第十六章采购与付款循环的审计

1、第十六章采购与付款循环的审计采购付款内部控制举例采购与付款循环审计S公司是一家生产和销售电子产品的中型制造企业，其现行的采购政策和 程序业经董事会批准，如果需对该项政策和程序作出任何修改，均应经董事会 批准后方能执行。本年度该项政策和程序没有发生变化。S公司生产所需的原材料主要包括电子元器件、贵金属及包装材料。其中,约计60%勺大宗原材料是向六家经选择的国外供应商采购。通常情况下,S公司与这些供应商签订为期一年的采购合同，并于每年年初时续签。续签之前董事 会应审批重要合同条款，并授权由总经理签署合同。对其他材料和服务，S公司均向国内供应商采购。S公司采用Y系统处理采购与付款交易，自动生成记账凭

2、证和供应商清单，并过至应付账款明细账和总账。采购与付款业务涉及的主要人员职务姓名总经理XXX财务经理XXX会计主管XXX出纳员XXX应付账款记账员XXX应付账款主管XXX采购经理XXX采购员XXX采购信息管理员XXX生产经理XXX我们采用询问、观察和检查等方法，了解并记录了S公司采购与付款循环的主要控制流程，并已与财务经理XXX、 采购经理XXX确认下列所述内容。1. 有关职责分工的政策和程序S公司建立了下列职责分工政策和程序：(1) 不相容职务相分离。主要包括：询价与确定供应商、采购合同的订 立与审批、采购与验收、实物资产的保管与会计记录、付款审批与执行等职务 相分离。(2) 各相关部门之间

3、相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或 个人不得处理采购与付款业务的全过程。2. 主要业务活动介绍(1)采购1 )材料采购生产部门填写请购单(一式三联)，经生产经理XXX签字审批。采购部门收到请购单后，对金额在人民币XXX元以下的请购单由采购经理XXX负责审批；金额在人民币XXX元至人民币XXX元的请购单由总经 理XXX负责审批；金额超过人民币XXX元的请购单需经董事会审批。根据经恰当审批的请购单， 采购信息管理员XXX将有关信息输入Y系统,系统将自动生成连续编号的采购订单（此时系统显示为“待处理”状态）。每 周，采购信息管理员XXX核对本周内生成的采购订单，将请购单和采购订单 存档管理

4、，对任何不连续编号的情况将进行检查。采购员XXX根据系统显示的“待处理”采购订单信息，安排供应商发 货、开具采购发票以及仓储验收等事宜。每周，财务部门应付账款记账员XXX汇总本周内生成的所有采购订单并 与请购单核对，编制采购信息报告。如采购订单与请购单核对相符，应付账款 记账员XXX即在采购信息报告上签字。如有不符，应付账款记账员XXX将 通知采购信息管理员XXX，与其共同调查该事项。应付账款记账员XXX还 需在采购信息报告中注明不符事项及其调查结果。S公司未发生退货交易。2）费用支出需发生销售（管理）费用支出的部门填写费用申请单，其部门经理可以审 批金额人民币XXX元以下的费用；金额在人民币

5、XXX元至人民币XXX元 的费用由总经理XXX负责审批；金额在人民币XXX元以上的费用则需得到 董事会的批准。（2）记录应付账款1 ）材料采购收到采购发票后，应付账款记账员XXX将发票所载信息和验收单、采购 订单进行核对。如所有单据核对一致，应付账款记账员XXX在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统自动生成记账凭证过至明细账 和总账，采购订单的状态也由“待处理”自动更改为“已处理”。每月终了，如果采购的材料已经运达S公司，供应商已提供采购发票，但材料尚未经验收入库，则应付账款记账员XXX将采购发票单独存放，待下一 月份收到验收单时再按上述流程输入系统。2）费用支出发生销售（管理

