【精华】档案归档整理流程图

1、档案归档管理流程图齐全完整收集应归档的文件材料收集_判断文件是否归档依照归档范围，慎决定文件去留归档判断 _确定归档文件的保管期限准确客观确定期限限年度-机构（问题或文号）期限分类方法科学、适用，保持相对稳定分类_不空号、不漏号只编有文字的部分编制页码_用不锈钢钉或线单件装订便于保管利用装订_按期限-机构-时间三个层次排列顺序相对固定排序在每一件的上方空白处盖档号章清晰、端正，件号不重、准确盖档号章_录入的内容尽可能详细、准确有关的信息录入专用的档案管理软件电脑著录_按件号顺序装盒、上架不同保管期限，不同机构的不要装入同一盒装盒排架归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件目录打印目

2、录编制检索工具写归档说明、装订成档案目录目录封面、背脊上的项目要填写完整档案馆管理流程图各部门向档案馆提交需归档的档案资料与各部门办理档案交接手续按档案管理规范进行分类、整理将整理好的档案入库并做好档案日常保护管理档案调阅、复制使用等，需依据权限，经相关领导审批，并办理调档手续档案调阅、复制使用后，应在规定期限内归档档案归档整理流程图收集应归档的资料齐全完整收 集归档判断只编没有页码的部分不空号、不漏号编制页码判断文件是否归档依照归档范围，慎重决定文件去留确定归档文件的保管期限准确客观确定期限分类年度部门（问题或文号）期限分类方法科学、适用，保持相对稳定装 订排 序贴档号电脑著录装盒排架打印目

3、录用不锈钢钉或线单“件”装订便于保管利用按分项段落时间三个层次排列顺序相对固定在每一“件”的上方空白处贴档号清晰、端正，件号不重、准确有关的信息录入专用的电脑档案文件夹录入的内容尽可能详细、准确按件号顺序装盒、上架不同保管期限，不同部门的不要装入同一盒归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件目录档案归档整理流程图收集应归档的文件材料收 集齐全完整盖 档 号 章排 序编 制 页 码分 类确定期限归档判断编 制 检 索工 具打 印 目 录装 盒 排 架电 脑 著 录装 订判断文件是否归档依照归档范围，慎决定文件去留确定归档文件的保管期限准确客观按部门分类方法科学、适用，保持相对稳定只编

4、没有页码的部分不空号、不漏号用不锈钢钉或线单“件”装订便于保管利用按期限机构时间三个层次排列顺序相对固定在每一“件”的上方空白处盖档号章清晰、端正，件号不重、准确有关的的信息录入专用的档案管理软件录入的内容尽可能详细、准确按件号顺序装盒、上架不同保管期限，不同机构的不要装入同一盒归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件目录写归档说明、装订成档案目录目录封面、背脊上的项目要填写完整档案管理规定一、档案管理(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作

5、。(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。 二、文书档案管理(一）归档范围 1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。 2、组织人事教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。 3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。 4、质量管理类:质量管理方面的制度。 5、技术类:产品及生产方面技术文档。 6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。 （二）文书的档案立卷 1、归

6、档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。 2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。 三、归档时间 公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行

7、保管。 四、档案的借阅及销毁(一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。 （二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。(三)定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。档案归档整理流程图编制检索工 具写归档说明、装订成档案目录按件号顺序装盒上架目录封面、背脊上的项

8、目要填写完整分报关期限按件号顺序打印归档文件目录有关的信息输入专用的档案管理软件打印目录不同保管期限、不同机构的不要装入同盒装盒排架清晰、端正，件号不重、准确录入的内容尽可能详细，准确有关的信息输入专用的档案管理软件电脑著录盖档号章在每一“件”的上方空白处盖档号章顺序相对固定排序按期限机构时间三个层次排列只编有文字的部分年度机构（问题或文号）期限确定归档文件的保管期限收集应归档的文件材料收集应归档的文件材料装订编制页码分类确定期限归档判断收集不空号、不漏号便于保管利用准确客观分类方法科学、适用，保持相对稳定齐全完整依照归档范围，谨慎决定文件去留用不锈钢钉或线单“件”装订档案归档整理流程图编制检

9、索工 具写归档说明、装订成档案目录按件号顺序装盒上架目录封面、背脊上的项目要填写完整分报关期限按件号顺序打印归档文件目录有关的信息输入专用的档案管理软件打印目录不同保管期限、不同机构的不要装入同盒装盒排架清晰、端正，件号不重、准确录入的内容尽可能详细，准确有关的信息输入专用的档案管理软件电脑著录盖档号章在每一“件”的上方空白处盖档号章顺序相对固定排序按期限机构时间三个层次排列用不锈钢钉或线单“件”装订只编有文字的部分年度机构（问题或文号）期限确定归档文件的保管期限收集应归档的文件材料收集应归档的文件材料装订编制页码分类确定期限归档判断收集不空号、不漏号便于保管利用准确客观分类方法科学、适用，保

10、持相对稳定齐全完整依照归档范围，谨慎决定文件去留业 务 档 案 归 档 整 理 流 程 图 收集应归档的业务材料齐全完整收 集待整业务材料分类整理立卷归档电脑著录装 订判断业务材料是否归档依照归档范围，决定文件去留及要求提升案卷质量确保完整、规范分保管期限、类别、案卷号、卷内顺序打印目录便于手工查找便于保管利用不同保管期限、不同类别的不能装入同一盒归档判断修裱破损业务材料；复制字迹模糊或易褪变的业务材料，粘贴小于a4纸张的业务材料超大纸张折叠，去除易锈蚀的金属物严格按照办法进行分类、确定归档范围和保管期限年度险种业务环节按照业务办理程序的客观进程及形成材料时间的自然顺序，兼顾材料之间的有机联系

11、进行排列顺序相对固定，主表在前、附表在后；审核结果在前、审核依据在后；重要凭证在前、次要凭证在后归档业务材料组合编制档号、编制卷内目录项目填写完整规范拟定案卷题名，编制案卷目录打印案卷封面、卷宗封面，卷底，填写卷内备考表、盒脊有关的信息录入专用的档案管理软件录入的内容尽可能详细、准确卷内目录、案卷目录一式两份用线绳三孔一线装订按案卷号顺序将卷宗装入卷盒分类上架撰写归档说明、装订成档案目录入 库编制检索工具工程档案归档作业流程图工程部资料员到公司科技档案室预定档案归档编号，并指导项目内业按公司“档案业务管理”格式先输入卷内目录及封面，后到分公司工程部导入公司“档案业务管理”软件内。由工程部资料员