文书与档案管理基础练习(含答案) 第二章 公文

1、第二章 公文一、填空题1公文是在管理国家机关 政务 和企业、事业单位 事务 过程中形成和使用的具有法定效力和 规范体式 的公务文书。2按公文来源分，有 外发 公文和 收来 公文。3直接反映本机关行使职权、完成工作任务和进行各项公务活动的真实情况的公文是 外发公文 。4按行文关系分有 上行文 、 平行文 、 下行文 。5按性质作用分，有法定行政公文、 事务性公文 、规范性公文。6 法定行政公文 是指国务院发布的国家行政机关公文处理办法中规定的13 种公文。7事务性公文是伴随着机关、企事业单位事务工作产生的，为适应和满足机关、企事业单位工作需要而撰写的不具有 权威性 和 强制性 的文书。8按公文的

2、使用范围分，可分为 通用 公文和 专用 公文两大类。9通用公文是指在机关、社会团体、企事业单位中 普遍使用 的规范性的公文。10 专用公文 是指在司法、外交、军事、商务等部门根据特殊需要所使用的特种公文。11我国最早的公文叫 书契 。“公文”一词最早的出现，见于陈寿的 三国志 。12公文的名称，历朝历代有许多变化，有 典册 、典籍、文书、文簿、文案、 案牍等。清 宣统三年公文一词出现。由此，公文名称一直延续下来。13在公务活动中，通过公文进行上下左右的联系和沟通，使上情迅速 下达 ，下情及时 上报 ，使机关之间联系密切，关系协调。14我国现行各级各类党政机关单位 通用 公务文件的主要文种归纳起

3、来共 18 种。15命令是具有 强制性 的指挥性文件，是一种法规性、强制性很强的 下行文 。16“令”与“命令”在意义上并无区别，而是出于 口语 和习惯，“令”常用于 专门的命令。17公报用于 公开发布 重要决定或者重大事件；公告用于向 国内外 宣布重要事项或者法定事项；通告用于在 一定范围 内公布应当遵守或者法定周知的事项。18通告一般公布需要遵守或 周知 的事项，带有一定行政约束力；而公报和公告更多的是宣示性、 告知性 事项。19决议的内容多是关系全局性、 原则性 的重要问题或重大事件，涉及的内容比较 广泛 ，综合性强。20决议用于经 会议讨论 通过的重要决策事项。21决定涉及的内容比较

4、单一集中 ，它的处置性、针对性较强。22决议要经过有关较 正规 的会议讨论，并 投票通过 ，以会议名义发布，才能生效。23指示是上级领导机关用于对下级机关 布置工作 ，提出或阐明开展工作的原则和要求的一个文种，属 下行文 。24在工作之始以发出 布置性 的指示为主，对既定事项或正在进行的工作以发出 指导性 的指示为主。25 意见 是针对一些重要问题提出见解和处理办法，具有指导性、 针对性 较强的特点。26 条例 用于规定预计较长时期实行的有关综合或专门领域的制度和规范等，具有综合性、 执行性 强的特点。27规定是对某一方面的工作或某一工作的部分事项作出具体的规定，具有 针对性 、执行性 较强的

5、特点。28议案分为法律案、 预算案 、 质询案 及有关国家、地方重大事项的议案等。29按报告的性质分，国家行政机关常用的报告有 呈报性 、 呈转性 报告两大类。30从内容上看，报告可分为 专题性 和 综合性 报告。31从作用上看，报告可划分为 汇报性 报告、情况汇报和 建议性 报告等。32请示用于向上级机关请求指示、 批准 ，是典型的 上行文 。33上级机关对 下级报来 的文件，既可用“批转”，也可用“转发”行文。重要的、有影响 的用“批转”，一般的、 供参考 的用“转发”。34通知分 周知性 的通知和 事务性 的通知。35使用通知应防止两种倾向，一是 滥发通知 ，二是 层层转发 同一文件。3

