱谈的话高管人员会议上根据谁先提起其最爱谈的话 题，来决定议程的优先次序。题，来决定议程的优先次序。 v研究发现，紧急事务挤走了重要议题。大约研究发现，紧急事务挤走了重要议题。大约 有有60%的高管人员说，他们常常

3、在未就重要的高管人员说，他们常常在未就重要 议题达成共识之前被别的事情转移了精力议题达成共识之前被别的事情转移了精力(跑跑 题题) 让数据来说话让数据来说话 v而有而有22%的人说，通常是还未提及关键的议题就的人说，通常是还未提及关键的议题就 已经没有时间了。已经没有时间了。 v只有只有12%的人认为，他们的高管会议一直能够针的人认为，他们的高管会议一直能够针 对重要的战略问题做出决策；对重要的战略问题做出决策； v许多机构表示，他们很难切实执行决策，因为他许多机构表示，他们很难切实执行决策，因为他 们并不清楚会议上达成了什么共识们并不清楚会议上达成了什么共识 另一组数据另一组数据 v前身为世

4、通（前身为世通（worldcomworldcom）的通讯公司）的通讯公司 mcimci进行进行 的一项年度调查结果的一项年度调查结果 v20032003年在美国每天召开的年在美国每天召开的11001100万个会议中，与万个会议中，与 会的管理人员认为有一半是浪费时间会的管理人员认为有一半是浪费时间 标杆学习标杆学习 v哈佛商业评论哈佛商业评论中的一篇文章说，吉百利史中的一篇文章说，吉百利史 威士公司（威士公司（cadbury schweppescadbury schweppes）首席执行官办）首席执行官办 公室会在开会前公室会在开会前5 5天将有关阅读资料分发给与会天将有关阅读资料分发给与会

5、者，并附上关于议程事项是作为信息传达、讨者，并附上关于议程事项是作为信息传达、讨 论议题还是有待议决事项论议题还是有待议决事项 v标明需要议决的事项将优先处理标明需要议决的事项将优先处理 标杆学习标杆学习 v美国芯片制造商英特尔（美国芯片制造商英特尔（intelintel）的前总裁和首）的前总裁和首 席执行官安迪席执行官安迪格罗夫（格罗夫（andy groveandy grove）就曾经给）就曾经给 所有新员工上如何开会的短课。而且，所有会所有新员工上如何开会的短课。而且，所有会 议室都在墙上贴着议室都在墙上贴着3 3个问题：个问题：“你知道这次会议你知道这次会议 的目的吗？你有会议的议程吗？

6、你知道自己在的目的吗？你有会议的议程吗？你知道自己在 会议中的角色吗？会议中的角色吗？” ” 课程纲要课程纲要 一、会议管理基础一、会议管理基础 二、低效会议面面观二、低效会议面面观 三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大特征 四、会议主持技巧四、会议主持技巧 五、会议中的典型问题及其应对五、会议中的典型问题及其应对 六、情景模拟、实战训练六、情景模拟、实战训练 七、现场答疑七、现场答疑 一、会议管理基础一、会议管理基础 主题研讨主题研讨 主题：开会有什么好处？为什么？主题：开会有什么好处？为什么？ 时间：时间：1010分钟分钟 流程：分组研讨、分组呈现、导师点评流程：分组研讨、分组呈现、导

7、师点评。 一、会议管理基础一、会议管理基础 职场哈哈镜职场哈哈镜“无辜的第三者无辜的第三者” 当高层和中层在一起开会的时候？当高层和中层在一起开会的时候？ 当中层和基层在一起开会的时候？当中层和基层在一起开会的时候？ 当高层和基层在一起开会的时候？当高层和基层在一起开会的时候？ 会议：集思广益的渠道会议：集思广益的渠道 会议的六大功能会议的六大功能 v发布与搜集信息发布与搜集信息 v解决问题解决问题 v开发创意开发创意( (头脑风暴头脑风暴) ) v激励士气激励士气 v监督工作进展监督工作进展 v协调矛盾协调矛盾 会议的种类会议的种类 a.a.部门例会部门例会 b.b.专题会议专题会议 c.c

8、.全体员工大会全体员工大会 d.d.项目会议项目会议 e.e.其他会议其他会议 会议的会议的“成本核算成本核算” 时间成本 直接成本 间接成本 会议的直接成本会议的直接成本 会议的间接成本会议的间接成本 会议的会议的“频率安排频率安排” v例会频率例会频率 v专题会议频率专题会议频率 v全体会议频率全体会议频率 v项目会议频率项目会议频率 例会的例会的“频率安排频率安排” v以周为单位居多以周为单位居多 v最多不能超过一个最多不能超过一个月月 专题会议的专题会议的“频率安排频率安排” v定期举行定期举行 v根据需要举行根据需要举行 全体会议的全体会议的“频率安排频率安排” v根据需要召开根据需

