办公室事务管理——办公资源采购和管理

1、教案（课时数： 2 ） 章节标题： 办公资源采购和管理教学目的：使学生理解、掌握办公资源采购和管理的相关知识、技能。教学重点：办公资源的采购和管理。教学难点：办公资源采购和管理。 授课方法：讲授法教案类别：新授课 实验课 习题课 授课授课 复习 提 问 复 问 内 容学生姓名成绩公设备和办公用品的库存管理？作 业 及 预 习 要 求 熟悉办公资源的采购和管理预习时间管理的一般方法。 办公资源采购和管理教学目的：使学生理解、掌握办公资源采购和管理的相关知识、技能。教学重点：办公资源的采购和管理。教学难点：办公资源的采购和管理。教学时数：2教学内容与过程一、选择供应商秘书除了了解、熟悉办公室办公用

2、品进出手续、库存管理以外，还应能够比较选择、办公设备、办公用品供应商，能够进行库存监督，能够完成办公用品及设备的采购（包括网上采购）。在管理层次上，建理办公室与外界的沟通，通过采购这条渠道开通办公设备办公用品的补充和更新的通道，满足现代办公对办公条件的要求。具体选择办公设备和易耗品供应商时可以比较下述因素（一）价格和费用购买办公用品和易耗品首先应该考虑价铬，比较不同供应商的要价。要清除供应商初次给出的价格常会因目写情况而有水分，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商，这样可降低价格。另外，在购买时还要考虑到购买后还会有费用的支出，如存储所占空间的费用；存储中的损耗；设备更新后带来

3、的存储用品报废；存储用品过多将占用资金等。因此，购买办公设备和用品时要综合其来衡量所需的资金。（二）质量和价格购买办公设备能够改仔细检查比较货品的质量，保证购买后能够满足需求，不要买后才发现与设备不配套。因此，最好可以选择哪些可以更换不合格物品的供货商。购买时还要比较供应商的交货时间，能否在需要是快速交货并按约定准时交货，以减少库存费用和少占用资金。若事实证明供应商能说到做到，有诚信，很可靠，才能够签约下订单订货。（三）服务和位置购买办公设备和易耗品还要比较供应商为客户所提供的服务是否方便，如那些可以满足单位所需全部办公用品和易耗品的供应；那些能电话或传真订购；那些能订货后最快交货；那些不用每

4、次付费而定期结算；那些能退货等。当然，供应商所在的地点也很重要，浙江方便联络和交换。（四）安全和可靠性购买办公设备和易耗品还要比较供应商在送货整个过程中能否保证货品的安全包装、存放、运输和交货的安全。还需要仔细比较供应商卖货手续及相关的发票、单据是否齐全，如检查订货单、交货单发票的编号、日期、品名、签收等是否一应俱全，还应了解商家规模的大小、经营史上的信誉度，如为客户保密的可靠性等。二 办公设备和办公用品的库存记录与库存监督办公室办公设备、办公用品的管理是有关人员尤其是秘书的工作重点之一，虽然有时候不需要他们亲自去入库、出库、和发放，但是却要亲自查看库存记录，实施全天候的库存监督，既要保证办公

5、用品的充分供应，又要保证发挥行政经费的最大效应。因此，掌握办公设备和办公用品的库存记录与库存监督是秘书的职责和应具备的能力。（一）库存控制秘书不但要做好库存记录的管理，还要对库存物品的数量进行控制，了解库脆的余额，对是否需要进货做出选择。库存控制通常是通过大量的实践过程，计算出企业对每种库存物品的需用量，并将其确定在库存卡上。（1）最大库存量。 这是一项物品应该存储的最大数量，这个数字的确定是有存储费用、存储空间及物品的保存期限所决定的。（2）最小库存量。 当库存余额达到最小库存量时就必须采取紧急行动检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。紧急是有必要向供应商紧急订货，以保证

6、货物在很短的时间内就能交货。（3）再订货量。 这个数字是由物品的平均使用量物品交货的时间长短来确定的，当库存余额与在订货量接近时，就意味着必须订购新的货物来时货物的余额达到最大库存量，以保证业务的正常进行。比如，企业确定a4文件值得最大库存量为100令，最小库存量为15令，在订货量为25令。将这三个数字确定在a4文件纸的库存卡上，说明在a4文件纸的进货量上最多购买不能超过库存量为100令，而当库存中a4文件纸数量达到本25令时，就要订购新的货物，以保证货物的正常运行。如果库存中a4文件纸的数量只剩下15令时，说明必须采取紧急行动订购，不能大意，否则会出现供不应求的状况，影响企业的正常运营。（二

