Office教材基础PPT课件

1、AUO Proprietary & Confidential,Office基本功能运用,目录,Office基本功能运用分以下几类： 一. Excel 二. Power Point 三 .Outlook 四. Word 五. 小画家,认识Excel,Excel简介,Excel是Office办公软件中电子表格处理软件，即可帮助用户制作普通表格，又可实现简单加、减、乘、除运算，还能通过内置函数完成诸如逻辑判定、时间运算、财务管理、信息统计、科学计算等复杂运算。Excel还可以将数据表格以各式各样图表形式展示出来，进行排序、筛选和分类汇总等类似数据库操作，其界面更加美观、简洁，智能性更加完善。,Exc

2、el的启动,方法1： 选择”开始”程序”Microsoft OfficeMicrosoft Office Excel 2003”即启动Excel，进入Excel窗口(如下图),认识Excel,方法2： 在桌面单击右键”新建“”Microsoft Excel 工作表“即可启动Excel，进入Excel窗口(如下图),状态栏,活动单元格,工具栏,编辑栏,标题栏,菜单栏,1. 插入工作表 选择工具栏”插入”工作表“即可 2. 插入特殊符号 选择工具栏“插入”符号“即可选择所需符号 3. 插入批注 3.1插入批注 在桌面点击右键”插入”-”插入批注“在弹出的批注框中输入文本即可 3.2编辑/删除批注

3、在桌面点击右键”插入”-”编辑/删除批注“在弹出的批注框中编辑即可 3.3设置批注的显示/隐藏格式 在桌面点击右键”插入”-”显示/隐藏批注“批注框将会呈现/消失 4. 超链接的使用 4.1 文本链接工作表 选中表格中需链接的单元格鼠标右键超链接点击其对话框内的“文本中的位置”选项并在右侧的列表中选择 需链接的工作表即可,工作薄内常用操作,插入工作表,怎样才能在原有的工作表上插入新的工作表呢？,插入工作表,1. 选择工具栏”插入”工作表“即可”,插入工作表,真的成功了！,插入批注,批注是对单元格进行注解，它并不直接显示在屏幕上，只是在单元格右上角 出现红色三角形记号。把鼠标指针移到这个单元格任

4、意位置，批注就显示出来。 怎样才能插入批注呢？,1.选中要插入批注的单元格，如图：,插入批注,2.单击：“插入”菜单，选择：“批注”命令,插入批注,3.在弹出的批注框中输入需要的文字，如果文字太多，用鼠标调整批注框周围 的控制点，可以改变批注框的大小，输入完成后按回车键确认,插入特殊符号,像很多日常中我们常用的：“单位符号、数字符号、标点符号、特殊符号、 数学符号”一般在键盘上难以找到或者根本就没有，那我们该怎么办呢？如下 图所示，键盘上面根本就找不到呀!,插入特殊符号,选择工具栏“插入”符号“即可选择所需符号”如图所示,图一,图二,插入特殊符号,怎么样是不是达到你想要的结果啦！,查找与替换,

5、在Excel中，查找与替换给我们带来了很多方便，下面介绍一下查找与替 换成绩表中，体育成绩打的是等级分，这是成绩管理常遇到的，一般要换成 分数再来处理。如果“优=95，在前面的良=85，中=75，不及格=55”，可以 用查找与替换来完成，步骤如下：,1.单击“编辑”菜单，选择“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。,2.在“查找内容”文本框中输入“优”，在“替换为”文本框中输入“95”,查找与替换,查找与替换,3.单击“全部替换”，工作表中的“优”就替换为“95”了,自动填充序列,不同类型的数据，填充方式是不同的。,1.输入下图所示的内容，选中要填充的数据所在单元格，例如这里的A1单元格。,2

6、.单元格右下角有个黑色实心正方形，我们称之为“填充柄”。将鼠标放 填充柄上，鼠标的指针将由空心十字变为黑十字,自动填充序列,3.按住鼠标左键不放，拖动鼠标到需要的位置，行方向或列方向都可以,自动填充序列,4.放开左键，填充就完成了，如法炮制，把图中A3和A5单元格的内容也进行填充， 结果如图所示,从这个例子可以看出，有一些填充是复制，有些则不是简单的复制想知道 Excel中预定了哪些自定义序列，单击“工具”菜单，选择“选项”命令，打开 “选项”对话框中选择“自定义序列”选项卡，就可以查看序列了。,4.2 复制/移动超链接 选中超链接文本，若需复制，请点击“常用”工具栏上”复制”按钮,若需移动，

