办公室档案管理制度

1、办公室档案管理制度为加强办公室档案管理工作，全面提高办公室档案管理 水平，以更好地为各科室各项工作服务，特制订本制度。一、档案管理制度1、各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定 装订并移送档案室统一保管。2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写， 禁用其它笔书写。3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应 在档案室按有关要求借阅。4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保 管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常 通风。5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严 禁使用电器。二、档案归档制度1、归档范围的保管期限(1) 办公室办理完毕的具有保存价值的各

2、种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务 会议纪要等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范 围。(2) 办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。 凡对 办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间 范围内有利用价值的档案列为长期和短期。2、归档时间实行年度归档制度：办公室在工作中形成的政府办文 件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等 文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。3、归档要求(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。(2) 归档的文件材料必须纸质优良、 字迹耐久、 书写工整 清晰。三、档案安全保密制度1、严格遵守党和国家的有

3、关保密制度加强管理，防止 丢失、泄密。2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制 的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、 私自外借，不准带入公共场所。4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经 有关领导批准后，方可调阅。四、档案查阅借阅制度1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人 的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。2 、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案 卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料 时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需

4、要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅， 与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、 勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案 卷转借他人或带回家中。5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字 盖章，否则无效。6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补 办延期手续。7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检 查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补 救措施。五、档案人员岗位职责1、服从办公室主任的领导，接受上级部门的指导，按 时、按质、按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办的其他任务2、档案员负责做好文件的整理、分类，做好收文登记、 分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。3、档案员要及时、准确的把领导批阅的文件送到各科 室，待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管，不得随 意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识， 高度负责，保证不丢失、不损坏文件。4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、 整理、归档工作。5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求， 制订、整理本科室各类档案材料，按规定