WI-FIN-10-A发货收款管理制度

1、深圳市图泰精密机器制造有限公司发货收款管理制度制订日期标题：发货收款管理制度审核日期文件 编号W FIN10版本A标准化日期类型受控文件批准日期深圳市图泰精密机器制造有限公司共10页1. 目的为进一步完善发货收款管理，特制定本制度。2. 适用范围适用于本公司销售发货、发出样品、换货、返修、补货等。3. 责任人及职责3.1. 总经理：3.1.1. 审核批准本文件。3.1.2. 不收款样品发货的批准。3.2. 总经办稽核员：检查本制度的有效执行。3.3 .财务部：3.3.1. 财务部经理：3.3.1.1. 制定本制度。3.3.1.2. 落实并有效执行本制度。3.3.1.3. 检查往来会计、会计文员

2、的发货管理、账簿记录是否有效执行本制度。3.3.1.4. 审核外销发货及退货、返修、需退回样品的发出、补货的审批。3.3.1.5. 审核应收/应付日报表、应收账款周报、应收帐款月报表；分析收款情况；跟催收款 进度。3.3.2.往来会计：3.3.2.1. 检查会计文员的发货管理、账簿记录、送货单、对账单的跟催是否有效执行本制度。3.3.2.2. 非外销、非月结客户的发货管理。3.3.2.3. 审核对账单、发票，跟催客户确认的对账单并归档。3.3.2.4. 根据商务文员的开立发票申请书审核需开票合同、对账单后交开票员开票。3.3.2.5. 核对应收/应付日报表、应收帐款月报表，编制应收账款周报。3

3、.3.3.会计文员：3.3.3.1. 将开立的订货合同按客户分类归档.3.3.3.2. 根据订货合同及发货单签核送货单，并在归档的销货合同上销减.3.3.3.3. 及时跟催销售部，将送货单第四联，按客户按日期归档。3.3.3.4. 根据送货单第二联按客户、按日期依序登记流水账。3.3.4. 开票员：根据往来会计审核的已发货合同、确认的对账单开立发票。3.4. 销售部：3.4.1. 销售部经理：3.4.1.1. 检查商务文员、销售外勤、送货员是否有效执行本制度。3.4.1.2. 检查货物发出。3.4.1.3. 跟催货款的回收。4标题：发货收款管理制度3文件WI FIN10版 本A2编号类 型受控

4、文件1制订共10页第2页次数更改标记签名日期深圳市图泰精密机器制造有限公司标题：发货收款管理制度文件编号：WI FIN 10342.商务文员：3.421.开立订货合同后送交财务部一份归档。3.4.22 按订货合同填开送货单，将客户签回的第四联回单次日送交财务部归档。3.4.2.3. 每月末编制对账单并同月结客户对账，次月7日前将客户确认的对账单送交一份财务部归档。3.4.2.4. 按订货合同的规定及完成情况以内部联络单方式及时向财务部提出开立发票申请。3.425.按订货合同的收款规定及时将发票送达客户，并让客户签回发票收执单后存档。3426 根据订货合同和应收帐款周报及时催收货款，并在应收帐款

5、周报上填写催款信息反馈给财务部。3.4.3 .销售外勤、送货员：3.4.3.1. 按财务签核的送货单到仓库提货。3.4.3.2. 将送货单所送货物安全送达客户仓库或指定场所。3.4.3.3. 让客户签收送货单，并将客户签回的送货单交商务文员。3.5. PMC3.5.1. PMC经理：3.5.1.1. 落实本制度并有效执行。3.5.1.2. 检查仓管员的发货管理、账簿记录是否有效执行本制度。3.5.2. 仓管员：3.5.2.1. 根据财务部签核的送货单发货。3.5.2.2. 根据财务部签核的送货单按类、按日期依序登记存货日记账。3.6. 综合部：3.6.1. 综合部经理：3.6.1.1. 落实本

6、制度并有效执行。3.6.1.2. 检查门卫是否有效执行本制度。3.6.2. n卫：根据财务部签核的送货单对照货物签字放行。4.流程图4标题：发货收款管理制度3文件 编号W FIN10版 本A2类 型受控文件1制订共10页第3页次数更改标记签名日期深圳市图泰精密机器制造有限公司4.1.合同备案流程图订货合同备案人 任 责求 要 业 作完成 时限一 当财 或合临 的於 单式溯 同份 订格亠攻 合一 的司 订份 户公份 签备 客我备 子可 将可 应合 宓作一 员货 员并件 文订 文一附 务将部务同的 商日务商合同份 1 2合同签订日,#是 章 确签 正同 否合 额独 金期 核款 审付 、厂 、 O