6、）费用的部门收到费用发票后，其部门经理签字确认并交 至应付账款记账员XXX。应付账款记账员XXX对收到的费用发票、费用申请单和其他单据进行核 对，核对内容包括有关单据是否经恰当人员审批，金额是否相符等。如所有单 据核对一致，应付账款记账员XXX在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息 输入系统，此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账。每月终了，对已经发生尚未收到费用发票的支出，S公司不进行账务处理。3）核对及差异处理应付账款记账员XXX如果发现任何差异，将立即通知采购经理XXX或 发生费用支出部门的经理，以实施进一步调查。如果采购经理XXX或发生费 用支出部门的经理认为该项差异可以合理解释，需在

7、发票上签字并注明原因， 特别批准授权应付账款记账员XXX将该发票输入系统。每月末，应付账款主管XXX编制应付账款账龄分析报告，其内容还应包 括应付账款总额与应付账款明细账合计数以及应付账款明细账与供应商对账 单的核对情况。如有差异，应付账款主管XXX将立即进行调查，如调查结果 表明需调整账务记录，应付账款主管XXX将编制应付账款调节表和调整建 议，附同应付账款账龄分析报告一并交至会计主管XXX复核，经财务经理 XXX批准后方可进行账务处理。(3) 付款1 )材料采购在采购合同约定的付款日期到期前(视付款期限而定)，应付账款记账员 XXX编制付款凭证，并附相关单证，如采购订单、采购发票及验收单等

8、，提 交会计主管XXX审批。2)费用支出 申请付款时，费用支出部门需填写付款申请单，并经部门经理审批。应付账款记账员XXX收到经批准的付款申请单后，与应付账款明细账记 录进行核对。如核对相符，应付账款记账员XXX编制付款凭证，并附相关单 证，如费用申请单、费用发票及付款申请单等，提交会计主管XXX审批。在完成对付款凭证及相关单证的复核后，会计主管XXX在付款凭证上签 字，作为复核证据，并在所有单证上加盖“核销”印戳。出纳员XXX根据经复核无误的付款凭证办理付款，并及时登记现金和银 行存款日记账。每月末，由会计主管XXX指定出纳员XXX以外的人员核对银行存款日 记账和银行对账单，编制银行存款余额

9、调节表， 并提交给财务经理XXX复核， 财务经理XXX在银行存款余额调节表中签字作为其复核的证据。(4 )维护供应商档案如需要对系统内的供应商信息作出修改，采购员填写更改申请表，经采购 经理XXX审批后，由采购信息管理员XXX负责对更改申请表预先连续编配 号码并在系统内进行更改。采购信息管理员XXX每月复核供应商档案。对两年内未与S公司发生业务往来的供应商，采购员XXX填写更改申请表，经采购经理XXX审批后交 采购信息管理员删除该供应商档案。每月末，采购信息管理员XXX编制月度供应商信息更改报告，附同更改 申请表的编号记录交由财务经理XXX复核。财务经理XXX核对月度供应商更改信息报告、检查实

10、际更改情况和更改 申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确，在月 度供应商信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。如发现任何异常 情况，将进一步调查处理。每半年，采购经理XXX复核供应商档案。主要业务活动控 制 目 标受影响 的相关 交易和 账户余 额及其 认定常用的 控制活 动被审计单位的控制活动控制测试程序只应付账管理层采购部门收到请购单后，对抽取请购单采购有款：存在必须核金额在人民币XXX元以并检查是否经管理费准所有下的请购单由采购经理得到适当审过用：发生采购订XXX负责审批；金额在人批。核准的采购订单才能发给供应商销 售费用： 发生单，对非 经常性 和超过

11、特定金 额的采 购，以及 其他特 殊的采 购事项， 应取得 较咼层 次管理 层的核 准，并适 当记录。民币XXX 元至人民币 XXX元的请购单由总经 理XXX负责审批；金额超 过人民币XXX元的请购 单需经董事会审批。需发生销售（管理）费用支 出的部门填写费用申请单， 其部门经理可以审批金额 人民币XXX元以下的费 用；金额在人民币XXX元 至人民币XXX元的费用 由总经理XXX负责审批； 金额在人民币XXX元以 上的费用则需得到董事会 的批准。已 记 录 的 采 购 订 单 内 容 准 确应付账 款：计价 和分摊 管理费 用：准确 性、分类 销售费 用：准确 性、分类由不负 责输入 采购订

