理工大学法学院学生会公文处理办法

1、理工大学法学院学生会日常公文管理办法第一条 为规范学院学生会及下属各部门、 班级的日常行文， 提高 公文处理工作的效率和公文质量， 参照中华人民共和国行政机关 公文管理办法现制定本办法。第二条 本办法适用于学生会内部及下属部门之间的各类行文 （包 括适当范围的对外文件） 、各班级和个人提交学生会的各类文件和 材料，主要包括红头文件、报告、通知、通报、计划、总结以及由 学生会管理的班级和个人文件等。第三条 职责1. 秘书处统筹负责学生会各类文件的管理工作，下属各部门和班 级应指定人员负责本部门文件的事务性处理工作， 包括拟文、打印、 校对、送审、分发、回收、归档等环节。2. 学生会红头文件由秘书

2、处负责印发，拟文、送审由相关责任部 门负责，主席团成员会签，涉及人事和财务的还须征得秘书长批准。3. 部门级文件由各部门第一负责人与主管副主席联合签发，涉及 跨部门管理要素调整时，须提交主席团批准。4. 在公文处理过程中，涉及人员必须严格执行规定，并做好对文 件的保护和保密工作。（1）常规文件均系公开发行， 不注密级， 如公文内容确需保密的， 须注明密级（分为绝密、机密、秘密， ）。（2）绝密级公文仅限于主席团成员，且不得利用电子设备传输； 机密级公文限于部长级以上（包括部长） ，且不得自行复制；秘密 级公文限于学生会成员，且不得自行复制。5. 紧急公文应标识，否则造成的延误由发文部门负责。第

3、四条 工作程序1. 文件分类及保管（1）学生会文件总体分为红头文件、部门级文件、班级文件、个 人文件四大类， 各类文件模板附后， 各部门、 班级和个人可在法学 院网站和公共邮箱下载使用。（2）学生会红头文件是学生会处理重大事项或正规对外交流的文 字依据，具有较强的权威性和较长的时效性， 包括重大决定、 部门 职责调整通知、 人事任免通知等， 由秘书处负责印发和备档， 其中 电子档案和纸质档案各 2 份，并永久保存。（3）部门级文件主要包括各部门的工作计划和总结、活动计划和 总结、活动资料等， 由相关部门自行保存归档， 备电子档案和纸质 档案各 2份，1 份交秘书处保存，纸质文本和电子档案各须保

4、存 1 年以上。（4）班级和个人提交学生会的文件，由班级和个人负责留档，学 生会相关部门视具体情况自行决定学生会留档数量和方式。2. 文件编号及文件命名 （1）学生会文件编号及电子档文件命名时，若出现英文字母必须 为大写，数字必须为阿拉伯数字，出现 和符号必须为英文半 角格式。（2）学生会文件凡超过一页的，必须在页面下端中间标明页码， 页码格式一率为“ 1”样式。（ 3）学生会红头文件编号应为：院会发 XXXX+ 发文顺序编号， 其中XXXX表示年度号，发文顺序编号为3位阿拉伯数字，从001 起（例如：院会发 2008001）。学生会红头文件电子档存储时应将 文件命名应为：文件编号 +文件标题

5、 +文件扩展名（例如：院会发 2008001 法学院学生会关于部门调整的决定 .doc）。（ 4）部门级文件编号应为：部门代号 +成文日期 +文件类型代 号（例如： XXB080324HDJH ）。部门级文件电子档存储时应将 文件命名应为：文件编号+文件标题+文件扩展名（例如： XXB080324HDJH 山东理工大学第十三届 “晏子杯” 辩论赛活动 计划.doc）。 部门代号为各部门名称的第一个拼音字母的集合，一般为2 3个字母，如实践部为SJB。如出现拼音字母的集合同音的部门，由 部门间协商，挑出另一有示区别的代表字母。 成文日期用 6 位阿拉伯数字按照年月日的顺序排列表示，如 “0801

6、01”表示“ 2008年 1 月 1 日”。 文件类型代号为文件基本类型名称的第一个拼音字母的集合，一般为 4 个字母，规定如下：活动计划类：HDJH工作计划类：GZJH活动材料类：HDCL活动总结类：HDZJ工作总结类：GZZJ申请材料类：SQCL办公资料类：BGZL其他各类型：QTLX 文件扩展名为编辑文件所使用软件默认扩展名， 正常由系统自动 生成，无需重复键入。（ 5）班级文件无编号， 但班级文件电子档存储时应将文件命名为： 班级编号+文件标题+BJ+文件扩展名（例如：XZ0601第二学期综 合测评汇总表BJ.xls）。班级代号为各班级规范简称的第一个汉字 拼音字母加数字的集合， 一般

7、为 2个字母加 4 个数字，如行政 0601 班的班级代码应为 XZ0601。（6）个人文件无编号，但个人文件电子档存储时应将文件命名应 为：文件标题+GR+文件扩展名（例如：张三申请表GR.doc）。3. 文件的效力（1 ）学生会内部任何文件经签批人签字方为生效，特殊情况经签 批人授权代签或加盖印章可视为生效。（2）红头文件和适当范围的重要对外文件需加盖学院团总支印章。4. 发文登记接受文件部门和个人须在 文件管理记录 上签署实名，以备追溯。5. 文件实施监督及培训 文件编制部门负责文件实施及监督，必要时可组织针对性培训。第五条 格式要求 （1）学生会文件一般由发文机关、发文字号、签发人、标

8、题、主 送机关、正文、附件、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发 机关和时间等部分组成， 本办法所附文件模版为学生会文件固定格 式，任何部门、个人在使用过程中须对照模版内容、要素，不得省缺。（2）发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关应 当排列在前。（3）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺 序和名称。（4）文字从左至右横写、横排，文件中的结构层次序数，第一层 为“一、”第二层为“（一）”第三层为“ 1.”第四层为“（1）” 第五层为“”六层以上由拟文者本着清晰明了的原则自行决定。（5）文件中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使 用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（6）公文用纸一般为国际标准 A4型（长29.7厘米、宽21厘米）， 左侧装订；标题一般采用小二号宋体加粗；正文字体一般采用四号 仿宋，特殊需要强调的地方可用黑体；行距为单倍行距；字符为标 准间距；页边距为默认间距（上下各2.54厘米，左右各3.17厘米。 张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（7）公文中需要引用其他文件的地方，一般用下划线标注，以便