基层央行集中采购关键风险点及审计对策

1、基层央行集中采购关键风险点及审计对策内部审计鬟嚣臻基层央行集中采购关键风险点及审计对策顾英东/中国人民银行天津分行摘要:集中采购为基层央行各项职责的履行提供物质保障,正确揭示有关风险,加强集中采购工作的内部控制和风险管理,有利于提高采购资金使用效益,降低基层央行履职成本.基层央行内审部门以风险的视角重构审计过程,为传统集中采购审计赋予管理效益审计的新内涵,对内部审计建设性作用的发挥具有重要意义.本文试从内部审计角度阐述基层央行集中采购工作的关键风险点以及相应的审计要点.关键词:基层央行集中采购风险内部审计对策姜筹而采取的适合人民银行财务体制的一项管理制度.正确揭示集中采购风险.加强集中采购工作

2、的内部控制和风险管理,不仅有利于遏制采购过程中的钱权交易和商业贿赂等腐败行为,而且对提高采购资金使用效益.降低基层央行履职成本.促进节约型机关的建设具有重要意义.内审部门作为基层央行内部控制和监督体系的重要组成部分.积极发挥监督和服务的双重职能,以风险的视角重构集中采购审计过程.一方面可以帮助行领导和业务管理人员辨识关键风险点.促进集中采购工作的规范有效开展:另一方面可以适应基层央行内部审计自身转型和发展的需要,为传统集中采购审计赋予管理效益审计的新内涵,真正发挥内部审计的建设性作用.一,基层央行集中采购风险分析一一行通盘考虑,超前采购,重复采购现象普遍存在.在产品品牌,功能,型号的确定方面,

3、实践中经常存在两种错误倾向:一种是”贪大求洋”,过度追求最新的型号和最高的性能,超过了使用部门的需要,造成实际上的浪费:另一种则是”睢低价化”,认为采购程序最重要目的是节约资金,将预算资金节约率作为评价采购成效的唯一指标.忽视了产品的质量和性能因素.供应商选择中的”唯低价化”虽然可以实现单个项目采购资金的绝对节约,但由于购人产品的技术相对落后,功能不符合需要,售后服务不佳等因素,无法实现价格性能的最佳配比.影响了采购资金使用的相对效益.(二)内部兼职人员缺乏足够的胜任能力.采购运作过程的操作风险较高基层央行集中采购实行”管理与操作职能相分离”的内部控制机制,管理职能由设在会计财务部门的采购管理

4、委员会办公室承担.操作职能则根据采购对象的不同,电子设备采购由科技科负责,其他采购主要由后勤服务中心负责.基层央行没有设立独立的集中采购职能机构,内部兼职人员在能力和工作方法方面的不足增加了人为的操作风险.如供应商报价资料的评审_r=作中,人民银行采购管理制度虽然规定评审人员可适当吸收当地院校,金融机构,科研机构等部门技术专家,但运作存在一定难度,实践中采购评审人员主要由基层央行内部兼职人员组成.这些人员缺乏足够的知识,技能和经验,难以形成强有力的评标小组.无法对供应商所提供的产品和服务做出科学全面的评价.(三)采购合同签订和执行不够规范.法律风险增加市场经济是法制经济.合同是维护交易双方合法

5、权益的重要手段.在基层央行实际工作中,负责采购管理的主要是会计,科技,后勤等部门的工作人员,这些兼职人员缺乏足够的商业和法律知识.对合同签订和执行中的风险控制存在漏洞,主要表现为:一是合同内容不够完整,缺乏签订时间,违约责任等必备条款;二是合同条款不明确,如某基层中支在与施工方签订的办公用房修缮合同中注明”包工包料”.而对材料的品牌,规格等却没有明确具体的规定,给施工方以次充好”吃价差”留下可乘之机:三是经常以”行后勤服务中心”或”行科技科”名义对外签订合同.不符合合同法要求的主体资格,一旦出现纠纷,合同很容易被法院认定无效:四是合同签订经常在法律事务部门审核之前.人民银行采购管理规定要求对外

6、签订合同应经法律事务部门审核,这一要求对规范合同管理,防范法律风险具有重要意义.而在实际操作中,具体操作部门往往在法律事务部门出具审核意见之前已经对外签订了合同,使法律事务部门的审核形同虚设(四)供应商选择范围比较狭窄,放大了采购中的市场风险基层央行为r确保采购产品的质量和售后服务.对某些标的尤其是电子设备往往采取指定品牌的办法进行招投标,外地供应商出于招标规模,成本费用,区域代理限制等多种因素的考虑不愿参加投标,而中小城市里本地供应商数量有限,这些商家之间极有可能存在关联关系,恶意抬高价格,招标过程巾轮流坐庄等现象经常存在,供应商的过度集中增加了采购过程的市场风险.二,以风险为导向重塑集中采

