公司合同档案管理制度

1、公司合同档案管理制度1. 总则 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规 定，制定本办法。1.2 合同档案的保存期限为 5 年，由公司指定档案处负责人 保管。1.3 公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存 一份完整的合同档案资料。2. 归档2.1 合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公 室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整 理。2.2 合同履行完毕后10 日内， 公司应将全部合同资料整理成册， 按照时间顺序先 后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份 交办公室。2.3 办公室接收资料时应当出具收据。3. 档案借阅3.1 根据工作情况，

2、需要查阅档案的，应当由查阅部门提出 申请，报经主管总经理批准同意后， 到档案处办理借阅手续。3.2 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅， 不得带出档案室。 确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可 带出。4. 责任4.1 借阅档案人丢失档案的， 根据情节可以给予警告、 记过、 500-1000 元罚款，并扣发 3 至 12 个月工资的处罚。6. 实施6.1 本办法自 2011年 6月 1日起施行 。总则：为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序， 明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、 科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。

3、适用范围：本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及 其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工 图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。合同档案管理原则：1. 合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2 、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料3. 财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。合同文档的移交：1 、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2 、合同项目终止 后各部门须将该项目的所有技术资

4、料汇总成册， 经部门经理鉴定， 具有长久保存 价值的技术资料向工程部移交。 3 、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐 全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4 、合同文档移交时，必须编制档 案移交清册并当面清点，填写文件归档登记表 （见附件表一）。双方签字认 可后方为完成交接手续。合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。 2 、保存的合同文档每半 年清理核对一次， 如有遗失、 损毁， 要查明原因， 及时处理， 并追究相关人员责任。 3 、工程部要加强对合同档案的统计 工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4 、工程 部

5、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合 同文档的查询、利用工作。 5 、各部门员工可在工程部查阅 合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写合同档案借 阅登记表经工程部经理签字同意后，方可在工程部办理相 关借阅手续， 以复印件借出。 合同原件无特殊情况不得外借。 6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为 光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。7 、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。 8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的 情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。如是工作 需要须复印文件资料的，须在合同档案借阅登记表备注 说明原因。 9 、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将 合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处 罚。 10 、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定 借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归 还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续 借手续。 11 、档案封存是档案管理员独立完成的基础工作，包括：编订和存放，编订时，固定档案的所有属性、目录、编码、加密都按规定执行、同时做好档案的装订工作； 存放时、根据档案存放的不同地点、柜组做好标记、并登记 入册、经简便、明确和易于查收为原则，同时可