超市购物卡业务管理制度

1、超市购物卡业务管理制度第一条为确保购物卡发放流程的准确、顺利，保证购物卡在定制、移交、充值、销售、使用过程中的安全有效，制定本 办法。第二条 本办法所称购物卡，是可以在超市所使用的 购物卡。第三条 购物卡的进销存业务由超市财务部负责，信息部对该业务进行配合。业务部门均须配备专职操作人员做此项工作，并明确责任。第四条购物卡业务的职能部门分工（一）管理部设 团购管理中心，落实负责人（主管级），负责定制、前台售卡的需求 统计、备用卡领用、销售、售后服务等前台销售管理 工作。（二）财务部负责购物卡的保管、开户、开 通、充值、复核；执行与购卡单位的衔接工作，并且 负责监督购物卡的使用。（三）信息部保证会

2、员管理系统的正常运行，及时解决系统出现的问题（四）综合办采购部负责空白购物卡招标采购。第五条 空白购物卡的定制、验收、入库（一） 定制。管理部根据市场需求，按季度制定购 物卡需求计划，确保常备 10 万元的各面值卡；在重大节假日前要提 前制定节日用卡需求计划，一律交由采购部门进行招 标采购。 （二）验收。管理部负责按批次抽检空白购 物卡的卡面印刷质量及数量后将定制的购物卡交付财 务部，财务部在与需求计划核对后交本部保管员入 库。 （三）入库。财务部保管员负责空白购物卡的 保管。第 六 条 购物卡开户、开通、充值、复核、交付 （一）团购管理中 心根据市场情况制定次月购物卡需求计划表，于当月5 日

3、前报财务部。 （二）财务部根据团购管理中心 申报的购物卡需求计划，由财务部保管员填写购物 卡注 册单 （附表 1）一式 两 联， 一联由财 务 部记 账，一联交操作员留存。 （三）财务部专职人员根 据购物卡注册单开户、开通、充值、复核完成。 遇大宗团购，财务部需增加人员（增加人员拥有独立 的开户、开通、充值权限） 。在刷卡充值前应核对每 盒购物卡的初始卡号，并在开通、充值后进行复核， 以核实系统号与卡号的准确性，财务部安排两人以上 复核，复核率达到 100%。（四）对无法刷卡写磁的 购物卡，由专职人员填制购物卡注 销单（附表 2）一式两联，保管员与专职人员各存一联，按照废 卡处理规定办理。 （

4、五）交付。团购管理中心与财 务部在确认无误后，将已充值购物卡交付团购管理中 心。第七条 购物卡的领用 （一）日常待售备用卡的领 用。团购管理中 心负责人按一周售卡量到财务部填制购物卡申领 单（附表 3） 领 备用卡。购物卡申 领 单 一 式两 联，一联由财务记账，一联由售卡人留存备查。财务 部在团购负责人申领本周备用卡时，对上周售卡情况 先行核对售款和库存，无误后交付本周备用卡。领卡 时必须双方核对充值准确性，一旦接收视为已经核对 无误。 （二）大宗团购卡的领用：团购管理中心需 在重大节日前合理时间向财务部提供明确面值、数 量、总金额的备用卡需求申请。领 卡时，由团购管理中心业务人员陪同团购单

5、位一同到 财务部凭购物卡申领单取卡，该购物卡申领 单应标明折扣折扣率、折扣额、付款时间、发票要 求等事项，由团购单位经办人和团购管理中心人员签 字。 （三）备用卡申领由购物中心分管副总签批， 大宗团购卡的申领一律经分管副总及总经理签批。同 时，大宗购物卡的团购政策应在购卡前经分管副总及 总经理签批后方可生效。 （四）团购管理中心负责 人对备用卡按照现金管理规范使用金柜进行保管。 第八条 售卡、退卡、调换、补磁 （一）销售 （1） 团购管理中 心日常售卡根据购物卡售卡单 （附表 4）操作， 一式两联，一联在售卡当日与现金一同交由财务记 账，二联由售卡单位留存备查。 同时，团购管理中 心需接受财务

6、部每周不低于两次的购物卡及现金对应 复查。 （2）节假日大宗售卡， 根据本办法中 “购物卡的领用”条款由团购管理中心辅助财务部办 理售卡工作。 （3）购卡人接收购物卡时，必须由售 卡人在前台销售管理系统的外挂程序中进行复核确 认。签署购物卡售卡单 （单位购卡暂不付款的需 加盖购卡单位公章）时进行交付。 （ 4）会员卡需办 理购卡人的身份登记并录入系统。 （5）团购管理中 心需对团购卡暂时赊欠万元以上者保留其身份证明， 对大宗购卡单位需保留其工商执照复印件、税务登记 复印件、经办人身份证明等资料，已备相关职能部门 复查。（二）退卡 （1）因系统问题或其它正当原因 需作退卡处理的，售卡部门应首先

7、确认购物卡无消费记录，经管理部经理签署意见后执行退卡。一万元 以上（含本数）退卡由分管副总经理最后审批。退卡 后由管理中心与财务部协调办理内部退卡工作。退卡 流程以购物卡退卡单（附表 5）为载体。（ 2）财务部接收退卡后作清零、消磁、入库备售或作废处 理。 （ 3）节假日大宗购物卡的退卡须经分管副总 经理及总经理共同审批。 （三）调换 （1）顾客 因消磁、卡损或改变面额等原因需要调换购物卡的， 售卡部门应首先确认购物卡无消费记录，管理部经理 签署意见后给予调换。原卡执行退卡程序，新卡执行 销售程序，废卡执行废卡处理规定。（ 2）折扣卡不予调换。 （四）补磁 无需调换的消磁卡，团购 管理中心在前

8、台直接给予补磁，即时办理。 第九条 库存盘点 6 （一）备用卡保管员在每月 末对备用卡进 行盘点，财务部责成其他人员会同团 购管理中心负责人应在每月底对库存卡进行盘点并向 分管副总书面汇报售存情况。 （二）分管副总经理 随时对购物卡的售存情况进行检查。第十条 购物卡回收 购物卡金额消费为空后，收银 员将其收回。 财务部需要进行挑拣，选择可以重复 使用的进行登记使用，不可重复使用的按照废卡处 理。 第十一条 废卡处理 （一）被确定为废卡 的，由财务部凭团购管理 中心的废卡确认意见和拣 选后的记录，会同管理部共同进行销毁。 （二）废 卡销毁方式为在磁条上打孔处理。第十二条 购物卡业务流程中的所有表格须按要求 填写完整，并严格审批流程。第十三条 顾客申办购物卡的支付方式可以现金、 银联卡、支票等 方式交易，不得收取手续费，款到 帐后方可开通。第十四条 顾客购卡需要开具发票的，需在购卡时一 同开取，使用购 物卡消费时，不再另行开具发票。第十五条 购物卡不记名、不挂失、不兑现。第十 六条 单张购物 卡超过 5000元或者 团购超过 10000 元必须登记实名信息及联系方式。第十七条 罚则 （一）对于不按本办法规定的程序 办理的工作人员 给予警告处分，造成