7、请单击“常用”工具栏上”剪切”按钮 4.3 删除超链接 选中超链接文本，点击右键 “取消超链接”即可 5. 工作表的查找与替换 5.1 查找文本 选定要查找区域点击“编辑”菜单中“查找”出现“查找和替换”对话框在“查找内容”里输入数据点击“查找下一个”即可 5.2 替换文本 选定需替换文本点击“编辑”菜单中“查找”出现“查找和替换”对话框在“查找内容”里输入将被替代文本 点击“替代”在“替换为”里输入替换文本选择“替换”/”全部替换“,工作薄内常用操作,Excel分为下面四大类： 1.数据排序/筛选 2.数据透视表. 3.图表应用. 4.Excel中的公式与函数.,Excel 分类,数据排序,

8、数据的排序,指的是把数据按一定规律排列起来。对要求较多的排序， 也可以使用菜单命令。具体步骤如下：,单击,1,用按钮排序,数据排序,2,用菜单排序,如果指定多个关键字,需要用到菜单命令具体步骤如下： 1.在数据表任意单元格单击。 2.单击“数据”菜单，选择“排序”命令，打开“排序”对话框 3.在“主要关键字”下拉列表中选择“总成绩”，次要关键字下拉列表中选择 “数据库”，右边单选框中同选“降序”,单击“确定”按钮。,自动筛选适应于单个条件筛选 自定义筛选需同时满足两个条件的筛选 高级筛选适应于更复杂的筛选要求,数据筛选,分列、简单函数,单击,先插入一列，再选择所分列的那一列,分列 1.1在所要

9、分列项后插入一列- 选择所分列的那一列-“数据 ”-“分列”-点“固定分列”-“下一步”,分列、简单函数,分列 1.1在所要分列项后插入一列- 选择所分列的那一列-“数据 ”-“分列”-点“固定分列”-“下一步”- “下一步” -“完成”,分列、简单函数,分列 1.1选中一列- “数据 ”-“分列”-点“固定分列”-“下一步”将光标放置你想要分列的数后-“下一步”-完成,1.1柱形图 柱形图以矩形在垂直方向表示数据，分二维和三维两种。二维柱形图最为常用，是Excel 2003默认的图表类型。柱形图方便数据的比较，用柱形图我们来表示总成绩的前五名步骤如下： 在成绩表中选择“B2:B7”和“H2:

10、H7”两个区域，单击“插入”菜单，选择“图表”命令，在图表类型选择“柱形图”，在“子图表类型”列表中，还可以选择柱形图的种类。单击“完成”按钮，我们就可以看到图表了（图二）,图表型,图一,图二,1.2折线图 如果说柱形图方便数据的比较，那么折线图非常适合数值随时间等因素变化的趋势。 选中A2:G3区域，单击“插入”菜单，选择“图表”命令，打开“图表向导”对话框。在“图表类型”列表框中，选择“折线图”，单击“下一步”按钮。单击“完成”按钮，可以看到折线图表示的销售情况（图二）,图表型,图一,图二,1.3饼图 饼图只能显示一个序列，比较适合显示数据的比例关系。 选中A2:E3区域，进入“图表向导”

11、，在“图表类型”列表框中，选中“饼图”，在“子图表类型”列表中，选择1行2列的“三维饼图”，单击“下一步”按钮。无问题后单击“完成”按钮，得到（图二）所示饼图：,图表型,图一,图二,2.函数 工作表中输入函数通常有两种方法： 一）是手工输入法 先输入“=”号，再输入函数名称SUM如下图所示：,函数,手工输入,函数参数提示,二) 是通过“插入函数”对话框输入 点击菜单栏中的“插入函数”命令,如下图所示:,函数,选择2,选择1,输入要查 找的函数,通过“插入函数”对话框输入 点击菜单栏中的“插入函数”命令,如下图所示:,Vlookup函数,Vlookup函数：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，

12、并由此返回表格或数 组当前行中指定列处的数值。,Lookup value 可以为数值或文本字符串。选你须比对的数值列的第一个单元格,Vlookup函数,Vlookup函数：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数 组当前行中指定列处的数值。,Table array为需要在其中查找数据的数据表，选择比对的那一列。,Vlookup函数,Vlookup函数：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数 组当前行中指定列处的数值。,为 table array 中待返回的匹配值的列序号,Vlookup函数,输入逻辑值false,点击确定,就可以筛选出在次表中哪些人员没在那个表

13、中了。,Vlookup函数,3.数据透视表 单击菜单栏中的“数据数据透视表和数据透视图”命令，打开（如图一）所示的“数据透视表和数据透视图向导（如图二） 步骤（如图三四）,数据透视表,图一,图二,数据透视表,图三,选择要进行 透视分析的 工作薄,设置透视表 的显示位置,数据透视表,向导生成的数据透视表,常用快捷键,Ctrl+A,Ctrl+C,Ctrl+F,Ctrl+H,Ctrl+V,Ctrl+X,Ctrl+Z,选中全部内容,复制,查找,替换,剪切,粘贴,撤消,Ctrl+N,新建Excel,显示或隐蔵“开始”菜单,+D显示桌面,+M最小化所有窗口,+E打开我的电脑,+R打开“运行”对话框,+F搜