9、要召开 v通常超过月度通常超过月度 项目会议的项目会议的“频率安排频率安排” v根据项目的需要召开根据项目的需要召开 低效的会议低效的会议 二、低效会议面面观二、低效会议面面观 二、低效会议面面观二、低效会议面面观 v你有几次会这样说呢？你有几次会这样说呢？ v“上次的会议真是太棒了！上次的会议真是太棒了！” 二、低效会议面面观二、低效会议面面观 v效率效率 v效果效果 二、低效会议面面观二、低效会议面面观 v会议前：准备不足会议前：准备不足 v会议中：组织不力会议中：组织不力 v会议后：跟进不够会议后：跟进不够 效率不高的具体原因效率不高的具体原因时间时间 v会议安排在即将午餐的时间，每个人

10、都饥肠辘会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。辘，无心开会。 效率不高的具体原因效率不高的具体原因地点地点 v会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。断，无法正常进行。 效率不高的具体原因效率不高的具体原因对象对象 v该来的没来，不该来的该来的没来，不该来的 v必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有 可无的参加者。可无的参加者。 效率不高的具体原因效率不高的具体原因主持人主持人 v会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵 着鼻子跑，无法

11、达到会议意图。着鼻子跑，无法达到会议意图。 效率不高的具体原因效率不高的具体原因参会者参会者 v参会者发言混乱，不断跑题参会者发言混乱，不断跑题。 效率不高的具体原因效率不高的具体原因准备工作准备工作 v开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效。沓而无成效。 糟糕会议的可能后果糟糕会议的可能后果 v浪费时间浪费时间 v浪费金钱浪费金钱 v分散了对更为重要的任务的注意力分散了对更为重要的任务的注意力 v减缓进程，延误行动减缓进程，延误行动 v制造分歧制造分歧 v挫伤士气挫伤士气 v 什么是合适的会议时间什么是合适的会议时间 三、高效会议的八大特

12、征三、高效会议的八大特征 1 1、只有在必要时才召集、只有在必要时才召集 q尝试取消或减少不必要的会议尝试取消或减少不必要的会议 1、只有必要时才召集、只有必要时才召集 （must必须开必须开need需要开）需要开） 2、经过好好筹备过、经过好好筹备过 3、拟定和分发了议程表、拟定和分发了议程表 4、严格遵守了时间、严格遵守了时间 三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大特征 v5、一切都要按部就班、一切都要按部就班 v6、请了最有经验的人出席、请了最有经验的人出席 v7、结束时做了评论和总结、结束时做了评论和总结 v8、记录了决定、建议和负责人、记录了决定、建议和负责人 三、高效会议的八大特

13、征三、高效会议的八大特征 三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大特征 q2 2、好好筹划过、好好筹划过 q清晰的目标清晰的目标 q明确的议题明确的议题 q合适的参与者合适的参与者 q得力的主持人得力的主持人 三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大特征 q3 3、拟定和分发了议程表、拟定和分发了议程表 q一份会议议程表应该包括哪些内容？一份会议议程表应该包括哪些内容？ 三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大特征 4 4、遵守时间、遵守时间 q会议的提前通知期会议的提前通知期 q会议的起止时间控制。会议的起止时间控制。 v参会者不遵守时间怎么办？参会者不遵守时间怎么办？ 三、高效会议的八大特

14、征三、高效会议的八大特征 q5 5、一切按部就班、一切按部就班 q按事先的议程控制会议的进程按事先的议程控制会议的进程 q避免临时性议题成为主角避免临时性议题成为主角 q按部就班是否太按部就班是否太“死板死板”了呢？了呢？ 三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大特征 q6 6、让最有经验和才能的人出席、让最有经验和才能的人出席 q确保参与者能够深入地交流信息和针对性地确保参与者能够深入地交流信息和针对性地 解决问题解决问题 q我见过的我见过的“知趣知趣”的参会者的参会者 三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大特征 q7 7、进行点评和总结、进行点评和总结 q通过点评阐明通过点评阐明“提倡什

