费用报销制度及流程

1、费用报销制度及流程费用报销制度及流程为进一步完善财务管理，严格执行财务制度，降低企业经营成本，根据国家有关财政法规和公司宏观发展战略方针，特制定本制度及审批程序。一、差旅费 员工因工作需要，离开员工办公所在市行政区域处理公司事务属出差。受公司外派，长驻某一城市开展业务或设立分支机构，自租房之日起，不属出差。(一)出差审批1. 流程图：流程说明：2.1 员工出差前应填列好员工出差申请单,并交分管主管批准，总经理审批后交综合管理部备案。员工出差申请单中必须列明出差事由、随行人数、路线及出差天数，员工凭员工出差申请单方可到财务部办理出差借款和报销手续。2.2 各分管主管及部门高层必须严格审核部门员工

2、的出差目的及出差规划。(二)出差借款 1流程图： 2流程说明：2.1员工出差可以向公司借支所需差旅费用，填写“借支单”，履行相关借支审批手续，借支数额应当与所处理的公务和出差的时间相适应，原则上借款金额不超过本人月薪资额度。 (三)报账期限出差人员返回后，应在一个星期内办理报销手续，如因特殊情况不能按期报销，应由本人出具书面材料说明延缓报销理由，由部门负责人签字证明，总经理同意后方可延期，并注明最后报销期限，如超过一个月不报账，财务部将不予报销并从其工资中扣回借款。(四)报销程序1. 报销实行”谁借支，谁报销”的原则。各经办人将发票、借据等原始单据分类序时贴在粘贴单上，按项目填好用款申请单；2

3、. 根据各授权范围，具体经办人经由本部门负责人（分管副总）审核同意后交财务部会计，经财务部会计核准签字后交总经理审批，由出纳按规定时间统一支付。(五)报销标准1、国内出差各项费用标准：11交通工具及各类补助标准见下表：（单位：元）人员类别? ? 住宿费? 交通补助? 伙食补助? 交通工具?公司领导? 据实报销? 据实报销? ?据实报销? ? 按需选择?部门领导? ? 120/天? 30? 50? 火车、汽车、轮船?一般人员? 80 ? 20 40 火车、汽车、轮船2. 相关说明2.1 不同级别的员工随同出差，住宿费、交通费就高，交通补助、伙食补助费标准不变。2.2 公司员工市外出差,部门经理以

4、上级别人员路途1500公里以上的可以乘坐飞机，其他人员均不能乘坐飞机，因紧急业务或交通状况恶化等原因确需乘飞机者须经总经理批准。2.3 坐火车从晚上8时到次日清晨7时之间，在车上连续过夜6小时，或连续乘车超过12小时，可以购硬卧铺票。符合硬卧铺条件，且未购买硬卧的，按空调硬座票价的30%，或特快硬座票价的50%，或普快硬座票价的60%给予补贴。2.4 因公出差,不误工作时辰,投亲靠友解决住宿者，按标准的30%计发给个人；住宿实际支出未到住宿标准的，按节约额的50%计发给个人，超标准住宿的，超支部分费用个人承担。实际审核按每人每晚次计算，不平均计算。住宿费用报销时必须同时出示酒店账单及发票，并标

5、明酒店的。2.5 利用出差之便回家 省亲办事者，须事先经总经理批准，其绕道超支部分车船费由个人自理，绕道和在家期间的伙食补助、市内交通费、住宿补助不予报销。2.6 出差途中在交通工具上只发给车船伙食补助费，不发市内交通费和住宿补助。2.7 出差人员在外因病或不可抗力而后住院，住院期间，按标准发给伙食补助，不发市内交通费和住宿补助。住院超过一个月的，停发伙食补助。2.8 出差人员市内交通应尽量选择公交、地铁，在无公车路线、负重等特殊情况下可打的（需提前口头报经分管高层批准），并在票上注明原因及往返地点，事后须经总经理签字方可予以报销，但不给予市内交通费补助。2.9 员工参加在外地召开的会议、学习

6、 培训等活动，若公司统一安排食宿交通，则不计发个人市内交通、伙食补助、住宿补助；若费用自理，且由组织会议单位统一安排食宿，应具明确费用金额，由总经理签发的批准委派参加会议的会议申报表和有效发票报销，且不计发伙食补助；若组织单位不安排，则按出差标准报销。?2.10出差期间发生的请客送礼等招待费用，须事先请示本部门负责人同意，报经部门分管高层确认同意后，按照签字权限经审批后报销。如出差期间（出差1天以内）发生了招待费用，不再报销伙食补助。如出差期间（出差1天以上）发生了招待费用，一天一次，扣除当天伙食补助的50%；两次以上，当天不再报销伙食补助。2.11出差人员未经许可私自旅游或办理其他私事发生的