6、6通报用于 表彰先进 、 批评错误 、传达重要精神、交流重要情况。37通报 通用性 很强，可以发向下级、平级单位，也可以报送 上级 单位。38通报报送上级，旨在 互通情况 ，引起注意：向下级或机关内行文，旨在用以 教育 ，督促和推动工作。39通报的作用，着重在引导、 教育 、沟通和提高 思想认识 。40通报分三种类型：表扬性通报、 批评性 通报、 情况 通报。41会议纪要是党政机关用于记载和传达会议 主要精神 、会议情况和 议定事项 的一个文种。42纪要内容是根据会议的 原始记录 整理的，但不能照抄记录，而是择其精要加以概括、 整理 。43会议纪要一经领导机关批准转发，就成为有权威的 指导性

7、文件，有关的地区和单位均需 遵照办理 。44会议纪要主要类型有 决议性 、协议性、 研讨性 三种。45协议性会议纪要是与会双方或多方代表 商决 的事项，重在协调一致， 共同承诺遵守执行。46研讨性会议研讨的问题可以“议”而“不决”。会议商讨的意见，一般也只具参谋、参考 和 交流 的性质。47凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是 请示性 、答复性，还是 询洽性 的，一般都应该使用“函”。48公文具有鲜明的 政治性 ，它是执政者意志法制化的 书面表现 。49法定的作者，是指依法成立并能以自己的名义行使法定的 权利 和承担 义务 的组织和个人。50尊重公文的权威性，做到 令行禁止 ，是保证国

8、家各级各类机关职能运行、公务管理、维持正常工作和生活秩序的 基本前提 。51掌握公文的 时效性 ，及时办理公文，是提高 工作效率 的一个重要方面。52规范的 公文体式 ，保证了公文的准确、完整、统一、有效以及公文的 正常运转并发挥其效用。53文秘人员在撰拟公文之前，需要很好地理解 领导意图 。54 领导意图 就是领导者制定政策、部署工作、处理问题的基本指导思想。55密级标识分三级，即“ 秘密 、机密和 绝密 ”。56发文机关标识是表明公文 作者 的标志，其作用在于表明公文的 责任者 ，显示公文的权威性和郑重性。57发文字号又称 发文编号 ，是发文机关对其所发的公文依次编排的 顺序号码 。58发

9、文字号作为专指性很强的文件代号，可为 引用 和 检索 文件提供便利，同时也便于对文件进行 统计 和管理。59发文字号由发文机关 代字 、发文年度和 发文顺序 构成。60签发人标识指代表机关最后 检查 并批准公文向外发出的领导人的姓名，一般只用于 上行文 。61公文标题一般由发文机关名称、 事由 和 文种 三部分构成。62公文正文的结构通常包括开头、主体、 结语 三部分。63公文的成文日期通常以 领导人签发 的日期作为公文的成文日期。64联合行文时，公文成文日期以 最后签发 机关的领导人签发的日期为准。65公文的印章起证实公文 合法效力 和信用的作用，也是对公文 生效 负责的凭证。66附注指对文

10、件内容或有关事项、要求的 注解 与 说明 。67主题词指用于揭示公文主要内容并经 规范化 处理的词与 词组 。68主题词的作用一是为了适应计算机 处理公文 的需要，二是作为公文立卷归档进行分类的参考及 检索 之用。69主题词选取的方法有从公文 标题 中选、从文件 正文 撮取、题文 结合 撮要三种。70主题词的标引，应根据主题词 涵义大小 ，从大到小依次排列，选用35 个，一般不超过 8 个。71印发机关和印发日期又称 版记 ，其使用是明确公文印刷 质量 、 时限 的责任归属。72公文格式主要指公文的外观形式，它是公文具有 权威性 和约束力在 形式 上的具体表现。73公文格式有 用纸 格式和 印

11、装 格式两种。二、判断题1公文是文书与档案管理工作的对象。 （ ）2文书的处理和整理归档工作都是围绕着公文展开的。 （ ）3公文是管理国家政务、企事业单位事务的重要工具。 （ ）4公文是各种法规赖以存在的物质形式。 （ ）5法规文件一经制定和发布生效，必须坚决执行。 （ ）6法规文件在没有修订或废止前，始终有效。 （ ）7命令、指示等没有一定的强制性和行政约束力。 （ ）8命令、指示、决定等不起法规依据作用。 （ ）9凭证和依据作用是公文的基本作用。 （ ）10一份公文或某一类公文只能起某一方面的作用。 （ ）11每个领导机关或领导人都可以发布命令。 （ ）12发布命令，通常以机关首长职务名义