7、会式全 来方齐 往款否合同签订日户 客 按同档 合归 货类 订分 的期 格日 合立 核订 审同 将合合同签订日4标题：发货收款管理制度3文件W FIN10版 本A2编号类 型受控文件1制订共10页第4页次数更改标记签名日期深圳市图泰精密机器制造有限公司责任人作业要求完成时限商务文员根据订货合冋、发货单或客户付款凭证正确填开送货 单（一式六联），且送货单不得涂改。财务人员1.会计文员签核月结客户的送货单，审核要点：有 正式月结合冋或正式发货单方可签核；2 .往来会计核签非月结客户的送货单，审核要点：货款已到位，客户无欠款方可核签；3 .财务经理核签外销客户的送货单，审核要点：货款已到位或有正式发

8、货单方可核签。财务人员1 .核签送货单一式六联，留第二联销减合冋然后交会计文员装订保存、登流水账、做日报表；2 .销减合同须注明送货日期、送货单号码。3 .如有客户付款凭证，需注明日期、票据类型、号码、金额。仓管员按送货单发货并签一式五联，留第五联装订保存并登 存货日记账。商务文员要求客户、运输公司签收送货单回单，如为运输单位签收，须将运输协议复印一份作为送货单回单的附 件。商务文员:要求送货人在送货单上送货人处签字。送货员将送货单所列之货物安全送达客户仓库或指疋地点。门卫按送货单所列货物查验放行，签一式四联，留第六联存档。销售外勤 送货员当日须将客户签收的送货单回单交商务文员 处，如为运输单

9、位签收，须将运办理协议复印 一份作为回单的附件。当 日商务文员当日将送货单回单交财务部， 最迟不超过三天当 日会计文员三日内跟催送货单回单并按客户按日期存档次 日32文件编号W FIN10版 本类 型共10页次数更改标记签名日期深圳市图泰精密机器制造有限公司退货、返修货退回、换货退回责任人作业要求完成时限商务文员跟催办理退货入库手 续2个工 作日仓管员仓管员将退回货物放 置待检区并立即通知 品质部QA检验.收货 当日QA将客户退回产品检验 并出具客户退回产品 检验报告半个 工作 日工程部工程师根据品质部出具的检 验报告计算损失，开具 客户产品报价单半个 工作 日商务文员填开红字送货单；填开 返

10、修费、损失费送货 单2个工 作日财务经理根据退回产品的检验 报告、产品报价单核 签当日会计文员根据核签的送货单登账、做报表次日仓管员根据核签的送货单办理入库手续、登账、做报表当日商务文员将核核签的送货单知 会客户当日32文件编号W FIN10版 本类 型共10页次数更改标记签名日期深圳市图泰精密机器制造有限公司编制对账单财务审核同客户对账收回客户确认的对账单财务存档责任人作业要求完成 时限商务文员月末编制所负责的月结 客户、未结清货款客户的 当月对账单。月末往来会计审核对账单与会计文员 的流水账是否一致。次月2 个工作 日商务文员次月七个工作日内完成 同客户对账工作并收回 客户确认的对账单，对

11、账 单的确认必须要求客户 盖章（公章或财务章）回 传次月7 个工作 日会计文员次月七个工作日内跟催 客户确认的对账单，并将 客户确认的对账单按客 户类别存档次月7 个工作 日4标题：发货收款管理制度3文件W FIN10版 本A2编号类 型受控文件1制订共10页第7页次数更改标记签名日期深圳市图泰精密机器制造有限公司4.5.开票流程图责任人作业要求完成 时限商务文员根据订货合冋的收款要求 及完成情况书面提出开立 发票申请并由其主管确认按要求往来会计审核开票申请、已发货合 同及已确认的对账单，如 果合格交开票员开票，如 果不合格退回商务文员1 | * rH-t 口 开票员根据往来会计审核的开票 资

12、料开立发票，在订货合 同上或对账单上做标记（日期、发票号码、发票 金额）往来会计开立发票当日审核所开立 的发票与开票资料的要求 是否一致开立发票当日1 | * rH-t 口 开票员开立发票当日通知商务文 员领出发票并在发票登记 簿上登记商务文员接开票员通知后领出发票领出发票当日并在发票登记簿上签字商务文员领出发票当日内办妥发票 安全送达手续商务文员让客户签回发票收执单并 存档领出 发票 三日 内4标题：发货收款管理制度3文件W FIN10版 本A2编号类 型受控文件1制订共10页第8页次数更改标记签名日期深圳市图泰精密机器制造有限公司4.6 收款流程图责任人作业要求完成 时限往来会计每周六编制

13、下周收款周报每周六财务经理审核应收账款周报每周六销售部经理签收应收账款周报并发放给商务文员每周一商务文员催收帐款，填写反馈信息每周销售部经理审核商务文员的反馈信息每周六财务经理每周六往来会计每周一4标题：发货收款管理制度3文件W FIN10版 本A2编号类 型受控文件1制订共10页第9页次数更改标记签名日期深圳市图泰精密机器制造有限公司标题：发货收款管理制度文件编号：WI FIN 105. 相关文件5.1. 购、销、收支核数作业指导书52商务作业指导书53成品仓作业指导书6. 品质记录6.1. 订货合同6.2. 送货单6.3. 应收/应付日报表6.4. 应收帐款周报6.5. 应收帐款月报6.6. 流水日记