《秘书实务》任务三制发会议通知

1、秘书实务秘书实务精品课程精品课程 模块三模块三 秘书办会模块秘书办会模块 项目一项目一 会前筹备工作会前筹备工作 任务三任务三 制发会议通知制发会议通知 任务三任务三 制发会议通知制发会议通知 知识目标知识目标 1 1、掌握会议通知的主要内容、回执的格式和主、掌握会议通知的主要内容、回执的格式和主 要内容要内容 2 2、了解制发会议通知的注意事项、了解制发会议通知的注意事项 能力目标能力目标 1 1、能够拟写内容齐备、格式准确的带回执的会、能够拟写内容齐备、格式准确的带回执的会 议通知议通知 2 2、能够拟写会议通知、能够拟写会议通知 任务三任务三 制发会议通知制发会议通知 教学重点教学重点

2、1 1、能够拟写内容齐备、格式准确的带回执的会、能够拟写内容齐备、格式准确的带回执的会 议通知议通知 2 2、能够拟写会议通知、能够拟写会议通知 教学方法教学方法 项目驱动项目驱动 案例教学案例教学 教学课时教学课时22课时课时 教学过程教学过程 一、 一、 任务导入任务导入 二、二、 任务分析任务分析 三、三、 相关知识相关知识 四、四、 任务实施任务实施 一、任务导入一、任务导入 天地公司总经理张伟要求秘书高山拟写一条天地公司总经理张伟要求秘书高山拟写一条 关于公司人员编制和工作绩效评估的会议通知，并关于公司人员编制和工作绩效评估的会议通知，并 向公司各部门主管发送。向公司各部门主管发送。

3、 二、任务分析二、任务分析 会议通知必须具备六要素（也有称之为会议通知必须具备六要素（也有称之为“六六 个清楚个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、）：会名、会期、开始时间（月、日、 星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议 人员范围、筹办会议的联系人方式。拟定好会议人员范围、筹办会议的联系人方式。拟定好会议 通知之后，务必要将通知内容传达给每一位与会通知之后，务必要将通知内容传达给每一位与会 人员。人员。 三、相关知识三、相关知识 会议通知的内容会议通知的内容 会议通知的发送会议通知的发送 会议通知的格式会议通知的格式 发送会议通知的注意事项发

4、送会议通知的注意事项 会议通知的内容会议通知的内容 1. 1. 标题标题 有完全式和省略式两种。有完全式和省略式两种。 完全式包括发文机关、事由、文种完全式包括发文机关、事由、文种 省略式，例如关于的通知。省略式，例如关于的通知。 通知内容简单的，只写通知内容简单的，只写“通知通知”两字，这两字，这 也是省略式的一种。也是省略式的一种。 会议通知的内容会议通知的内容 2. 2. 正文正文 有的正文比较简单，只讲明为什么发布或批有的正文比较简单，只讲明为什么发布或批 转这一文件，有哪些原则要求，主要的具体内容转这一文件，有哪些原则要求，主要的具体内容 应看所附文件。有的正文写多几句，借题发挥，应

5、看所附文件。有的正文写多几句，借题发挥， 补充强调有关要求，或作出指示，布置相应的工补充强调有关要求，或作出指示，布置相应的工 作。也就是要遵照执行、贯彻落实的具体内容在作。也就是要遵照执行、贯彻落实的具体内容在 附件里，而不是在批转的通知中。批转通知只是附件里，而不是在批转的通知中。批转通知只是 一个载体。一个载体。 会议通知的发送会议通知的发送 1.1. 发送形式发送形式 正式通知正式通知 为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所 有会议，均应正式打有会议，均应正式打 印会议通知，再通过书面形式或电子邮件印会议通知

6、，再通过书面形式或电子邮件 传递到有关人员，以示正规和郑重。传递到有关人员，以示正规和郑重。 非正式通知非正式通知 非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄 备忘录或信函。备忘录或信函。 也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。 一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。 发通知的同时应附上发通知的同时应附上 一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权一份代理委托书。其它类型

7、的会议如无法出席，也应在必要时授权 代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。 会议通知的发送会议通知的发送 2 2、发送内容、发送内容 如果有预备议程，事先需准备的材料或其它需让与会者事先了如果有预备议程，事先需准备的材料或其它需让与会者事先了 解的情况，应随会议通知寄发一份。解的情况，应随会议通知寄发一份。 需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本 公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及 时回复。时回

8、复。 可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号 、编组名单、就餐正、编组名单、就餐正 和乘车证等）与会议通知一并发出。和乘车证等）与会议通知一并发出。 如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要 求与会者通知具体的求与会者通知具体的 到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线路。交通工具线路。 会议通知的格式会议通知的格式 会议通知的格式多种多样，这里介绍常用的两种格会议通知的格式多种多样，

9、这里介绍常用的两种格 式：式：便函式和卡片式便函式和卡片式。 发送会议通知的注意事项发送会议通知的注意事项 1. 1.明确会议通知发送对象明确会议通知发送对象 在发送通知前一定要明确被通知的部门和人员范围。在发送通知前一定要明确被通知的部门和人员范围。 对所有与会人员应逐一落实。如果对所有与会人员应逐一落实。如果 搞错通知对象，使应参加会议的人员未能收到通知，就会影搞错通知对象，使应参加会议的人员未能收到通知，就会影 响到会议的有效性，使一些会议无法达到所需的法定人数响到会议的有效性，使一些会议无法达到所需的法定人数 ，还会使一些应参加的人产生误会。而不应通知的人员通，还会使一些应参加的人产生

10、误会。而不应通知的人员通 知了，就会影响其正常工作，甚至造成尴尬的局面。知了，就会影响其正常工作，甚至造成尴尬的局面。 2. 2. 落实发送的回复确认环节落实发送的回复确认环节 一些重要的会议通知有时会因组织渠道不畅、传递方一些重要的会议通知有时会因组织渠道不畅、传递方 式不当，或者是其他因素的干扰，式不当，或者是其他因素的干扰， 使通知不能准确及时地传递到与会者，作为会议通知的发送使通知不能准确及时地传递到与会者，作为会议通知的发送 人，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及回复人，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及回复 电子邮件确认等方式检查通知发放是否落实。电子邮件确认等方式

11、检查通知发放是否落实。 发送会议通知的注意事项发送会议通知的注意事项 3.3.对书面会议通知的地址、邮编一定要填写正确。对书面会议通知的地址、邮编一定要填写正确。 装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装 或漏寄。通知的封筒应醒目标出或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知会议通知”字样字样 。 4. 4.对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打 印出标签或准备多套邮寄标签，以免印出标签或准备多套邮寄标签，以免 5. 5.检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再 封口。某些客户不熟悉会议的确切地点，应附上封口。某些客户不熟悉会议的确切地点，应附上 一张简明的交通路线图。一张简明的交通路线图。 四、任务实施四、任务实施 高山拟写的会议通知如下： 会议通知会议通知 致：各部门经理 发自：总经理秘书高山 定于10月17日（星期四）下午1：30在公司会议室召开会议 ，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容 重要，请有关