12、签署。 （ ）13命令的作者有严格的限定范围。 （ ）14公告适用范围最宽，公报次之，通告范围最窄。 （ ）15公告主要是经过文件传递公布。 （ ）16公报主要通过张贴，一定范围内的新闻媒体公布。 （ ）17公告一般采用一段式写法。 （ ）18公报、通告多采用分条式写法。 （ ）19决议的形成过程和程序比决定更严格。 （ ）20决定不一定要通过表决程序。 （ ）21所有的决议都必须具体执行或办理。 （ ）22决定一般都必须执行或办理。 （ ）23决议的行文主体一般是会议。 （ ）24政府机关也用决议这一文种。 （ ）25决议主要是党的机关单位的会议使用。 （ ）26决定的行文主全既可以是会议，

13、也可以是机关单位。 （ ）27指示的强制性和严肃性比命令强。 （ ）28指示一般是在工作开展前或开展中发出。 （ ）29意见的执行效力不如条例和规定。 （ ）30议案是用于向人代会提请审议的议事案。 （ ）31议案一般都有较为固定的格式，使用范围较窄。 （ ）32议案只有人民政府可以使用。 （ ）33中央军委、法院、检察院无权提出议案。 （ ）34各机关提出的议案必须有机关首长的签署。 （ ）35凡属人大职权范围的事项皆可提出议案。 （ ）36报告是一种陈述性文件，属于典型的上行文。 （ ）37报告的使用范围非常广泛。 （ ）38答复上级的询问也可以用报告。 （ ）39报告只可事后行文。 （

14、）40报告不可以多级行文。 （ ）41报告中不要有请示事项。 （ ）42请示忌多头主送。 （ ）43请示必须在事前行文。 （ ）44报告可有多个主送单位。 （ ）45报告不可一文多事。 （ ）46请示内容单一，一文一事。 （ ）47批复用于答复下级机关请示事项。 （ ）48批复主送单位只能是请示单位。 （ ）49批复内容下级必须贯彻执行。 （ ）50请示与批复是一组不可分割的文件。 （ ）51批转文件有一定的限制。 （ ）52转发则不受机关地位和组织系统的制约。 （ ）53所有的行政机关都有权制定和发布行政规章。 （ ）54一般的、专业性的、部门性的行政规章用通知发布。 （ ）55通知与其他许

15、多文种没有交叉。 （ ）56发通报十分强调及时。 （ ）57通报可以直发，不可以转发。 （ ）58决议性会议纪要政策性、指示性很强。 （ ）59公文必须由法定的作者制成和发布。 （ ）60公文的作者是法定的，公文的阅读对象不是法定的。 （ ）61公文的阅读对象和其他文章及作品的阅读对象都是一样的。 （ ）62公文的语言必须准确、简明、朴实、庄重。 （ ）63公文的语言可追求表达的艺术化，运用想象夸张。 （ ）64公文的语言力求质朴无华、言止意尽。 （ ）65占有大量翔实可靠的材料是写好公文的基础。 （ ）66拟写提纲是确立主题、整理思路的过程。 （ ）67撰写公文必须做到“严、准、精、快”四个

16、字。 （ ）68并非所有公文都有时限要求。 （ ）69两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。 （ ）70上级机关主管业务部门可以直接对下级机关发出领导性文件。 （ ）71上级党委可以向行政部门发指示。 （ ）72机密、绝密公文，应当标明份数、序号。 （ ）73联合行文时要标注所有单位的发文字号。 （ ）三、单选题1具有统一的名称、格式和使用方法的公文是（ a ）a通用公文 b专用公文c规范性公文 d收来公文2外交公文属于（ b ）a通用公文 b专用公文 c外发公文 d收来公文3条例、规定、办法、细则属于（ c ）a事务性公文 b通用公文 c专用公文 d规范性公文4计划、总结、