7、一切费用均由个人承担。因特殊情况造成出差费用超标，需说明详细原因。所有的差旅费用报销必须后附员工出差申请单复印件，以便财务审核相关内容。3. 国外出差旅费报销标准参照江铃汽车集团公司Q/JMC53011-2002执行二、会议费（包括公派学习、培训费用）公司员工因公派学习、培训、参加会议等，食宿、交通由会上统一安排的，按组织会议单位出具的发票据实报销，路途往返按出差标准执行；食宿未统一安排的，则按出差标准执行。员工经公司批准接受外训，外训前需在人力资源部备案并签定外训合同，合同期间提出离职的，个人应承担所有外训费用。三备用金（一）、备用金分类：为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用

8、金、临时备用金、出纳备用金三种。1. 定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长，比较固定的特点；2. 临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金，具有一次性，时间较短的特点；3. 出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大，流转快的特点，一般不超过规定限额。（二）、备用金借支、归还手续：（1）借支：借款人填写借款单部门负责人签字财务人员审核签字总经理审批出纳审核 付款。（2）出纳备用金的借支手续：出纳填写用款申请单财务主管审核总经理审批（3）定额备用金分配表及归还时间备用金配备岗位?备用金限额（元）归还时间总 经 理20000 三个月以内副 总 经 理10000

9、三个月以内出 纳5000每月底跟会计核对余额采 购 人 员3000当年12月20日之前综 合 办 3000三个月以内（4）归还如不按时交回借支的，财务部门从次月开始从其工资中扣除。属个人特殊原因经总经理批准同意的借支不属备用金范围，应按月交还或从工资中扣还。（三）、备用金管理1、定额备用金的管理：（1）、根据工作需要、管理需要原则进行办理，额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围一年审定一次；（2）、定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人。（3）、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方法采用借还两条线，即原责任人

10、办理还款，新责任人办理借款。2、临时备用金的管理:（1）、临时备用金包括 差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款。（2）、具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认。（3）、临时备用金由借款人以现金归还或费用报销抵冲。（4）、部门负责人为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续；3、出纳备用金的管理：（1）、出纳备用金的使用者只能是财务部门出纳员。（2）、出纳领取备用金要求开具基本户银行支票（或网上银行转帐提现），不得以收坐支。（3）、出纳备用金必须注意安全第一原则，有专用 保险柜存放现金，并且存放地

11、点符合公安、公司安全管理原则。（4）、保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况下的大额存放，必须及时向财务负责人报告，以便采取相应的安全措施。（5）、出纳备用金必须日清月结，每天核对帐实数据。（6）、出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员，财务负责人负管理责任。4、相关约定（1）、对未转正员工、经常性违反结算纪律的员工实行控制借支。（2）、借支不分金额大小，均须报总经理审批。（3）、各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续。四原始凭证有效性经办人报销费用、支出时，应取得真实合法的原始凭证，以下凭证视为合法凭证，准予报销：（一）税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；（

12、二）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；发票内容：1 “客户名称”栏统一填写 “郑州江东汽车零部件有限公司”。2 “品名规格”栏按实际情况分项目填写，在具备销售、提供劳务单位开具的购货或支出清单的情况下，可合并填写，其他必须有明细清单。3 “金额”栏：小写前以“￥”封头，大写金额合计栏前以“币”或“ eq oac(,)”封头，尾数为“0”时以“零”填充。4 开票人：填写具体完整的开票人姓名。5 发票印鉴：加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见。6 票面痕迹：发票不得有任何的涂改、伪造。7 经办人取得报销凭证时，凭证内

13、容应填写完整；住宿发票填明起止日期及天数。8 经办人报销费用、支出时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。劳务支出不应取得商业零售发票，商业采购不应取得服务发票，即费用、支出要有相对应的发票和项目。9 如果发现虚假发票或虚假报销一律从严处理。五各项费用报销流程及说明1 流程图2 流程说明21各经办人因公务产生的费用需要报销前应先填写公司统一印刷的用款申请单，所有的费用凭证及发票按要求粘贴在粘贴单上（可用废纸进行）。22用款申请单必须经本部门经理及分管高层领导确认审批后交致财务部审核会计处。23财务部审核会计根据公司相关的管理制度进行审核，不符规定的将予以退回经办人，符合制度的予以确认审核通

14、过。 24经总经理审批确认的用款申请单，由财务部出纳结合实际情况给予报销，原则上超过1000元的报销金额将通过公司账户转账支付。六其他规定事项（1） 需要大额现金支付的业务，相关人员必须提前2天报备给财务部，以便出纳及时取出现金，否则由此引起的问题我部门不予承担。（2） 所有费用报销应在费用发生一个月内办理报销手续，报销截止日为下一月最后一个工作日，逾期申报的费用公司将不予以报销。如因特殊情况不能按时报销，应由本人出具相关书面说明并注明最后报销期限，由分管副总签字批准后方可延期。（3） 下级费用必须经过上级审批才可报销。（4） 制度适用于本公司。（5） 本制度自公告之日起实施，实施后将一律采用由公司统一印刷的单据进行报销。此前相关规定与本规定相抵者一律以本制度为准，本制