15、么和反对什么提倡什么和反对什么”的立的立 场场 q通过总结提炼有价值的观点和结论通过总结提炼有价值的观点和结论 q“亮点亮点”需要被留下需要被留下 三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大特征 q8 8、记录所有决定、建议和负责人、记录所有决定、建议和负责人 q会议的沟通和决策职能需要通过正式的会议会议的沟通和决策职能需要通过正式的会议 纪要发挥纪要发挥“法律法律”效力。效力。 q“落实到人落实到人” 案例分析案例分析 q金达铝业中高层管理者周计划、周总结、周例金达铝业中高层管理者周计划、周总结、周例 会制度会制度解析解析 q该制度的亮点该制度的亮点 q需要完善的地方需要完善的地方 2008年

16、7月第1周管理周报 审批: 刘亚新 拟制：邓竹艳 管管 理理 课课 49 1. 上周会议记录跟进结果 2. 人员出勤率 3. 招聘按时率 4. 7s执行状况 5. 奖罚及餐费状况 6. 人均培训时间 7. 本周计划 8. 请求支援事项 50 1、上周会议记录跟进结果、上周会议记录跟进结果 会议主题： 周一例会 时间：6.30 18： 3020：00 地点：会 议室 记录：刘亚新审核： 主持人：李国恩 参会人：李国恩、王锦川、李国涌、李国旗、蔡培勇、刘亚新、王振文、舒帮琴、刘仁 峰、李敏、周受明 6 6月第月第5 5周会议内容周会议内容 行动负行动负 责人责人 预计完预计完 成成 时间时间 实际

17、实际 完完 成时成时 间间 跟进结果跟进结果 1 品保课、挤型课和物料课务必开会讨论品刮伤问题并 制订改善方案 刘仁峰、罗伟、王 振文 6-30始 7-2上午已开 会讨论 2 本周周四（7-3）召开月会，请各部门做好相应准备各部主管7月3日7-3ok 3 各部门绩效标准尽快建立，以保证在7月份执行新工资 方案 各部主管6月30日 7-7ok 2、人员出勤率、人员出勤率 说明：上周请假累积23人次，其中长假人员1人次，其中低于公司平均出 勤率为：挤型课90%、五金课92%、物料课88%. 52 3、招聘按时率、招聘按时率 说明：本周招聘到位有五金普工6名、修模普工2名. 53 4、7s执行状况执

18、行状况 54 说明：以上数据由7s点检组长刘仁锋提供。 5、人事报表及餐费状况、人事报表及餐费状况 55 考勤情况其他 人员流动情况 （人次）伙食情况（元） 星期 迟到 /人 次 早退 /人 次 旷工 /人 次 请假 /人 次奖/人次惩/人次进出日购菜款日人均伙食人数 日1723.00723.005.285.28137137 一46766.50766.505.595.59137137 二412770.90770.905.555.55139139 三54766.70766.705.365.36143143 四43779.80779.805.345.34146146 五3115793.70793.

19、705.595.59142142 六3331799.60799.605.555.55144144 合计00023381375400.205.46 说明：奖：管理课黄国贵、维修组吴何贵在在食堂无人做饭的情况下，积极配合，应付了一次突发事件. 品保课金仕勇在工作善于思考，能从中创新，提高工作效率. 罚： 挤型课陈人树、李国鹏违反工厂管理制度4.1及4.5.3.1. 模具课陈古军、张云违反工厂管理制度4.3.1.11,曾庆亮违反工厂管理制度4.3.1.14. 品保课刘仁锋工作督导不周，石维出货资料出错，王存财工作不认真. . 6.人均培训时间 培训课程：品保课：品保人员观点、职责加强. 物料课：工作

20、7原则. 修模组：生产 挤型课：品质、技能、安全操作. 业务课：7s讲义. 管理课：军事体能、消防安全. 56 7、本周计划、本周计划 序号工作事项预计完成时间 1招聘挤型普工2名，物料普工2名7-11 2安排生产安全事故隐患排查治理知识竞赛答题7-10前 3跟进未完成事项持续 57 8、请求支援事项、请求支援事项 序号需支援事项协助单位预计完成日期 58 四、会议主持技巧四、会议主持技巧 q慎说慎说 q不说无关的话不说无关的话 q快速进入主题快速进入主题 q不唱独角戏不唱独角戏 q以与会者接受的方式引导会议进程。以与会者接受的方式引导会议进程。 四、会议主持技巧四、会议主持技巧 v倾听倾听

