酒店物资采购程序的规定

1、关于酒店物资采购的相关规定为了进一步规范酒店物资采购程序，加强采购监督，降低成本费用支出，便于酒店的财务管理和经济核算，明确责任，使其更规范化、程序化，现将酒店物资采购程序的相关规定如下：一、 物资申购程序1、酒店所有物资采购必须遵循“先申购，后询价，再审批，后采购”的原则，由使用部门填写申购单，申购单由部门经理签字确认后交财务部成本部，成本部确认所购物资是否有库存及上次采购价格，成本部主管签字后，转采购部询价，经采购部经理签字确认，使用部门进行价格确认后报财务经理、总监审批，后经总经理批准后由采购部购进。办公用品、香烟、酒水、日常维修材料等部门常用物资每月末由各部门提报使用计划（明确品名、规

2、格、品牌、数量），中心仓库根据各部门使用计划填写申购单，统一备货。2、食品类、蔬菜、肉食、禽蛋、海鲜等属每日市场采购范围，由厨房填写每日市场采购单，经厨师长签字后报采购部，采购部按每周市场定价填写单价后提报给供货商，供货商于次日早8：00前将采购物资送收货部。3、紧急市场采购是指部门急用，需紧急采购的物品，经使用部门经理签字后采购部询价，反馈部门确认价格后报财务经理、总监审核后，报总经理批准后采购。因突发状况而急需购进的物品可电话请示，事后补单。4、中心仓库提报补仓计划以月度使用数量为限，月度使用数量较大的物资可在申购单注明分批购进。5、每月计划的采购项目属批量采购的，采购员接单后须在三日内报

3、价，属计划外或零星追加采购的，其单价超过二百元的须在两天内报价。6、申购单审批流程：申购部门确认一天、财务审核一天、总经理签批一天，紧急采购单一至二天内签批。申购单如出现问题及时通知、及时解决。二、 询价程序1、每日市场采购物资由采购部、餐饮部及财务部进行询价，为保证价格准确性，三方独立询价，并出具询价物资价格表。保证每周采购物资的合理性和制度的可行性。2、采购部每周在参考询价后，制定一周物资采购价格表，报餐饮部、财务部及总经理审批后执行。批准后定价表财务部二份（收货部、成本部各一份）、餐饮部一份，以备对每日进货价格的核对。3、采购部对日常采购物资询价必须保证两家以上单位，并做好询价纪录备查。

4、4、对于因自然灾害等不可抗力因素引起的物品（主要指食品）市场价格波动过大时，同样按照上述审批程序，经市场分析后，随时作相应调整。5、财务部会同使用部门对采购价格、质量每周抽查一次，对其价格、质量进行监督。三、 物资采购程序1、物资采购由采购部根据“货比三家”的原则，从所购物资的质量及价格上选定供货商。2、供货商及供货品分类（1）食品类、蔬菜、肉禽、海鲜及零星食品由使用部门每日提申购计划，供货商供货。调料类、干货类、面粉、油类、烟酒、高档原材料由使用部门提报月度申购计划，能批发的现金购买。（2）工程类物品：节能灯类、小阀门、水嘴、管件类等日常维修品，由中心仓库提批量计划，供货商批发价供（由工程部

5、与采购部共同比质比价）。（3）客房类物品：客用品、洗涤用品、清洁用品、床上用品，由至少两家供货商对比，选出质优价廉的一家批量进货，卫生纸类、垃圾袋类由厂家直供，现金购货。（4）零星类物品：货比三家，现金购货。所有食品、饮品、香烟、客用品等采购必须要求供货商提供营业执照、食品许可证、卫生许可证及相关部门产品质量鉴定保证书。3、采购部在供货商选择上应遵循首先是物资生产厂家，然后是地区代理，再是保证质量的供货商的顺序。4、属酒店改造项目、固定资产、一次性购入的物资（10万元以上）等必须举行招标会，由使用部门、采购部、财务部、分管副总、总经理组成招标小组，通过公开竞标确认价格及供货商，并签订正式供货合

6、同后方能采购。5、采购员在采购物品时要分清主次，轻重缓急，统一安排采购，采购完成日期为：市区内在2天内完成，异地购货请注明期限。以上采购时间自申购单批准后算起。四、 物资收货程序1、财务收货部所收物资必须依据已签批的每日市场采购计划、申购单或紧急市场采购单或购货合同，当日到货当日验收，当日打印收货记录，并及时通知申购部门。2、财务收货部严格按采购计划、申购单或紧急市场采购单、购货合同中购货名称、数量、单价进行验收，并严把质量关，对名称、数量、单价不符的物资或质量未达到规定要求的可拒收。3、财务成本部严格审核物资收货纪录的价格、数量、名称，加强监督。4、严格收货制度，收货部收货以实物为准，必须是

7、采购员、供货商、使用部门及收货员共同在现场验收，餐饮原材料采购物品由行政总厨带领德堡、中餐厨师共同负责验货，然后办理收货纪录。5、每日市场采购计划内的物资经验收后直拨到相应厨房，其他物资全部由中心仓库接收，使用部门使用时办理领货手续。厨房到货物资使用部门必须及时取走，物资较多的客用品等物资当日必须入库。6、当对采购物品质量出现疑义时，应以采购部和使用部门的专业意见为主导，并在收货记录上明确记载。五、付款程序1、采购部自购物品付款按酒店现金、支票、暂借款的相关付款规定执行。2、应付供货商货款本着“前不清，后不欠”的原则，每月由财务部核定付款额度，采购部制订付款计划，经财务经理、总监、分管副总、总

8、经理签批后转财务部执行。3、付款计划的制订要本着公平、公正的原则，并严格按合同、协议及与供货商约定付款。物资生产厂家及地区代理等供货商付款时必须提供正式发票。4、付款计划审批后，采购部通知供货商核对收货记录，核对无误后财务部三天内付款。六、其他相关规定（一）供应商管理规定1、要求食品供应商严格执行酒店的规章制度，要求衣冠整齐，鲜活食品进入酒店必须遮盖，并按规定线路运送货物。2、现有供应商必须两家对比送货，比质量，比价格；由使用部门提出的所供货物不合要求的，立即换货，换货不及时耽误使用的，一次罚款500元，从货款中扣除，一个月超过三次的，协商停止供货资格。以上内容考核会以表格的上墙形式体现，直观管理。3、对于新进供货商，未在酒店未户的必须填写新进供货商审批表，审批后方能给酒店送货。审批表需附供货商营业执照、食品卫生许可证等其他需经政府职能批准的资质证明。（二）采购员管理规定1、物资采购采取“谁采购，谁负责” 的管理办法，采购员现金采购物品，同品质、同品牌高于市场价格15%的，罚款500元，追偿差价；高于市场价25%的，罚款1000元，追偿差价；高于市场价35%，调离岗位，挂人事部待岗培训，追偿差价。2、已办理收货的物