17、简报、汇报等属于（ d ）a外发公文 b收来公文 c专用公文 d事务性公文5报告、请示属于（ a ）a上行文 b下行文 c平行文 d收来公文6决定、指示属于（ a ）a下行文 b上行文 c平行文 d专用公文7一般采用一段式写法的是（ b ）a公报 b公告 c布告 d通告8适用范围很广，同其他许多文种有交叉的是（ d ）a通报 b报告 c请示 d通知9国务院1999 年第28 号文件的发文字号应是（ b ）a国发99第28 号 b国发199928 号c国发1999第28 号 d国务院发1999028 号10随着形势的发展和变化，旧的政策内容的公文会被新的政策内容的公文所代替，这一点体现了公文的（

18、 d ）a权威性 b政策性 c教育性 d时效性11报告是下级单位向所属上级单位汇报工作、反映情况、提出建议时使用的一种（ d ）上行公文a询问性 b告知性 c答复性 d陈述性12公文是党政机关、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为（ c ）而制作和使用的，具有规范格式的文体。a沟通信息 b洽商工作 c行使职权 d协调关系13公文法定的作者在文件上表现为（ b ）a文件的签发人 b行文单位c文件的印制单位 d文件的拟稿人14请示与报告的区别表现在（ a ）的不同a行文目的、行文机构、内容宽窄、办理要求、报送制度b行文对象、行文时机、内容宽窄、办理要求、报送制度c行文目的、行文时机、内容多少、

19、办理要求、报送制度d行文目的、行文时机、内容宽窄、办理宽窄、报送方式15文书格式的构成是（ c ）a文头、签署、文尾 b文头、文面、文尾c文头、正文、文尾 d正文、文尾、签署16一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要（ b ）发通知a以批准为日期 b以领导签发日期c以实际发出日期 d以会议通知日期17从文书的来源上分，一个单位的文书可分为（ d ）a外部文书、收来文书、内部文书b交流文书、收来文书、内部文书c对外文书、往来文书、内部文书d对外文书、收来文书、内部文书18函的种类大致可分为（ b ）a人事函、问复函、请准函b商洽函、问复函、请准函c商洽函、问复函、人事函d商洽函、问复函、批准函

20、19批复按其使用要求可分为（ c ）a告知性批复和法规性批复b法规性批复和指示性批复c指示性批复和表态性批复d表态性批复和指挥性批复20 通报按其用法分为（ c ）a典型通报、批评性通报、情况通报b典型通报、表彰性通报、情况通报c表彰性通报、批评性通报、情况通报d典型通报、批语性通报、情况通报21在发文处理中签发人对所签发的文稿，从内容到文字的准确性（ d ）a负一部分责任 b负一定责任c负主要责任 d负完全责任22函的内容大体是（ c ）a方针政策 b法律法规 c一般事务 d机密事项23多级上行文（ a ）a只有在少数特殊情况下才可以采用 b是上行文最基本的行文方式c是上行文一般使用的行文方

21、式 d只有在一般情况下才可以采用24通用文书中的指挥性文书有（ b ）a命令、指示、决定、条例等 b命令、指示、决定、批复等c命令、批示、决定、规定等 d命令、指示、决定、办法等25通用文书中决定的特点是重在（ d ）a执行 b要求 c说明 d宣告26通用文书中指示的正文一般包括三个组成部分（ b ）a指示的根据 指示事项 执行要求 b指示的缘由 指示事项 执行要求c指示的缘由 执行方法 执行要求 d指示的缘由 指示事项 完成日期27通用文书函的表达方式（ d ）a以说明为主 b以议论为主c以叙述为主 d无一定之规四、多选题1按性质、作用划分有（ bcd ）a通用公文 b规范性公文c事务性公文

22、 d法规行政公文2按使用范围分有（ bd ）a外发公文 b通用公文 c收来公文 d专用公文3我国古代上行文给皇帝的有（ bcde ）a呈 b奏 c表 d章 e题 f启4我国古代通用公文上级给下级的有（ acd ）a牌 b诏 c票 d令5属于公开性、昭示性的文件有（ acd ）a公报 b指示 c公告 d通告6下列中属于下行文的是（ abd ）a命令 b指示 c报告 d批复7下列中不属于下行文的是（ bc ）a规定 b报告 c请示 d命令8下列中有权提出议案的是（ abce ）a人大代表 b法院 c检察院 d政协代表e人大主席团9报告的类别有（ abcd ）a专题性报告 b呈报性报告c呈转性报告