14、索文件或文件夹,1.一个个格子组成的Excel编辑区我们称之为什么？ 2.插入批注命令在哪个菜单中？ 3.在哪个菜单中设置单元格的行高和列宽？ 4.Excel的扩展名是什么？ 5.Excel打开工作薄的默认名是什么? 6.怎样插入整行或整例单元格？ 7.在Excel 2003中，清除单元格和删除单元格有什么区别？ 8.常用的函数有哪些？ 9.可以为没有设置标题的图标添加标题吗？,思考题,思考题,10.清除单元格和删除单元格有什么区别？ 11.怎样插入整行或整例单元格？ 12.什么是算术符？什么是文本运算符？什么是比较运算符？,基本知识 PowerPoint 入门？ 2. 怎样插入新的幻灯片，怎

15、样插入文字? 3. 怎样贴附图片、图表？ 4. 怎样放映幻灯片？了解幻灯片三大常用格式？ 5. 绘图工具栏的认识与了解？ 6. 幻灯片的超链接？,二 PowerPoint,Step2 怎样创建一页新的幻灯片？,创建新幻灯片,方法： 选中一页幻灯片点右键，选择新幻灯片即可。,Step 怎样在幻灯片内插入文字？,方法： 在插入工具栏-文本框-水平垂直，即可。,Step怎样贴附图片、图表？,方法： 先把要粘贴的图片（表）复制，在编辑工具栏-选择性粘贴,Step5 怎样贴附图片、图表？,方法： 先把要粘贴的图表复制，在编辑工具栏-选择性粘贴-选择你想要粘贴的效果。 （效果类型在下对话框中选择）,例如：

16、 我要使别人不能更改，我 选择位图型，如下图结果,Step6 怎样贴附图片、图表？,方法： 先把要粘贴的图表复制，在编辑工具栏-选择性粘贴-选择你想要粘贴的效果。 （选择位图效果后）,Step7 怎样贴附图片、图表？,方法： 先把要粘贴的图表复制，在编辑工具栏-选择性粘贴-选择你想要粘贴的效果。,Step8 怎样贴附图片、图表？,方法： 先把要粘贴的图表复制，在编辑工具栏-选择性粘贴-选择你想要粘贴的效果。 （效果类型在下对话框中选择）,选择图片（增强型图 元文件）效果如右图,Step9 怎样放映幻灯片？,点击此按钮放映,Step10 进入放映幻灯片状态效果,方法：进入放映效果后，请按ECS键

17、,Step11 了解幻灯片普通格式,Step12 了解幻灯片浏览视图,Step13 绘图工具栏的认识与了解,这里有好多你想要的图形哦，例如：你想超链接，可选动作按钮里的图形；此外，还有艺术字等,在工具栏的空白处点右键出现此对话框，选择绘图后,Step14 幻灯片的超链接,方法：在幻灯片放映工具栏下的动作按钮下选择“ ” “ ”,Step15 幻灯片的超链接,方法：选中按钮，点击右键选择编辑超链接,Step16 幻灯片的超链接,方法：选中按钮，点击右键选择编辑超链接，出现动作设置对话框，在链接接到处选到幻灯片，选择你要链接的幻灯片后确定即可。,Step17 幻灯片的超链接,方法：选中按钮，点击右

18、键选择编辑超链接，出现动作设置对话框，在链接接到处选到幻灯片，选择你要链接的幻灯片后确定即可。,思考题,1.如果对幻灯片的背景不满意，应该单击 哪个菜单中的“背景”命令进行修改。 2. Microsoft PowerPoint建立的演示文稿其默认扩展名是什么？ 3.在PowerPoint2003中播放动画的快捷键是 什么？ 4.怎样设置幻灯片播放时间？ 怎样放映幻灯片 ？,三邮件的使用和管理 (基础篇),收发邮件的基本用法 (读邮件,收邮件,写邮件) 阅读版式的选择 自动发送，接受邮件设置 各邮件文件夹的作用 邮件格式设置 使用信纸 签名 添加附件 受限附件类型,邮件的使用和管理,邮件的使用和