21、v眼到眼到 v心到心到 v脑脑到到 四、会议主持技巧四、会议主持技巧 v巧答巧答 v选择性回答选择性回答 v通过其他参与者回答通过其他参与者回答 v清晰地正面作答清晰地正面作答 四、会议主持技巧四、会议主持技巧 善势善势 q主流原则主流原则 q目标原则目标原则 q亲和原则亲和原则 q凝聚原则凝聚原则 五、会议中的典型问题及应对五、会议中的典型问题及应对 q与会者发难与会者发难 q与会者分心与会者分心 q与会者争议与会者争议 q与会者拒绝参与与会者拒绝参与 q与会者情绪变化与会者情绪变化 q少数人垄断会议少数人垄断会议 q主持人自己离题主持人自己离题 五、会议中的典型问题及应对五、会议中的典型问

22、题及应对 q与会者发难与会者发难 q“我搞不懂今天究竟要讨论什么我搞不懂今天究竟要讨论什么” q“我认为我认为xxxx主题更值得讨论。主题更值得讨论。” 与会者分心与会者分心 v上面开大会，下面开小会。上面开大会，下面开小会。 与会者争议与会者争议 v“我觉得你提出的方案根本就不切实际，解决我觉得你提出的方案根本就不切实际，解决 不了问题。不了问题。” v“你的方案更离谱！你的方案更离谱！” v什么是对的，比谁的对的更重要。什么是对的，比谁的对的更重要。 与会者拒绝参与与会者拒绝参与 v如何打破沉默如何打破沉默 v向他提问向他提问 v赞扬他赞扬他 与会者情绪变化与会者情绪变化 v脸上浮现不耐烦

23、的表情 v频繁看表 少数人垄断会议少数人垄断会议 一言堂一言堂 主持人自己离题主持人自己离题 不由自主不由自主 跟着跑题跟着跑题 六、实战训练、案例分析六、实战训练、案例分析 v模拟：模拟：一份会议通知一份会议通知 v案例：案例：例会制度解析例会制度解析 v模拟：模拟：一份会议流程一份会议流程 一份会议通知（背景）一份会议通知（背景） v目标：对年内是否启动目标：对年内是否启动6s6s项目作出项目作出 表决。表决。 v议题：议题：年内上马年内上马6s6s项目的可行性项目的可行性 v参会者：相关部门主管（哪些部门呢？）参会者：相关部门主管（哪些部门呢？） v时间：时间：20062006年年101

24、0月月2828日下午日下午? ?点到？点点到？点 v地点：美的学院地点：美的学院a105a105 v其他你认为在会议通知中应该说明的事项？其他你认为在会议通知中应该说明的事项？ 西门子会议通知及流程（案例）西门子会议通知及流程（案例） 一份会议流程一份会议流程 v会议名称：会议名称：“中层主管周例会中层主管周例会” v会议目的：协调工作，解决问题。会议目的：协调工作，解决问题。 v题目：题目：“这个例会怎么开？这个例会怎么开？” v要求：从会议开始直到会议结束，说明主持人和要求：从会议开始直到会议结束，说明主持人和 参会者应该如何共同完成会议。格式是参会者应该如何共同完成会议。格式是“第一步：

25、第一步： xxxxxx；第二步：；第二步：xxxxxx。” 主持企业内部销售会议主持企业内部销售会议 v参会者：接到通知的人员参会者：接到通知的人员 v主持人：自告奋勇主持人：自告奋勇 v时间：时间：1515分钟分钟 v其他学员点评其他学员点评 v导师总结导师总结 结束会议结束会议 v复述这次会议的目标。复述这次会议的目标。 v总结这次会议所取得的成果。总结这次会议所取得的成果。 v多谢与会者参与多谢与会者参与( (或在适当场合下，感谢他们或在适当场合下，感谢他们 的贡献或关注的贡献或关注) )。 v必要的时候，宣布下一次会议的目标、时间必要的时候，宣布下一次会议的目标、时间 及地点。及地点。

26、 作为参会者应该做到的作为参会者应该做到的 v会议前会议前 1.1.开会前要充分理解议题。开会前要充分理解议题。 2.2.在会议前充分准备好开会所需要的资料。在会议前充分准备好开会所需要的资料。 3.3.事先思考要表达的意见。事先思考要表达的意见。 4.4.准时参加会议。准时参加会议。 作为参会者应该做到的作为参会者应该做到的 会议中会议中 1.1.注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表 观点时打断。观点时打断。 2.2.积极参与发言。积极参与发言。 3.3.注意力发言不脱离主题，对事不对人。注意力发言不脱离主题，对事不对人。 作为参会者应该做到的作为参会