23、d综合性报告10不可分割的一组文件是（ ad ）a请示 b报告 c通报 d批复11是一种具体的行文形式，但不是文种名称的是指（ cd ）a呈报 b呈转 c批转 d转发12通报的类型主要有（ bcd ）a任免式通报 b表扬性通报c批评性通报 d情况通报13制发公文的规范化要求有（ abc ）a行文规范 b结构规范c格式规范 d政策规范14格式规范的格式主要是指（ bc ）a结构格式 b用纸格式c印装格式 d行文格式15函是（ ac ）的机关之间广泛使用的一种平行文a平行 b上下级 c不相隶属 d业务指导16请示是下级单位向所属上级单位（ bd ）的上行文a呈报情况 b请求答复c询问问题 d请求批

24、准事项17会议纪要是反映（ acd ）的一种指导性、纪实性公文a会议概况 b大会议程c会议主要精神 d议定事项18受双重领导的单位向上级行文时应注意（ bcd ）a请求报抄单位与主报单位共同解决所请示的问题b根据内容写明主报单位与报抄单位c向上级的请示不应向下级抄送d在报告中不应夹带请示事项19下行文有这样几种方式（ abd ）a逐级行文 b多级行文c越级行文 d直达基层组织或群众的行文五、名词解释1公文是在管理国家机关政务和企业、事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，是制定与发布政策法令，传达方针政策与意图，部署、指导、商洽与报告工作，交流工作经验和情况，记录工作活

25、动的书面文字工具。2法定性公文是指国务院发布的国家行政机关公文处理办法中规定的13 种公文，是指在机关、社会团体、企事业单位中普遍使用的规范性的公文。3事务性公文是伴随着机关、企事业单位事务工作产生的，为适应和满足机关、企事业单位工作需要而撰写的不具有权威性和强制性的文书，主要有计划、总结、简报、工作要点、汇报提纲等。4规范性公文包括行政法规，即国务院办公厅制发的行政法规程序暂行条例中所列的条例、规定、办法、细则以及机关、团体、企事业单位制定的规章制度，即章程、守则、规则、制度。5专用公文是指在司法、外交、军事、商务等部门根据特殊需要所使用的特种公文。6命令（令）是国家领导机关颁发的一种具有强

26、制执行性质的领导性、指挥性文书。7公报是公开发布重要决定或者重大事件时的文书。8公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项的文书。9通知是在一定的范围内，对人民群众或者机关团体公布应当遵守或者需要知道的事项时使用的文书。10决定是对重要事项或重大活动作出决策和安排时使用的文书。11决议是经会议讨论通过的重要决策事项时使用的文书。12指示是上级机关用于对下级机关布置工作，提出或阐明开展工作的原则和要求的一个文种。13议案是一种向人民代表大会提请审议的文件。14报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问时使用的文书。15请示是用于向上级机关请求指示、批准时使用的文书。16批复

27、是用于答复下级机关请示事项时用的文书。17通知是党政机关用于发布法规和规章、任免或聘用干部，传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的文件、批转下级机关的文件、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项的一个文种。18通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况的一个文种。19会议纪要是党政机关用于记载和传达会议重要精神、会议情况和议定事项的一个文种。20法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使法定的权利和承担义务的组织和个人。21领导意图就是领导者制定政策、部署工作、处理问题的基本指导思想。22格式规范主要指公文的外观形式，它是公文具有权威性和约束力在形式上的具体表现

28、。六、简答题1公文分类的作用。答： 有利于正确认识和选择文种，以免错用和混用； 有利于提高公文写作的质量和规范化； 有利于提高公文运转和公文处理的效率； 有利于公文的立卷、归档和科学管理。2确定公文名称的意义。答： 给予不同情况下使用的公文一定的名称，可以显示它的不同作用； 拟写公文时有明确的目的和中心意图； 处理和阅读公文时易于了解制发公文的意图，有利于准确、迅速地处理和查找公文； 有利于公文材料价值的鉴定和立卷。3使用命令的注意事项。答： 受文机关必须无条件地贯彻执行； 命令的作者有严格的限定范围； 令与命令在意义上并无区别，而是出于口语和习惯。4公报、公告和通告的区别。答： 使用的范围不