7、）库存监督秘书可以根据不同的目的选择不同的监督类型时间间隔，并采取各种库存监督行动。在监督中若发现有库存问题，就要缩短监督的时间间隔，保证库存符合企业人要求。（1）检查库存物品申领表和库存卡，从而了解各部门和个人使用物品的情况，其目的是放置物品的过度使用，这种库存监督可能每两月一次。（2）定期检查库存监督卡，从而了节库存物品项目和最大库存量最小库存量和在订货量，其目的是了解公司发展变化后，在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些库存量，也通过监督处理那些国旗和多余的物品。这种监督通常一年检查两次。（3）检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额与卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪

8、费和被盗；准确计算库存价值；剔除那些从未申请使用的物品；发现和纠正库存记录得不正确填写。这种监督通常有规定的时间间隔，例如一年四次。三、办公设备办公用品的采集（一）办公设备的购买或租用在商务活动中，获得办公设备使用权有两种方式：购买或租用。1、购买这是从外面购买设备。组织为该设备付钱，及设备的“投资费“，然后就拥有了该设备。以后设备的价值经过许多年这就被注销吧。例如，一台打印机可能用250美元购买。估计他的使用寿命是5年，那他每年的折旧费用就是50美元。2、租借或租用所需设备能够租借或租用，每月或每年支付一定的租金。这在会计上不计做投资费。租借或租用办公室设备就需要签订相关合同，对于任何租借或

9、租用合同，应非常仔细的检查下列内容：（1）修理和维修费用.（2）消耗品或其他服务。一些租赁公司提供便宜的租用设备，但包括提供高价消耗品或其它设备。（3）提前终止赔偿。在合同终止之前终止合同，可能是昂贵的。（4）购买和租用移动电话是需要好好考虑的。许多电话公司提供“免费”电话，但需要持续23年支付昂贵的移动电话服务，提前取消合同会造成很大的赔偿费用。组织签署的所有合同应该有他的法律部门检查。（二）办公用品和消耗品的采购通常购买办公用品的程序是:（1）由需要购买办公用品的人填写公司内部的办公用品申购表（如表4-7所示）并签字，说明需要办公用品的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员。为公用品申

10、购表部门申购人申购日期申购原因：用品名称库存数量可用时间本次申购数量备注（2） 有采购人员向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购办公用品的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要被授权人，及公司该机主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货准备付款。（3）当收到供应商的办公用品后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的质量、数量，正是符合要求后，将签收后的交货单送会计部门。（4）采购人员要根据收到的办公用品填写入库单，货物入库后，库房人员要签字表示货物进货。（5） 会计部门收到发票后，对照交货单

11、、入库单和订购单。三单的货名、数字应当相符，经财务部门签字批准后，在支付款额或支票。（三） 大型或者批量办公设备的购买随着企业的发展和规模的扩大，办公条件也会随着发生改变，例如开放式办公室、现代化多媒体会议室和接待区都需要配备一些办公设备，为特定的部门选择设备也是秘书工作的人员的必备技能之一。1、选购办公设备的方法秘书选购办公设备和耗材应该能独立地从供应商处获取有关办公设备和耗材的详细信息，通过比较它们的长处、特点和差距，从而为本单位选购到最适宜最经济的办公设备和耗材。对工作场所目前还未购置过的办公设备、大型专用办公设备或者一些办公设备的批量购买秘书要亲自进行家供应商的比较，调查的信息要周全、

12、谨慎，这些办公设备的购买一般要求有大量的资金投入，一旦调查不周就会导致企业不必要的资金浪费，也会影响到工作的顺利进行。例如可以对工作的性能、供效、价格、付费方式、供货时间、交货方法、售后服务以及供应商的信誉等进行细致的比较，并且充分阐述选择目中设备的理由。购买前应该考虑清楚，确定要购置的设备好才是当前或与其所必需的，并且要充分考虑与原有设备的匹配关系；确定要购置的设备和耗材所放置的位置，保证使用设备的安全可靠，并且确定有利于工作流程的顺利进行；对于不同供应商货物的性能、价格、供货地点、支付方式以及售后服务等都要惊醒充分的比较及选择。最后，制定详细的采购预算计划，报请上级和财务部门批准。选购办公

13、设备的注意事项选购办公设备的注意事项如下：（1）在自己的职权范围内，依照单位程序订货购置，多征求使用者的反馈意见（2）按照采购程序与供方确定购货内容、总费用、交货和售后服务等事宜，并形成整套购买文件。（3）按照进货验货程序检查所购买的设备和办公用品的型号、质量、数量价格以及相应的单据是否齐全完整。（4）若发现提供的货物或票据不符合要求，要立即与供应商联系。（5）最后按单位规定与财会部门办理或存放购买货物的相关文件及单据。3、办公设备和易耗品的订购方式办公设备和易耗品的订购方式如下：（1）电话订购。 大多数的日常办公用品都是通过电话从供应商处订购。 （2）传真订购。 有些设备和办公易耗品的订购，