27、者应该做到的 v导出结论导出结论 1.1.尽心尽力地协助会议主持导出结论。尽心尽力地协助会议主持导出结论。 2.2.能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见。能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见。 3.3.能坚持找出最好方案的态度，导出结论。能坚持找出最好方案的态度，导出结论。 天高任鸟飞天高任鸟飞 海阔凭鱼跃海阔凭鱼跃 第一讲当今会议面面观 1、引言 2、会议的意义 3、会议的目的 4、会议的种类 5、会议的频率 6、会议成本的计算 引言 会议的主要目的就是解决问题 部门经理，业务直线经理应该是一个人力资源 管理专家，他会负责人才的选育用留，现在 我们说首当其冲的部门经理应该是一个主持 会议

28、的专家，会议管理的高手 意义 1、是一个集思广益的渠道 2、显示组织或部门的存在 3、是重要的群体沟通方式 目的 1、开展有效的沟通 2、资讯传达 3、监督员工的工作进展 4、达成协议、解决问题 5、决策和资源共享 6、开发创意 7、激励员工的士气 8、巩固经理人地位 会议的种类 v按人数分 1、一对一的会议 2、团体的会议 会议的种类 v按开会方式分 1、面对面会议 2、电话会议 3、视频会议 会议的种类 v按开会目的分 1、固定的部门会议 2、临时处理突发事件的会议 3、宣布人事安排和政策的会议 4、当众表扬或批评别人的会议 5、集思广益的会议 关于会议频率的建议 1、固定部门会议至少每月

29、一次 2、全体的会议建议每半年一次 3、处理突发性会议避免频繁 4、一对一的会议可以随时举行 会议的成本 会议的时间成本 =参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者 的旅行时间）+会议秘书工作时间+会议服务 人员工作时间 会议的成本 v会议的时间成本 v直接的会议成本 v效率损失的费用 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 1、会议效率不高的原因 2、如何进行预防性管理 3、高效会议的八大特征 4、会议规范 效率不高的原因（一） 1、时间安排得不合适 2、地点安排得不妥当 3、开会对象选择不对 4、主持人影响力不够 效率不高的原因（二） 5、参会者的技能不够 6、准备工作不够充分 7、目的和结

30、果不够明确 如何进行预防性管理（一） 1、会议时间安排要合适 2、会议地点安排要妥当 3、开会的对象要选择对 4、主持人要有影响力 如何进行预防性管理（二） 5、参会者要有听的技能 6、要充份做好准备工作 7、明确开会原因和目的 高效会议的八大特征（一） 1、只有必要时才召集 （must必须开need需要开） 2、经过好好筹备过 3、拟定和分发了议程表 4、严格遵守了时间 高效会议的八大特征（二） v5、一切都要按部就班 v6、请了最有经验的人出席 v7、结束时做了评论和总结 v8、记录了决定、建议和负责人 会议规范 v时间安排方面的规范 v固定的会议流程规范 v会议本身要遵守的规则 开会前的

31、准备工作 v时间安排方面的规范 v固定的会议流程规范 v会议本身要遵守的规则 成功会议的五种策略 v引言(准备工作做失败了,就是准备着失败) v如何判断是否需要开会 v会议准备的作用和方法 v会议准备的内容 v主持人如何做会前准备 不需要开会的情况 v已经按惯例开过的会议 v没有要讨论的特别事情 v还有比开会更好的办法 v预算出的会议成本太大 v决策者已经决定的事情 一定要开会的情况 v把信息同时传递给很多人 v需要别人参与以集思广益 v需要听取各部门汇报 v需要当众表扬或批评 v给小组或部门分配任务时 会议准备的作用和方法 v可以选择最适当的讨论方式 v使参会者有讨论的方向 v事先告知参会者

32、做好准备 v节省会议时间及减少冲突 会议准备的1h5w法 vh-how 怎么样开会 vw-why 为什么开会 vw- what 开什么样的会 vw- when 何时开会 vw- who 谁来参加会议 vw- where 在哪儿开会 讨论题：多少个人开会最好 会议准备的内容 v会议目的你知不知道 v是不是一定要开会才能达到上述目的 v会议是什么形式、时间、议程、主持人、地 点 v会场如何布置（会场超过十个人最好是u字形、 很多人阶梯式、集思广益5-7人圆桌“半岛 形”） v会场如何布置（会场超过十个人最好是u字形、很多人阶梯式、集思广 益5-7人圆桌“半岛形”） v是否准备会议的名签，避免内耗 v是否安排出席人员的往返交通工具 v是否安排出席人员的住宿 v有没有资料随会议通知预先发