12、单的人 员比较 采购订 单数据 与支持 性文件 （如请 购单）是 否相符。采购信息管理员XXX将 有关信息输入 Y系统，系统 将自动生成连续编号的采 购订单（此时系统显示为“待处理”状态）。每周，财务部门应付账款记 账员XXX汇总本周内生 成的所有采购订单并与请 购单核对，编制采购信息报 告。如采购订单与请购单核 对相符，应付账款记账员 XXX即在采购信息报告 上签字。如有不符，应付账 款记账员XXX将通知采 购信息管理员XXX, 与其 共同调查该事项。应付账款 记账员XXX还需在采购 信息报告中注明不符事项 及其调查结果。对于上一步 骤选择的项 目，检查应付 账款记账员 是否已核对 采购订单

13、。 检查应付账 款记账员是 否已复核采 购信息报告。采 购 订 单 均 已 得 到 处 理应付账 款:完整 性采购订 单连续 编号，采 购订单 的顺序 已被记 录。采购订单由Y系统按顺序的 方式予以编号。每周应付账 款记账员XXX在编制采 购信息报告时，采购信息管 理员XXX亦会核对这些 采购订单，对任何不符合连 续编号的情况将会进行调 查。检查应付账 款记账员是 否已复核采 购信息报告。 同时，检查报 告上的采购 订单是否按 顺序编号以 及有否出现 任何不符合连续编号的情况记录 应付 账款已 记 录 的 采 购 均 确 已 收 到 物 品应付账 款：存 在、权利 和义务对采购 发票与 验收单

14、 不符的 事项进 行调查； 如果付 款金额 与采购 发票金 额不符， 应经适 当层次 管理层 核准。收到采购发票后，应付账款 记账员XXX将发票所载 信息和验收单、采购订单进 行核对。如所有单据核对一 致，应付账款记账员XXX 在发票上加盖“相符”印 戳并将有关信息输入系统， 此时系统自动生成记账凭 证过至明细账和总账，采购 订单的状态也由“待处 理”自动更改为“已处 理”。如发现任何差异，应付账款 记账员XXX将立即通知 采购经理XXX或发生费 用支出部门的经理，以实施 进一步调查。如果采购经理 XXX或发生费用支出部 门的经理认为该项差异可 以合理解释，需在发票上签 字并注明原因，特别批准

15、授 权应付账款记账员XXX 将该发票输入系统。抽取采购订 单、验收单和 采购发票检 查所载内容 是否核对一 致。检查发票上 是否盖上“相符”印 戳。已 记 录 的 采 购 均 确 已 接 受 劳 务应付账 款：存 在、权利 和义务 管理费 用：发生 销售费 用：发生对已接 受劳务 的发票 进行授 权并附 有适当 的支持 性文件。发生销售（管理）费用的部 门收到费用发票后，由其部 门经理签字确认并交至应 付账款记账员XXX。应付账款记账员XXX对 收到的费用发票、费用申请 单和其他单据进行核对，核 对内谷包括有关单据是否 经恰当人员审批，金额是否 相符等。如所有单据核对一 致，应付账款记账员XX

16、X 在发票上加盖“相符”印 戳并将有关信息输入系统， 此时系统自动生成记账凭 证过至明细账和总账。抽取费用发 票，检查发票 是否得到适 当审批，并加 盖“相符” 印戳。已 记 录 的应付账 款：计价 和分摊 管理费定期与 供应商 对账，如 有差异每月末，应付账款主管 XXX编制应付账款账龄 分析报告，其内容还应包括 应付账款总额与应付账款抽取应付账 款调节表，检 查调节项目 与有效的支采 购 交 易 计 价 正 确用：准确 性、分类 销售费用：准确 性、分类应及时 进行调 查和处 理。明细账合计数以及应付账 款明细账与供应商对账单 的核对情况。如有差异，应 付账款主管XXX将立即 进行调查，如

