办公自动化的概念、功能及发展趋势

1、办公自动化的概念、功能及发展趋势0 引言随着办公自动化技术在各行各业得到了广泛的应用，办公自动化软件已成为日常性、事务性工作的常用工具。随着计算机网络技术、通信技术的不断发展，人们传统的生活、工作方式正在发生改变。以计算机技术为基础、协同工作为目标的办公自动化在一定程度上得到充分的发展。随着社会竞争的不断加剧，信息的搜集与利用在人们的工作、生活中显得的越加重要。如何在信息化社会大环境中将办公自动化技术应用到实际工作中，逐渐成为人们关注的焦点。1、 办公自动化的概念早在 20 世纪 60 年代初，美国等西方发达国家提出办公自动化概念，同时美国也是最早推行办公自动化的国家。到了 20 世纪 70

2、年代后期，美、英、法、日等国加大了对办公自动化理论和技术的研究力度。对于办公自动化的含义，最早是由麻省理工学院教授 M·C·Zisman 确定的。但是，随着科学技术的不断进步，以及出现新的办公自动化产品，在这种情况下，办公自动化的内涵得到了丰富和发展。根据实际情况，我国将办公自动化定义为：借助先进的科学技术，在人以外的各种现代化办公设备中，对部分办公业务活动进行物化处理，在一定程度上由人、技术设备构成信息处理系统，为某种办公业务提供全面的服务。另外，办公自动化的定义目前处于发展、完善阶段，需要我们加入中国元素，对其进行不断完善。2、 办公自动化的功能对于办公自动化的

3、功能，按照不同的应用层面，可以将计算机办公自动化系统分为：2.1 事务级 OA 系统 在办公自动化系统中，事务级OA 系统处于最低层，是整个系统的基础，其功能为：在单机或小型局域网上对文字、电子表格、数据库等进行处理。对于办公自动化系统来说，这些常用的办公应用软件通常情况下被做成软件包，由于各个办公软件之间可以共享数据，并且彼此之间可以相互调用，进而使得处理事务的效率大大提高。2.2 信息管理级 OA 系统 在办公自动化系统中，信息管理级 OA 系统处于第二层次，该系统建立的基础是事务级 OA 系统。在信息处理方面，一般情况下可以对办公系统的功能进行改造和升级，同时整合事务级办公系统与综合信息

4、，进而使得信息管理级办公系统更加完善。2.3 决策支持级 OA 系统 对于决策支持级 OA 系统来说，该层在办公自动化系统中处于第三层。在我国，该层是办公自动化系统的最高层，其建立的基础是信息管理级OA 系统。3、 办公自动化的发展趋势由于计算机技术与网络技术的发展日新月异，结合目前计算机、网络技术的发展趋势，未来办公自动化发展方向的特点，主要表现为：3.1 应用大量视频技术 随着视频技术应用范围的不断增大，进而推动视频与压缩技术的发展，进一步拓宽了视频会议的应用范围。对于办公自动化来说，无线视频技术将是其发展的亮点。3.2 无线办公环境 随着科学技术的发展，wifi 技术在办公领域得到广泛的

5、应用，传统的封闭式的办公方式，在一定程度上受到网络化办公模式的冲击，对于工作者来说，网络办公打破了时间、空间的限制。同时能够确保单位信息的安全性，通过权限管理，对不同的级别进行操作，进一步提高网络办公的安全性。与传统的办公环境相比，这种开放式的办公环境具有更高的办公效率。4、 计算机办公自动化存在的问题与应对策略4.1 计算机办公自动化的问题4.1.1 操作系统的问题 Windows 作为最流行的操作系统，在办公自动化中得到广泛应用。但是，Windows 本身并不十分完美，有着许多问题。对于一款商业软件来说，其核心安全技术必须是保密的，难以完全信任用户。4.1.2 应用系统的问题 应用系统在办

6、公系统中是具体的应用软件。对于任何系统来说，都是由人进行研发设计的，进而在一定程度上难以确保其绝对的安全，例如微软，虽然自己很强大，但是也要不断地发布补丁软件，进而修补 Windows 系统存在的漏洞。受个人思想认识、知识水平等因素的影响和制约，办公自动化系统的开发者难以确保系统的安全性。4.1.3 网络安全的问题 随着网络技术的不断推广和使用，使得网络风险出现不同程度的升级。对于网络风险来说，病毒与黑客是其主要的来源。其中，病毒是一段程序代码，借助光盘、硬盘、网络等媒介，可以进行不断的复制，受病毒的影响，计算机运行速度会变慢，甚至导致系统崩溃。4.1.4 管理的问题 对任何组织来说，通过管理

7、在一定程度上可以提高组织的效率，可以说管理是一项非常重要的工作。在日常的工作、生活中，不管是系统的功能多么强大，即使安全性再高，如果管理工作不到位，那么其作用也难以发挥，进而也就无法保证自身的安全性。管理的问题主要体现在：员工安全意识薄弱、系统维护不力、技术手段落后。4.2 办公自动化问题的应对策略4.2.1 自主开发操作系统 受微软操作系统保密性的影响和制约，我们需要全面地考量其安全性。对于操作系统，只不过是微软的应用范围比较广泛，但并不是意味着就此一家。4.2.2 完善应用软件系统 通常情况下，我们可以通过两个阶段，进一步完善应用软件系统，首先设计阶段，尽量解决全部的问题，最大限度地确保系

8、统的安全性。其次运行阶段，针对实际存在的问题，同时对其进行及时的调整，进而在一定程度上对系统进行升级和改造，进一步强化系统的安全性、可靠性。4.2.3 加强网络安全保障 通过上述分析可知，病毒与黑客是网络风险的主要来源。对于网络病毒来说，虽然其层出不穷，并且具有隐蔽性，我们可以通过专业的杀毒软件对病毒进行处理，工作人员只需定期对病毒进行查杀、更新病毒库即可。4.2.4 强化管理 第一，帮助员工树立安全意识，在日常工作中，帮助每一名员工树立安全意识，对系统实施安全保护，对于影响系统安全的任何行为，都要绝对滴禁止。第二，对系统进行常态化维护，从软件、硬件两个方面对运行的系统进行维护和保养，同时对系统的软件、硬件及时进行升级。5、 结语在信息化的时代，如果延续传统的办公方式，那是社会的落伍，既是观念的问题，同时也是工作效率的问题。通过办公自动化可以进一步提高工作效率和管理水平，同时能够巩固和强化团队的竞争力。参考文献：1贾存华.计算机办公自动化应用探析J.信息与电脑（理论版），2013（10）.2房海青.浅析计算机办公自动化的应用及进展J