19、管理,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,草 稿 存储正在处理的未完成项目,发 件 箱 存储脱机创建并要在下次联机时发送的项目,垃圾邮件 存放根据定义的垃圾邮件规则筛选出的垃圾邮件,已发送邮件 存储已发送给其他人的项目的副本,已删除邮件 临时存储已删除的项目，直到永久删除或恢复 这些项目,收 件 箱 存储接受到的邮件,邮件的使用和管理,邮件格式设置,邮件的使用和管理,使用信纸,邮件的使用和管理,签名,邮件的使用和管理,添加附件,查找邮件 添加标志或提醒 到哪里找：在“搜索文件夹”-”标有后续标志的邮件” 搜索文件夹 简单易用，筛选出符合条件的邮件 “查找”按钮 查找条件可以保存为搜索文件夹 在

20、邮件标题上单击右键，“查找全部” 相关邮件 来自发件人的邮件,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,添加标志或提醒,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,“查找”按钮,邮件的使用和管理,在邮件标题上单击右键，“查找全部”,创建约会 创建会议 新建会议 收到的会议邀请邮件，接受后自动添加到日历 查看他人日历 创建通讯簿群组,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,查看其他人的日历 及共享日历步骤,邮件的使用和管理,创建个人文件夹文件 同时打开多个个人文件夹文件 关闭个人文件夹文件,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,在工具中 点击选项,在工具中 点击

21、选项,邮件的使用和管理,个人文件夹与备份,邮件的使用和管理,同时打开多个 文件夹步骤,邮件的使用和管理,在此次点击鼠标右键，出现对话框，关闭个人文件夹文件。,发送邮件的特殊用法 1、重要性标记 2、后续标志及提醒 3、索要回执 4、投票 5、将答复发送给其他人 6、延迟发送 7、设置过期时间,邮件的使用和管理,邮件的使用和管理,标明文件重要性的标记,邮件的使用和管理,后续标志及提醒,邮件的使用和管理,索要回执选项,邮件的使用和管理,最后一步：,你学会了吗？,思考题,1.Outlook的主要功能有哪些？ 2.在Outlook中，如需要查找联系人，应怎样查找？,Word 基本操作,表格的创建,图表

22、的制作,绘图,图片颜色的填充,表格的制作,用“插入表格”按钮创建表格,1、将光标定位于要建立表格的位置。,2、单击工具栏上的“插入表格按钮，会弹出一个表格行列的选择框（图一），默认大 小是42，也就是4行2列的表格。移动鼠标，直到蓝色区域与自己需要表格大小吻合， 单击鼠标左键，就完成了表格的创建。如图4行2列的表格（图二）,图一,图二,表格的制作,3.如果表格超过4行2列，在选择框内按住鼠标左键不放，向两边拖动，网格会自动扩大，不过拖动最多只能达到屏幕边缘。 从建立表格过程可以看出，表格是由行和列交叉部分称为单元格，可以输入文本、数据、图片等信息。在表格中输入文本试试，一个单元格输入完成后，用

23、鼠标在另一个单元格单击就能插入新的单元格中。,怎么样，建立表格还是很容易吧！,图三,Word 绘图,1、单击“插入”菜单，选择“图片”中的“自选图形”命令，如图一所示,2、单击“自选图形”工具栏上的“星与旗帜”按钮，在弹出的下拉列表框中 单击“前凸带形”，选中该图形,图一,图二,3、这时鼠标形状变成了十字，在需要绘图的地方按住鼠标左键不放，根据绘图大小要求拖动光标， 就可以画出一个自选图形。,Word 绘图,4、图片边沿存在八个小的圆圈，是控制图片缩放的控制柄，拖动可以改变图片的大小。 还出现两个黄色的“”符号把光标移动到下方的“”符号上，按住鼠标左键不放，左右 拖动看看；再把光标移动到中部的

24、“” 符号上，按住鼠标左键不放，上下拖动一下，把图形变成图,图三,图四,图片颜色的填充,1、自选图形内部一般是白色，不过，我们可以在里面填上自己喜欢的颜色。 在“绘图”工具栏上找到填充颜色命令，单击右边的下拉按钮“”后出现 填充颜色列表。在自己需要的颜色上单击鼠标，列如黄色，图形就填充 了选取的颜色（图一）。,图一,2、如果列出的颜色还不能达到自己的要求，单击下方“其他填充颜色”， 在弹出的“颜色”对话框中选取需要的颜色（图二）。,图片颜色的填充,图二,思考题,1.在Word中输入中文时，可以使用哪个组合键打开/关闭 输入法，实现中英文输入切换。 2.在Word中输入文本时将光标快速定位到行首和行尾应该使用哪两键。 3.当需要关闭一个Word窗口时，我们应使用哪个快捷键？ 4.如果想在Word主窗口中显示常用工具按钮，应当使用的菜单是？,Step1 打开图画编辑画面,方法：在开始菜单下-程序-附件-图画