17、调查结果表明 需调整账务记录，应付账款 主管XXX将编制应付账 款调节表和调整建议，连同 应付账款账龄分析报告一 并交至会计主管XXX复 核，经财务经理XXX批准 后方可进行账务处理。持性文件是 否相符，以及 是否与应付 账款明细账 相符。记录应付账款与 采 购 物 品 相 关 的 义 务 均 已 记 录 至 应 付 账 款应付账 款：完整 性管理 费用：完 整性销 售费用： 完整性定期与 供应商 对账，如 有差异 应及时 进行调 查和处 理。每月末，应付账款主管 XXX编制应付账款账龄 分析报告，其内容还包括应 付账款总额与应付账款明 细账以及应付账款明细账 与供应商对账单的核对情 况。如有

18、差异，应付账款主 管XXX将立即进行调查， 如调查结果表明需调整账 务记录，应付账款主管 XXX将编制应付账款调 节表和调整建议，连冋应付 账款账龄分析报告一并交 至会计主管XXX复核，经财务经理XXX批准后方 可进行账务调整。抽取应付账 款调节表，检 查调节项目 与有效的支 持性文件是 否相符，以及 是否与应付 账款明细账 相符。与 接 受 劳 相 关 的 义 务 均 已 记 录应付账 款：完整 性管理 费用：完 整性销 售费用： 完整性定期与 供应商 对账，如 有差异 及时进 行调查 和处理。每月末，应付账款主管 XXX编制应付账款账龄 分析报告，其内容还包括应 付账款总额与应付账款明 细

19、账以及应付账款明细账 与供应商对账单的核对情 况。如有差异，应付账款主 管XXX将立即进行调查， 如调查结果表明需调整账 务记录，应付账款主管 XXX将编制应付账款调 节表和调整建议，连冋应付 账款账龄分析报告一并交抽取应付账 款调节表，检 查调节项目 与有效的支 持性文件是 否相符，以及 是否与应付 账款明细账 相符。至 应 付 账 款至会计主管XXX复核， 经 财务经理XXX批准后方 可进行账务调整。采 购 物 品 交 易 均 于 适 当 期 间 进 行 记 录应付账 款：存 在、完整 性定期与 供应商 对账，如 有差异 及时进 行调查 和处理。每月末，应付账款主管 XXX编制应付账款账龄

20、 分析报告，其内容还包括应 付账款总额与应付账款明 细账以及应付账款明细账 与供应商对账单的核对情 况。如有差异，应付账款主 管XXX将立即进行调查， 如调查结果表明需调整账 务记录，应付账款主管 XXX将编制应付账款调 节表和调整建议，连冋应付 账款账龄分析报告一并交 至会计主管XXX复核，经财务经理XXX批准后方 可进行账务调整。抽取应付账 款调节表，检 查调节项目 与有效的支 持性文件是 否相符，以及 是否与应付 账款明细账 相符。接 受 劳 务 交 均 于 适 当 期 间 进 行 记 录应付账 款：存 在、完整 性管理 费用：截 止 销售费 用:截止检查资 产负债 表日前、 后已接 受

21、的劳 务以确 保其完 整并记 录于适 当期间。每月终了，对已经发生尚未 收到的费用发票的支出，S 公司不进行账务处理。付款仅 对 已 记 录 的 应应付账 款:完整 性管理层 在核准 付款前 复核支 持性文 件。在签 发支票应付账款记账员XXX编 制付款凭证，并附相关单 证，如费用申请单、费用发 票及付款申请单等，提交会 计主管XXX审批。在完成对付款凭证及相关 单证的复核后，会计主管抽取付款凭 证，检查其是 否经由会计 主管XXX 复核和审批。并检查有关 的支票和信1付 账 款 办 理 支 付后注销 相关文 件。XXX在付款凭证上签字， 作为复核证据，并在所有单 证上加盖“核销”印戳。用证授

22、权表 是否得到适 当人员的复 核和审批。准 确 记 录 付 款应付账款：计价和分摊管理层 在核准 付款前 复核支 持性文 件。在签 发支票 后注销 相关文 件。应付账款记账员XXX编 制付款凭证，并附相关单 证，如费用申请单、费用发 票及付款申请单等，提交会 计主管XXX审批。在完成对付款凭证及相关 单证的复核后，会计主管 XXX在付款凭证上签字， 作为复核证据，并在所有单 证上加盖“核销”印戳。抽取付款凭 证，检查其是 否经由会计 主管XXX 复核和审批。 并检查有关 的支票和信 用证授权表 是否得到适 当人员的复 核和审批。付 款 均 已 记 录应付账 款：存在定期将 日记账 中的付 款记

