档案信息电子化问题研究

1、档案信息电子化问题研究一、档案信息电子化的现状1 档案软件没有信息管理功能， 缺乏通用性。档案部门使 用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并 且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机 管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工 作，不能快捷地出版信息编辑成果， 这制约了档案信息电子化的 进程。2 在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录 档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一， 规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源 共享的要求。3 标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的 前提是基础工作的规范化和标

2、准化。但由于历史原因，馆 室 藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则 相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准， 仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标 准，这也制约了档案信息工作电子化。4 档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处 理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、 光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能 完全适应。5 档案信息管理人员的素质有待提高。 实现档案信息电子 化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进 技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多 档案部门

3、缺乏现代高技术人才， 其中档案、信息处理复合型人才 就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲 现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上 档案信息电子化了。、档案信息电子化的发展趋势办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生 很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计 算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要 形态，那么档案也自然以机读形式存在， 这些档案的利用方式与 纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作 者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机

4、读形式的档案 中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞 的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗 取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、 真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来， 档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。三、档案信息电子化的益处所谓档案信息电子化，就是以馆 室 藏档案资料 纸质或 机读形式的 为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、 筛 选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:1 可充分利用和发挥现有微机的潜能， 提高利用率。目前, 大多数基层档案馆 室 对计

5、算机的应用单一，开发功能简单， 有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人 力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题一选材一编辑一出版条“慢 工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信 息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。3 档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。 手工编研信息成果出版需要较多的 经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内， 企望国家给档案部 门拨较多的经费进行信息编是不实的， 依靠自身解决也不是件容 易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能 “待字闺中”4 档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送 到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案 部门的地位自然也就得到了提高。5 档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接 轨。虽然“信息高速公路”在我