7、购审计过程集中采购丁作为基层央行各项职责的履行提供物质保障,由于其在财务管理中的重要地位,集中采购审计无论是在传统的财务合规性审计还是在转型后的管理审计理念下,都成为基层央行内审工作的重要内容.在传统的集中采购审计中,主要关注的是规章制度的健全,组织机构的建立以及采购方式,运作过程,档案管理的合规性.近年来,基层人民银行的业务水平不断提高,内部管理日趋规范.合规性问题的发生率和影响逐渐降低,采购风险管理和预算资金使用的效率效果则受到了行领导和干部职工越来越多的关注.在管理审计观念下,基层央行内审部门以风险为导向重塑集中采购审计过程,通过对集中采购全过程的跟踪评价,提出改进风险管理的意见和建议,

8、为基层央行整体目标的文现提供保障和增值服务.(一)实施审计前移策略,对采购合同的签订进行审计监督根据预防性和主动性的原则,内审部门将审计重点前移,对采购合同的签订进行全面的审计监督.达到事前控制的目的,具体做好四个方面1二作:一是采购立项评估针对基层央行集中采购中的盲目采购,立项不科学等问题,为防止不合理采购造成的损失浪费,内审部门审查采购计划的真实性和合理性,et常项目的消耗依据以前年度数据通过数量分析的方法确定,特殊项目根据使用部门提供的需求分析和可行性论证资料做出评估,以保证采购资金用于基层央行业务发展和职责履行需要的方面.二是采购价格审查.深入进行市场调研,通过电话询价,网上查询等方式

9、准确掌握价格信息.三是供应商资质审查.认真审查供货单位的资质资料,对供货单位的主体资质,代理权限,信用情况,履约能力等进行审查,清理不符合资质要求的供货单位.四是内部控制审计.针对集中采购的关键控制点.检查相关操作是否符合内部控制要求.主要是有关人员的职责划分是否清晰,不相容职责是否合理分离,是否履行了规定的审批程序以及采购合同是否经法律事务部门审核等.(二)实施参与式审计策略,跟踪采购合同的履行采购合同的履行是保证集中采购工作实现预期效果的关键.针对实际操作中容易出现的未留足质量保证金,不履行合同条款,结算手续不完善等问题,内审部门以合同约定为依据,检查合同,发票,验收报告是否相符,并对所购

10、买的产品和服务进行抽查.对实际执行与合同约定的差异.应查明原因.如属供货方责任,应提醒有关人员及时催收物资或拒付款项;如属人民银行内部原因,除督促有关部门正常履行合同外,还要向内部审计管理部门提出改进内部控制,加强风险管理的建议.(三)开展管理效益审计,引导集中采购工作有效开展内审部门从集中采购资金使用的经济性,效率性和效果性三个环节发.采取年度对比法,流程法,调查表法,实地观察,现场询问和现场检查等多种方式方法.以价格,功能,质量相统一的原则.建立恰当的采购t作绩效评价指标体系.促进采购实施部丰富和完善评标方法,突破”最低价中标”的局限.重视价格性能的最佳配比,既考虑降低成本,节约资金,又保

11、证功能需要和品牌质量,提高采购资金使用效益.(四)采取信息化审计技术,建立集中采购审计数据库内审部门利用计算机技术,建立集中采购审计数据库,对采购项目信息逐一登记,实现审计数据的动态管理,随时掌握采购项目立项,合同的签订和履行,内审部门进行审计等情况,保证合同审计的时效性.再进一步,审计职能还可以镶嵌在采购管理信息系统之中.在采购管理信息系统中建立计划管理,供应商管理,价格管理,合同管理,审计管理等模块,使集中采购管理委员会,会计财务部门,科技部门,后勤部门,各业务科室及纪检监察,内审部门通过网络平台实现信息共享,采购申请,立项审批,监督检查等工作也都通过网络完成.既可以节约人力,物力,财力,又可以充分利用信息资源.增加采购工作的透明度.a参考文献:f11宋丽莉.对中央银行风险管理现状与风险导向型内部审计应用的探讨日.g,yg江金融,2009,):3437【2】宁旭红当前基层人y,a-4q-集中采购工作面临的主要风险及对策吉林金融研究