23、录 与银行 对账单 进行核 对。每月末，由会计主管指定出 纳员XXX以外的人员核 对银行存款日记账和银行 对账单，编制银行存款余额 调节表，并提交给财务经理 XXX复核，财务经理 XXX在银行存款余额调 节表中签字作为其复核的 证据。付 款 均 于 恰 当 期 间 进 行 记 录应付账款：存 在、完整 性定期将 日记账 中的付 款记录 与银行 对账单 进行核 对。每月末，由会计主管指定出 纳员XXX以外的人员核 对银行存款日记账和银行 对账单，编制银行存款余额 调节表，并提交给财务经理 XXX复核，财务经理 XXX在银行存款余额调 节表中签字作为其复核的 证据。维护 供应 商档 案对 供 应

24、商应付账 款：存 在、完整 性管理核对供 应商档 案变更 记录和如需要对系统内的供应商 信息作出修改，采购员填写 更改申请表，经米购经理 XXX审批后，由信息管理抽取更改申 请表检查其 是否已经审 批。档 案 的 变 更 均 为 直X、 实 和 有 效 的费用：发 生、完整 性销售费用：发 生、完整 性原始授 权文件， 确定已 正确处 理。员XXX负责对更改申请 表预先连续编配号码并在 系统内进行更改。供 应 商 档 案 变 更 均 已 进 行 处 理应付账 款：完整 性管理 费用：完 整性销 售费用： 完整性对供应 商档案 变更应 连续编 号, 编号 顺序已 被记录。采购信息管理员XXX负

25、责对更改申请表预先连续 编配号码。财务经理XXX核对月度 供应商更改信息报告、检查 实际更改情况和更改申请 表是否一致、所有变更是否 得到适当审批以及编号记 录表是否正确，在月度供应 商信息更改报告和编号记 录表上签子作为复核的证 据。如发现任何异常情况， 将进一步调查处理。抽取更改信 息报告检查 是否已经复 核。对 供 应 商 档 案 变 更 均 为 准 确 的应付账 款：计价 和分摊 管理费 用：准确 性、分类 销售费 用：准确 性、分类核对供 应商档 案变更 记录和 原始授 权文件， 确定已 正确处 理。如需要对系统内的供应商 信息作出修改，采购员填写 更改申请表，经采购经理 XXX审批

26、后，由采购信息 管理员XXX负责对更改 申请表预先连续编配号码 并在系统内进行更改。 每月末，采购信息管理员 XXX编制月度供应商信 息更改报告，附同更改申请 表的编号记录交由财务经 理XXX复核。财务经理XXX核对月度 供应商更改信息报告、检查 实际更改情况和更改申请 表是否一致、所有变更是否 得到适当审批以及编号记 录表是否正确，在月度供应抽取更改信 息报告检查 是否已经复 核。商信息更改报告和编号记 录表上签子作为复核的证 据。如发现任何异常情况， 将进一步调查处理。对 供 应 商 档 案 变 更 均 已 于 适 当 期 间 进 行 处 理应付账 款：权利 和义务、 存在、完 整性管 理

27、费用： 完整性、 发生销 售费用： 完整性、 发生对供应 商档案 变更应 连续编 号，编号 顺序已 被记录。采购信息管理员XXX负 责对更改申请表预先连续 编配号码。财务经理XXX核对月度 供应商更改信息报告、检查 实际更改情况和更改申请 表是否一致、所有变更是否 得到适当审批以及编号记 录表是否正确，在月度供应 商信息更改报告和编号记 录表上签子作为复核的证 据。如发现任何异常情况， 将进一步调查处理。抽取更改信 息报告检查 是否已经复 核。确 保 供 应 商 档 案 数 据 及 时 更 新应付账 款：权利 和义务、 存在、完 整性管 理费用： 完整性、 发生销 售费用： 完整性、 发生管理层 定期复 核供应 商档案 的正确 性并确 保其及