14、需要给供应是工行发传真，详细列出订购的货物名称、数量、类型、送货时间等细节这样才能让供应商清楚订购需求。供应商在接到传真后，会按要求送货上门。（3）填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需要将订购单填写好，邮寄或传真给供应商。这样供应商就会根据订货单上面的要求送货上门。（4）互联网服务。 通过访问互联网，利用电子商务来为单位的财富无。如通过网上广告了解新的办公设备或者本单位所需要的办公用品信息，进行价格的比较，从网上商店购买，进行电子交易，运用电子银行、电子货币等多种服务。高级秘书应能够通过网上购物实现办公用品和耗材的采购。但在网上购物应该慎重，挑选好所购买办公用品和耗材的质量、价格

15、、型号等多项质量指标，在确定购买与否。附：一、定义：存货管理的范围包括原材料、燃料、辅助材料、包装物、低值易耗品、半成品、在产品和产成品的入出库及库存的管理。二、入库管理1、外购时，首先由用料部门提出用料计划，由分管领导和委派会计审核，交财务部门纳入收支计划，并通过单位内部支付款项，再由供应部门负责实施采购。2、购回时，由物资质检部门按质按量组织验收，按实际质量认真填写“入库单”，对“入库单”的外购地、入库时间、物资名称、规格型号、数量、单价、金额、交货人、承包人和验收入库等应逐一填写，不得漏项，对无随货同行发票的货物金额应由交货人提供采购价，财务据此入账核算，待发票到后再按实际价格调整。3、

16、运费结算必须在运输发票后附有一次复写的“入库单”的“运费结算联”，如无运费，应将该联连同“入库单”的“财务联”一起附于购货发票后交财务入账。4、产成品入库必须有质检部门验收的“合格证”，由保管员按规格、品种填写成品“入库单”，质检员、保管员和当班生产负责人均应签字。5、对于外购物资数量短缺、品种质量不符合，由采购人负责更换，更换费用或因此而造成的损失由采购人个人承担，生产产品因质量问题而返修，销售退回所发生的损失由生产部门承担。三、出库管理1、生产用物资由生产部门按生产所需于材料会计处办理“出库单”手续，对非生产用物资领用人应持领用审批手续，办理“出库单”及相关手续，仓库保管员凭“出库单”据实

17、发货。2、月末，已领用但尚未耗用的物资（包括残余料），应及时退回仓库，便于财务如实核算成本。3、材料会计在月底时，应将当月的存货出入库按部门分项目汇总，与仓库保管、生产部门核对一致后，报给成本会计。四、库存管理1、保管员应设置各种存货保管明细账，并根据出入库单进行账簿登记，经常与财务核对账目，实地盘点实物，保证账账相符，账实相符。物资要堆放整齐，标签清楚，存放安全，保管员对存货的安全和完整负责。2、对用量或金额较大，领用次数频繁的物资应每月盘点一次，对于所有存货至少要一年彻底清查一次。3、盘点时，由供应、生产、仓库、质检、财务等部门组成财产清查小组，对存货进行实地盘点，查找盈亏、积压等原因，编

18、制盘存表，提出处理意见，参与清查的人员应在盘存表上签字，以示负责。四、办公用品采购制度1、各科室购买办公用品，要根据工作的需要合理配置。先由各科室提出计划，并填写购置办公用品申请表，经办公室审核，报管局长批准后统一采购。2、日常办公用品由办公室统一计划、统一采购，在保证质量的前提下。凡未经允许自行购置的不予报销。 3、执行采购验收、登记制度。物品采购须有两人或两人以上参加，购买后由办公室执行验收。凭购物发票、物品清单，由经手人签字后，经办公室签字后方可报销。 4办公用品由专人负责保管，严格按照领用程序领取。 五、办公用品管理制度 1处内各种器材、办公设备均属局所有，登记造册，建立档案。各科室有使用权和保管权，如有损坏和丢失责任人要按价赔偿。 2复印机、打字机、照相机、摄像机等设备由专人管理，其他人员不准随意乱动。 3办公用品实行入库登记，定时定量领取，并实行领取人签字制度。 4一切备品不准个人占用，临时借用要经领导批准，用后立即归还，发生丢失或损坏要照价赔偿。办公用品采购流程：为有效保障各部门办公用品需求，降低办公成本，节约办公费用开支，特就本办日常办公用品的购置、申领等事项