29、同； 作用不同； 公布的方法不同； 写作要求不同。5决定和决议的区别。答： 内容不同； 形成程序不同； 效力不同； 行文主体不同。6报告的特点及其注意事项。答： 告诉性； 报告时间限制不严； 报告可以有多个主送单位； 报告可以一文一事，也可以一文多事，文件内容、结构多样，篇幅可长可短； 报告中不要有请示事项； 报告要形成制度。7请示的特点。答： 内容简明，一文一事； 事前请示； 上级必须给予批示或答复； 逐级行文，主送单位单一。8通知的用途。答： 用于批转或转发文件； 用于发布行政规章； 用于办理、执行或告知等事项； 用于任免或聘用干部。9使用通知应防止的倾向。答： 滥发通知； 层层转发同一文

30、件。10公文的特点。答： 宗旨的政治性、政策性； 作者的法定性； 内容的权威性、时效性； 体式的规范性； 语言的准确性。11公文的写作过程。答： 领会意图，明确目的； 调查研究，获取材料； 拟写提纲； 起草初稿，认真修改。12撰写公文的原则要求。答： 观点正确鲜明，符合政策法令； 坚持实事求是； 撰写公文还必须做到“严、准、精、快”四个字。13公文草稿的修改。答： 检查观点是否正确，政策界限是否明确，措施办法是否切实可行； 进行语言文字的加工锤炼； 审查文稿格式。七、论述题1什么是公文？公文区别于其他一般文章的特点有哪些？答：公文是在管理国家机关政务和企业、事业单位事务过程中形成和使用的具有法

31、定效力和规范体式的公务文书，是制定与发布政策法令、传达方针政策与意图，部署、指导、商洽与报告工作，交流工作经验和情况，记录工作活动的书面文字工具。公文区别于其他一般文章的特点有：（1）宗旨的政治性，政策性；（2）作者的法定性；（3）内容的权威性、时效性；（4）体式的规范性；（5）语言的准确性。公文区别于其他书面材料的最本质的特点是公文的现实执行效用。2公文有哪些作用？答：公文是管理国家政务、企事业单位事务的重要工具，在政治、经济、文化、军事和科学活动中起着不可替代的重要作用。具体说，有以下几种：（1）法规与约束作用。国家的各种法规都是以公文的形式制定和发布的，公文是各种法规赖以存在的物质形式。

32、法律、行政法规都具有法律依据作用。法规文件一经制定和发布生效，必须坚决执行。命令、指示、决定、通知、批复等，虽不属严格的法规性公文，但都要求下级机关和有关人员遵守执行，有一定的强制性和行政约束力，同样也起到法规依据作用。（2）领导与指导作用。党和国家机关的上级与下级，本来就具有领导与被领导的关系。各级领导机关通过制发各种公文，传达党和国家的方针政策，贯彻领导意图，有针对性地解决实际工作问题，自然具有领导作用。有时领导机关下发的公文，或比较灵活地提出“供各地参照”、“可参考执行”等，就具有指导作用。（3）宣传教育与监督作用。党政领导机关发出的许多文件，特别是一些重要的指导性文件、方针政策性文件、法规性文件，都具有宣传教育作用。公文还具有重要的监督作用。上级机关可以公文条款为准绳，监督下级机关及工作人员的言行；下级机关也可以报告等形式的公文主动行文，接受上级机关的工作监督；广大人民群众还可以党和国家颁布的公文作为监督各级机关组织及工作人员的言行是否规范或合乎准绳。（4）联系与沟通作用。在公务活动中，通过公文进行上下左右的联系和沟通，使上情迅速下达，下情及时上报，使机关之间联系密切，关系协调。通过公文往来，相互传递和反馈信息，交流经验，商洽工作和处理各种公务，在纵向、横向的联系沟通中，正常而有秩序地开展工作。（5）凭证与